Presentacion introduccion ibm file net p8 v10

1. Introducción a la Plataforma IBM-FileNet
P8
PRESENTACIÓN
Madrid, Noviembre 2010

2. Introducción a IBM-FileNet P8
Objetivo Curso
Pretende ser una Introducción a la plataforma IBM FileNet P8
Mostrar que es FileNet P8 y de que módulos se compone
Cuales son las opciones básicas para:
•Manejar el Cliente Estándar
•Analizar que objetos contiene y sus propiedades
•Crear y configurar Flujos de Trabajo
•Exportar e importar configuraciones entre entornos
Planteada como una introducción a posteriores cursos de
administración y/o desarrollo

3. Introducción a IBM-FileNet P8
Organización del Curso
Horario del curso en dos sesiones:
Sesión de MAÑANA: 09:00 a 14:30
Descansos: Cada 45´(aprox.)
Sesión de TARDE: 16:00 a 18:00 (Viernes no hay)
Descansos: Cada 45´(aprox.)
Duración total del curso: 3 Días
 Miércoles: CE (+ Iniciación)
 Jueves: PE
 Viernes: Repaso y herramientas administrativas
Tardes: Ejercicio Teórico-Práctico. Supuesto:
“Sistema de Gestión de Expedientes”

4. Introducción a IBM-FileNet P8
Contenido del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace (XT)
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 8. Process Designer
Módulo 9. Consola de Administración de Procesos
Módulo 10. Administrador de Procesos
Módulo 11. Rastreador de Procesos

5. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Contenido
• Definición ECM
• Evolución Gestión Documental
• Situación Actual
• Beneficios
• Ciclo de Vida
• Historia de FileNet
• Evolución de ECM-> EIM
• ECM-BPM 100%
• Productos IBM- FileNet P8
• Arquitectura Básica
• Productos Clientes (Com) IBM-P8
• Productos IBM relacionados con el ECM

6. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Definición ECM
• Formalmente ECM es el acrónimo de “Enterprise Content Management”:
“is any of the strategies and technologies employed in the information technology industry for
managing the capture, storage, security, revision control, retrieval, distribution, preservation and
destruction of documents and content.”
•En español semánticamente Documentos = Contenido (content): Es la información que se
encuentra dentro de un contenedor tal como un libro, un fichero informático.
Tipos de contenido:
Estructurado: Información alfanumérica que puede ser ordenada, filtrada y buscada (BD)
Desestructurado: Cualquier otro tipo de información, imágenes, archivos de sonido, videos...
• Gestión Documental
“conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de
todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización
y economía..”
• No confundir con terminos; Gestión de Archivos (RM: Record Management), Gestión del
Conocimiento (KM: Knowledge Management), Gestión de Contenidos (CMS: Content
Management System)….

7. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Evolución Gestión Documental

• Siempre ha existido en Papel (Document Management)
• Comienza en los años 80, debido a la mejora de los SO y del almacenamiento
• Salto parecido al de la imprenta: inicio procesadores de texto, digitalización, fax y mail
• Inicialmente sólo preocupaba su almacenamiento y recuperación eficientes
• Ciclo de vida básico del documento: Crear->Guardar->Recuperar ->Destruir
• Ciclo de vida moderno: Crear…Guardar…Recuperar…Copiar…Modificar…Preservar
• Documentación Muerta (no se modifica) Vs Viva (sufre modificaciones)
• La Muerta genera Gigantescos volúmenes pero con pocos accesos (ej.: facturas)
•La Viva muchos accesos y modificaciones (ej.: Informes)
•Con la Globalización es accesible en cualquier momento y lugar (Anywhere/AnyTime)
•De la Gestión del Papel al EIM (Enterprise Information Management)
•Va de la mano de la tecnología

8. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Situación Actual
• Las compañías gastan aproximadamente entre un 5% y un 15% de sus ingresos totales en
producir, administrar, y distribuir documentos
•La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un 21%.
•Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal
clasificados.
•Gartner Group estima en 120 € el coste de buscar un documento mal clasificado y añade que el
25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados.
•Un empleado administrativo gasta 500 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando,
imprimiendo, y enviando documentos
•Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40
y 420 euros.
•Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de
fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos
de una oficina a otra.

9. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Beneficios de la Gestión documental
•Ahorro de Costes y Tiempo:
•La gestión documental implica una reducción de costes:
- Gartner Group: Los costes suelen reducirse en un 66%.
- PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80%.
- Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI): Hasta un 40% de ahorro
• Reducción costes Almacenaje y custodia
• Generación de copias innecesarias (desaparece el concepto de Reserva-Préstamo)
• Acceso y localización más rápida a la Documentación/Información
• Compartir Documentación
• Reducción de costes administrativos
• Seguridad y confidencialidad
• Genera Confianza y fiabilidad contra la destrucción e imprevistos
• Permite la auditoria y seguimiento de la información
• Agiliza la toma de decisiones y el flujo de la información
•Siempre disponible
• Mas efectivo; no es necesario rehacer la información

10. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Ciclo de vida

11. • Creada en 1982, es la primera empresa en implantar con éxito un SGD (IMS: C++/Unix)
• En 1985 lanzan el primer producto BPM llamado “Workflo”
• Un año más tarde crean el COLD (Computer Output to Laser Disc)-Puesta en Página
• Crean su propio sistema operativo el FDOS (FileNet Distributed Operating System) y sus
propios protocolos de red y tarjetas graficas
• También, crean dispositivos de almacenamiento OSAR (Optical Storage and Retrieval)
• En los años 90 compra Watermark, Saros and Greenbar y crean VisualWorkflo (la primera
solución BPM con entorno grafico para el modelado de procesos)
• En 1998 da el salto y crea la suite Panagon:
•Panagon Image Services (IS, antes IMS)
•Panagon Content Services (CS, antes Saros Mezzanine)
•Panagon Report Manager (RM, antes Greenbar)
•Panagon Desktop (Interface C/S “out of the box”)
•Panagon Web Services (antes Saros @Mezzanine)
•Panagon eProcess (Combinación de los anteriores y padre de P8)
• En 2002 nace FileNet P8 ECM
• En 2006 IBM adquiere FileNet (US$1.6 billion dollars in cash)
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Historia de FileNet

12. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Evolución de ECM
• EIM->se implementan en Soluciones de Colaboración Avanzada

13. Módulo 1. ECM: Productos IBM
ECM-BPM 100%

14. Módulo 1. ECM: Productos IBM
IBM Repositorios ECM
•COMO se Identifican:
•IBM Content Manager: CM8
• IBM Content Manager On Deman: CM
• IBM FileNet Content Manager: CE
• IBM FileNet Image Manager: IS
Nota:
IBM FileNet Content Services: CS (Falta
por que ya esta descatalogado.)

15. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Productos IBM-P8
•COMO se Identifican:
• Image Manager: IS
• Content manager: CE el de P8. CS el del Contet Services. CM el del OnDeman
• Business Process Manager: BPM
• Web Content Manager: WCM ->se corresponde con el Workplace y Workplace XT
• Forms Manager: FM-> se corresponde con el eForms
• Records Manager: RM
• Team Collaboration manager: TCM->Es el propio P8 configurado con unas reglas de
colaboracion en el BPM y en CE
•

16. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Arquitectura Básica P8

17. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Productos Clientes IBM-P8
FileNet Enterprise Manager FEM-> Herramienta de administración CE
Capture Professional y DeskTop-> Herramienta de captura e importación
Herramienta de diseño de Formularios (cliente eForms)
Herramienta de diseño de Workflows
Herramienta de diseño de reglas de negocio (es eLiquent)
Herramienta de diseño del Process Analizer

18. Módulo 1. ECM: Productos IBM
Productos IBM relacionados con el ECM
Disorganized
or Lost Content
From Chaos
to Order
New Visibility
& Insight
Organized Content
in IBM ECM repositories
Insightful Content
visibility & business insight
Content Access
IBM OmniFind Search
Content Organization
IBM Classification Module
Search & Analytics
Solutions
IBM eDiscovery
IBM Content Analyzer
IBM OmniFind

19. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace (XT)
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 7. Process Designer
Módulo 8. Consola de Administración de Procesos
Módulo 9. Administrador de Procesos
Módulo 10. Rastreador de Procesos

20. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Contenido
• Definición FileNet P8
• Motores de P8
•Arquitectura en capas
•Arquitectura General
•Configuraciones Base
•¿Cómo plantear un Sistema P8?
•Documentación
•Information Center IBM
•Descargar ficheros en local
•ECM_Help
•Acceso al WorkPlace
•Acceso al WorkplaceXT

21. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Definición FileNet P8
•FileNet P8 es “framework” extensible para construir
soluciones de gestión de documental (ECM) y Workflow
•Permite a la organización gestionar los complejos procesos y
la información que manejan sus negocios
•FileNet P8 contiene de herramientas de configuración
•Formado por tres núcleos o motores.
Motor de contenido (Content Engine).
Motor de procesos (Process Engine).
Motor de aplicación (Application Engine).

22. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Motores de P8
•Los tres motores están relacionados entre si:
Application Engine
Process Engine
Content Engine
Web
HTML/JSP
Objetos de
negocio, clases
de objetos, COM
API
Workflows,
Listas, Colas,
grupos de
trabajo

23. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Arquitectura en Capas
•El concepto de capas proporciona una vista conceptual de
cómo viaja la información.
•Aunque FileNet tiene tres motores, no se corresponden con
las cuatro capas.
•Cliente: Interfaz de usuario.
•Presentación: Enlace entre el cliente y la lógica de negocio.
•Lógica de negocio: en esta capa se encuentran los procesos
•Datos: capa de persistencia; Metadatos, contenido y Workflows.
CLIENTES PRESENTACIÓN
LÓGICA DE
NEGOCIO Y
SERVICIOS
DATOS

24. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Arquitectura General
Clientes Pesados:
Enterprise Manager
Capture
Forms Designer
Process Designer
Rules Designer
Analytics Reporting
Clientes ligeros:
Workplace
Microsoft Office
WebDAV
Open Client
Custom Applications

25. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Configuraciones Base
6 servidores + 18 servidores + 1 PC FEM

26. Para establecer una arquitectura u oferta de P8:
(respecto de la plataforma base)
3.Toma de requisitos inicial-> Preseleccionar plataforma
4.El cliente suele estar “casado” con alguna plataforma
5.Descargar la ultima versión de la ayuda: start_here
6.Revisar requerimientos mínimos
7.Hacer una estimación de volúmenes
8.Definir una arquitectura de partida
9.Hablar con IBM
10.Planteársela al cliente
11.Los desarrollos (personalizaciones) son como otro
proyecto
Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
¿Cómo plantear un Sistema P8?

27. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Documentación FileNet P8
•Es un recurso básico para cualquier tipo de usuario
• Contiene toda la información que existe del producto
• Indica como realizar cualquier tarea en FileNet P8
•Formas de acceso:
• CD-ROM
•A través del ”Information Center” de IBM
• A través de los ficheros copiados en local
• A través de un servidor web (opción de búsqueda)
 Formato de la ayuda en Páginas HTML y documentos PDF:
Página principal o directorio de ayuda (Help Directory) con
acceso rápido mediante categorías generales.
Opción de búsqueda y Glosario.

28. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Information Center
Dentro de la Web de IBM en el siguiente Link:
http://publib.boulder.ibm.com/infocenter/p8docs/v4r5m1/index.jsp?topic=/com.ibm.p8toc.doc/welcome.htm

29. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Ficheros en local
Dentro de la Web de IBM en el siguiente Link:
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?rs=3323&uid=swg27010422

30. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
ECM Help
•Formato de ayuda en Páginas HTML y documentos PDF
•Se accede desde los links de las pantallas o con la ruta:
http://servidor:puerto/ecm_help (http://192.168.1.232:9080/ecm_help
)
Formato “Por Rol”
Formato “Por tareas”

31. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Acceso al Workplace
•Estándar Out-of-the-box. Se accede con la ruta:
http://servidorApp:puerto/Workplace
•http://hqdemo1:9080/Workplace

32. Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8
Acceso al Workplace XT
• Otra presentacion del Estándar Out-of-the-box. Se accede con la ruta:
http://servidorApp:puerto/WorkplaceXT
http://hqdemo1:9080/WorkplaceXT

33. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace (XT)
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 7. Process Designer
Módulo 8. Consola de Administración de Procesos
Módulo 9. Administrador de Procesos
Módulo 10. Rastreador de Procesos

34. Módulo 3. Application Engine
Contenido
•Definición
•Arquitectura Application Engine
•Componentes WAT
•“Componet Manager”
•PCP- Process Router
•Puertos por Defecto

35. Módulo 3. Application Engine
Definición
•Es el “motor de aplicaciones “
•Proporciona las herramientas y conectividad entre los
usuarios y los motores de contenido y de procesos
•Es un entorno de desarrollo de aplicaciones web que
proporciona los componentes de aplicaciones y sistema
J2EE que operan en plataformas J2EE
•Si es accesible al otro lado del firewall, permitirá a los
usuarios que estén fuera de la empresa acceder a las
herramientas de FileNet P8 para gestionar el negocio
•La herramienta principal es FileNet P8 Workplace que
proporciona enlaces a las herramientas de FileNet

36. Módulo 3. Application Engine
Arquitectura AE

37. Módulo 3. Application Engine
Componentes WAT
Componentes desarrollados sobre el WAT son:
• ISRA: Image Services Resource Adapter
•WCM: Capa de presentación de Web Content Manager
•Workplace: Construido íntegramente con el API
•Solution Templates: Plantillas para soluciones especificas
•Office Integration : Integración con MS Office
•Portal Integration : Permite crear paginas que usan portlets

38. Módulo 3. Application Engine
“Component Manager”
• Conecta el BPM con los servicios de los adaptadores Java
• Proporcionan la capacidad de interactuar a un paso del WF
con diferentes tipos de componentes
• CE_Operations : Cola de componentes con el CE. Es
estándar y permite entre otras; obtener o cambiar
propiedades, añadir o quitar contenidos, publicar, archivar
(file), etc.

