¿Qué es un documento de archivo?

1. 2
¿Qué es un
documento de
archivo?
I
m
a
g
e
n

s
a
c
a
d
a

d
e

F
lic
k
r

2. Documento
(Del lat. documentum)
1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún
hecho, principalmente de los históricos.
2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo.
~ auténtico.
1. m. Der. El que está autorizado o legalizado.
~ privado.
1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por
funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.
~ público.
1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los
hechos que refiere y su fecha.
¿Qué nos dice el
DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA
(23ª ed.)?

3. 1
“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de
soporte material, incluso los soportes informáticos”.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
(BOE número 155 de 29/6/1985)
ALGUNAS DEFINICIONES

4. 2
ALGUNAS DEFINICIONES
“Se entiende por documento, toda expresión en lenguaje oral o escrito,
natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material,
así como cualquier otra expresión gráfica, que constituya testimonio
de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos
humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación
editadas, y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio
bibliográfico, así como de las expresiones aisladas de naturaleza
arqueológica, artística o etnográfica”.
Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos
(BOJA número 4 de 10/01/1984)

5. 3
ALGUNAS DEFINICIONES
“Se entiende por documento, a los efectos de la presente
Ley, toda información producida por las personas físicas
o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de
sus actos, independientemente de su soporte, forma de
expresión o contexto tecnológico en que se haya
generado.
Se excluyen de este concepto las publicaciones que no
formen parte de un expediente administrativo”.
Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía

(sometido a opinión pública BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009

6. 4
“Un documento de archivo es el testimonio material de un
hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones
por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de tipo material y
formal”
Diccionario de Terminología Archivística (1993)
ALGUNAS DEFINICIONES

7. Y … ¿para qué se producen y por
qué se conservan los documentos?
Ramón Alberch y Cruz Mundet nos dan 3 razones en su
libro
¡Archívese!: los documentos del poder, el poder de los documentos
1ª RAZÓN
Para la gestión administrativagestión administrativa de los asuntos corrientes
(son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y
por el valor probatoriovalor probatorio que les concede la ley.
IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIÓN
FUNCIÓN DE CONSTANCIA

8. 2ª RAZÓN
Para el caso de las instituciones públicas, como recurso recurso
básico de informaciónbásico de información para los ciudadanos y garantía
de transparencia administrativatransparencia administrativa imprescindible en un
Estado de Derecho.
FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN
3ª RAZÓN
Los documentos adquieren un valor históricovalor histórico y son objeto
de consultaconsulta por parte de investigadores y ciudadanos
en general.

9. Varias maneras de clasificar a los
documentos

10. Caracteres de los documentos:
caracteres perdurablescaracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la
vida de los documentos)
EXTERNOS E INTERNOS
caracteres mudablescaracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por
distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).
EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO DE
CONSERVACIÓN
Documentos de archivo: caracteres
y elementos

11. Caracteres perdurables
Caracteres externosCaracteres internos
Clase Entidad productora
Tipo Orígenes funcionales
Formato Fecha y lugar de
producción
Cantidad Contenido sustantivo
Forma
Según Schellenberg, T. R.

12. Forman la apariencia externa del documento
ClaseClase
determinada por el procedimiento empleado para transmitir la
información. Por tanto dependiendo del procedimiento
empleado tendremos documentos:
•TextualesTextuales: transmiten la información mediante texto escrito.
•IconográficosIconográficos: documentos que emplean signos no textuales
para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.)
•SonorosSonoros: emplean el sonido para transmitir la información
(discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.)
•AudiovisualesAudiovisuales: documentos que combinan la imagen en
movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)
•ElectrónicosElectrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto
con soporte físico o sin él.
Caracteres perdurables:
EXTERNOS

13. TipoTipo
¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un
certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades
posibles tiene un organismo.
FormatoFormato
va de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son carta, A4,
oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta,
Super8, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O
de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.
CantidadCantidad o volumen o volumen
se trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del
espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de
textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son
sonoros o visuales.

