Principios de ordenamiento

Principios de ordenamiento

1. PRINCIPIOS DE
ORDENAMIENTO
Técnica de Oficina
Ricardo Andrés Becerra A

2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos:
Alfabético y numérico.
Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en
consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la
cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente
por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades
(geográfico), por categoría o tema (asunto).
Estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus
variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con
ellos.
SISTEMAS ALFABÉTICO

3. Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres
de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita
de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan
con facilidad en estricto orden alfabético.

4. En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida
En los departamentos de investigaciones científicas, donde la
documentación es solicitada por áreas o temas.
Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para
sus asuntos profesionales, sociales y personales.
Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus
operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales,
regionales, etc.
En las empresas en general para la correspondencia de sus
clientes
USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO

5. El sistema alfabético se subdivide en:
1.Por nombres de personas naturales: «Las personas naturales son
todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su
edad, sexo, estirpe o condición» (Código Civil)
2.Por nombres de razones sociales: Razón social o firma social es el
nombre con el cual se conoce la empresa. En Colombia debe
registrarse en la Cámara de Comercio.
3.Por nombres de lugares geográficos: También se llama archivo
geográfico.
4.Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas, materia:
Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas,
o clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o
contenido.

6. «Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por
consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este
comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo»
(Código Civil)
Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los nombre
de las personas naturales constan de dos unidades importantes:
los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno).
Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias
UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se desglosan
de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO ALFONSO
COSTA TABARES.
NOMBRES DE PERSONAS NATURALES

7. Algunas personas llevan un solo apellido, por razones personales
o por costumbres. En tales casos, la primera unidad sólo tendría
un solo elemento e irá separado de la segunda unidad con una
coma.

8. REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES
PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas constan de dos
unidades: los apellidos y los nombres. Eje:
Gaspar Contreras Vélez José Daniel Betancur Muñoz
Genaro Atistizábal Torres Gloria María Colón Ch.
Luis Felipe Castro Ramón Cruz Colorado
PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES
Primer elementoSegundo elementoPrimer elementoSegundo elemento
ARISTIZÁBAL Torres, Genaro
BETANCUR Muñoz, José
CASTRO, Luis Felipe
COLÓN Ch., Gloria María
CONTRERAS Vélez, Gaspar
CRUZ Colorado, Ramón

9. Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya
característica es que todos los apellidos empiezan por la misma
letra. Para facilitar la organización de cada unidad de
clasificación, es conveniente descomponerla por letras así:
NOMBRE COMPLETO NOMBRE POR UNIDADES
Gaspar Carazo Vélez CARAZO Vélez, Gaspar
Oliver Castelar García CASTELAR García, Oliver
Luis Felipe Castro CASTRO, Luis Felipe
Michael Castañeda Jaramillo CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
Gloria María Canales Paéz CANALES Páez, Gloria María
Lidia Casas Solano CASAS Solano, Lidia
Ramón Carranza Jaramillo CARRANZA Jaramillo, Ramón
Teodoro Camacho Cano CAMACHO Cano, Teodoro

10. Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se
observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y
correcto orden alfabético.
OBSERVEMOS:
C A M A C H O
C A N A L E S
C A R A Z O
C A R R A N Z A
C A S A S
C A S T A Ñ E D A
C A S T E L A R
C A S T R O

11. PRIMERA UNIDAD
APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD
NOMBRES
Primer elementoSegundo
elemento
Primer elementoSegundo elemento
CAMACHO Cano, Teodoro
CANALES Páez, Gloria María
CARAZO Vélez, Gaspar
CARRANZA Jaramillo, Ramón
CASAS Solano, Lidia
CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
CASTELAR García, Oliver
CASTRO, Luis Felipe
VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO:

12. SEGUNDA REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad
igual, se considera la segunda unidad para el ordenamiento.
PRIMERA UNIDAD
APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD
NOMBRES
Primer elementoSegundo elementoPrimer elementoSegundo elemento
RÍOS ROJAS Alberto
RÍOS ROJAS Ana Cristina
RÍOS ROJAS Ana María
RÍOS ROJAS Dagoberto
RÍOS ROJAS John
RÍOS ROJAS José
RÍOS ROJAS José Manuel

13. TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son
totalmente iguales, se considerará el documento de identidad,
la dirección o cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo
dato no representa una unidad, sino un elemento adicional.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Calle 40 40ª-21
ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Diagonal 20 80-10
REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 3.976.220
REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 5.227.310

14. CUARTA REGLA: apellidos con prefijos y apellidos compuestos:
las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen
parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados
dentro de cada unidad sino que hacen parte integral de cada
elemento.
PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elementoSegundo
elemento
Primer elementoSegundo
elemento
De la Fuente Rizo, María José
De la Osa Mejía, Raúl
De la Rosa Amado, Ángel
De la Torre, Juan Diego
De la Vega Delgado, Fabián
O`Neill, Rober

15. QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares,
nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre completo,
porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre
paréntesis.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
Cardenal Aníbal Duque DUQUE, Aníbal (Cardenal)
Coronel Fausto Martínez MARTÍNEZ, Fausto (Coronel)
Ingeniero Antonio Páez PÁEZ, Antonio (Ingeniero)
Sor Consuelo Pérez PÉREZ, Consuelo (Sor)
Hermana Mariana Restrepo RESTREPO, Mariana (Hermana)
Monseñor Ángel Trujillo TRUJILLO, Ángel (Monseñor)

16. SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas. Existen dos
criterios originados por dos necesidades específicas:
En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece
para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las
entidades toman como primer apellido el paterno y la clasificación
es así según el ejemplo:
María Victoria Rueda de PérezMartha Dora García de Suárez
Rueda de Pérez, María Victoria García de Suárez Martha Dora

Emilia Posada viuda de EscobarMartina Morales de Mora
Posada viuda de Escobar, EmiliaMorales de Mora Martina
Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de Gómez
Espinosa de Polanco, RosarioRusso de Gómez, Gloria Cristina

17. PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elementoSegundo elementoPrimer elementoSegundo elemento
ESPINOSA (de)Polanco, Rosario
GARCÍA (de) Suárez Martha Dora
MORALES (de) Mora Martina
POSADA (viuda
de)
Escobar, Emilia
RUEDA (de) Pérez, María Victoria
RUSSO (de) Gómez, María Cristina
Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente
y por sus respectivas unidades:
La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es
indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación.
Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez)
para efectos de archivo.

18. El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y
oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar
como primer apellido el del esposo y con base en este criterio,
observemos el siguiente ejemplo:
María Victoria Rueda de PérezMartha Dora García de Suárez
Pérez, María Victoria Rueda deSuárez, Martha Dora García de

Emilia Posada viuda de EscobarMartina Morales de Mora
Escobar, Emilia Posada viuda deMora, Martina Morales de
Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de Gómez
Polanco, Rosario Espinosa de Gómez, Gloria Cristina Russo de
Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es
conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación

19. «Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente» (Código Civil)
PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados. Eje:
Banco Mundial
REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O
FIRMAS SOCIALES
Primera unidad Segunda unidad
NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

20. Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales,
hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas,
civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.
Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el
caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se
consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán
considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón
social, por ejemplo:
La Casa de los Jóvenes
Primera unidad
Segunda unidad
Tercera unidad

21. Descompongamos en unidades los siguientes nombres de
empresas:
Industria Nacional de Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario «El Liberal»
Diario «Tribuna Libre»
PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD TERCERA UNIDAD
Industria Nacional de Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario El Liberal
Diario Tribuna Libre

22. SEGUNDA REGLA: En las razones sociales o firmas se debe evitar
toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté
registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de
siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que
ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato
aclaratorio.
Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)
Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)
Observemos la división en Unidades de estas empresas:

23. PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD TERCERA UNIDAD CUARTA UNIDAD
Instituto Colombiano deAdministración
Asociación Protectora deAnimales
Instituto deDesarrollo Económico Agropecuario
TERCERA REGLA: Cuando en el nombre de una empresa existen
números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras.
Sin embargo cuando en el nombre de una razón social existe un
número que es consecutivo, como es el caso de notarías,
juzgados, almacenes de cadena, etc., este conserva el orden y
la escritura numéricos. Eje:
Juzgado 25 civil municipalJuzgado 25 civil municipal
Emisora 1110 Emisora mil cien
Almacén Avenida 39 Almacén Avenida treinta y nueve
Notaría 13 Notaría 13

24. PRIMERA
UNIDAD
SEGUNDA
UNIDAD
TERCERA
UNIDAD
CUARTA
UNIDAD
QUINTA
UNIDAD
Emisora Mil Cien
Juzgado 25 Civil Municipal
Almacén Avenida Treinta y Nueve
Notaría 13
Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:
CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en algunas
ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más común para
organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero también existe otra
norma que es aceptada y es ordenarla tal como se hace con los nombres de las
personas naturales o sea por el primer apellido. Eje:
Juan Iguazú e Hijos LimitadaIguazú e Hijos Limitada, Juan

25. QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales
como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un
archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas
constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de
orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad.
Observemos los siguientes ejemplo:
NOMBRE NORMAL NOMBRE ORGANIZADO
Empresa Colombiana de Gas S.A. Colombiana de Gas S.A. (Empresa)
Empresa Nacional de Electricidad S.A. Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)
Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)
Empresa Mexicana de Módulos S.A. Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)