39. Módulo 3. Application Engine
PCP-Process Router
• Su función es dirigir al motor de procesos cualquier petición
de los clientes
•Tiene que estar arrancado para que se pueda interactuar con
el BPM

40. Módulo 3. Application Engine
Puertos por Defecto
• Los puertos, en función del tipo de servidor, que utiliza el Workplace
por defecto son:

41. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace (XT)
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 7. Process Designer
Módulo 8. Consola de Administración de Procesos
Módulo 9. Administrador de Procesos
Módulo 10. Rastreador de Procesos

42. Módulo 4. Content Engine
Contenido
• Definición
• Arquitectura Content Engine
• Componentes del CE
• Definición y Estructura documental
• Objetos y Clases: Clase Raíz
• Propiedades (Property Templates)
• Objetos Personalizados o “Custom Objects”
•Métodos para añadir Contenido
• Formas de Almacenamiento
• Versionado
•Estados y Versiones
•Ciclo de Vida
• Eventos y Suscripciones
•Acciones sobre los Objetos
•Auditoria
•Seguridad

43. Módulo 4. Content Engine
Definición
• Conjunto de servicios y componentes que dan la
funcionalidad documental de la plataforma
•Todos estos componentes, aunque estén en distintos
servidores forman parte del mismo Dominio P8
• Conceptualmente se compone de Base de Datos, Sistema de
Ficheros y Búsqueda por Contenido
•Funciona en base a: Copiar->Bloquear->Actualizar
(no fusiona como los CVS)

44. Módulo 4. Content Engine
Arquitectura Content Engine

45. Módulo 4. Content Engine
Componentes Content Engine
Componente Descripción
GDC Base de datos global de configuración. Mantiene enlaces a los todos
los items en el dominio de FileNet.
Object Store Contenedor para objetos y contenido.
SOAP Listener Conector para el motor de aplicación. (AE)
Verity CBR Engine Permite la recuperación en base a contenido.
Publishing Plug-ins for Rendition
Engine
Transforma (Renderiza) documentos a HTML y PDF.
XML Auto-Classifier Clasifica los nuevos documentos en base a su contenido.
Process Router Conector para el motor de procesos.
Object Store Service Gestiona el almacenamiento de objetos, eventos, ciclos de vida y
clasificación.
File Store Service Gestiona el almacenamiento del contenido fuera de la base de datos.
Content Cache Service Gestiona la caché de contenido para acceso remoto.
Publishig Service Gestiona las peticiones de publicación.

46. Módulo 4. Content Engine
Objetos y Clases: Clase Raíz I
•Clase Raíz: Superclase de la que cualquier objeto del
sistema hereda sus propiedades
•Sólo existen tres superclases que pueden tener subclases.
•Carpetas(Folders)
•Documentos(Documents)
•Objetos a medida(Custom Objects)
•El resto de clases son hijas de alguna de estas clases
Raiz
•Sus definiciones se crean y almacenan en los Object
Stores
•La herramienta para configurar y mantenerlas es el
FEM
•Se recomienda enormemente no modificar estas
superclases

47. Propiedades Objeto
Personalizado
Carpeta Documento
Definir nuevas propiedades   
Definir eventos   
Un ID único   
Realizar Búsquedas   
Almacenar en una carpeta   
En un contenedor 
Tiene contenido 
Versionable 
Capacidades de ciclo de vida 

Módulo 4. Content Engine
Objetos y Clases: Clase Raíz II

48. Módulo 4. Content Engine
Propiedades (Property Templates)
•La propiedades/atributos de las clases se denominan
Property Templates
•Una vez creadas se pueden asociar a “n “clases
•Se heredan de una clase a otra (control de la herencia)
•La especificación particular al asociarlas (instanciarlas) a la
clase es la que prevalece
(una property realmente es una instancia de un Property Template)

49. Módulo 4. Content Engine
Definición y estructura documental
•No hay que confundir ambos términos
•La Definición: Representa el tipo de Objeto (Clase Document) al que
pertenece junto con todas sus propiedades (herencia, seguridad,
etc.)
(Es decir las Clases Documentales)
•La Estructura: representa donde y como se van a almacena. En
general es la estructura de carpetas (lógica)
(Es decir las Carpetas)
•El contenido sería el resultado de instanciar definiciones de “Tipo
Document”
•La estructura sería el resultado de instanciar las definiciones de “Tipo
Folder”

50. Módulo 4. Content Engine
“Custom Object”
•Superclase que se caracteriza por que:
•No puede tener contenido asociado (como Document)
•No puede ser contenedor (como Folder)
•No puede tener versiones (como Document)
• Por defecto no están activados en el sistema
• Muy útiles para almacenar objetos físicos (Cinta de
Video, Libros, listas, etc.)

51. Módulo 4. Content Engine
Métodos para añadir contenido

52. •File Store:
•Almacena metadatos en BD
•Alacena Contenido en Sistema de Ficheros
•Permite Fixed Storage Device: Centera, DR550…
•Permite el CBR
•Permite distribuir el contenido en Storage Areas
•Database Store:
•Almacena todo en base de datos
Módulo 4. Content Engine
Formas de Almacenamiento
•Contenido Externo: Referencia por URL o UNC
• En ambos se puede usar un “Cache” de
recuperación (Cuidado con la seguridad)

53. Módulo 4. Content Engine
Versionado de documentos I
•La versión de documentos es parte importante de la gestión de
contenidos. Gestiona los cambios que se realizan en los documentos
durante su ciclo de vida
•Estados de un documento:
•Released: Última versión del documento. Sólo existe un objeto en current version
•Superceded: Versión superior o inferior que no es la versión más reciente
•Reservation: No puede ser editado salvo por el usuario que realizó el check out
•In Process: Versión inferior de un documento disponible para ser editada.
•Versionar un documento significa que cuando se edita un documento
para modificarlo (check-out) siempre se crea una nueva versión del
documento (check-in).
•Hay dos niveles o tipos de versionado:
•Versión de un nivel (versiones mayores)
•Versión de dos niveles (versiones mayores y menores)

54. Módulo 4. Content Engine
Versionado de documentos II
•Versionado a un Nivel:
Los documentos que usan versionado de un
nivel sólo pueden crear versiones mayores

55. Módulo 4. Content Engine
Estados y Versiones
•Released: Última versión del documento. Sólo existe un objeto en current
version
•Superceded: Versión superior o inferior que no es la versión más reciente
•Reservation: No puede ser editado salvo por el usuario que realizó el check out
•In Process: Versión inferior de un documento disponible para ser editada.

56. Módulo 4. Content Engine
Ciclo de Vida
•Un ciclo de vida es el conjunto de estados
•Se crean mediante políticas de Ciclo de Vida que definen:
Número de estados
Secuencia de estados
Acciones
•La versión (o su tipo) identifica en que estado se encuentra
•La transición puede ser usada para lanzar acciones en el
motor de contenidos
•Un workflow no es un ciclo de vida ya que se ejecuta en el
motor de procesos no en el de contenido
•No confundir con promoción y degradación de versiones
•Refuerza el concepto Contenido activo

57. Módulo 4. Content Engine
Eventos y Suscripciones
•Un evento del motor de contenido sucede cuando una
operación se ejecuta en un objeto
•Si existe una suscripción para ese evento en el objeto, el
servidor dispara la acción asociada.
•Se compone de tres partes:
Target class: Clase de objeto que tiene la suscripción
Trigger: Qué cambio en el objeto, clase o versión
Action: Lo que ejecuta el CE (acción)
•La acciones pueden ser:
Iniciar un workflow
Archivar un objeto en una carpeta.
Crear o asociar objetos relacionados.
Consultar o actualizar bases de datos externas.
Mandar e-mails de notificación

58. Módulo 4. Content Engine
Acciones sobre los Objetos
•Descargar a local
•Preparar el documento para su edición (Checkout)
•Cancela la extracción
•Guarda los cambios del documento (Check in)
•Registra el documento pero no hace falta indicar el fichero
•Salva los cambios sin cambiar la versión
•Archiva el objeto en otra carpeta (file)
•Desarchiva el objeto (unfile)
•Borra una versión específica
•Borra el documento y todas sus versiones
•Borra un documento secundario de un documento compoesto
•Mueve un objeto de un contenedor a otro
•Baja de versión (Demote)
•Lanza el workflow
•Asocia un objeto con otro (link)
•Cambia el documento a compuesto
•Publish: Publica el documento
•Muestra la url a donde apunta el Hipervinculo
•Muestra la información acerca del objeto

59. Módulo 4. Content Engine
Auditorias
•Es posible activar o no la auditoria de los eventos (acciones)
• Se decide en la creación (configuración) de los Objetos
•Se audita el éxito , el fracaso o ambos
•Todo lo que se realiza sobre y con el sistema. Entre ellos:
Get Content, Get Object, Get Query, Creation, Deletion. Custom Event…
•Con ellos es posible saber (trazar) lo que le ha sucedido
•Auditar NO es Gratis
• No genera un fichero sino que se visualiza desde las
Herramientas Administrativas
• No esta integrada ninguna herramienta de Reporting
• Difíciles de Explotar y tratar

60. Módulo 4. Content Engine
Seguridad
•Basada en los Objetos (el acceso al objeto se permite o se deniega)
•Se controla con ACEs (Accesos) asociados a ACLs (Grupos/usuarios)
•El acceso al sistema implica:

• Identifica el usuario que se intenta conectar (Requiere credenciales)
• Genera tokens de acceso
• Proporcionado por un servicio de directorio soportado por FileNet
Requiere un token de acceso
( vía la autenticación )
Se evalúan los permisos en
función de su origen:
•Autenticación
•Autorización

61. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace (XT)
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 7. Process Designer
Módulo 8. Consola de Administración de Procesos
Módulo 9. Administrador de Procesos
Módulo 10. Rastreador de Procesos

62. Módulo 5. Process Engine
Contenido
• Introducción al PE
• Arquitectura PE
• Componentes PE
• Ideas básicas de los Workflows
• Process Engine Database
• Antes de crear-Configuration Console
• Crear un Workflow-Process Designer
•Tipos de Pasos
• Iniciar un WorkFlow-Trasfer
• Process Administrator -Buscar, procesar, seguir…
•Rastreador de Procesos-Administrar WF
•Modificar WF
•Auditoría
•Seguridad

63. Módulo 5. Process Engine
Introducción
•El PE proporciona todo lo necesario para permitir que los
procesos de negocio se ejecuten como Workflows
•Con él se realiza el diseño, creación, gestión, ejecución y
rastreo de todos los Workflows
•Se encuentra conectado a:
–Motor de contenido (CE)
–Motor de aplicación (AE)
–Analizador de procesos (AN)
–Motor de reglas (RE)
–Motor de integración (EAI)

64. Módulo 5. Process Engine
Arquitectura PE
PCP-Process Connection Point

65. Módulo 5. Process Engine
Contenido
•Componentes del motor de procesos
Componente Descripción
Process Router Servicio que enruta (envia) las peticiones de los
usuarios hacia el PE.
Process Connection Point Servicio que atiende las peticiones de los usuarios (AE y
CE).
Es el antiguo PPM (Pooled Process Manager)
Process Engine Service Grupo de procesos que permiten operar a los workflows.
Process Engine Database Mantiene información sobre workflows.
IBM CrossWorlds Connector Software que conecta el motor de contenido con el motor
de integración.

66. ¿Qué es un WorkFlow?
Es una única instancia en ejecución de un “mapa” que representa
(define) un proceso y que es mantenida en el PE
¿Qué es un mapa o definición del Workflow?
• Consiste en una serie de actividades o tareas que se representan gráficamente en un
mapa por pasos interconectados por rutas
• Identifica las actividades, recursos, participantes y condiciones necesarias para
procesar el trabajo
•Se almacena en el CE como un fichero XML
• Una vez iniciado no se puede modificar
Módulo 5. Process Engine
Ideas básicas de los Workflows I
•Esta compuesto por Pasos, Rutas y Lógica:
Pasos (Steps): Paso en la que una acción se lleva a cabo
Ruta (Routes): Enlace entre dos pasos del workflow.
Lógica (logic): Decisión en el paso de que ruta tomar
•

67. •¿Qué es un WorkItem?
•Es una unidad individual de trabajo que debe ser completada en cada paso (son
unidades de trabajo: colecciones de datos y referencias a la información del sistema
necesarias para procesar los datos en un workflow en ejecución)
•Es autosuficiente: Contiene los datos e instrucciones necesarias para ser procesado
•Un WorkItem deja de existir una vez que el flujo de trabajo ha finalizado.
•Tipos:
WorkItem raíz: Workitem inicial de un workflow
WorkItem hijo: creados cuando el workflow necesita ser enviado a varias personas,
uno por cada destinatario.
Módulo 5. Process Engine
Ideas básicas de los Workflows II

68. Módulo 5. Process Engine
Ideas básicas de los Workflows III
¿Qué es un WorkElement?
•Los elementos de trabajo son los objetos accesibles de un WorkFlow
•Existen 6 tipos todos ellos accesibles mediante el API´s
•Se diferencian en la información que contienen
•Es importante no confundir estos (ni WorkItem) con Pasos: Lo pasos son parte de la
definición, mientras que los WorkItem y WorkElement son parte de la vida
Elemento RosterQueue Log
Work Object X X
Step Element X
Instruction Element X
Queue Element X
Roster Element X
Log Element X

