Reconstrucción de Actas del Registro Civil

procedimiento para conformar un expediente de reconstruccion de Actas en Venezuela

1. 2016 SUSTANCIACIÓN DE EXPEDIENTES DE LA ONRC RECONSTRUCCIÓN DE ACTAS

2. SUBTANCIACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ONRC . Reconstrucción de acta Contenido Conceptualización 1.1.Motivos para la solicitud de reconstrucción de acta 1.2. Casos no referidos a la reconstrucción de acta Gestión de OURC en el procedimiento de Reconstrucción de acta Gestión de ORE en el procedimiento de Reconstrucción de acta Gestión de ONRC en el procedimiento de Reconstrucción de acta Ejecución de la Providencia

3. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Motivos que sustentan la solicitud de reconstrucción de acta Libro completo desaparecido Folio u acta desaparecido Folio u acta deteriorada Incorrespondencia de datos Folio u acta ilegible Alteración de datos Desaparecida Imposibilidad de certificar su contenido

4. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Motivos que NO sustentan la solicitud de reconstrucción de acta

5. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE El expediente administrativo formal del procedimiento. Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa así como a las diligencias encaminadas a ejecutarla. MATERIALIZACIÓN El contenido del expediente :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Conexión entre los documentos en cuanto a su objeto y el fin dentro del procedimiento. Acreditación de actos, hechos y actuaciones realizadas durante el procedimiento ACTUACIÓN REGULADA SOPORTE MATERIAL ARTICULACIÓN FORMAL ARTICULACIÓN FORMAL

6. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de OURC: Fases 04 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD: Recibimiento de los documentos establecidos en la normativa según procedimiento ELABORACIÓN DE INFORME DESCRIPTIVO Y LLENADO DE FORMULARIO DE RECONSTRUCCIÓN: Realizar el informe según pautas establecidas en Manual de Procedimiento de OURC y llenar el formulario de Reconstrucción OURC. CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE: Anexar la documentación requerida debidamente firmada y certificada asimismo ordenar los requisitos según la normativa establecida de acuerdo al procedimiento REMISIÓN DEL EXPEDIENTE: Enviar toda la documentación a la ORE de la entidad. 03 02 01

7. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Recepción de solicitud RECAUDOS CONSIGNADOS POR EL SOLICITANTE ___________.A continuación expongo la razones y circunstancias especiales que justifican la reconstrucción solicitada _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Planilla de Solicitud Formato ONRC-RA-001 , debidamente llenada y suscrita por el solicitante. Copia certificada y/o copia fotostática del acta que solicita su reconstrucción. Otros documentos consignados por el solicitante de ser el caso. Oficinas Municipales y las Unidades Parroquiales de Registro Civil en DONDE SE ASENTÓ EL ACTA QUE SE PRETENDE RECONSTRUIR, por parte del TITULAR DEL ACTA. PRESENTACION DE LA SOLICITUD A B

8. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Recepción de solicitud Si el solicitante no consignara la totalidad de los recaudos Obligatorios DEVOLVERÁ LA SOLICITUD , indic á ndole que deber á consignar el o los recaudos faltantes. En aquellos casos que dependan de la consignaci ó n de recaudos a suministrar por el(a) solicitante NOTIFICAR AL SOLICITANTE que tiene un lapso de noventa (90) días para que consigne el o los recaudos faltantes. LA NOTIFICACIÓN será realizada por la OURC de acuerdo a las instrucciones que al efecto le imparta la Oficina Regional Electoral en el MEMORANDO DE DEVOLUCIÓN DEL EXPEDIENTE. 90 DIAS RECAUDOS CONSIGNADOS POR EL SOLICITANTE B

9. RECAUDOS CONSIGNADOS POR LA OURC OURC Informe Descriptivo (Formato ONRC-RA-002) Formulario de Reconstrucción-OURC Copia certificada de los restos del acta a reconstruir de ser el caso. Copia certificada del acta que reposa en el duplicado de encontrarse el mismo en la Oficina o Unidad de Registro Civil. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Recepción de solicitud C

10. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Elaboración de Informe Descriptivo Además de referir el daño específico o la desaparición se debe profundizar respecto a las circunstancias que impiden la certificación del acta. Al respecto es importante tener en cuenta lo siguiente: Precisar claramente que el acta motivo de solicitud de reconstrucción sí existió en los Libros respectivos. Especificar las causas por las cuales no se puede certificar su contenido. Detallar las actas y documentos afectados. Causas que motivaron la desaparición de los asientos o la imposibilidad de certificar su contenido. Especificación detallada del (las) acta (s) y documentos afectados . Estado de los restos del (las) acta (s), si los hubiere, y medidas adoptadas para su resguardo; DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS HECHOS QUE ACAECIERON CON EL ACTA CUYA RECONSTRUCCIÓN SE SOLICITA

11. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Llenado del Formulario de Reconstrucción-OURC COMPLETADO EN SU TOTALIDAD POR PARTE DE LA OURC FORMULARIO DE RECOSTRUCCIÓN-OURC Este Cuestionario debe ser parte íntegra del expediente de Reconstrucción a conformar No olvide colocar el Nombre del Registrador, firma y el Sello de la OURC

12. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Conformación del Expediente Archivar toda la documentación en carpeta tipo Oficio con gancho Colocar en la portada de la carpeta la “ FICHA DE IDENTIFICACI Ó N DEL EXPEDIENTE ” FORMATO ONRC- PE 01 A B ARCHIVAR ETIQUETADO

13. Fecha de Solicitud a la OURC Identificación de la Oficina o Unidad (Estado, Municipio Parroquia) y del Acta (tipo, número y año) Procedimiento Administrativo del que se trate (Opinión Mayor de Edad, Nulidad, Reconstrucción) Datos del Solicitante (Nombre, Cédula de Identidad, teléfono, correo electrónico y dirección de habitación) OURC LLENARÁ: FICHA DE IDENTIFICACI Ó N DEL EXPEDIENTE FORMATO ONRC- PE 01 PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Conformación del Expediente

14. Planilla de Solicitud (Formato ONRC-RA-001), debidamente llenada y suscrita por el solicitante. Copia certificada y/o copia fotostática del acta que solicita su reconstrucción, consignada por el solicitante. Otros documentos consignados por el solicitante, de ser el caso. Informe descriptivo (Formato ONRC-RA-002). Formulario de Reconstrucción-OURC. Copia certificada de los restos del acta a reconstruir, de ser el caso. Copia certificada del acta que reposa en el Libro duplicado, de encontrarse el mismo en la OURC.   ANEXAR A LA CARPETA LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS EN ESTE ORDEN ANEXAR Y ORDENAR PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Conformación del Expediente C

15. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Remisión del Expediente Las Unidades Parroquiales de Registro Civil remitirán el expediente, a la Oficina Regional Electoral (ORE) de su entidad, mediante MEMORANDO. Las Oficinas Municipales de Registro Civil remitirán el expediente, a la Oficina Regional Electoral (ORE) de su entidad, mediante MEMORANDO. MEMORANDO (ANEXO 3)

16. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Fases 04 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTE: La CRRC recibe el expediente administrativo conformado por la OURC. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTE: Solicitar y agregar la documentación requerida. Elaborar informe de Cierre, foliar y ordenar los documentos de acuerdo al procedimiento. REMISIÓN DEL EXPEDIENTE A LA ONRC: Enviar a la ONRC la respectiva documentación. 03 02 01 VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE: Verifica su correcta tramitación.

17. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Recepción del Expediente RECEPCIÓN DEL EXPEDIENTE Verifica que la PLANILLA DE SOLICITUD esté debidamente llenada y suscrita por el solicitante. TODOS LOS CAMPOS DEBEN ESTAR LLENOS incluyendo el correspondiente a la direcci ó n de notificaci ó n. Recibe el expediente conformado por la OURC e ingresa los datos contenidos en el expediente al Sistema de Control de Expedientes , asignándole la numeración. Completa la Ficha de Identificación (Formato NRC-PE-001), con los datos: “Fecha de Ingreso a la ORE” y “Expediente N°__” ONRC-RA-001

18. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Verificación del Expediente Verificar que el expediente contenga: INFORME DESCRIPTIVO acompañado del FORMULARIO DE RECONSTRUCCIÓN completado en su totalidad por parte de la OURC VERIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE S i constata que EL EXPEDIENTE ESTÁ INCOMPLETO DEVOLVER DE INMEDIATO a la OURC correspondiente mediante MEMORANDO, para su corrección. Si el formulario indica que el DUPLICADO DEL ACTA SE ENCUENTRA EN LA OURC Verificar que en el expediente conste la COPIA CERTIFICADA . De no estar consignada la misma, la CRRC la solicitará mediante MEMORANDO a la OURC correspondiente

19. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Conformación del Expediente SOLICITUD DE COPIA CERTIFICACIÓN Y TARJETA ALFABÉTICA. Solicita al registro principal de su entidad: COPIA CERTIFICADA DEL ACTA QUE REPOSA EN EL LIBRO DUPLICADO y se pretende reconstruir; o en su defecto, CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA DEL ACTA , junto con El FORMULARIO DE RECONSTRUCCIÓN-REGISTRO PÚBLICO Envía solicitud a la Dirección de Asuntos Legales de la ONRC, al correo electrónico ( [email protected] ) Solicita a la Dirección se Supervisión de Registro Civil de la ONSRCI vía correo electrónico TARJETA ALFABÉTICA DE LA CEDULA DE IDENTIDAD del titular del acta que se pretende reconstruir (si esta cedulado) A

20. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC: Formulario de Reconstrucción-Registro Principal COMPLETADO EN SU TOTALIDAD POR PARTE DE LA OURC FORMULARIO DE RECOSTRUCCIÓN-REGISTRO PRINCIPAL Este Cuestionario debe ser parte íntegra del expediente de Reconstrucción a conformar No olvide colocar el Nombre del Registrador, firma y estampar el Sello del Registro Principal

21. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Conformación de Expediente ANEXAR CERTIFICACIONES Recibida la respuesta del Registro Principal : COPIA CERTIFICADA O CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA, procede a agregarla al expediente Imprimir el mensaje de correo electrónico de la Dirección de Supervisión de Registro Civil de la Oficina Nacional de Supervisión del Registro Civil e Identificación y agregar al expediente. B

22. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Conformación de Expediente La ORE deberá elaborar INFORME DE CIERRE ELABORACIÓN DE INFORME DE CIERRE Descripción de todas las actuaciones realizadas y los soportes documentales que consten en el expediente. C

23. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Conformación de Expediente Planilla de Solicitud Formato ONRC-RA-001, debidamente llenada y suscrita por el solicitante. Copia certificada y/o copia fotostática del acta que solicita su reconstrucción consignada por el solicitante. Otros documentos consignados por el solicitante de ser el caso. Informe descriptivo formato ONRC-RA-002 Formulario de Reconstrucción-OURC. Copia certificada de los restos del acta a reconstruir de ser el caso. Copia certificada del acta que reposa en el duplicado de encontrarse el mismo en la Oficina o Unidad de Registro Civil. Oficio de solicitud al Registro Principal del estado. Oficio de respuesta por parte del Registro Principal del estado. Copia Certificada del Duplicado que reposan en el Registro Principal o Formulario de Reconstrucción del Registro Principal. Impresión del correo electrónico de solicitud de tarjeta alfabética. Informe de Cierre del Expediente. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE RECONSTRUCCIÓN DE ACTA

24. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Conformación de Expediente FOLIATURA Y ORDEN Número uno: Planilla de solicitud FORMATO ONRC-RA-001 1 (Uno) Ultimo número: Informe de Cierre del expediente. 10 (Diez) D

25. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ORE: Remisión a la ONRC REMISIÓN A LA ONRC ON R C Una vez tramitados los expedientes conforme a los lineamientos aquí establecidos serán remitidos a la Oficina Nacional de Registro Civil (ONRC)

26. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de ONRC: Etapas DECISIÓN SOBRE ACTO DE INICIO: Apertura de lapso de 10 días para decidir si se inicia o no el proceso de consideración de la solicitud de Reconstrucción de Acta RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN : Apertura un lapso de 90 días continuos prorrogables por igual número de días para la recuperación de la información. Cuando el resultado de la valoración los documentos contenidos en le expediente no acrediten la existencia previa del acta que se pretende reconstruir DECISIÓN Y NOTIFICACIÓN: Apertura de lapso de 30 días para decidir respecto a la procedencia o no de la reconstrucción de acta solicitada . 03 02 01

27. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de OURC: Ejecución de la Providencia

28. PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE ACTA A INSTANCIA DE PARTE Gestión de la OURC Cumplimiento del Instructivo para la Conformación de Expedientes OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO para todos los Registradores y registradoras Civiles, as í como funcionarios y funcionarias de las OURC. Los expedientes remitidos sin cumplir con los lineamientos aquí emitidos, en todo lo referente a las actuaciones de las OURC. SERÁN DEVUELTOS POR LA OFICINA REGIONAL ELECTORAL (ORE) y deberán ser subsanadas las omisiones o errores incurridos, en un plazo no mayor a diez días hábiles.

29. Teléfonos: 0212-565.07.33 / 565.07.22 GRACIAS POR SU ATENCIÓN Consejo Nacional Electoral Oficina Nacional de Registro Civil