Proceso administrativo - caso práctico

Proceso administrativo - caso práctico

1. Abner Pichumán Aniñir
Junio de 2014
RE-CONOCIENDO EL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Análisis del film: "New in Town"

Basado en la película "New in Town" se describirá el proceso
administrativo propuesto por los autores neoclásicos, después de la
década de los 50, cuyo fundamento principal, reza así: "La administración
es un proceso operacional compuesto de funciones como planeación,
organización, dirección y control" . Estos últimos cuatro conceptos
conforman el proceso administrativo.

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PROCESO ADMINISTRATIVO
Análisis del film: "New in Town"
"New in Town" es un film del director Jonas
Elmer, estrenada el 30 de enero de 2009 cuyo
argumento está basado en una ejecutiva
ambiciosa, Lucy Hill (Renée Zellweger): con mucho
futuro, vive en Miami, encantada además con su
estilo de vida en la bulliciosa ciudad. Adora sus
zapatos, adora sus coches y adora subir puestos en
el escalafón corporativo. Cuando de un día para
otro le ofrecen un puesto temporal lejos de su
ciudad, en una pequeña población rural de
Minnesota, para reestructurar una fábrica, Lucy
acepta inmediatamente, sabiendo que un gran ascenso no anda muy lejos. Pero lo que
empieza siendo un trabajo sencillo acaba siendo una experiencia que le cambiará la vida, ya
que Lucy va a encontrar un mayor sentido a su
existencia y también, de forma imprevista, al
hombre de sus sueños (Harry Connick Jr.).
Este informe pretende ejemplificar de manera
clara y práctica el proceso administrativo y sus
implicancia en la empresa. Cabe señalar que el
proceso administrativo es perfectamente aplicable
a lo cotidiano, sin embargo este informe sólo se
limitará al ámbito empresarial, por lo cual se
excluyen aquellas tramas relacionadas con
situaciones no relacionadas con lo laboral.


...el proceso
administrativo es
perfectamente
aplicable a lo
cotidiano...

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I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
La corporación Munk Foods, por razones estratégicas ha decidido aceptar que se les
anexione la pequeña planta de barras de proteínas de Nuevo Ulm, pese a lo improductivo de
la planta. Fundamentados principalmente en la buena imagen que otorga el proveer
productos alimenticios que ayuden a la salud de la jóvenes, y así posicionar la marca en el
mercado joven.
Se ha decidido asignar las siguientes tareas al supervisor de la planta de Nuevo Ulm:
reutilizar las instalaciones actuales y automatizarlas, producir la nueva línea, reducir
producción y recortar mano de obra. A fin de reducir el impacto negativo en los resultados
finales en la corporación. Se ofrece voluntaria Lucy Hill.

ANTECEDENTES DE MUNK FOODS
ITEM Detalles
Tipo Organización Corporación
Identificación MUNCK Foods
Giro Principal Industria Alimentaria
Oficinas Centrales Miami, Florida, EEUU
Planta local Nuevo Ulm, Minnesota, EEUU
Director de planta (Ulm) Lucy Hill
Producto de planta Ulm Barras de proteínas
La planta local también tiene sus autoridades y líderes, que más adelante mencionaré con
mayores detalles y en su debido contexto. Si Lucy hubiese recopilado mayores detalles sobre
la realidad de su cometido, hubiese ahorrado mucho tiempo y recursos.

Para lograr estos objetivos Lucy Hill, deberá aplicar los conceptos de:
1) Planificación: para alcanzar los objetivos planteados por la alta dirección.
2) Organización: distribuir las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos,
Tomarse un poco de tiempo para informarnos correctamente
no permitirá ahorrar tiempo y recursos.

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3) Dirección: a fin de coordinar y orientar a las personas a su cargo.
4) Control: para cerciorarse sobre el cumplimiento de lo planificado o para rectificar el cauce
de las actividades en pro de la mejora continua.
Es decir pasar de la teoría a la práctica, de conceptos a funciones, actividades y/o tareas que
no siempre resultan como los libros lo indican.

