Prevenção de Perdas.pptx

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1. Auditoria em Prevenção de Perdas

2. Além de medir e apurar as perdas, uma das ações estratégicas em um plano de redução de perdas é a execução de Auditorias Operacionais nas unidades de negócio – lojas ou CDs. As auditorias têm como objetivo a avaliação da correta aplicação das normas e procedimentos vigentes na empresa. Com o uso de um check-list de verificação – manual ou eletrônico – o auditor consegue varrer todos os setores da unidade de negócio, de acordo com os pontos de risco levantados e sua aderência às normas e procedimentos. O papel do auditor hoje, na verdade, está evoluído para um papel de consultor, aonde, além de apontar a irregularidade, coloca-se à disposição para orientação da forma adequada de execução do processo. Por exemplo, o treinamento de reciclagem da equipe uma das ações mais comuns no final dos trabalhos .

3. Dentre os pontos avaliados, estão o Recebimento de Mercadorias, Operação de Caixas, Armazenagem de Mercadorias, Processos de Troca/Devolução, Itens de Tecnologia, Itens de Segurança, Itens de Armazenagem de Perecíveis (câmaras, balcões, ilhas), Precificação, Área de Vendas, entre outros. Destaca-se também a visão de gestão de riscos de segurança, com avaliação de perímetro externo, risco de intrusão, histórico de assaltos na região, etc.

4. Como requinte desta estratégia, está o uso de avaliação quantitativa do desempenho da unidade de negócio, através da atribuição de notas e pesos para os pontos avaliados, e ao final, uma avalição de Ótimo, Bom, Regular e Péssimo e também o uso de inteligência que indique os pontos com reincidência de irregularidade em outras auditorias.

5. Para a execução destas auditorias, é estabelecido pela área de Prevenção de Perdas, um cronograma baseado nos índices de perda e na classificação de risco da unidade. As visitas serão trimestrais, sem prévio aviso ou divulgação de datas (para evitar maquiagem de problemas), sendo divulgado apenas ao Diretor e Supervisor Regional, além das visitas surpresas, necessárias quando um problema se mostrar sem controle por parte da Gerência do setor ou loja, programada apenas pela Prevenção de Perdas (essa auditoria não entra no gráfico de pontuação, serve apenas para corrigir/estancar um problema grave).

6. Ao final, a auditoria deve produzir um relatório, com texto e fotos, considerando o plano de ação para cada item avaliado. Este relatório deve ser enviado para o gestor da unidade de negócio, o gestor regional - se houver -, o gestor de Prevenção de Perdas, e em cópia para a diretoria de operações. Desta forma, o gestor da unidade de negócio consegue junto com o auditor, avaliar como está o desempenho operacional em relação às práticas para redução e prevenção das perdas e tomar decisões para corrigir o rumo dos processos e melhorar seu desempenho.

7. AUDITORIA SURPRESA Na Auditoria Surpresa é feito um “mutirão” de auditores, onde cada um tem um papel critico e pontual sobre os problemas apresentados em cada setor, levando em conta o fator surpresa para pegar pontos fracos e descuidados do dia-a-dia das rotinas. Será formada uma equipe da Prevenção de Perdas, onde participarão o Encarregado Regional, alguns Líderes de Prevenção de Perdas de outras unidades, o Líder de Prevenção de Perdas da loja auditada e os Fiscais de Prevenção disponíveis na loja. Serão vistoriadas todas as normas e fluxos aprovados, e se o cumprimento desses estão sendo efetuados de forma correta e se não há desvios de conduta e procedimentos. Cada rotina tem um fluxo aprovado, aonde o auditor irá minuciosamente acompanhar e anotar os pontos que estão fora ou não cabem na rotina.

8. Fluxos – Check-List Operacionais:   FRENTE DE CAIXA F.L.V. MERCEARIA R.M. – RECEBIMENTO DE MERCADORIA ESTOQUE - DEPÓSITO AÇOUGUE PADARIA FOOD SERVICE PREVENÇÃO DE PERDAS PATRIMONIAL - SEGURANÇA

9. Pontuação Péssimo – 0, 1 e 2 Ruim – 3, 4 e 5 Bom – 6, 7 e 8 Ótimo – 9 e 10

10. Resultados de Auditoria Trimestral - Ação Recomendada Abaixo da pontuação mínima duas vezes consecutivas: Advertência Escrita Abaixo da pontuação mínima três vezes consecutivas: Processo de Coaching Abaixo da pontuação mínima quatro vezes consecutivas: Demissão

11. Embora isto possa parecer agressivo e desmotivador, realmente não é. Se você criou uma auditoria que monitora os processos diários, exigindo disciplinas operacionais, um Gestor de loja que não estiver em conformidade com o exigido, com certeza não está dirigindo uma loja boa. O Diretor/Supervisor Regional será muito consciente, sem o benefício da auditoria, em uma loja que não está com seus resultados da forma como deveria e na maioria dos casos, ele trata de corrigir as questões e demite o Gestor da loja muito antes de a etapa final da Matriz Disciplinar, o que não é benefício algum, pois também não foi dada a devida chance para o Gestor. Seria bom se aqui também fosse aplicado esse tipo de matriz disciplinar. Ela não é punitiva, ela lhe dá a chance de ajuste e mudança.