Reconocimiento y clasificación de cuentas

Documento con tips elementales para aprender a clasificar cuentas contables.

1. RECONOCIMIENTO Y
CLASIFICACIÓN DE
CUENTAS CONTABLES

2. ¿Cómo clasificar cuentas?
Clasificar cuentas es la base fundamental
para registrar la contabilidad, si no se sabe
clasificar cuentas desde el principio, todo lo
que se registre en los libros estará erróneo.

Para clasificar cuentas, primero se debe
tener claro el significado de lo que es una
CUENTA contable, así como conocer las
partes de que consta cualquier cuenta.

Veámoslo a continuación.

3. ¿Qué es una cuenta?
En contabilidad, cuenta es:

El nombre común que se le da a la
agrupación mental que se hace de cosas y
hechos similares, y es donde se anotan los
aumentos y disminuciones que tienen
durante un tiempo (período contable).

4. También podríamos definir la palabra
CUENTA, como:

La nota literal o el nombre que se le da en
los registros contables a cada conjunto de
objetos o hechos similares, siendo el lugar
donde se anotan los aumentos o
disminuciones que sufren durante un
período determinado (período contable)

5. Ejemplo:
Cuando yo menciono los siguientes
objetos:
“silla”, “escritorio”, “archivo”, “estanterías”
en nuestra mente generamos imágenes de
dichos objetos, que en conjunto
llamaremos mobiliario y equipo, es decir
que al conjunto de todos esos elementos
los registramos en contabilidad en una
CUENTA llamada mobiliario y equipo.

6. Ejemplo gráfico
Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad y al
servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios:
MOBILIARIO Y EQUIPO
Una silla
Un archivo
Un escritorio
Unas estanterías

7. Otro ejemplo
Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad
y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos
propietarios:
Una bicicleta de reparto
Una moto para
repartir mercadería
Un vehículo de reparto
Un camión de reparto
VEHÍCULOS

8. Si la empresa para la cual trabajamos o somos
propietarios, tiene varias personas o empresas que
le proveen AL CRÉDITO las mercancías que ésta
vende. Al conjunto de todas esas personas o
empresas se registran en contabilidad en la
CUENTA Proveedores.
Ejemplo: Si las siguientes empresas nos venden
mercadería al crédito:
•MAQUILAS, S.A.
•MODAS FASHION, S.A.
•LA EQUITATIVA, S.A.

PROVEEDORES

9. Partes de una Cuenta
Es en el libro de Contabilidad denominado
Mayor, donde se registro separado a cada
CUENTA.
Cualquier cuenta consta de dos partes:

DEBE
“NOMBRE DE LA CUENTA ” HABER
QUE OCUPA EL LADO O FOLIO
IZQUIERDO DEL LIBRO MAYOR
QUE OCUPA EL LADO O FOLIO
DERECHO DEL LIBRO MAYOR
NOTA: Llámese folio a cada una de las páginas de un libro de contabilidad

10. Grupos de Cuentas
En la contabilidad de cualquier empresa se manejan cuatro (4)
grupos de cuentas:
1.Las Cuentas de Activo
2.Las Cuentas Pasivas (o de Pasivo)
3.Las Cuentas de Gasto (o Pérdida)
4.Las Cuentas de Ganancia

Nota Importante:
Tenga siempre presente que cualquier CUENTA, solo admite
una sola clasificación, es decir, o es de activo, o es de pasivo, o
es de pérdida o es de ganancia, pero NUNCA, puede ser de
activo y de ganancia al mismo tiempo, o de pasivo y pérdida
al mismo tiempo. O es de activo, o es del pasivo, o es pérdida
o es de ganancia.

11. ¿Cómo reconocer cuentas del
Activo?
Las cuentas de activo se identifican porque están
representadas por bienes materiales que son propiedad de la
empresa a la cual se le está trabajando la contabilidad.

Al decir bienes materiales, se entiende que estos bienes se
pueden ver con nuestros ojos y tocar con nuestras manos.

Por ejemplo: El dinero, las mercaderías, el mobiliario y equipo,
el equipo de computación, los vehículos y los inmuebles
(como edificaciones y terrenos), los podemos ver y tocar y si
éstos son propiedad de la empresa, forman parte del grupo
de cuentas del ACTIVO.

12. También forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO,
los derechos o cuentas por cobrar que tenga la empresa a
la cual se le está trabajando la contabilidad.
Un derecho se origina para la empresa, cuando ésta,
entrega bienes o servicios a otras personas o empresas
sin que éstas últimas le paguen de inmediato esos bienes o
servicios. Es decir cuando se entregan al crédito.
Cuando usted como empresario, da algún bien y servicio a
otra persona sin que ésta se lo pague de inmediato,
automáticamente usted tiene el derecho de cobrar a
dicha persona en un futuro el valor de esos bienes y
servicios que le dio al crédito.
Es por ello que a los derechos también se les llama
cuentas por cobrar, y se clasifican en las cuentas del grupo
del Activo.

13. Ejemplo de cómo se genera un
derecho
Si el comerciante, “X”,
entrega mercaderías a la
persona “Y”, al crédito,
es decir, sin que la
persona “Y”, los pague
de inmediato, en ese
preciso momento se
origina un derecho para
el comerciante “X”, el
derecho de cobrarle a
la persona “Y” el valor
de esas mercaderías en
un futuro.
COMERCIANTE “X”
PERSONA “Y”

14. También se clasifican dentro del grupo de
cuentas del ACTIVO, algunos bienes
intangibles propiedad de la empresa a la cual
se le trabaja la contabilidad. La propiedad
de estos bienes que no se pueden ver ni
tocar están representadas por un
documento legal, tal es el caso de:
Las Marcas y Patentes
El Derecho de Llave
El Crédito Mercantil

15. Por último, entre el Grupo de las cuentas del
ACTIVO, se deben clasificar los Pagos
Anticipados, pues los mismos representan un
derecho.

Ejemplo: Si la empresa a la cual se le trabaja
la contabilidad, paga por adelantado el valor
de tres mensualidades de alquiler, eso le da
el DERECHO de gozar de esos tres meses
de alquiler, pues ya están pagados por
adelantado.

16. Resumiendo
Entre el grupo de las cuentas del ACTIVO
se encuentran.
1.Los bienes materiales
2.Los derechos o cuentas por cobrar
3.Los bienes intangibles
4.Los pagos por anticipado.

17. ¿Cómo reconocer cuentas del
Pasivo?
Las cuentas del Grupo del PASIVO, están
representadas por las obligaciones o cuentas
que la empresa, a la cual le estamos
registrando la contabilidad, debe pagar en un
futuro.

La obligación surge cuando la empresa
recibe bienes y servicios al crédito, es decir
que los recibe sin pagarlos en el acto, sino
que se ve OBLIGADA a pagarlos o
cancelarlos en el futuro.

18. Si nos fijamos en la imagen de abajo, el Comerciante “X”, está
entregando un bien material, a la Comerciante “Y”, Si le
estuviéramos llevando la contabilidad a la Comerciante “Y” y
ésta no paga el precio de los bienes que está recibiendo de manera
inmediata, o en el acto, surge una OBLIGACIÓN para la
Comerciante “Y”, la obligación de pagarlos en un futuro.
COMERCIANTE
“X”
COMERCIANTE
“Y”
Ejemplo de cómo se origina un
pasivo para la empresa

19. ¿Cómo reconocer las cuentas de
gasto o pérdida?
Las cuentas que pertenecen al Grupo de Gasto o
de Pérdida, están representadas por todos
aquellos SERVICIOS recibidos por parte de la
empresa.

Para Richard L. Sandhusen, "los servicios son
actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen
en renta o a la venta, y que son esencialmente
intangibles y no dan como resultado la propiedad de
algo" .

Tomado Del libro: «Mercadotecnia», Primera Edición, de Sandhusen L. Richard, Compañía Editorial
Continental, 2002, Pág. 385.

20. Ejemplos de servicios
Entre los servicios que pude recibir
una empresa tenemos:
El servicio que prestan los
empleados a la empresa. Estos se
traducen en Sueldos Pagados.

Los servicios de Energía Eléctrica,
Agua y Teléfono, se traducen en
gasto para la empresa y se
registran bajo la cuenta GASTOS
GENERALES.

En fin todos los servicios que
recibe la empresa pertenecen al
Grupo de Cuentas Gasto o
Pérdida.

21. ¿Cómo reconocer cuentas de
Ganancia?
Las cuentas del Grupo de Ganancia, están
representadas por la utilidades que recibe
la empresa, al proporcionar o vender
servicios, o al vender bienes a un precio
mayor del costo de adquisición.
La cuenta principal de ganancia en una
empresa comercial es la cuenta VENTAS.
Mientras que para un Banco podría ser la
cuenta INTERESES GANADOS.

22. Otras claves para clasificar cuentas
Si una cuenta representa BIENES TANGIBLES e
INTANGIBLES propiedad de la empresa, son del grupo
del ACTIVO.

Tales como: Caja (dinero) Bancos (dinero en el banco)
Mercaderías, Mobiliario, Vehículos, Equipo de
Computación, Inmuebles, etc.

23. Si una cuenta lleva al final la frase POR
COBRAR, ésta pertenece al ACTIVO

Tales como: Intereses por Cobrar,
Alquileres por Cobrar,
Cuentas por Cobrar,
IVA por Cobrar (o su sinónimo IVA Crédito
Fiscal)

También se deben clasificar dentro del Grupo
del Activo, las siguientes cuentas:
Clientes, Deudores, porque representan el
derecho de cobrarles a dichas personas.

24. Las cuentas que al final lleven la frase
PAGADOS POR ANTICIPADO, también
forman parte del Grupo del ACTIVO.
Tales como:
Intereses Pagados Anticipados
Alquileres Pagados Anticipados
Publicidad Pagada Anticipada
Sueldos Pagados Anticipados
Servicios Pagados por Anticipado

25. Las cuentas que al final lleven la frase POR
PAGAR, pertenecen al Grupo del PASIVO,
tales como:

Cuentas por Pagar
IGSS por Pagar
IVA por Pagar
Alquileres por Pagar

También son del pasivo las siguientes cuentas:
Proveedores, Acreedores, Hipotecas,
Préstamos Bancarios, pues representan
obligaciones o deudas para la empresa.

26. Las cuentas que al final lleven la frase COBRADOS POR
ANTICIPADO, son del Grupo del PASIVO, tales como:

Alquileres Cobrados por Anticipado
Intereses Cobrados por Anticipado
Comisiones Cobradas Anticipadas
Servicios Cobrados por Anticipado

Lo anterior se debe a que si la empresa, a la cual le
estamos registrando la contabilidad, cobra dinero por
anticipado, ésta (la empresa) queda OBLIGADA a prestar
el bien o servicio que ya fue cancelado por anticipado.

27. Las cuentas que al final llevan la palabra
PAGADOS(AS), son del grupo del cuentas de GASTO
o PÉRDIDA, tales como:

Sueldos Pagados
Servicios Pagados
Intereses Pagados
Cuotas Patronales Pagadas

También se deben incluir en este Grupo, las siguientes
cuentas: COMPRAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS
SOBRE VENTAS, DESCUENTOS DE VENTAS.

28. Por último, las cuentas que al final lleven la palabra
GANADOS(AS) o COBRADOS(AS), son de
GANANCIA, tales como:

Intereses Ganados
Alquileres Cobrados
Comisiones Cobradas
Servicios Cobrados

También se deben incluir dentro de este grupo las
siguientes cuentas: VENTAS, DEVOLUCIONES Y
REBAJAS SOBRE COMPRA,

29. Se agradece su atención
Bibliografía

Molina, José Ernesto
Prontuario de Contabilidad General
Guatemala, Guatemala, Edición 2014