14. FormaForma
nos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición de
original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia
simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.
Por tradición documental entendemos los diversos modos de transmisión de
un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un
documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los
archivos.
La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente a: el
borrador, la minuta, el original, y la copia.

15. Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.
Entidad productoraEntidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier persona
física o institucional, pública o privada). Es decir, el responsable legal del
mismo.
Orígenes funcionalesOrígenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un
documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la actividad
(contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de
trabajo) por los que ha sido realizado.
Fecha y lugar de producciónFecha y lugar de producción: estos caracteres sitúan al documento en el
tiempo y en el espacio. Datación crónica y tópica.
Contenido sustantivoContenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u
objetivos.
Caracteres perdurables:
INTERNOS

16. Elementos que caracterizan a los documentos de archivo
(según Schellenberg, T. R.)
GénesisGénesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como
resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de
archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.
ExclusividadExclusividad: el contenido de cada documento es único. Aunque se trate del
mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son
distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la
información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con
idéntica extensión e intensidad.
InterrelaciónInterrelación: como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos)
no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón de ser
viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivística o
expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre sí.
Documentos de archivo:
elementos

17. UnicidadUnicidad: Cada documento de archivo es único, no se produce en
múltiples ejemplares. Las copias de un documento estas no son
“ejemplares” del documento original, sino otro documento igualmente
único.
IntegridadIntegridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y
externos íntegros para conservar sus valores. La integridad de un
documento de archivo hace referencia a su carácter completo e
inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra
modificaciones no autorizadas.
Carácter seriadoCarácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y
con el paso del tiempo constituyen series.
ObjetividadObjetividad: El documento de archivo constata una actividad personal o
institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.
AutenticidadAutenticidad

18. DOCUMENTO DE ARCHIVO
Definición completa
Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus
caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia
clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora:
(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje,
forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural
o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica,
sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser
multicopiado o difundido en imprenta), ...
(Caracteres internos): ... de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o
jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en
forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y
necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos
condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, ...
(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso
natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de
sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y
continuidad de gestión”.
Francisco Fuster Ruiz en su artículo "
Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos"

19. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Contexto de producción
Tipo de documentación que genera la AdministraciónAdministración:
La que resulta de las decisiones de la Administración: resoluciones,
acuerdos, …
La que resulta de sus juicios: informes, …
La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros
organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones, …
La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados,
…
La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones, …

20. Tipo de documentación que genera una EmpresaEmpresa:
La que le permite la dirección de la sociedad: actas, acuerdos,
informes, expedientes de dirección, ...
La que le permite la administración de la sociedad: funciones de
secretaría, ...
La que le permite la gestión de personal: nóminas y pagos,
expedientes de personal, ...
La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes
de cuentas, información fiscal, ...
La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...

21. Más tipos de productores de documentos:
Cada uno de estos productores generan tipos documentales
diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno.
• entidades bancarias,
• instituciones eclesiásticas,
• instituciones sanitarias,
• instituciones socio – culturales y
científicas,
• instituciones militares,
• instituciones de enseñanza, etc.

22. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
básica en la Administración
“Documento administrativoDocumento administrativo es cualquier documento producido por
un órgano de la Administración Pública, por lo que no pueden
considerarse como tales, a pesar de que sean incorporados a los
expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos
a órganos de la Administración Pública, tales como instancias y
recursos (salvo, naturalmente, en los casos excepcionales en
que ciertos órganos administrativos tienen la posibilidad-de-
recurrir)”.
Documentos administrativos: un ensayo de diplomática contemporánea / Ana
Belén Sánchez Prieto

23. es un instrumento de constatación que permite comprobar el
desarrollo de una actuación administrativa
es un instrumento de comunicación, a otros órganos o unidades de la
Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean
personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas
naturales.
•Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia
Administración.
•Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan
excluidos todos los documentos redactados o creados por los
interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y
reclamaciones.
•Su emisión es válida.
FUNCIONES
CARACTERÍSTICAS

24. Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por
las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.
Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en
un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y
variada de lo que parece.
Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativosManual de documentos administrativos
(1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco
bloques:
DOCUMENTOS DE DECISIÓN
(contienen una declaración de
voluntad de un órgano administrativo
sobre materias de su competencia)
RESOLUCIONES
ACUERDOS

25. DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN
(comunican la existencia de hechos o
actos a otras personas, órganos o
entidades)
COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
PUBLICACIONES
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaración de
conocimiento de un órgano
administrativo, cuya finalidad es la
acreditación de actos, hechos o
efectos)
ACTAS
CERTIFICADOS
CERTIFICACIONES ACTO
PRESUNTO

26. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS
(el instrumento por el que el ciudadano se
relaciona con la actividad de las
Administraciones Públicas)
SOLICITUDES
DENUNCIAS
ALEGACIONES
RECURSOS
DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad pública o
privada, sobre las cuestiones de hecho o de
derecho que sean objeto de un procedimiento
administrativo)
INFORMES

27. Bajo el término “FormulariosFormularios”, y basándose también en el “Manual de Manual de
documentos administrativosdocumentos administrativos
1
”, el Ministerio de Política
Territorial ha recogido un listado de documentos administrativos
de utilización más común en la tramitación de cualquier
procedimiento administrativo.
1. Elaborado en 1995 por un equipo de funcionarios públicos coordinados por la Subdirección General
de Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano. ObjetivoObjetivo: Elaborar modelos
documentales adaptados a las necesidades específicas de las distintas unidades de la AGE y
susceptibles de tratamiento informático.
1ª FASE DOCUMENTOS DE INICIACIÓN
• ACUERDO DE INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
• REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN
LA SOLICITUD
• PETICIÓN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD
• ACUERDO DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS PROVISIONALES
• ACUERDO DE ACUMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
• ACUERDO DE PRÁCTICA SIMULTÁNEA DE TRÁMITES

28. 2ª FASE DOCUMENTOS DE INSTRUCCIÓN
• ACUERDO DE APERTURA DE UN PERÍODO DE PRUEBA
• ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA
• ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS
• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE
• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE
• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME FACULTATIVO
• CITACIÓN DE COMPARECENCIA
• CONCESIÓN DE TRÁMITE DE AUDIENCIA
• ACUERDO DE APERTURA DEL PERÍODO DE INFORMACIÓN PÚBLICA
• ACUERDO DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS
• ACUERDO DE TRAMITACIÓN DE URGENCIAS
• ACREDITACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN

29. 3ª FASE DOCUMENTOS DE TERMINACIÓN
• ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
IMPUTABLE AL INTERESADO
• ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS
FAVORABLES
• RESOLUCIÓN TIPO
• RESOLUCIÓN DE INADMISIÓN
• CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO
• ACUERDO DE LA SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE UNA ACTO
A modo de ejemplo: basado en el Manual de documentos administrativosManual de documentos administrativos,
la Universidad de la Palmas de Gran Canaria elaboró su propio
Manual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC.

30. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(naturales)
FONDO
SECCIÓN
SERIES
EXPEDIENTES

31. AGRUPACIÓN DOCUMENTALAGRUPACIÓN DOCUMENTAL
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa
en ejercicio de sus funciones
FONDOFONDO
Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona en desarrollo de sus funciones o actividades.
UNA PRIMERA DEFINICIÓN

32. SECCIÓNSECCIÓN
Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental
de una unidad o división administrativa o funcional de la institución
que produce el fondo.
SERIESERIE
Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función
determinada.
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVOEXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Una unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto (Diccionario de Terminología Archivística).

33. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(artificiales)
COLECCIÓN DOCUMENTALCOLECCIÓN DOCUMENTAL
Según Heredia Herrera: “su origen no responde al resultado de una gestión
institucional / personal, sino a la voluntad de alguien” (la mayoría de las
veces es producto de una donación o compra).
Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un
tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección. No suelen tener
una carácter seriado, de manera que requerirá una descripción
individualizada.
Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos, fotografías,
grabados, etc.

34. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(artificiales)
SECCIÓN FACTICIA SECCIÓN FACTICIA (también según Heredia Herrera)
Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en
los archivos a partir de sus fondos y responden básicamente a
motivos de conservación o instalación determinados:
Ej.: Colección de Mapas y Planos, etc.
Colección Digital de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de
Simancas
A veces, han sido los propios archiveros los que han formado series
facticias atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han
agrupado documentos en torno a una temática para destacar su
importancia.

35. Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS) Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS)
El Archivo tiene en la actualidad cuatro Secciones "facticias", esto es,
organizadas a partir de documentos procedentes de otros fondos.
En la de PATRONATO (Sección l), además de los documentos
correspondientes al Patronato Real o derechos de la Corona en materia
eclesiástica, se guardan los documentos que fueron considerados más
importantes por parte del Archivo a principios del siglo XIX.
En la de TITULOS DE CASTILLA (Sección XIII), se han reunido los que hacen
referencia a distintos títulos nobiliarios. En la de MAPAS Y PLANOS
(Sección XVI) se conservan aquellos documentos (no sólo mapas y planos)
que por sus características físicas requieren una conservación especial:
mapas, planos, tejidos, diseños, bulas...
En la de DIVERSOS (Sección XV), pueden consultarse los documentos de dos
Archivos particulares (Fernando Abascal, virrey del Perú, y Camilo García
Polavieja, capitán general primero en Cuba y luego en Filipinas, ambos en e
siglo XIX), y las donaciones y compras de documentos.

36. Al hilo de las secciones facticias …
PolémicaPolémica: Archivo General de la Guerra Civil Española
(Salamanca)
•En Web oficial
•En wikipedia
INTERESANTE: dossier de prensa “Declaraciones sobre el
Archivo General de la Guerra Civil Española desde 1995
hasta 2005”.

37. VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos se elaboran para la gestión administrativa, por exigencias de
una tramitación; pero no con finalidad histórica. No obstante con el paso del
tiempo, algunos van a adquirir esa categoría.
VALOR PRIMARIOVALOR PRIMARIO
El documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como
objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor valor
administrativoadministrativo.
Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurídico o probatoriovalor legal, jurídico o probatorio,
es prueba de los actos que contiene.
En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor
administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio.
Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compañías aéreas).

38. VALOR SECUNDARIO: histórico o permanente VALOR SECUNDARIO: histórico o permanente
Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad como
fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
¿Qué documentos llegan a tener un valor históricovalor histórico?
Los documentos que tras cumplir su función administrativa y previo proceso
de valoración, selección y eliminación documental, son considerados de valor
permanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histórico)
• Constituyen la memoria viva de su creador (persona física o jurídica)
• Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusión
cultural
Según Ramón Alberch y Cruz Mundet, en los países más avanzados alcanzan
el valor histórico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.

39. Imagen sacada de “La vida de un documento administrativo (el expediente electrónico)”
VALOR
ADMINISTRATIVO
VALOR LEGAL, JURÍDICO
o PROBATORIO
VALOR
HISTÓRICO

40. Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de ciclo de
vidavida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivoetapas del archivo.
Edad administrativa (primera edad –
documentos corrientes)
Circulación y tramitación de los asuntos iniciados.
La documentación es de uso frecuente.
Edad histórica (tercera edad –
documentos no corrientes)
El documento adquiere valor permanente, estará
al servicio de la cultura y de la investigación. Su
conservación será definitiva.
Edad intermedia (segunda edad –
documentos semicorrientes)
El documento o el expediente referente a un
asunto debe conservarse, siendo objeto de
consulta o de uso como antecedente de manera
poco frecuente.
ARCHIVO DE
OFICINA /
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
INTERMEDIO
- HISTÓRICO

41. S
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42. Según “Manual de organización de archivos de oficinas” Universidad de Alicante

43. Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una
Licencia Creative Commons
Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España