69. Módulo 5. Process Engine
Process Engine Database
•Es la estructura para gestionar y procesar los Workflows y
sus definiciones
- REGIÓN AISLADA: partición lógica de la BD en la que se ejecutan los WF
- ROSTER: Estructura maestra que contiene los WorkFlows activos
- COLAS: Conjunto de tablas que contienen los WorkItems mientras esperan a ser
procesados (hijas del Roster)
TIPOS DE COLAS
• Colas de usuarios
• Colas de trabajo
• Colas de componentes ( ej.
Operaciones )
• Colas de sistema
CAMPOS EXPUESTOS:
Aquellos que se definen como una
columna de la tabla de propiedades

70. Módulo 5. Process Engine
Antes de Crear-Configuration Console I
•Consola de configuración de procesos (PCC):
Es la herramienta para configurar la base de datos del PE
• Antes de crear un WF hay que preparar el entorno PE:
Regiones Aisladas
Rosters
Colas
Campos Expuestos
Web Services
•Se accede desde el WorkPlace

71. Módulo 5. Process Engine
Antes de Crear-Configuration Console II
Aspecto de la Consola de Configuración de Procesos

72. Módulo 5. Process Engine
Crear un Workflow I
Mediante el Process Designer se implementa un mapa o
Workflow Definition

73. Módulo 5. Process Engine
Crear un Workflow II
Aspecto del Process Designer

74. Módulo 5. Process Engine
Tipos de Pasos
El tipo de etapa determina quien o que trabajo se realiza
•Lanzamiento: primer paso del workflow. Es creado
automáticamente y no puede ser borrado
•Inicial: primer paso de cualquier submapa
•Sistema: función intrínseca que realiza el sistema
•Componentes: representa una llamada a un subsistema externo
•Submapa: representa una llamada a otro workflow mapa.
•Participante: actividad realiza un participante (asignada al Inbox)
•Cola de Trabajo: Tarea asignada o enviada a una cola de trabajo
•General: No tiene asignado ni partiucipante ni cola de trabajo
(suelen ser de evaluación y decisión)

75. • Para iniciar un Workflow tiene que estar TRASFERIDO

•Se podrá iniciar o lanzar un WF mediante:
•Automáticamente con una Suscripción
•Manualmente desde Workplace
•Manualmente desde el Process Designer
•Con una aplicación a medida
•Desde otro Workflo
Módulo 5. Process Engine
Iniciar un WorkFlow
•Previamente se valida que no existen errores en la definición
•Garantiza la consistencia de los parámetros que utilizará el WF
•Asigna un nombre único (WFClass name). Se asigna en diseño
•El que está trasferido es el que se iniciará
• Si la versión del flujo que se inicia no está trasferida dará error
•Desde el P. Designer cada vez que se lanza se trasfiere automáticamente

76. Módulo 5. Process Engine
Process Administrator I
• Introducción
Es una aplicación para monitorizar y gestionar actividades de
proceso a bajo nivel
Permite localizar Workflows y WorkItems ACTIVOS en cualquier
parte del Sistema
Se pueden modificar, completar o terminar WFs y realizar otras
tareas administrativas (acceso a los InBox de los usuarios)
Se utiliza casi siempre con el Rastreador de Procesos
Se requiere un nivel de acceso alto (PEAdministrators)

77. Módulo 5. Process Engine
Process Administrator II
Potente interface:

78. Módulo 5. Process Engine
Rastreador de Procesos I
•Definición
•El rastreador de Procesos es una herramienta para ver
una representación gráfica un workflow en proceso
• Permite acceder a los datos del paso activo del WF y a su
información histórica
•Muy útil en la depuración de Flujos en fase de diseño
•Se accede:
Full Control: Como administrador (Process Administrator)
Sólo lectura: Si se asigna en diseño (colas/pasos)
Gestión: Si se asigna en diseño (colas/pasos)

79. Módulo 5. Process Engine
Rastreador de Procesos II
Sólo Lectura
Full Control

80. ¿Por qué modificar una tarea?
•Solventar situaciones que ocurren en el entorno de trabajo; Usuarios no
disponibles, Errores de los usuarios, Cambios en los anexos enlazados, ...
•Asegurar que un trabajo se procesa de acuerdo con los requerimientos del negocio
Módulo 5. Process Engine
Modificar WF
usar esta herramienta para:
para realizar esta tarea: Administrador Procesos Rastreador Procesos
Modificar tipos de datos simples Workflow & Work Item Work Item
Modificar grupos de workflow Workflow & Work Item Workflow
Ver historia del workflow Workflow & Work Item Workflow & Work Item
Editar la referencia de un anexo __ Work Item
Completar un trabajo Work Item Work Item
Resasignar trabajo Workflow & Work Item Work Item
Borrar trabajo Workflow & Work Item __
Terminar trabajo Workflow & Work Item Work Item
Establecer usuario/Seleccionar un sustituto Workflow & Work Item __
Añadir / Eliminar rastreadores Workflow Work Item
Borrar elementos de rastreador Tracker work items __

81. Módulo 5. Process Engine
Auditoría
Existe un Log de Eventos y Estadísticas desde el que:
Es posible recuperar, ver y manejar registros de eventos y estadísticas
Dispone de las siguiente herramientas:
Herramienta Descripción
Administrador de Procesos El Administrador de procesos permite acceder de una
forma rápida a los eventos de sistema, a las
estadísticas de los rosters y las colas
vwlog Usado para extraer registros de los determinados a la
pantalla o a un fichero de texto
vwtool Usado para ver las estadísticas de un roster o una
cola para intervalo de tiempo determinado
Programas personalizados Programas desarrollados utilizando las PE JAVA APIs
pueden recuperar información sobre el registro de
eventos y las estadísticas de colas y rosters.
Analizador de procesos Un sistema que disponga de analizador de procesos
puede ver los datos procesados en un sofisticado
análisis de MS Excel

82. Módulo 5. Process Engine
Seguridad
Seguridad que se aplicar a los elementos del PE:
•Rosters
•Colas
Se basa en el nivel de acceso que los usuarios poseen:
•Process: Puede procesar la tarea (completarla)
•Query: Puede buscar la trae (verla)
•Launch: Puede iniciar Workflows
•None: Ninguno
•El acceso inicial es que todos los usuarios tienen Query y
Process

83. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace (XT)
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 7. Process Designer
Módulo 8. Consola de Administración de Procesos
Módulo 9. Administrador de Procesos
Módulo 10. Rastreador de Procesos

84. Módulo 6. Workplace
Contenido
•
•
• Introducción al WorkPlace
•Acceso al WorkPlace
•Funcionalidades del WorkPlace
• Aspecto Workplace

85. Módulo 6. Workplace
Introducción al WorkPlace
• Aplicación web con las que se accede al entorno FileNet P8.
• Incluye todas las características disponibles para usuarios,
diseñadores y administradores de un sistema FileNet P8.
•Ruta de acceso: http://server: puerto/Workplace
•Construida 100% con el API nativo
•Disponible nada más instalado el producto (Out-of-the-Box)
•Requiere que el usuario este dado de alta en el LDAP
• Funcionalidad Completa:
•Búsqueda de documentos
•Personalización de interfaces
•Ejecutar tareas pertenecientes a un proceso de negocio
•.....

86. Módulo 6. Workplace
Acceso WorkPlace I
•Ruta de acceso: http://server: puerto/Workplace
•Permite “single sing on” a través de Kerveros
•Según la “stanza” configurada:
•Permite cualquier contraseña o una fija
•Integraciones con otras capas de seguridad

87. Módulo 6. Workplace
Acceso WorkPlace II
•Pantalla Inicial

88. Módulo 6. Workplace
Funcionalidades del WorkPlace
•Se acceden desde los menús principales de Autor y Administrador

89. Módulo 6. Workplace
Aspecto del WorkPlace. Banner
•Fácil de personalizar (sustituyendo las imágenes)

90. Módulo 6. Workplace
Aspecto del WorkPlace.Opciones Pricipales
• Mi Workplace: Es una zona se customiza la vista de nuestro workplace
•Tareas: Acceso al InBox (tareas pendientes) y Colas publicas
•Shortcuts: Accesos directos
•Browse (Navegación): Navegación por los OS
•Búsquedas: Proporciona acceso a las plantillas de búsqueda
•Mis Búsquedas: Las búsquedas que me he guardado
•Autor: Permite acceso a la funcionalidad de los autores de contenidos
•Administración: Proporciona herramientas para los administradores.

91. Módulo 6. Workplace
Aspecto del WorkPlace.Navegacion

92. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace y WorkPlace XT
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 7. Process Designer
Módulo 8. Consola de Administración de Procesos
Módulo 9. Administrador de Procesos
Módulo 10. Rastreador de Procesos

93. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Contenido
• Introducción al FEM
• Iniciar FEM
• Clases y Listas
• Propiedades
•Eliminar Objetos
•Exportar/Importar
•Query Builder

94. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Introducción
Es la herramienta con la que se administrar el CE (Motor de
Contenido)
Tareas:
•Configurar el CE (Ldaps, CBRs, Storage Areas…)
•Configurar y gestionar los Object Store
•Definir clases, propiedades y elegir listas
•Crear y gestionar la caché de contenidos y deposito de ficheros.
•Exportar/Importar objetos de negocio
•Estar preparado para la recuperación de errores
•Crear documentos y carpetas
•Realizar búsquedas de Objetos (Query Builder)
•Lanzar BulkOperations
•.....
Es una Microsoft Management Console (MMC)

95. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Iniciar FEM I
Se accede desde el acceso directo del escritorio o a través de
los Menús.
Su pantalla inicial es:
Object Stores
existentes
Áreas de
almacenamiento
(cache y contenidos)
Servidores donde
reside el CE

96. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Iniciar FEM II
Action Menu
•Cada Objeto tiene un ‘Action Menu’, al que se accede
pulsando botón derecho sobre él.
•Indica las acciones que se pueden ejecutar sobre ese objeto
Root Folder
•Cada OS tiene un ‘Root Folder’, donde se almacena el
contenido; documentos, carpetas y objetos personalizados
•Similar concepto al de ‘C:\. ‘
•Unfiled Documents folder: contenidos que no están
archivados en ninguna carpeta

97. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Clases y Listas
Pasos para crear una clase:
•Metodo “Botton Up”
•Crear las listas de valores (Choice list)
•Crear los ‘properties templates’
•Crear la clase
•Asociarle las propiedades y listas
.
Listas de valores:
•Permiten al usuario seleccionar un valor de un
desplegable
•Aseguran que las entradas sean correctas
•Ahorran tiempo.
•Se crean desde el Enterprise Manager: OS:
Choice List, botón derecho: <New Choice List>

98. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Propiedades
Tipos de datos:
Binary
Boolean
Date Time
Float
ID
Integer
Object
String
Properties Templates:
•Se pueden asociar a varias clases.
•Tiene las siguientes características:
•Nombre (symbolic) .
•Tipo de dato
•Una lista de valores (opcional)
•Mono o multi valor
Buenas prácticas:
•Antes de crear una nueva clase, propiedad o lista de valores
comprobar que no existan duplicados o sinónimos
•Cuando se crean propiedades personalizadas, incluir en la
descripción un valor que te ayude posteriormente a
organizarlas
•En MAYUSCULAS (Para distinguirlas de las del sistema)

99. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Eliminar Objetos I
Instancias/Subclases
Class Definition
Propery Template
Choice List
Borrando Metadatos:
•No se puede borrar un objeto, si otros lo están
referenciando (dependencia)
•Para borrar la dependencia:
•Borrar el objeto
•Borrar la referencia
•Borrar las dependencias en el orden del gráfico
Borrando una class definition:
•Hay que borrar todas sus dependencias (subclases e
instancias)
Borrando un property template:
•Borrar las propiedades de todas las clases en las que está

100. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Eliminar Objetos II
Borrando Listas de Valores:
•Una Lista de valores está asociada con ambas:
•Property Template
•Property definition (asociada a la clase documental)
•Borrar las dependencias en el orden del gráfico
•Eliminar las choice list de cualquier property template
•Eliminar las choice list de las property definitions de las clases
•Crear las property definition con el nuevo template
•Borrar la lista de valores
Encontrando las dependencias:
Si quiero borrar una propiedad, ¿cómo se donde está referenciada?
Seleccionar la propiedad
Abrir sus propiedades
Seleccionar la pestaña de Propiedades
Seleccionar ‘Custom and system properties’
Buscar la propiedad: ‘Used in Classes’

101. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Exportar/Importar I
Para EXPORTAR datos (clases, propiedades, listas...):
•Hay que añadir los objetos al Export Manifiest
•Cualquier elemento puede añadirse al Export Manifiest.
•Seleccionar Objeto -> Action> Add to Export Manifiest
•Si se selecciona una carpeta, se exporta todo su contenido
•Cuando se han seleccionado todos los elementos, se exportan a un fichero XML
•Hay que especificar el nombre y localización del fichero XML.
•Hay que especificar el nombre del fichero y la localización del fichero Log.
•Si se exporta contenido
•.
Si lo que se quiere es .... Entonces hacer ...
Embeber el contenido en el fichero
XML
Dejar la propiedad ‘Content Folder’ vacía.
Almacenar los contenidos como
ficheros en un sistema de ficheros
Especificar en ‘Content Folder’ el lugar,
dentro del file system, donde van los
ficheros con el contenido.

102. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Exportar/Importar II
ara IMPORTAR el fichero XML:
•Seleccionar el OS en el que se van a importar. (Action->All Tasks-> Import All)
•Esto lanza el Import Helper. Al que hay que indicarle :
•Ruta del fichero se va a importar
•Ruta de la carpeta de documentos (si no están embebidos)
•El Import Helper se salta los metadatos duplicados
•Los problemas se recogen en el fichero de log
•Es posible que haya que “retocar” los XML ante inconsistencias
•Cuidado en el traspaso de configuraciones entre entornos no consistentes:
(objetos creados a mano)
1.Obtener el GUID del OS origen
2.Obtener el GUID del OS destino
3.En el fichero de exportación XML, buscar GUID origen y reemplázalo por el de destino
NOTA: Se puede generar un script (tipo pre-import) que cambie estos GUIDs de forma automática

103. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Exportar/Importar III

104. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Query Builder I
Herramienta de búsqueda:
•Se accede a ella desde el Enterprise Manager
•Se utiliza para búsquedas de objetos complejas
•Permite aplicar cambios a los resultados de la búsqueda (Bulk Operations)
•Buscan sólo en un OS
Query Builder:
•Vista simple
•Seleccionar la tabla
•Seleccionar las tablas que se quieren mostrar
•Rellenar los criterios y operadores de búsqueda
•Vista SQL
•Seleccionar View-> SQL
•Introducir una sentencia SQL

105. Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Query Builder II
‘Bulk Operations’ en el Query Builder
•Con una Biulk Operation es posible aplicar cambios (acciones) a un gran
número de documentos a la vez (resultado de una Búsqueda)
•Acciones:
•Borrar objetos
•Añadir al Export Manifest
•Acciones sobre documentos versionables (EJ: deshacer Checkouts)
•Acciones sobre el ciclo de vida (Promocionar o retroceder)
•Acciones sobre contenedores (Archivar en carpeta)
•Scripts
•Ejecuta scripts para cambios complejos (VBScript o JavaScript)
•Seguridad
•Aplicar cambios de seguridad (añadir o eliminar grupos de usuarios,
cambiar permisos)

106. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace y WorkPlace XT
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 8. Process Designer
Módulo 9. Consola de Administración de Procesos
Módulo 10. Administrador de Procesos
Módulo 11. Rastreador de Procesos

107. Módulo 8. Process Designer
Contenido
• Introducción al Process Designer
• Creación de WorkFlows
1.Abrir sesión Process Designer
2.Propiedades Globales
3.Añadir Pasos
4.Propiedades Pasos
5.Establecer Rutas
6.Condicionar Rutas
7.Validar el mapa
8.Transferir el mapa
9.Lanzar (probar) el flujo
10.Comprobar que hace lo que hemos
diseñado

108. Módulo 8. Process Designer
Introducción
• Herramienta de desarrollo y diseño de WorkFlows
• Antes del diseño en la herramienta hay que tenerlo en papel
• No permite participantes externos al dominio “LDAP”
• La notificaciones SMNTP son por asignación de tareas en:
•Inbox
•Tracker
•Se accede desde las herramientas avanzadas de Autor o con
doble “click” en un mapa (XML de extensión .pep)
• Crear una carpeta “MAPAS”
•No tiene “Ctrl-Z” pero sí el “Ctrl-C” y “Ctrl-V”

109. Módulo 8. Process Designer
Creación de Workflows
1.Abrir sesión Process Designer
2.Propiedades Globales
3.Añadir Pasos
4.Propiedades Pasos
5.Establecer Rutas
6.Condicionar Rutas
7.Validar el mapa
8.Transferir el mapa
9.Lanzar (probar) el flujo
10.Comprobar que hace lo que hemos diseñado

110. Módulo 8. Process Designer
1.- Abrir sesión Process Designer I
Interfaz Inicial

111. Módulo 8. Process Designer
1.- Abrir sesión Process Designer II
Operaciones del CE:
•Open/Check out: Abrir o hacer un Check out
•Nuevo: Añade un mapa al Object Store.
•Checkin: Realiza un checkin.
•Cancel Checkout: Cancela el checkout
•Save: Guarda el trabajo realizado sobre el WF
•Administración del workflow:
• Propiedades del WF
•Lanzar Wf
•Validar WF.
•Imprimir.
Barra de tareas
Operaciones de disco:
• Nuevo workflow : Crea un nuevo mapa de Wf
•Abrir: Abre un fichero de mapa de WF local.
•Salvar: Guarda un mapa de WF en un fichero
local.
LORUS: Ejecutar y verificar estan cambiados

112. Módulo 8. Process Designer
2.- Propiedades Globales

113. Módulo 8. Process Designer
3.- Añadir Pasos
•Arrastrar desde la paleta de pasos hasta el área de trabajo
•La paleta contiene todos tipos de pasos que pueden utilizar
en el workflow

114. Módulo 8. Process Designer
4.- Propiedades Pasos
•GENERAL: Indican quien la realiza (cola-
usuario), privilegios y que “pantalla” va a
utilizar. Se le asigna el nombre (se
recomienda al menos numerarlos)
•Dead Line: Período máximo para realizar la
tarea y recordatorio de expiración
•Parameters: Propiedades (Anexos, Atributos y
WG) que intervienen y modo (inout)
•Asigments: En el caso de que se asignen
propiedades
•Rouitng: Respuestas y orden de las rutas

115. Módulo 8. Process Designer
5.- Añadir Rutas
Pasar a Modo “Rutas”
Para establecer una Ruta; Se pincha en el paso inicial y se arrastra
hasta el final
Para eliminar una Ruta hay que seleccionarla y en el menú contextual
(botón derecho) pinchar en Eliminar
 Se recomienda asignar como nombre el número paso origen-destino

116. Módulo 8. Process Designer
6.- Condicionar Rutas
 El panel de propiedades se situa a la
derecha del área de trabajo
Las condiciones se añaden a las rutas y esa
ruta sólo se toma si la condición es cierta
 Pueden condicionarse a respuestas o a
propiedades del workflow
Si hay mas de una, el orden de evaluación es
de acuerdo al orden de las rutas
Si todas son ciertas se produce un “split”
que necesitara de un “recopilador”:
Regla de oro: No puede salir una ruta entre el split y el
recopilador

117. Módulo 8. Process Designer
7.- Validar
La validación nos asegura que el workflow no tendrá errores durante su
ejecución.
No valida errores lógicos sólo errores
de ejecución.
A tener en cuenta:
•Un workflow sin nombre no puede
ser validado
•En la etapa de desarrollo se debe ir
validando a menudo, ya que si
tenemos que validar mucho, esto lleva
tiempo
•Otro error habitual es que los
Separadores AND (Split), siempre
tienen que tener un Colector
(Recopilador)
•Todas las pasos deben ser alcanzables
por algún camino.

118. Módulo 8. Process Designer
8.- Trasferir
Garantiza que en la BD existe todo lo que necesita la definición del
workflow para ejecutarse
Para realizar la transferencia, existe una
opción en el propio process designer.
(File -> Transfer)
o también se puede hacer desde el
workplace desde el menú de acción de
la página de información

119. Módulo 8. Process Designer
9.- Lanzar
Desde el Workplace:
•Es una acción del documento Mapa del Workflow
•Necesita que la última versión este trasferida (si la que presenta es la
“current version”)
Desde el Designer:
•Valida el flujo antes de transferirle
•Hace el Chcekout-Checkin del mapa
Desde una Suscripción
•Lanza el que este trasferido y asociado a la directriz
Desde una Aplicación a Medida
•Lanza el que este trasferido con el WorkClass Name que se le pasa al
API

120. Módulo 8. Process Designer
10.- Comprobar
Localizar el Workflow lanzado
Process Administrator
Workplace Task
Workplace Plublic Queues
Workplace Tracker
(Se recomoenda asignar un F_Subject representativo del flujo que estamos probando)
Primero verificar que se comporta como se ha diseñado (Tracker)
Una vez verificado, mover el flujo con la aplicación o con los
participantes del sistema

121. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace y WorkPlace XT
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 8. Process Designer
Módulo 9. Consola de Administración de Procesos
Módulo 10. Administrador de Procesos
Módulo 11. Rastreador de Procesos

122. Módulo 9. Consola Administración de Procesos
Contenido
• Introducción PCC
• Acceso PCC-Pantalla Inicial
• Utilidad PCC

123. Módulo 9. Consola Administración de Procesos
Introducción
•La consola de configuración de procesos (PCC) es un
programa utilizado para configurar la Base de Datos del PE
• Para acceder hay que tener permisos de Administrador
• No olvidar hacer “commit” de los cambios realizados

124. Módulo 9. Consola Administración de Procesos
Acceso PCC
•Se accede desde el WorkPlace, en el Menú de
Administración
•Su pantalla inicial es:

125. Módulo 9. Consola Administración de Procesos
Utilidad PCC
Componente Tareas
Motor de procesosBorrar base de datos de workflow
Borrar regiones aisladas
Configurar propiedades
Regiones aisladasInicializar o borrar regiones aisladas
Configurar propiedades
Exportar/importar XML
Cola de
componentes
Registrar componentes y configurar
propiedades
Cola de trabajoCrear nuevas colas y configurar
propiedades
Rosters Crear nuevos rosters y configurar
propiedades
Colas de usuarioConfigurar propiedades
Log de eventos Crear nuevos logs y configurar
propiedades
•Permite navegar a través de
los componentes de BD
•Los diseñadores de procesos y
los arquitectos de soluciones
necesitan crear o configurar
elementos

•La tabla presenta que
componentes que se pueden
crear o configurar

126. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace y WorkPlace XT
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 8. Process Designer
Módulo 9. Consola de Administración de Procesos
Módulo 10. Administrador de Procesos
Módulo 11. Rastreador de Procesos

127. Módulo 10. Administrador de Procesos
Contenido
• Introducción
• Pantalla Inicial
• Búsqueda

128. Módulo 10. Administrador de Procesos
Introducción
•El administrador de procesos es una aplicación para monitorizar y
gestionar actividades de proceso a bajo nivel
•El administrador del motor de procesos es responsable de asegurar
que los workflows se ejecutan sin problemas
•Permite encontrar workflows, work items,etc., y tratar con problemas
que afecten a las operaciones del motor de procesos.
•Se diferencia del rastreador en que tiene una visión de la ejecución
ideal de todo sistema no como el tracker que son responsables de un
workflow particular

129. Módulo 10. Administrador de Procesos
Pantalla Inicial
•Se Inicia desde el menú Administrador del Workplace

130. Módulo 10. Administrador de Procesos
Búsqueda

131. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace y WorkPlace XT
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 8. Process Designer
Módulo 9. Consola de Administración de Procesos
Módulo 10. Administrador de Procesos
Módulo 11. Rastreador de Procesos

132. Módulo 11. Rastreador de Procesos
Contenido
• Introducción-Definición
• Ejecución
• Sólo lectura
• Gestión
• Tarea Activa

133. Módulo 11. Rastreador de Procesos
Introducción
•Definición: El Rastreador de Procesos es una herramienta
para ver una representación gráfica de Workflows activos
junto con sus valores e información histórica
•Obtiene la información del Mapa (workflow definition), de
los valores en los workItems activos y de los log de eventos
•Es posible en la fase de diseño del workflow asignar a
participantes para que se le envié una tarea de “rastreo”
•Tiene dos vistas, sólo lectura y gestión
•La vista de gestión está sólo disponible para los
administradores del PE y los participantes asignados en la
fase de diseño

134. Módulo 11. Rastreador de Procesos
Ejecución
•El rastreador de procesos puede ser lanzado de diferentes
sitios en función del tipo de usuario y de para qué se
necesite:
Ejecutado desde… Si…
Procesador de Pasos Estas trabajando en un workflow y deseas
conocer más sobre su estado.
Cola de rastreadores Tu trabajo es rastrear workflows.
Administrador de proceso Has realizado una búsqueda de varios
workflows en el sistema y quieres
comprobar el estado de uno en particular

135. Módulo 11. Rastreador de Procesos
Solo Lectura
•Disponible para todos los usuarios que accedan al WorkItem
•No se ven ni editan las propiedades
•Tiene los siguientes componentes:
•Map area: muestra el workflow map, tareas completadas y fecha, etapa actual y
excepciones
•Histoy area: muestra la historia del workflow y las etapas y los work items

136. Módulo 11. Rastreador de Procesos
Gestión
•Disponible para los rastreadores asignados
•Permite ver el estado actual de un workflow, así como completar los
work items, y otras tareas
Barra de tareas aumentada:
Herramientas para la gestión de
tareas
Map area: Muestra el workflow
map, tareas y datos completados,
paso activo y excepciones si se
hubiesen producido
History area: Muestra los hitos
alcanzados, los work items
completados y activos y la historia
de los workflows y pasos
Area de propiedades: muestra las
propiedades de los workflow, tareas
y rutas

137. Módulo 11. Rastreador de Procesos
Tarea Activa
•Es el punto en el cual se encuentra el workflow en un momento dado
•Es sobre el que se pueden ver los atributos
•Es el que tiene un reloj de arena sobre el símbolo del paso
•En el área histórica tiene la etiqueta “In progress”
•La pestaña “Step History” muestra las tareas que están en proceso
•En el “Step History” se localiza la tarea activa. Con doble click te lleva a
la representación gráfica
•Botón derecho del ratón muestra un menú que permite obtener más
información la tarea

138. Introducción a IBM-FileNet P8
Índice del Curso
Módulo 1. ECM: Productos IBM
Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8
Módulo 3. Application Engine
Módulo 4. Content Engine
Módulo 5. Process Engine
Módulo 6. Workplace y WorkPlace XT
Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)
Módulo 8. Process Designer
Módulo 9. Consola de Administración de Procesos
Módulo 10. Administrador de Procesos
Módulo 11. Rastreador de Procesos