II. PROCESO DE PLANIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y
CONTROL
3.1 Planificación
La planificación es la primera de la funciones del administrador. La planificación es la
función que determina por anticipado los objetivos que se deben alcanzar y qué se debe
hacer para conseguirlos. Es en esta fase donde se declaran la misión, visión, valores, los
objetivos; estos últimos, se desglosan en políticas, directrices, metas, programas,
procedimientos, métodos y normas, en orden de mayor a menor especificación y amplitud
abarcada. Por otro lado, la planificación se puede dividir en planificación estratégica,
táctica y operacional.
Para lograr esto es necesario preguntarse: ¿Dónde estamos?, ¿Dónde queremos estar?¿Cómo
lo logramos?¿Cuándo comenzamos?.
Ejemplo de aplicación en la película analizada:
Planificación Estratégica Estratégicamente Munck Foods, desea:
1) posicionar la marca en el mercado joven, y
2) Presentar resultados positivos ante la corporación.
Planificación Táctica Tácticamente, se decide:
Para la estrategia 1): Continuar produciendo barras de
proteínas,
Para la estrategia 2): Reducir costos en la planta de
Nuevo Ulm, automatizando la producción a modo de
reducir costos.
Planificación Operativa En lo operativo, Lucy se propone:
- Reconfiguración de la producción.
- Ordenar la planta para almacenar las nuevas
maquinas.
- Iniciar la mecanización y automatización de la planta.
- Despido del 50% del personal.


3.2 Organización
La palabra organización puede tener dos significados: Organización como entidad
social(Formal e informal), y la organización como función administrativa. Lo último, es el

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acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la
ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones entre ellos. Es decir:
divide el trabajo, agrupa actividades, designa a personas, asigna recursos y coordina
actividades.
En Munck Foods su organización presenta una estructura formal y jerarquizada en función
de tamaño de la empresa. Esta estructura es mayormente acentuada en las oficinas
centrales, no obstante en Nuevo Ulm es distinto.
En la planta de Nuevo Ulm, la estructura formal es válida sólo en el papel, en la práctica
existen una organización más bien informal basada en las relaciones humanas y sociales
del pueblo.
En la película, la organización global disponía de una departamentalización
aproximadamente así:










En general se aprecia una organización ordenada, clara que persigue objetivos claros,
aunque no alineados al contexto. Es una organización competitiva y capitalista, que no
valora el recurso más importante de un empresa : el recurso
humano.

3.3 Dirección
Luego de planificar y organizar, es menester poner en marcha las actividades y ejecutarlas.
La dirección está relacionada con la acción, con la puesta en marcha, y tiene mucho que ver
con las personas. En términos generales, el administrador debe: dirigir los esfuerzos hacia
un propósito común, comunicar, liderar y motivar al recurso humano de la empresa.

Desde luego, Lucy no se predispuso a liderar sino a dirigir un empresa con ideas
preconcebidas y contextualizadas a Miami, sin embargo llegó a una pueblito de 13.593
habitantes, con 47 grados bajo cero, con creencias, costumbres, idiosincrasias y formas
Director General
Corporación
Director División
de alimentos
Director Planta
Gerente de
Planta
Asistente

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distintas. Que en definitiva, hicieron que entrara en más de algún conflicto con sus
trabajadores por desconocer el contexto o el comportamiento organizacional de la planta.
No obstante se pudieron apreciar varios ejemplos de dirección:
1) Gerente de planta: sin lugar a dudas era un líder innato del lugar. En un principio líder
negativo, que provocó retrasos, motivó la insubordinación de los empleados y fue
irrespetuoso con la autoridad máxima de la planta, Lucy. Estratégicamente hubiese sido
inteligente aliarse con él desde un inicio.
Pero la experiencia, ayudo a Lucy a entender que era una pieza fundamental para alcanzar
sus objetivos y los de sus trabajadores, por lo cual finalizó solicitando su colaboración y esto
llevó al éxito el cambio de estrategia que propuso Lucy.
2) Lucy: Luego de sus errores iniciales, reflexionó, aprendió y redireccionó su forma de
dirigir a la gente. Pasó de dirigir y liderar autocráticamente (Figura 1) a liderar
participativamente (Figura 2), incluso a combinar los estilos de liderazgo. Como resultado
la comunicación con sus trabajadores mejoró considerablemente.






3.4 Control
Entre los significados de control entramos a) Control como función restrictiva y coercitiva,
b) Control como sistema automático de regulación y c) Control como función administrativa.
En esta última es parte del proceso administrativo y su finalidad es asegurar que los
resultados de aquello que se planificó, organizó y dirigió, se ajuste tanto como sea posible a
los objetivos establecidos. El administrador debe definir los patrones de desempeño,
monitorear el desempeño, comparar el desempeño con los estándares y emprender acciones
correctivas.
Para los objetivos estratégicos de: Avance en la automatización y Reducción del personal: el
director de la división de alimentos monitoreaba el desempeño telefónicamente.
Otro indicador relevante de control fue Porcentaje de ventas del producto. Dado que este iba
a la baja. Se decide una acción correctiva, para el caso el término de la producción y el
cierre de la planta.
Sin embargo, es en este punto donde nace otra iniciativa que trae consigo: cambio de
producto, en consecuencia nuevos objetivos, cambio organizacional, nueva forma de dirigir,
nuevos patrones de desempeño, reingeniería de procesos, etc. Es decir, modificaciones al
contenido pero no a la esencia y estructura del proceso administrativo. Sigue siendo
fundamental la planificación, imprescindible la organización, necesaria la dirección e
irreemplazable el control.
Figura 1 Figura 2

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III. VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Todo es perfectible, por lo tanto, se describen a continuación, algunas ventajas y
desventajas de las funciones del proceso administrativo:

Proceso
Administrativo
Ventajas Desventajas
Planificación 1. Orden y propósito. Los
esfuerzos se dirección en
objetivos organizacionales.
2. Proporciona la base para el
control.
3. Permite la visión prospectiva
y la visualización de la
organización como un todo.
1. No puede prever todos los
cambio futuros en el entorno.
2. Amplitud y especificaciones no
definidas.
3. Deja poco margen para
iniciativas.
Organización 1. Permite darle sentido a los
esfuerzos y ordenar la
asignación de recursos
pertinentemente.
2. Claridad en las líneas de
autoridad.
3. Para el caso de
organizaciones horizontales:
mayor libertad y autonomía.
1. No siempre representa la
realidad de la organización.
2. Tiende a existir perjuicios para
los empleados en un escalafón
menor.
3. Para el caso de las
organizaciones horizontales:
falta de control.

Dirección 1. Se canaliza ordenadamente
la comunicación.
2. Se reconoce la importancia de
los líderes, que no
necesariamente son
autoridades.

1. Múltiples pers onalidades,
imposible abarcar todas a la
vez.
2. Conflictos de intereses entre
autoridades y líderes.

Control 1. Permite el análisis objetivo
de resultados.
2. Permite realizar acciones
correctivas.
3. Retroalimenta a la
planificación.
1. Tiende a ser represivo
2. Falta de monitoreo
3. Conduce a la reacción y no a la
pro-actividad.
4. Alienación en la decisiones,
reduce el factor humano.

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IV. COMENTARIO FINALES
Comentarios relacionados con la actividad:
1. El proceso administrativo, como lo plantea la escuela neoclásica, es aceptado en su
generalidad. No obstante, depende de las necesidades de cada organización la
cantidad de funciones que decida adoptar, es decir si le añade o le quita o lo llama
de otra forma.
2. En la película no se mencionan textualmente, pero implícitamente están las cuatro
funciones administrativas. Lo que permite vislumbrar la importancia de manejar
estos conceptos de manera concienzuda.
3. Ha resultado muy didáctica la actividad, ya que no hay mejor forma de aprender
haciendo. Aplicar los contenidos transmitidos en clases y sacar conclusiones
personalmente ha sido muy gratificante.

Algunas enseñanzas que me deja la película:

4. Al llegar a un lugar o algún puesto de trabajo nuevo es necesario estudiar el lugar,
conocer a la gente, buscar los líderes, antes de tomar decisiones y dirigir
intempestivamente. Una cuota de humildad siempre nos ayuda a sintonizar con los
demás, a fin de cuentas todos somos personas.
5. Las decisiones no siempre serán 100% aceptadas o 100% correctas, ni sus efectos
100% controlados. Siempre habrá un margen de incertidumbre con respecto al
impacto que tengan en las partes interesadas.
6. Los cambios pueden ser repetimos, sin aviso, pero el proceso administrativo es
indispensable para mantener el barco a flote. Sólo una empresa vigente nos ayuda a
alcanzar los objetivos individuales y organizacionales.
7. Un líder asertivo es el que enmienda su camino, una autoridad disfrazada de líder
sucumbe en el orgullo de su "saber".

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V. BIBLIOGRAFÍA Y LINKOGRAFÍA

 Introducción a la teoría general de la administración, Idalberto Chiveanato,
Séptima Edición.
 http://goyoplan701.blogspot.com/2010/06/ventajas-y-desventajas-de-la.html
 http://pyme.lavoztx.com/ventajas-y-desventajas-de-una-organizacin-vertical-y-
horizontal-6031.html
 http://html.rincondelvago.com/ventajas-y-desventajas-de-la-planificacion.html
 http://es.wikipedia.org/wiki/New_in_town
 http://imagenennegativo.blogspot.com/2009/09/nueva-en-la-ciudad-new-in-
town.html