REDACCIÓN ADMINISTRATIVA LA SOLICITUD, EL OFICIO, EL ACTA y EL INFORME

Redacción administrativa

1. LA SOLICITUD, EL OFICIO, EL ACTA y EL INFORME REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

2. 1. ¿Qué es redactar un documento administrativo? La acción de poner por escrito los sucesos , pensamientos y sentimiento s es de suma responsabilidad, por cuanto todo documento escrito constituye una proyección hacia los demás. Por esto se considera que redactar es escribir en forma adecuada y lógica nuestros pensamientos y sentimientos, con respecto a las cosas de interés general o particular y que, por consiguiente, deben ser comunicados a un destinatario . Conocemos con el nombre de documento administrativo a toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos . Los documentos administrativos establecen comunicación entre entidades públicas y privadas, entre estas y personas ajenas a ellas, y dentro de las instituciones, con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos . La redacción de documentos es una de las tareas más comunes. Sin embargo, cada texto necesita una redacción diferente ya sea una solicitud, un oficio, un informe, etcétera. Las personas son buenas en su trabajo, pero encuentran difícil expresar sus ideas por escrito, a pesar de que todos sabemos lo importante que es poder tener documentos bien redactados. Asegúrese de que la redacción de sus documentos describa de forma precisa y clara lo que usted o su institución desea comunicar .

3. 2. Cualidades de una buena redacción A ) Sencillez.- Se debe escribir con palabras conocida s y de uso común. Pero ser sencillo no significa caer en la vulgaridad y la trivialidad expresiva. B) Claridad.- La redacción no debe prestarse a dudas o a falsas interpretaciones , para ello selecciona las palabras que tengan un sentido exacto de lo que se quiere decir . C ) Precisión.- Se incidirá directamente en el tema , sin palabras ni frases innecesarias. Las ideas se transmitirán sin rodeos, en forma directa.   D) Originalidad .- Consiste en buscar nuevas formas de decir las cosas , sin imitar a nadie; pues, cada persona tiene un estilo, y no piensa ni siente igual que otras. E) Respeto y cortesía.- El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Aunque hay circunstancias que obligan a ser duro en la exposición, siempre se guardara mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las personas .

4. 3. Aspectos formales de la redacción A) Presentación.- Un documento no debe presentarse de cualquier modo, sino de tal manera que su aspecto exterior estimule positivamente para su lectura . El documento debe ser atractivo en su presentación . Para ello debemos tener en cuenta que, cada parte del documento debe escribirse debidamente centrado y espaciado .   Los documentos que elaboramos constituyen nuestra carta de presentación . En ellos se refleja de alguna manera nuestro nivel cultural , nuestra preparación e identificación con la entidad donde trabajamos. B) Pulcritud.- Un documento no debe presentar enmendaduras, borrones, manchas , porque indicará falta de respeto y consideración a nuestro destinatario. C) Márgenes.- Las dimensiones a tenerse en cuenta son por lo general para papel A4 , sin que ello quiera decir que no se pueden variar en algunos documentos o en determinadas circunstancias, pues obedecerá al buen criterio del emisor y a las necesidades estéticas del documento. *Para el borde superior : 5 cm . * Para el borde izquierdo: 4.5 cm *Para el borde inferior : 3 cm . * Para el borde derecho : 2.5 cm. D) Sobre.- El sobre será de la misma calidad del papel y del tamaño adecuad o del documento.

5. Varios documentos administrativos tienen de manera específica el encabezamiento, donde se considera: Membrete: es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y privado. Incluye los datos principales de institución que dirige un documento tales como: nombre, dirección, teléfono, logotipo, etc. Por lo general, las empresas cuentan con papel membretado. Año calendario: es la denominación del año fijada por la Presidencia del Consejo de Ministros en los primeros días del año. Durante el año se consigna en los documentos oficiales. Es utilizada también en la documentación que gestionan las personas naturales y jurídicas. Debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con mayúscula y en la parte céntrica. Lugar y fecha: en primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año. Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior. Cajamarca, 17 julio de 2019 Código: Individualiza e identifica a la dependencia que remite el documento. Informe N° 086- 2019- D/ESSALUD

6. 3.Los documentos administrativos 3.1 . La solicitud Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido. A veces la solicitud se presenta acompañada de los requisitos que exigen las instituciones para atender el pedido que formulamos . Los documentos que se acompañan a la solicitud deben presentarse debidamente ordenados, numerados y engrapados, o colocados en un folder para que no se pierdan o confundan . Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado y fotografías. El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades individuales . La solicitud inicia el trámite de una acción no contenciosa .

7. La solicitud establece relación entre el solicitante y la autoridad a quien esta dirigida. La facultad para firmar la solicitud, la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años. Asimismo, los representantes legales a nombre de aquellos a quienes representan. Toda solicitud debe presentarse con una copia, la cual debe ser sellada, firmada y numerada por la persona que recepciona su original.

8. A. Partes A1. Obligatorias: 1. Sumilla 2. Destinatario 3. Texto 4. Lugar y fecha 5. Firma y posfirma A2. Complementarias: 1. Anexo 2. “con copia” B. Clases: 1. Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual . Si una medida administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben presentar su solicitud por separado. 2. Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo. Recibe el nombre de ¨memorial¨.

9. La sumilla: Resume lo que se pide mediante la solicitud. Es el “asunto” de los otros documentos. Su empleo es de suma importancia, porque facilita la clasificación de la solicitud y encauza su tratamiento. La sumilla comprende la palabra “solicita” o “solicito” y la mención del derecho que se invoca. Por ejemplo: “Solicita licencia”. B. El destinatario: La solicitud se dirige a la máxima unidad representativa de una institución, sea cual fuere el pedido que se formule. Sin embargo, hay organismos y empresas que, por aplicación de políticas de descentralización y desconcentración de poderes, permiten dirigir la solicitud directamente a quien compite atender lo que se pide. C. El texto, c onsta de tres partes: Exordio: Información que particulariza al solicitante. Miguel Angel Palomino Toledo, identificado con D.N.I. N°06787654 y domicilio en el jirón Ancash 189 de esta ciudad, estudiante de la Facultad de Medicina del IV ciclo ante Ud. me presento y expongo:

10. Exposición: Se desarrolla los fundamentos o motivos que sustentan el pedido que se realiza y la petición . -La exposición o el desarrollo de los fundamentos o motivos que se sustenta el pedido que se efectúa mediante la solicitud inicia su redacción con las palabras “Que”, “Por”, o “Para”, por ejemplo: Que para proseguir mi formación profesional en otra universidad, solicito a Ud. Tenga a bien ordenar a quien corresponda la expedición de mi certificado de estudios del primer y segundo semestre cursados durante el año académico 2007; para cuyo efecto, acompaño a la presente la constancia de las asignaturas aprobadas y los demás requisitos . Los fundamentos se exponen en términos generales y en orden de importancia . Finalmente, si se acompañan documentos para sustentar lo que se pide, estos se nominan en el texto o en el anexo .

11. Conclusión: Se finaliza invocando o reiterando lo solicitado. La conclusión consta de dos elementos: La frase “POR LO EXPUESTO” o “POR LO TANTO”, con mayúsculas y seguida de dos puntos. Debajo de ella, una “formula echa” que reitera, invoca o resume la petición, que se usa por cortesía. POR LO EXPUESTO: Es justicia que espero alcanzar. Ubicación del lugar y fecha: Se ubica debajo de la conclusión del texto, de la parte céntrica de la hoja hacia la derecha.

12. 3.2. El oficio Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargo directivo . El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo , es decir, fuera de una institución; y a nivel interno , dentro de ella. A nivel externo , establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos, y a nivel interno , enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

13. Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos . Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes.

14. A. Partes A1. Obligatorias: 1. Membrete (nombre de la institución o entidad que envía el oficio) 2. Lugar y fecha 3.  Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide) 4. Destinatario 5. Asunto (tema a tratar) 6. Texto (desarrollo del asunto) 7. Antefirma 8. Firma, posfirma y sello 9. "con copia" (c.c.) 10. Pie de página A2. Complementarias: 1. Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa) 2. Referencia 3. Anexo (opcional, en caso de enviar algún documento adjunto).

15. B. Clases Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple . 1. Oficio simple : conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada "destinatario" . 2. Oficio múltiple : el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones , además dentro de sus características principales se encuentran la de llevar en el código la denominación de "oficio múltiple" ; mantener la misma numeración para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario , con la única mención del tratamiento "señor" o "al"; usa "distribución" en lugar de "con copia "; el texto del oficio múltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)

16. Ambas son correctas; pero para documentos oficiales se recomienda usar la forma  de . Últimamente, se ha indicado el uso de la contracción para la datación de cartas o de cualquier otro documento, se prefiere la forma: «Piura, 12 de enero de 2012» . El destinatario del oficio tiene los siguientes elementos: Tratamiento. P rofesión o grado académico abreviados de la persona a quien nos dirigimos. Nombres y apellidos de dicha persona. Cargo que desempeña. Sede de la institución en la que ejerce el cargo. Señor: Prof. Rene Parodi Rojas Señor Dr. Director de la USE 04 Rubén Bendezú Merino CIUDAD Director Regional de Salud PRESENTE Al : Ing. Rene Parodi Rojas Director Regional de Medio Ambiente CIUDAD

17. C . El texto , c onsta de tres partes: Formula de apertura: Encabeza la redacción del texto del oficio. Estas pueden ser: “ Tengo el honor ….”, “ Tengo el agrado ” o “ Es grato …”. Exposición: Se desarrolla el asunto en forma clara, directa y lo más breve posible . Párrafo de cierre: Se utiliza para finalizar el texto del oficio.

18. Modelo de oficio CEBA JUAN XXIII CAJAMARCA “Año de la lucha contra la corrupción e impunidad” Cajamarca, 07 de mayo de 2012 OFICIO Nº127-2019-D-ST.CEBA-J XXIII-C Señor : Dr. Julio Vargas Sotomayor Decano de la Facultad de Psicología de la Universidad Privada del Norte CIUDAD ( PRESENTE) Asunto: Invitación como ponente “Problemas de aprendizaje”

19. Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha organizado un evento denominado “Problemas de aprendizaje”, que se realizará en esta localidad, el día 04 de junio del presente año al conmemorarse XLIII aniversario de creación y funcionamiento de nuestra institución. Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con muchos adolescentes sobre casos psicológicos, me permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con el tema: “Problemas de aprendizaje”, para nuestros alumnos del CEBA , el día 05 de junio , a horas 2 de la tarde, en el auditorio de nuestra institución, ubicada en el Jr. Juan XXIII Nº 130. Sus pasajes y sus gastos de material de trabajo para 100 alumnos serán sufragados por nosotros. En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participación, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I. E. Juan XXIII a mi cargo. Atentamente, __________________ Carlos Pinto Correa Director del CEBA JUAN XXIII

20. c.c .: Subdirección de Secundaria Archivo . CPC/ dmo .

21. DISTRIBUCIÓN : Unidad de Servicios Educativos (10) Centros Educativos Privados (67) FGJ/ cmr .

22. 3.3. El informe El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés . Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentación curricular; un ingeniero, sobre la ejecución de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; o el presidente de una comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigación que ha realizado su comisión. El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel .   El informe tiene carácter de declaración jurada; quiere decir que la persona que informa debe informar la verdad, de lo contrario, podrá ser sancionado administrativa y penalmente. Según los casos, el informe puede ser breve o pormenorizado, pudiendo abarcar varias páginas. Asimismo, puede ir acompañado de cuadros, fotografías, grabaciones, declaraciones, facturas u otros documentos para sustentar la información que se proporciona.

23. A. Partes: A1. Obligatorias: 1. Lugar y fecha 2. código 3. destinatario 4. asunto 5. texto 6. antefirma 7. firma y posfirma 8. "con copia" 9. pie de página A2. Complementarias: 1. Membrete 2. nombre del año 3. destinator (persona que envía el documento) 4. referencia 5. sello para los que lo tienen. 6. anexo

24. B. Clases: Existen diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la Policía Nacional del Perú los dividen en administrativos y policiales, en base al asunto que tratan. Nosotros, los clasificamos en ordinarios, extraordinarios y técnicos , teniendo en cuenta a las personas que los emplean.   C. El texto , consta de tres partes: Fórmula de apertura: Inicia la redacción del texto. Con frecuencia, las formulas de apertura pueden ser: “ Tengo el honor ….”, “ Tengo el agrado ” y “ Es grato …”. Por otro lado, conviene saber que existen párrafos ya formados. Por ejemplo: “Tengo el agrado de dirigirme a Ud. p ara informarle lo siguiente:” , “En atención a lo solicitado por su despacho mediante…, cumplo con informar a Ud. l o siguiente:” Exposición: La exposición debe ser clara, integra, precisa y verídica . Se desarrolla en forma sistemática el asunto que se comunica. Este desarrollo se organiza en orden cronológico o temático . Si el informe lo requiere, las ideas se organizan en párrafos y se enumeran correlativamente. Además, las ideas esenciales se destacan subrayando o escribiendo “ en negrita ”. Fórmula de cumplimiento: Constituye un párrafo separado del resto del texto. La más difundida es: ” Es todo cuanto tengo que informar a Ud. para su conocimiento y demás fines ”

25. 3.4 El acta Se conoce como  acta  al documento que da a conocer el testimonio de las acciones de mayor importancia que sucede de manera formal en ciertos actos administrativos. Es aquel documento que certifica aquellos hechos que pasaron en la realidad, los cuales funcionan como sustento o base de acciones nuevas . Es el documento que es escrito durante una reunión por una persona, quien se encarga de registrar todos los temas que se trataron en la reunión.

26. Partes de un acta Las  partes de un acta de sesión  son : T ítulo, introducción, texto, cierre del acta , firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria. 1.-TÍTULO El título  del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo . Este título se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012 , o también  ACTA DE SESIÓN DEL  27.05.2012 . Sin embargo , en los últimos años , muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento , en forma correlativa anual , con la indicación de la fecha en la que se llevan  a cabo . Por ejemplo : ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2012 .En todos  los casos subrayado y con letras mayúsculas , para que sea el título   en el libro , ya que el acta de una sesión se redacta en cuanto termina  la redacción de otra , luego de la firma de los que procedieron a  aprobarla.

27. 2.INTRODUCCIÓN La introducción  del acta es una fórmula de apertura que comprende : lugar, fecha y hora en la que se leva a cabo la sesión ; los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presidente y de secretario , si los que concurren son muchos , sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo.

28. 3.TEXTO Las actas  tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión ; obtienen todas las intervenciones de los asistentes , sin establecer ninguna distinción entre ellas . Este tipo de actas resultan  extensas y complicadas . Las nuevas disposiciones  legales acerca de la redacción de las  actas de sesiones consideran  que éstas deben contener  solamente la siguiente información ; los asuntos tratados en la sesión , la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos  adoptados . Además, cuando lo solicitan ,deben contener las constancias que los presentes  desean  dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión . Y nada más . Concreto y preciso. Breve. Libre de complicaciones, por eso las actas se deben aprobar al término de las sesiones. Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente , en forma anual , y se escriben como la parte resolutiva  de las resoluciones administrativas , con verbo en infinitivo o en forma imperativa , por ejemplo : Acuerdo Nº 01-2012:Conceder licencia sin goce de haber al señor…..o ACUERDO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas , haciéndolos resaltar  del conjunto , para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas . No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados por medio de resoluciones administrativas , con las firmas del presidente y secretario.

29. 4.-CIERRE DEL ACTA. Es una fórmula hecha  que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado . Señala la hora en la cual concluye este acto. He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión”. 5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes o sólo por el presidente y el secretario , o por una comisión elegida para tal fin.

30. 5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza , en forma obligatoria , en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución , pudiendo ser cada semana , cada   15 días, cada mes , o   cada 6 meses. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión.