PROCESO DE CONTABILIDAD FINANCIERA Y PROCESO CONTABLE

PROCESO CONTABLE

1.   CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.

2. LAS OPERACIONES ECONÓMICAS S on los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.

3. FASES DEL PROCESO CONTABLE IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN 3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO 5. ESTADOS FINANCIEROS 4. RESUMENES INTERMEDIOS

4. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización TIPOS DE OPERACIONES RUTINARIAS NO RUTINARIAS Operaciones básicas Operaciones de Apoyo

5. Aq uellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS D eben ser planificadas Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad. Planeación de Operaciones OPERACIONES RUTINARIAS

6. Operaciones Rutinarias OPERACIONES BÁSICAS P ara la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización . G ENERALMENTE TIENEN USUARIOS O CLIENTES EXTERNOS OPERACIONES DE APOYO Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas P ueden tener usuarios o clientes internos y externos

7. OPERACIONES NO RUTINARIAS A QUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME D años o pérdidas por casos fortuitos, P érdidas por fallos judiciales, A dquisiciones o remodelaciones de instalaciones, P rocesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc.. Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.

8. ASPECTOS A DEFINIR DE LAS OPERACIONES QUE COMO INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn , partes qie intervienen, Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn , cuantìas , Fecha y hora de la operaciòn ) MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea , transmiciones Periòdcas , entrega en medios magneticos , documentos impresos)

9. QUIEN CUANDO PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA A INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN. ASPECTOS A DEFINIR DE LAS OPERACIONES

10. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA RESPONSABLE DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

11. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN) TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

12. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN ASIENTO DE CONTABILIDAD La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad E squema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos económicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos .

13. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN LA PARTIDA DOBLE CAUSA EFECTO Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones

14. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN DEBE HABER El DEBE o cargo se coloca a la izquierda E l HABER se coloca a la derecha.   Cuenta T Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

15. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN Cuentas Contables Activos Pasivos Patrimonio Ingresos Costos Gastos CUENTAS REALES O DEL BALANCE CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

16.   Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten: Agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, Permite resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.   CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN

17. ACTIVOS PASIVOS OBL. FINANCI. CTAS X PAGAR CAJA BANCOS CTAS X COBRAR INVENTARIOS P.P.E TOTAL ACTIVOS IMP. X PAGAR OBLIG. LABORA TOTAL PASIVOS PATRIMONIO SUPERAVIT RESERVAS UTILIDAD CAPITAL TOTAL PATRIMONIO TOTAL INGRES. INGRESOS COSTOS Y GASTOS VENTAS INGRESOS FINANCIE. TOTAL GASTOS SUELDOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE. OTROS INGRESOS TOTAL INGRESOS CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN

18. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN CUENTA DEBITO Cargo CRÈDITO Abono ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan PATRIMONIO Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan INGRESOS cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio Cuando surgen o aumentan COSTOS Y GASTOS Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio . REGLAS BÁSICAS PARA AFECTAR LAS CUENTAS CONTABLES

19. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN CUENTA REGISTRO CAJA Movimientos de existencias de dinero en efectivo. BANCOS Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. INVENTARIOS Movimientos y existencias de mercancìas CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

20. EL ASIENTO CONTABLE De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable. ASIENTO CONTABLE E s la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes.

21. EL ASIENTO CONTABLE -  Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere -  Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere -  Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas. -  Nombre y código de las cuentas que intervienen -  Valores débito y crédito que afectan las cuentas que intervienen EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

22. EL ASIENTO CONTABLE EJEMPLO: FECHA Y HORA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO Septiembre 24 2:30 p.m. 1524 1110 Equipo de computo Bancos Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355 2.500.000 2.500.000 El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698.

23. RESÚMENES INTERMEDIOS A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información OBJETIVOS D ejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización P roducir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos. Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

24. RESÚMENES INTERMEDIOS LIBROS AUXILIARE. Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, Determina las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.

25. RESÚMENES INTERMEDIOS Libro Mayor y Balances   Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario. El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados .

26. Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado   Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente:   RESÚMENES INTERMEDIOS A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos DEBE HABER XXX XXX XXX

27. A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. RESÚMENES INTERMEDIOS INGRESOS DEBE HABER YYY YYY YYY

28. La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. PÉRDIDAS Y GANANCIAS DEBE HABER XXX YYY Utilidad Pérdida RESÚMENES INTERMEDIOS

29. OPERACIONES REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS OPERACIONES RUTINARIAS OPERACIONES NO RUTINARIAS ASIENTOS CONTABLES ASIENTOS CONTABLES REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO DIARIO COLUMNARIO LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO MAYOR Y BALANCES BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS OTROS INFORMES AREAS Y/O CONTABILIDAD CONTABILIDAD RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE

30. PROCESO CONTABLE proceso contable 30 Es un conjunto de fases o etapa a través de las cueles la contaduría obtiene y comprueba la información financiera TEORIA CONTABLE SISTEMATIZACIÓN (1) VALUACIÓN (2) PROCESAMIENTO (3) EVALUACIÓN (4) INFORMACIÓN (5)

31. FASES DEL PROCESO CONTABLE CONTABILIDAD Establecimiento de un sistema de información financiera SISTEMATIZACIÓN Cuantificación de las transacciones en términos monetarios VALUACIÓN Elaboración de estados de resultados PROCESAMIENTO A proceso contable 31

32. Calificación de efectos de las transacciones sobre la situación financiera EVALUACIÓN FASES DEL PROCESO CONTABLE A Comunicación de la información financiera INFORMACIÓN Teoría contable Es un conjunto de principios, leyes , reglamentos, postulados, normas y técnicas que rigen el estudio y ejercicio de la actividad de la contaduría proceso contable 32

33. ETAPAS DE LA SISTEMATIZACIÓN Seleccionar o elegir el procedimiento de procesamiento Diseño del sistema Instalación del sistema de información financiera 2.-DISEÑO DEL SISTEMA.   Catalogo de cuentas Documentos fuentes Diagrama de flujo Guía de procedimiento Informes:

34. CUESTIONARIO 1.-Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización____________________________________________________________ 2.- S on los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.________________________________________________________________________ 3.- Aq uellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización __________________________________________________________________________________________ 4.- Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.___________________________________________________________________ 5.- P ara la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización . _________________________________________________________________________________ 6.- Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas _________________________________________________________________________________ 7.- Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos ________________________________________________

35. 8.- INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR, LOS ASIENTOS CONTABLES: , ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen,, Documentos, còdigos y claves que soportan , la operaciòn, cuantìas, Fecha y hora de la operaciòn)_____________________________________________________________________________________________ 9.- MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALEs, SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos) ______________________________ 10.- PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA A INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. ___________________________________________________________________________ 11.- FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN._____________________________________________________________________ 12.- E squema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos económicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos .______________________________________________________________________ 13.- EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

36. 14.- Que contiene los libros auxiliares 15.- Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones que postulado es __________________________________ 16.- Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período.______________________________________________ 17.-

37. 17.- Es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados .____________________________________________________________ 18.- Es un conjunto de fases o etapa a través de las cueles la contaduría obtiene y comprueba la información financiera________________________________________ 19.- Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización _______________________________________________________________________ 20.- Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 21.- Establecimiento de un sistema de información financiera ________________________________________________________________________________________________ 22.- Cuantificación de las transacciones en términos monetarios _______________________________________________________________________________________________ 23.- Elaboración de estados de resultados ______________________________________________________________________________________________ 24.- Calificación de efectos de las transacciones sobre la situación financiera ______________________________________________________________________________________________ 25.- Comunicación de la información financiera _______________________________________________________________________________________________ 26.- Catalogo de cuentas, Documentos fuentes, Diagrama de flujo, Guía de procedimiento ______________________________________________________________________________________

38. 26.- Es un conjunto de principios, leyes , reglamentos, postulados, normas y técnicas que rigen el estudio y ejercicio de la actividad de la contaduría _________________________________________________________________ 27.- ETAPAS

39. CUENTA DEBITO CRÈDITO Cargo Abono ACTIVOS     PASIVOS     PATRIMONIO     INGRESOS     COSTOS Y GASTOS     LLENAR TOMANDO COMO BASE LAS REGLAS