procesoadministrativo.pdf

Administración- procesos

1. ING. WILSON VELASTEGUI. O . MSC

2. PROCESO ADMINISTRATIVO
UNPROCESOESELCONJUNTODEPASOSOETAPAS
NECESARIOSPARALLEVARACABOUNAACTIVIDAD
Elprocesoadministrativoesunametodologíaque
permitealadministrador,gerente,ejecutivo,empresario,
ocualquierotrapersona,manejareficazmenteuna
empresa,yconsisteenestudiarlaadministracióncomo
unprocesointegradoporvariasetapas.Cadaetapa
respondeaseispreguntasfundamentales:¿Qué?
¿ParaQué?¿Cómo?¿Conquién?¿Cuándo?y
¿Dónde?,interrogantesquesiempredebenplantearse
duranteelejerciciodelaadministración
PROCESOADMINISTRATIVOESELCONJUNTODEFASESOETAPAS
SUCESIVASATRAVÉSDELOSCUALESSEEFECTÚALAADMINISTRACIÓN

3. ADMINISTRACIÓN
MECÁNICA
DINÁMICA
PLANEACIÓN
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a hacer?
CONTROL
Ver que se
haga
ORGANIZACIÓN
¿Cómo se va
hacer?
INTEGRACIÓN
¿Con quién se hace?
¿Con qué recursos?
DIRECCIÓN
¿Cómo se ha
realizado?

4. ESTRUCTURA
(MECÁNICA):
DONDE SEDETERMINA SU
FINALIDADYRUMBO,ASÍCOMOLAS
ALTERNATIVASPARACONSEGUIRLOS
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
OPERATIVA
(DINÁMICA)
ENLAQUESEEJECUTATODASLAS
ACTIVIDADESNECESARIASPARA
LOGRARLOESTABLECIDODURANTE
ELPERIODODEESTRUCTURACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
PROCESO ADMINISTRATIVO

5. Filosofía y valores

Misión y visión


Objetivos, Estrategias y Políticas


Programas y Presupuestos


PLANEACIÓN

División del trabajo

Coordinación


ORGANIZACIÓN

Selección

Determinación de requisitos


Análisis de proveedores


Contratación


INTEGRACIÓN

Toma de decisiones

Motivación


Comunicación


Programas y Presupuestos


DIRECCIÓN

Estándares

Medición, Corrección


CONTROL

Retroalimentación
FASE
MECÁNICA
O
ESTRUCTURAL

FASE
DINÁMICA
U OPERATIVA

6. ETAPAS
CONCEPTO
IMPORTANCIA ETAPAS
PROCESO
PRINCIPIO TÉCNICAS
PREGUNTA
PLANEACIÓN
Determinaciónde
escenariosfuturos
ydelrumbo
adondesedirigela
empresa,ydelos
resultadosquese
pretendenobtener
paraminimizar
riesgosydefinirlas
estrategiaspara
logarlamisiónde
laempresacon
una mayor
probabilidadde
éxito
Permitirencaminar
y aprovechar
mejorlosesfuerzos
yrecursos
Reducelosniveles
deincertidumbre
Permite hacer
frentealas
contingencias
Esunsistema
racionalparala
toma de
decisiones,
evitando las
corazonadas
Eslabaseparael
sistemadecontrol
Filosofía
Valores
Visión
Misión
Propósitos
Premisas
Investigación
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Delobjetivo
Unidad
Objetividady
cuantificación
Delcambiode
estrategias
Flexibilidad
Cuantitativas
Cualitativas
Grafica
deGantt
Análisis
FODA
CPM
PERT
¿Qué se va
hacer?
PLANEACIÓN

7. ETAPAS
CONCEPTO
IMPORTANCIA ETAPAS
PROCESO
PRINCIPIO TÉCNICAS
PREGUNTA
ORGANIZACIÓN
Consisteeneldiseñoy
determinacióndelas
estructuras,procesos,
funciones y
responsabilidades,así
comoelestablecimiento
demétodos,ylaaplicación
detécnicastendientesala
simplificacióndeltrabajo
Suministra los
métodosparaquese
puedandesempeñar
las actividades
eficientemente
Reducecostose
incrementa la
productividad
Reduceoeliminala
duplicidad de
funciones
Divisióndeltrabajo
Jerarquización
Departamentaliz
ación
Descripciónde
funciones
Coordinación
Víajerárquica
Tramodecontrol
Delegación
Simplificación
Unidaddemando
Especialización
 Organigramas
Manuales
Diagramasde
flujoode
procedimiento
Carta de
distribución
deltrabajo
Análisisde
puestos
¿Cómo se va
hacer?
ORGANIZACIÓN

8. ETAPAS
CONCEPTO
IMPORTANCIA ETAPAS
PROCESO
PRINCIPIO TÉCNICAS
PREGUNTA
INTEGRACIÓN
Selección y
obtencióndelos
recursosnecesarios
paraejecutarlos
planes
Comprenderecursos
materiales,
humanos,
tecnológicos y
financieros
Delacalidaddelos
insumosdependenlos
resultados:implicauna
reduccióndecostos.
Correctaselecciónde
recursoshumanos
Especificacióndelas
características,
cantidadesycalidadde
losrecursos
Definiciónde
necesidadesy
requerimientos
delosrecursos,
estándaresde
calidad y
tiempos
Determinación
defuentesde
abastecimiento
Elecciónde
proveedores
Selecciónde
recursosde
acuerdo a
estándares
Cumplimiento
derequisitos
Proveedorcon
fiable
Adecuación
Calidad
RecursosHumanos
Exámenes
psicométricos
 Laentrevista
Elanálisis
depuestos
Otrosrecursos
 Cuantitativas
Cualitativas
¿Cómo qué
recursos?
INTEGRACIÓN

9. ETAPAS
CONCEPTO
IMPORTANCIA ETAPAS
PROCESO
PRINCIPIO TÉCNICAS
PREGUNTA
DIRECCIÓN
Eslaejecucióndetodas
lasetapasdelproceso
administrativo
mediantelaconducción
yorientacióndelfactor
humano,yelejercicio
delliderazgohaciael
logrodelamisióny
visióndelaempresa
Ejecución de
actividades
Tomadedecisiones
Comportamiento,
actitudesyconductas
adecuadas
Influir,guiarodirigira
gruposdetrabajo
Toma de
decisiones
Motivación
Supervisión
Comunicación
Liderazgo
Aprovechamientodel
conflicto
Resolución del
conflicto
Delobjetivodela
supervisióndirecta
Delavíajerárquica
Cuantitativas
Modelos
matemáticos
Programación
lineal
Estadística
Camino
critico
Cualitativas
Tormentade
ideas
Delphi
Ver que se
haga
DIRECCIÓN

10. ETAPAS
CONCEPTO
IMPORTANCIA ETAPAS
PROCESO
PRINCIPIO TÉCNICAS
PREGUNTA
CONTROL
•Establecimientodelos
estándaresparaevaluar
losresultadosobtenidos,
conelobjetode
comparar, corregir
desviaciones,prevenirlas
y mejorarlas
continuamente
Sirveparacomprobar
laefectividaddela
gestión
Promueve el
aseguramientodela
calidad
Protegelosactivosde
laempresa
Establecelasmedidas
paraprevenirerrores,
reducircostosy
tiempo
Establecimiento
deestándares
Medición
Corrección
Delafunción
controlada
De las
desviaciones
Autocontrol
Excepción
Sistemasde
información
Graficasy
diagramas
Estudiode
métodos
Indicadores
Control
interno
Métodos
cuantitativos
¿Cómo se ha
hecho?
CONTROL

11. PROCESO ADMINISTRATIVO
I.CHIAVENATOensulibroFundamentosdeAdministración,
organizaelProcesoAdministrativodelasiguientemanera:
LasFuncionesdelAdministrador,comounprocesosistemático;se
entiendedelasiguientemanera:

12. PROCESO ADMINISTRATIVO
ElDesempeñodelasfuncionesconstituyeelllamadocicloadministrativo,
comoseobservaacontinuación:
Lasfuncionesdeladministrador,esdecirelprocesoadministrativonosolo
conformanunasecuenciacíclica,puesseencuentranrelacionadasenuna
interaccióndinámica,porlotanto.ElProcesoAdministrativoescíclico,
dinámicoeinteractivo,comosemuestraenelsiguientegráfico:

13. PROCESO ADMINISTRATIVO
LasfuncionesAdministrativasenunenfoquesistémicoconformanel
procesoadministrativo,cuandoseconsideranaisladamenteloselementos
Planificación,Organización,DirecciónyControl,sonsolofunciones
administrativas,cuandoseconsideranestoscuatroelementos(Planificar,
Organizar,DirigiryControlar)enunenfoqueglobaldeinteracciónpara
alcanzarobjetivos,formanelProcesoAdministrativo.
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor:I. Chiavenato.

14. PLANEACIÓN
Procesoporelcualeladministradormirael
fututoydescubrecursosalternosdeacción
Esdecidirdeantemanoquéhacer,como
hacer,cuandohaceryquiendeberálevarloa
cabo
Esladeterminacióndeescenariosfuturosy
delrumbohaciadondesedirigelaempresa,y
delosresultadosquesepretendenobtener
paraminimizarriesgosydefinirlasestrategias
paralograrelpropósitodelaempresaconuna
mayorprobabilidaddeéxito

15. CARACTERÍSTICASDE LA PLANEACIÓN
Eslaprimerafunciónoactividadquedesarrollael
administrador,gerente,opropietariodeunaempresa
Seplaneabuscadoeficaciaenellogrodelosobjetivosdela
empresa
Noessinónimodeevitarriesgos.Elriesgosiempreestá
presenteenlasdecisionesadministrativasporqueestasestán
relacionadasconunfuturosobreelcualnadieposeecontrol
absoluto.Laplaneaciónpretendeconcientizaralindividuode
laclasederiesgoqueestadispuestaacorrer.Enotrostérminos,
planearesdecidiraquelnivelderiesgoconelcualsepuedeo
pretendecomprometerlaempresa
Comoherramientaadministrativa,laplaneaciónbusca
optimizarelempleodelosrecursosorganizacionales

16. ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

17. 1. FIJAR OBJETIVOS
Losobjetivosseñalanlosestados
finalesencuyabúsquedaseorientala
acciónfutura
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
Nosiempreesfactibleexponerlosobjetivos
enformatanexacta.Lanormaes:sies
posible,hágalo;encasocontrario,tratede
formularlosenlaformamasexplicitaposible.
Laspremisas(oportunidades)ylas
restricciones(limitaciones)delaplaneación
PREMISA esunsupuestoque
proporcionanunmarcodereferenciadentro
delcualseesperaqueocurranloshechos

18. PREMISAS ECONÓMICAS
Pronósticosrelativosalniveldeingreso,
costodevida,índicesesperadosde
inflaciónyahorro,productonacional
bruto
PREMISAS SOCIALES
Tendenciarespectoaexpectativasde
empleo,participacióndelamujerenla
actividadeconómica,seguridadsocial,
evoluciónenlastasasdepoblación
ruralyurbana
PREMISAS POLÍTICAS Y
GUBERNAMENTALES
Ambientepolítico,tipodegobierno,
nuevaslegislacionesydecretos
PREMISAS DEMOGRÁFICAS
Crecimientodelapoblación,
distribuciónporsexosycomposición
poredades
PREMISAS TECNOLÓGICAS
Pronósticosrelativosacambiose
innovacionestecnológicasesperadas

19. Alaslimitacionesselesconoceconelnombrederestriccionesde
planeación,lascualessedefinecomo:factoresquelimitanlaactuacióndel
planificador
Ladisponibilidadderecursos
Laactitudylosvalorespersonalesdelosdueñosdelaempresa
Laslegislacionesyreglamentosvigentes:sielnuevoproductoesincluido
enlalistadecontaminadoresambientales
Lasnormas,lascostumbresylosvaloresdelasociedad:elcontrolsocial
limitalasposiblesaccionesempresariales
Elreconocimientoyanálisisdelasoportunidades(premisas)ylimitaciones
(restricciones)brindadasporelentornoenelcualsedesempeñanla
empres,seconviertenenelpuntoinicialdereferenciacuandodedefinir
losobjetivossetrata

20. 2. DESARROLLAR
ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS
Paraeléxitodelaempresanobasta
conseñalarlosobjetivos.Es
indispensablediseñarlaformade
cómosevanaalcanzar,locualse
facilitasiustedsepreocupapor
plasmarlasestrategiasyprogramas
guía.
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN