Qué contiene una Bitácora de Obra y cómo debe diligenciarse

Como elaborar una Bitácora de obra teniendo en cuenta que es un documento importante para control de actividades y evidencia futura de cualquier reclamación. Su diligenciamiento debe realizarse a diario y debe estar firmado y aprobado por las partes en cuestión: contratista y supervisor o interventor.

1. BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES
Estedocumentotieneporobjetoserunareferenciaparalosresponsablesdeanotarenlasbitácorasde
obraafindetenernotasclarasyprecisas,yevitarposiblessupuestoscuandosepresentealgún
problemade“noeraloquequeriadecir”,“quisedeciresto....”o“eraenestelugar”,etc..
ElcontenidodecadanotaloseñalaelincisoIVdelartículo94delReglamentodelaLeydeObras
PúblicasyServiciosRelacionadosconlasMismas,quealaletradice:
“Elcontenidodecadanotadeberáprecisar,segúnlascircunstanciasdecadacaso:número,clasificación,
fecha,descripcióndelasunto,yenformaadicionalubicación,causa,solución,prevención,consecuencia
económica,responsabilidadsilahubiere,yfechadeatención,asícomolareferencia,ensucaso,ala
notaquesecontesta”.
Número:
Todaslasnotasdebennumerarseenformaseriadaconsecutivamente,respetandoelordensin
excepción.Estareglatieneporobjetosuidentificacióninequívocacuandoserequiera,porloquenodebe
existirunanotasinnúmero.
Clasíficación:
Acontinuaciónsesugiereunaformadeclasificarlasnotas,primeramenteporlafaseyensegundo
términoeltema,estovaapermitirfacilitarlabúsquedadeunanotaenparticular.
Fecha:
Estedatoesmuyimportanteporqueeselquevaapermitirtomarcomoreferenciacuandoseeste
marcandoalgúnplazo,deberádeserporcadanotasinexcepción.

2. BITÁCORA DE OBRA
CLASIFICACIÓN DE NOTAS
FASE DE OBRA TEMA
•General
•Planeación
•Arquitectónico
•Civil-Estructural
•Eléctrica
•Instrumentación
•Mecánica
•Proceso
•SeguridadIndustrial
•Tuberías
•PruebasHidrostáticas
•PruebasyArranque
•DesarrollodeIngeniería
•IniciodelosTrabajos
•GeneradoresdeObra
•Estimaciones
•Deductivas
•AjustedeCostos
•RetenciónEconómicay/oAplicacióndePenas
Convencionales
•Reclamaciones
•ControversiasTécnicas
•SuspensiónyReanudacióndelosTrabajos
•TerminaciónAnticipada
•Ordenesdecambio
•ConveniosModificatoriosoAdicionalesde
Contratos
•PreciosUnitariosExtraordinarios
•RescisióndelContratos
•AvancesFísicos-Financieros
•Programasdeobra
•Defectosdelaobra
•Estadodeltiempo
•Ordenesoinstruccionesalacontratista
•Solicituddelacontratista
•Incumplimientos
•RecepcióndeObrasoServicios
•ControldeObrasyServicios
•Accidenteseincidentes
•Personal
•Obraextraordinariay/oadicional
•Permisosdetrabajo

3. Descripcióndelasunto:
Lasprimeraspalabrasdelasientodebenreferirsealafinalidaddelanotaeiniciarsediciendo“SE
INFORMA”,“SEORDENA”“SEINSTRUYE”,“SEVERIFICA”,“SECERTIFICA”,“SEAUTORIZA”,“SE
CANCELA”,“SETERMINA”,“SESOLICITA”,“SEVALIDA”,“SENOTIFICA”,etc..yacontinuaciónescribir
elasuntoquemotivaalanotaoelmotivodelaordenqueseemite,porejemplo:“SEVERIFICAlapintura
delospisos...”,“SEORDENAlasustitucióndelequipo...”,“SEAUTORIZAelaccesoalasinstalaciones
.....”,“SEVALIDAeloficioXYXdefechaxxyyzz”,“SESOLICITAmedianteoficioxyzdefechaxxyyzz
permisoparatrabajospeligrosos.....”,etc..
Ubicación(física):
Enestedatosedebeprocurarprecisarellugarenformaclara,paraevitarquesepresteaeludir
responsabilidades,enelsentidodedecir:“esqueyohabíaentendidoqueeraenotrolado”,“penseque
eraaquí”,etc..,porloquehayquemencionarlaubicacióncondatosqueseansuficientesparalocalizar
condatos(proceso,coordenadas,área,equipo,plataforma,planos,croquis,etc..)quenodejenlugara
dudas.
Causa:
Acontinuacióndelaubicación,ensucaso,sedebemencionarlascausasdelproblemaodela
observación,enformabreveperoconprecisiónhaciendoreferenciaaalgunaespecificación,plano,
orden,instrucciónquenoseobservaronocumplieron,loquemotivóladeficiencia.
Solución:
Despuésdehacerverlascausasdelproblema,hayquesolicitar,proponeruordenarunasolución,porlo
quehayqueanotarlasaccionesqueserequierenparasolventarelproblema,contodoslosdatosque
seannecesariosparasucorrección,precisandoenespecificaciones,planos,etc..
BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES

4. Plazo:
Comoconsecuenciadelasaccionesqueseleindiquenalcontratistaparadarsoluciónalproblemau
observación,hayqueestablecerleunplazomáximoparaquelaslleveacabo,considerandounoquesea
factibledecumplir,señalandounafechafija,porejemplo:”...........parallevarloacabotendráunplazoa
partirdeestafechahastael25denoviembrepróximo”,evitandonoserprecisoscomodecir“parala
semanapróxima”.
Prevención:
Estaesunaparteimportantedeunanotayenlaquedeseguroseleprestaunamenoratención,cuando
unbuenresidentey/osupervisortomaconcienciadelaimportanciadeesteasientoescuandosecrece,
yaquesisehaencontradoelorigendelproblema,sesabensuscausasysehadeterminadouna
solución,contodaestainformaciónyexperienciasepuedentomarlasmedidaspreventivasparaqueno
vuelvaapresentarseotrocasoigual.
Asíunabitácorapuedesertomadacomobasedeconocimientoquemuypocasvecesesusadaparaeste
fin,yquepuedaservirleaotrosresidentesy/osupervisoresparatomarlasleccionesaprendidasyasí
todosircreciendoyaprendiendodetodos.
Consecuenciaeconómicayresponsabilidadsilahubiere:
Estapuedeserlaúltimapartedeltextodeunanota,dondesedebeseñalarelárearesponsabledecubrir
loscostos,cuantificandolosvolúmenesdematerialesydetrabajo.
BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES

5. Fechadeatención:
Enloscasosenquesedejeconstanciadelcumplimientodealgúnevento,orden,instrucción,etc..ose
estecontestandoycerrandounanota,sedebedeanotarlafechaenqueseledioatención,loquevaa
permitirtenerunareferenciadelosplazosytiempostranscurridos,altenerunprincipoyunfinal.
Referencia:
Elresidentey/osupervisordebeprestarespecialatenciónenestepuntoparatenerunbuencontroldelas
notas,talycomoloestableceelReglamentodelaLeydeObrasPúblicasyServiciosRelacionadoscon
lasMismas,ensuincisoXIdelartículo95,quedice:
“Todaslasnotasdeberánquedarcerradasyresueltas,oespecificarsequesusoluciónseráposterior,
debiendoenesteúltimocaso,relacionarlanotaderesoluciónconlaqueledéorigen”.
Porestarazón,deserelcasosedeberádeponeracadanotaunareferenciadelanotaqueledioorigen.
Tambiénparacadanotasedeberádereferenciarsiestaabiertaocerrada.
¿Quéentendemospornotaabiertaocerrada?
Unanotaabiertaescuandodelasuntodequesetratesedesprendanaccionesposterioresquesedeban
deverificary/ocumplirporcualquieradelaspartes,comopodríanserinstrucciones,ordenes,reclamos,
procedimientos,etc..,laquedeberácerrarseconotranotaposteriormente.
Yunanotacerradaeslaquenorequiereunaacciónposterior.
BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES

6. Seguimientodelasnotas:
Aunquesesabequecomoentodaslascosascadaquientienesuformadeordenarycontrolarsus
cosas,yparamuchosestoesirrelevante,noestádemásdarunostipsparallevarelcontrolmanualdelas
notasabiertasquerequierenalgunasoluciónasícomodelcumplimientodeplazosyfechasquese
debendevigilar,paraestoseproponelosiguiente:
Losseguimientosdebendemanejarseindependientesyfueradelabitácora,yaseaenunalibretao
aprovechandolacomputadoraenlaaplicacióndeexcelocualquierotra,deloquesetrataesllevarlode
laformaquemásselefacilite.
Enelcasodeunalibretadelladoizquierdo,primeracolumna,sevaaasentarelnúmerodenota(unapor
renglón),enlasiguientecolumnasedescribiráenformabreveladescripcióndelasuntooelpuntoa
cumplir,enlaterceracolumnaseanotalafechaenquevenceelplazo,estonosvaapermitirverificar
todoslosdíaslasnotaspróximasavencerseconlafinalidaddetomaraccionespreventivaso
simplementeverificarconelcontratistasucumplimiento,enlacuartacolumna,ponerlaleyendade
CUMPLIDOoPENDIENTE,segúnseaelcaso,yenlaquintacolumnaelnúmerodenotaqueladapor
cerradaoconcluída,yporúltimoenunasextacolumna,deserelcaso,elnúmerodenotaenquese
reclamadichoincumplimiento(vertabla1).Conesteprocesotansimplepodremosestarsegurosdellevar
unbuencontroldelasnotasyevitarolvidosquecompliquenlosfiniquitosdeloscontratos.
BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES
No. DE
NOTA
DESCRIPCIÓN DE LA NOTA
FECHA
VENCIMIENTO
DE PLAZO
ESTADO
NOTA(S) DE
ATENCION
NOTA(S)DE
SEGUIMIENTO
0001 Notificación de anomalíaen línea de descarga de 16” 8/Mayo/05 Cumplido 0002
0005 Cambio de maquinaria 24/Mayo/05 Incumplido 0015
0015 Cambio de maquinaria 30/Mayo/05 Cumplido 0020
Tabla 1

7. Ejemplo 1:
BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES
No. de Contrato:
HojaNo. 0001
(Número) Nota: 0001 (Fecha) 04 de Mayo de 2005 (Nota: abierta)
(Clasificación) FaseTuberías Tema Defectos de la Obra
(Descripcióndelasunto)SenotificaalContratistaqueexistenanomalía(s)enlaejecucióndelostrabajos(Encasodeserpor
oficioseindicaránúmeroyfecha),la(s)cual(es)sedescribenacontinuación:
a)ComoresultadodelainspecciónradiográficaexistendefectosdefaltadepenetraciónyquemadurasenlassoldadurasNo.
16A,16By16C,(Ubicación)localizadasenlalíneadedescargade16pulgadasdediámetroentrelascoordenadas0+100al0
+150,delseparadorhorizontalTH-5,localizadoenelplanoNo.TUB-01.
(Causas)Lascausassedebieronadefectosdelmaterial(varilladesoldar)alcontenermuchahumedadpornoestaralmacenados
enelhornoadecuado.
Deberá(Solución)darsoluciónaestaanomalíarealizandolasreparacionesdelassoldadurasrespectivas,utilizandoparaelloun
materialdecalidaddeacuerdoalasespecificaciones.
Serequierequetermineestasreparacionesamástardarel(Plazo)8demayode2005,parapoderiniciarlaspruebas
hidrostáticasdelalíneaseñaladaanteriormente.
Como(Prevención)medidapreventivadeberásolicitarlainspeccióndelmaterial(varilladesoldadura),antesdedarinicioa
cualquiertrabajodesoldadura,sinmenoscabodecambiarelhornodealmacenamientodelmaterial.
Lemanifiestoqueesnecesarioevitaralmáximoestetipodesituacioneslocualrepresentaun(Consecuenciaeconómica)costo
económicoparasuempresaysu(Responsabilidad)responsabilidadsilashubiera.

8. BITÁCORA DE OBRA
ANOTACIONES
No. de Contrato:
HojaNo. 0002
(Número) Nota: 0002 (Fecha) 07de Mayo de 2005
(Clasificación) FaseTuberías Tema Defectos de la Obra
Referencia: Nota 001
Severificóla(s)reparacióndela(s)anomalía(s)comunicadaennotadebitácoraNo.0001(Encasodeserporoficiose
indicaránúmeroyfecha),relativaalassoldadurasNo.16A,16By16C,ubicadasenlalíneadedescargade16
pulgadasdediámetroentrelascoordenadas0+100al0+150,delseparadorhorizontalTH-5,localizadoenelplano
No.TUB-01,causadaspordefectosdelmaterial(varilladesoldadura).(fechadeatención)Lascorreccionesfueron
ejecutadasyatendidasconestafechaentiempoyformaporelContratista.
ConlapresentenotaquedacerradalanotaNo.0001.
Ejemplo 2: