Refreshing Quality Excellence Activity by Budihartono

Refreshing Quality Excellence Activity

1. REFRESHING
QUALITY EXCELLENCE ACTIVITY
Budihartono 2024

2. I. PENGANTAR PENULISAN
MAKALAH QEA

3. PENULISAN MAKALAH
•MenuangkankegiatanQEA
kedalamformat penulisandengan
persyaratanyang telahditentukan
oleh panitia

4. MANFAAT PENULISAN MAKALAH
DokumentasiKegiatanQEA Sarana komunikasi
Sarana membangunpolapikir
Sarana mengasahkemampuanproblem
solving dan analisa

6. KEBUTUHAN PENULISAN MAKALAH
•Sistematis
•Informatif
•Jelas
•Singkat dan padat
•Mudah baca dan dipahami
•Menarik
•Bertata bahasa yang baik

7. PENILAIAN PENULISAN MAKALAH
MAKALAH
1. MutuIsi
a.Sistematikapenulisan
b.KetepatanpenggunaanTools
2. Penyajian
a.Kelengkapaninformasi
b.Kejelasandantampilan

8. TANYA JAWAB

9. II. REFRESHING TEKNIK KENDALI MUTU
DAN METODOLOGI PEMECAHAN
MASALAH

10. 7 QC TOOLS

11. “Theterm“7toolsforQC”isnamedafterthe7toolsofthefamous
warrior,Benkei.Benkeiowned7weapons,whichheusedtowinallhis
battles.Similarly,frommyownexperience,youwillfindthatyouwillbe
abletosolve95%oftheproblemsaroundyouifyouwiselyusethe7tools
ofQC.”
KAORUISHIKAWA,Professor,UniversityofTokyo

12. Kegunaan 7 QC Tools
7 QC Tools Kegunaan
1. Lembar pengumpulan dataMempermudah pengumpulan data
2. Stratifikasi Mengelompokkan data
3. Diagram pareto Menunjukkanurutan prioritas
4. Diagram sebab-akibat Menemukan faktor penyebab
5. Diagram pencar Menentukan ada tidaknya hubungan antardua
faktor
6. Histogram Menggambarkan bentukpenyebaran data
7. Bagan kendali Menunjukkan kinerjaproses terhadap batas kendali

13. 1. Lembar pengumpulan data
•Metode terstruktur untuk merekam data
JAM
KASUS INSIDEN 1 2 3 4 5 6 7 8
A //// / / / ////
B // / / / /////
C / // //////

14. No JENIS BATU BATA
TEBAL
( Cm )
TANGGAL PRODUKSI SUB
TOTAL
( buah)
1 -7 8 -14 15 -21 22 -28
1Conblockabu-abu 5 1000 1100 1050 1200 4350
6 950 1200 1150 1000 4300
7 1050 1050 1100 1150 4350
2Conblockmerah 5 1150 1000 1050 1100 4300
6 1000 1050 1100 1200 4350
7 1200 1000 1050 1100 4350
3Conblockhitam 5 500 750 700 900 2850
6 550 700 750 850 2850
7 550 650 600 700 2500
JUMLAH 7950 8500 8550 9200 34200
2. Stratifikasi
•Pengelompokan data
Ordinal
Interval
Nominal

15. 3. Diagram Pareto
•Mengurutkan prioritas
Frequency
Percent
age
A B C D E
100%

16. 4. Diagram Sebab akibat
•Mencari akar penyebab
Bahan Orang
Alat Lingkungan
Masalah
Cara
Bahan Orang
Alat Lingkungan
Harapan
Cara

17. 5. Diagram Pencar
•Melihat hubungan sebab-akibat
Penyebab
Masalah

18. 6. Histogram
•Menampilkan penyebaran data
Batas
bawah
Target
Spesifikasi
Batas
atas

19. 7. Bagan Kendali
•Menampilkan tren data terhadap waktu
Batas kendali atas
Target
Batas kendali bawah
Waktu

20. Preview
7 NEW QC TOOLS

21. 7 New QCTools
(7 Management Tools)
1.Diagram Hubungan
2.Diagram Afinitas
3.Diagram Pohon
4.Diagram Matriks
5.Analisa Data Matriks
6.Metode PDPC (Process Decission Program Chart)
7.Diagram Panah

22. 1. Diagram Hubungan
•Mencari faktor penyebab & keterkaitannya

23. 2. Diagram Afinitas (Kawakita Jiro)
•Pengelompokan informasi atau ide

24. 3. Diagram Pohon
•Menjabarkan pekerjaan menjadi detil
Proses
Proses A
Proses B
Proses C
Proses A1
Proses A2
Proses A3
Proses B1
Proses B2
Proses B3
Proses C1
Proses C2

25. 4. Diagram Matriks
•Menampilkan hubungan dengan barisdan kolom

26. 5. Analisa Data Matriks
•Memetakan hubungan multi variabel
Jan
Mar
May
Jul
Sep
Nov
-100%
-50%
0%
50%
100%
Ibu Hamil K1
Ibu Hamil K4
Persalinan Oleh Nakes
Komplikasi Maternal
Ibu Nifas
Kunjungan Neonatal
Komplikasi Neonatus
Kunjungan Bayi
Balita Sehat
Keselamatan Ibu
Keselamatab Bayi
Cakupan D/S
Cakupan N/D
SuspeK TB
TB Paru BTA (+)
Diare < 5 Tahun
IVA & SADANIS
UKGS SD UKGS TK
-100%--50%-50%-0%0%-50% 50%-100%

27. 6. Metode PDPC (Process Decission Program Chart)
•Menjabarkan kemungkinan keputusan
TELITI PEMASOK
KEDELAI YG
BONAFIT
SELIDIKI MASA
PANEN/HARGA/
KWALITAS DI
SETIAP DAERAH
PENGHASIL
MENGADAKAN
PEMBELIAN
KEDELAI
LOKAL
PELAJARI KEMUNG-
KINAN MENANAM
KEDELAI SENDIRI
HUBUNGI KUD
MENJAMIN
STOCK
KEDELAI
IMPORT
KEDELAI
BENTUK
BAGIAN
EXPORT/IMPORT
TETAPKAN/TUNJUK
IMPORTIR
YANG BAIK

28. 7. Diagram Panah
•Merangkai kumpulan proses

29. IV. METODE PEMECAHAN MASALAH

30. Walter Andrew Shewhart
(18 Maret 1891 –11 Maret1967)
•ShewhartCycle:
•Specification
•Production
•Inspection+ Action

32. PLAN
DOCHECK
ACTION
DELAPAN LANGKAH DALAM PEMECAHAN MASALAH
8. MENENTUKAN TEMA
BERIKUTNYA
7. MENETAPKAN
STANDARDISASI
6. MENGEVALUASI
PERBAIKAN
1. MENENTUKAN AKTIVITAS
2. MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB
3. MENENTUKAN SOLUSI
4. MERENCANAKAN
PERBAIKAN
5. MENERAPKAN RENCANA
PERBAIKAN

33. TAHAP PLAN

34. LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1. Identifikasimasalahataupeluang
2. Analisisdampak
3. Tentukantemaproyek
4. Menetapkanharapandansasarantema
5. Membuatjadwalaktivitasinovasi
6. Pengesahanaktivitas

35. 1.1. Identifikasimasalahataupeluang
Frequency
Percent
age
A B C DE
100%

36. MASALAH vs PELUANG
Masalahaktual
Adanyaketidaksesuaianyang menimbulkankerugian
Masalahpotensial
Masalahyang belumterjaditapiberpotensiterjadijikatidakdilakukan
tindakanpencegahan
Peluang
Potensiterjadinyakondisiyang menguntungkanjikadilakukansuatu
tindakan

37. 1.2. Analisisdampak
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Masalah
Dampak
Dampak
Dampak
No. DampakMasalah Pihakyang terkenadampak
1.
2.
3.
4.

38. 1.3. Tentukantemaproyek
A: Aktivitas, O: Objek, C= Cara, L=Lokasi, P= Periode
JUDUL:
Penyederhanaanproses stock opnamedokumenkreditdenganmetodeLock in Safe
A O C
di bagianSentra LayananKredittahun2015
L P
TEMA: (tanpa menyebutkan “C” dan“P”)
Penyederhanaanproses stock opnamedokumenkreditdi bagianSentra LayananKredit
A O L
Note: Pernyataan tema proyek
1.Mudah dipahami dan
2.Menggunakan kata kerja untukmengatasimasalah seperti: Meningkatkan, Menurunkan, Menaikkan,
menghilangkan, Mengurangidll.

39. 1.4. Menetapkanharapandansasarantema
Masalah
Harapan
Harapan
Harapan
Target
Target
Target
ASPEKMUTU KONDISI SAAT INI HARAPAN
TARGET
Ukuran Waktu Lingkup
QUALITY
COST
DELIVERY

40. 1.5. Membuatjadwalaktivitasinovasi
Tahap
PDCA
Langkah Kegiatan Jadwalpelaksanaan
JanuariFebruariMaret April
1234123412341234
P
1Menentukanaktivitas
2Identifikasifaktoryang
berpengaruh
3Menentukansolusi
4Merencanakanproyekinovasi
D 5Menerapkanproyekinovasi
C 6Mengevaluasi solusi
A
7Menetapkan standar
8Menentukan tema berikutnya

41. 1.6. Pengesahanaktivitas
Diusulkan Oleh
(Ketua)
Diketahui Oleh
(Fasilitator)
Disetujui Oleh
(Mentor/ Atasan langsung)
Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Arahan:

42. LANGKAH 2. IDENTIFIKASI FAKTOR YANG
BERPENGARUH
1.Lakukan tinjauan kondisi aktual
2.Petakanhubungansebabakibatterhadapmasalah/ peluang
3.Analisisakarpenyebab
4.Tentukanakarpenyebabdominan

43. 2.1. Lakukan tinjauan kondisi aktual
No.Situasiyang aktualterjadiSituasiyang seharusnyaterjadi
1.
2.
3.
4.
5.
6.

44. 2.2. Petakanhubungansebabakibat
terhadapmasalah/ peluang

45. HUBUNGAN SEBAB AKIBAT
Masalahaktual
Peluang
Masalahpotensial
Kondisiaktual
Masalahaktual
Masalah
potensial
Peluang
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Penyebab

46. 2.3. Analisisakarpenyebab

47. 2.4. Tentukanakarpenyebabdominan
No. AkarPenyebab Fakta& data
Prioritasuntuk
diatasi
1.
(Fakta, Scatter
diagram, regresi)
2. 
3. 
4. 

48. LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
1.Lakukanstudiliteraturterkaittema
2.Membuatdaftaralternatifsolusi
3.Menganalisisalternatifsolusi
4.Menetapkansolusiterbaik
5.Merencanakantindakanpencegahandanpenanggulanganterhadap
risikosolusi
6.Memahamipengaruhsolusiterhadappihakterkait

49. 3.1. Lakukanstudiliteraturterkaittema
a.Proses atauproduksejenisdalamorganisasiyang sama
b.Temasejenispadabank temaorganisasi
c.Temasejenisdaripesertalain di TKMPN
d.Googling

50. 3.2. Membuatdaftaralternatifsolusi
a.Dari sumberliteratur
b.Diskusiantaranggotatim
c.Arahanatasan
d.Saran pihaklain

51. 3.3. Menganalisisalternatifsolusi

52. 3.4. Menetapkansolusiterbaik
No.
Akar
penyebab
Alternatif
solusi
Pertimbangan
PilihanPeluang
hasil
WaktuBiaya
Pertimbangan
lain
1.
1. 
2. 
2.
1. 
2. 

53. 3.5. Merencanakantindakanpencegahandanpenanggulanganterhadap
risikosolusi
No. Aktivitas
Potensi
masalah
Dampak
masalah
Tindakan
pencegahan
Tindakan
penanggulangan
1.
2.

54. 3.6. Memahamipengaruhsolusiterhadappihakterkait
No. PihakTerkait Manfaat Konsekuensi
1.
2.

55. LANGKAH 4. MERENCANAKAN PROYEK
INOVASI
1. Menyusunrencanapelaksanaanproyek
2. Menyiapkansistempemantauproyek
3. Pemeriksaandanpengesahanrencanaproyekinovasi

56. 4.1. Menyusunrencanapelaksanaanproyek
No.
Akarpenyebab
(WHY)
Aktivitassolusi
(HOW)
SasaranAntara
(WHAT)
Penanggung
jawab(WHO)
Tempat
(WHERE)
Waktu
(WHEN)
Estimasibiaya
(HOW MUCH)
1.
1. (Cara, dokumenterkait)
2.
2.

57. 4.2. Menyiapkansistempemantauproyek

58. 4.3. Pemeriksaandanpengesahanrencanaproyekinovasi
Diusulkan Oleh
(Ketua)
Diketahui Oleh
(Fasilitator)
Disetujui Oleh
(Mentor/ Atasan
langsung)
Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Arahan:

59. TAHAP DO

60. LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI
1. Mempersiapkankompetensipelaksana
2. Mempersiapkansumberdayayang dibutuhkan
3. Menerapkanrencanaproyekinovasi
4. Memantaukemajuanpelaksanaanproyekinovasi

61. 5.1. Mempersiapkankompetensipelaksana0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
dr. Aisyah
dr. Ira
dr. Joshua
dr. Gheta
Nurhikmah
M. Fatur
4
3
2
3
2
2
3
1
2
2
2
1
2
1
2
1
2
1
2
1
2
2
3
1
4
3
3
3
3
3
3
2
3
2
3
2
Bar Chart Kompetensi Personil PKM Pesona Senen
Sebelum Inovasi
LEADERSHIPKNOWLEDGE 7 TOOLSPDCA TEAM WORK SKILL

62. 5.2. Mempersiapkansumberdayayang dibutuhkan
Hardware Software Material Work Environment
Tahap1
Tahap2
Tahap3
Tahap4

63. 5.3. Menerapkanrencanaproyekinovasi
A7 Sosialisasiaplikasi
Wilayah Kerja: Kacab. KecamatanSenen, PIC: XYZ
Prasarana DokumentasiKegiatan Detail Perbaikan HasilPerbaikan Waktu
Netbook
Proyektordanlayar
AlatTulisKantor
PPT aplikasi
Leaflet
Stiker
Biaya
Rp 4.500.000

64. 5.4. Memantaukemajuanpelaksanaanproyekinovasi

65. TAHAP CHECK

66. LANGKAH 6. EVALUASI PERBAIKAN
1. Menganalisishasilinovasi
2. Meninjaupengaruhinovasiterhadappihakterkait

67. 6.1. Menganalisishasilinovasi
Aspek Data masalah di awalSasaranPencapaian
Quality
Cost
Delivery
Safety, Healthy, Environment, Security
Moral

68. 6.2. Meninjaupengaruhinovasiterhadap
pihakterkait0 5 10 15 20 25 30
SEBELUM
SESUDAH
SEBELUM
SESUDAH
SEBELUM
SESUDAH
SEBELUM
SESUDAH
SEBELUM
SESUDAH
SEBELUM
SESUDAH
dr. Aisyah
dr. Ira
dr. Joshua
dr. Gheta
Nurhikma
h
M. Fatur
4
5
3
3
2
3
3
3
2
3
2
3
3
4
1
4
2
4
2
4
2
4
1
4
2
4
1
3
2
4
1
3
2
3
1
3
2
4
1
3
2
4
2
3
3
4
1
3
4
4
3
4
3
4
3
4
3
4
3
4
3
5
2
4
3
5
2
4
3
4
2
4
Bar Chart Kompetensi Personil PKM Pesona Senen Sebelum
Inovasi
LEADERSHIP KNOWLEDGE 7 TOOLS PDCA TEAM WORK SKILL

69. TAHAP ACT

70. LANGKAH 7. STANDARDISASI
1. Standarkanhasilinovasi
2. Sosialisasikaninovasikepadapihakterkait

71. 7.1. Standarkanhasilinovasi

72. 7.2. Sosialisasikaninovasikepadapihakterkait

73. LANGKAH 8 : MENENTUKAN TEMA
BERIKUTNYA
•Tindaklanjutkeproyekberikutnyasesuaiprioritas.
Frequency
Percent
age
A B C D E
100%

74. 4. Merencanakan
perbaikan
2. Mengidentifikasipenyebab 3. Menentukansolusi1. Menentukanaktivitas
M1
Pemilihan
Masalah
Penyebab
Masalah
Identifikasi
Masalah
Faktor
Penyebab
5W2H Table
Why –AkarPenyebab
What –Sasaranantara
How –Cara perbaikan
When –Waktu
perbaikan
Where –Tempat
perbaikan
Who –Penanggung
jawab
How Much –
Biayaperbaikan
M2
M3
M4
M5
M4
Masalah
terpilih
Akar
Penyebab
P1
p11
p12
p13
P2
p21
p22
p23
P3
p31
p32
p33
Akar
Penyebab
dominan
p12
p13
p23
p33
Alternatif
Solusi
S1
S2
S3
S4
S5
S2
S5
Pemilihan
Solusi
Solusi
terpilih
PLAN

75. 8. MenentukanTema
Berikutnya
6. Mengevaluasi
Perbaikan
5. Menerapkan
RencanaPerbaikan
Peelaksanaan
& monitoring
Membandingkan
Hasildengan
Keadaan
Sebelumnya
Dan rencana
7. Menetapkan
Standardisasi
Penetapkan
hasilperbaikan
-StandarInput
-StandarProses
-StandarHasil
M1
Pemilihan
Masalah
Identifikasi
Masalah
M2
M3
M5
M2
Masalah
terpilih
DO –CHECK –ACT

76. TANYA JAWAB

77. III. REFRESHING TEKNIK
PENULISAN MAKALAH
Budihartono 2024

79. MAKALAH QEA
MakalahQEAmerupakanlaporankegiatanQEAyangdisampaikan
secaraterstrukturdaninformatif.Makalahmerupakanmediayang
efektifdalamprosesberbagiinformasi,pengalamandanpengetahuan.
MakalahmerupakansumberinformasiawalbagiJuridalammenilai
kegiatanQEA.

80. MANFAAT PENULISAN MAKALAH
1.SebagaidokumentasiQEA
2.Saranakomunikasi
3.Saranamembangunpolapikir
4.Saranamengasahkemampuanproblem solving dananalisa

81. PENULISAN MAKALAH
1.Jenis makalah
2.Persiapan penulisan
3.Format
4.Alur penulisan
5.Gambar, grafik & tabel
6.Pemeriksaan
7.Publikasi

82. 1. JENIS MAKALAH
a.Untukdokumenperusahaandanmanajemen
b.Untuk peserta konvensi
c.Untuk tim Juri

83. 1. JENIS MAKALAH lanjutan
a.Untukdokumenperusahaandanmanajemen
•Urutanproses jelas
•Data lengkap
•Gambar, grafikdantabellengkap
•Catatanlengkapdaripihak-pihakterkait

84. 1. JENIS MAKALAH lanjutan
b. Untuk peserta konvensi (proceedings)
•Halaman dibatasi sesuai standar
•Format disesuaikan standar
•Tampilkan informasi dan grafis secara proporsional dan jelas
•Jika akan difotocopy pastikan gambar & grafis tetap jelas setelah difotocopy

85. 1. JENIS MAKALAH lanjutan
c. Untuk tim Juri
•Tampilkan informasi sejelasmungkin
•Data pendukung yang lengkap disertakan sebagai lampiran
•Proses PDCA sebaiknya tidak lebih dari 25 halaman.

86. 2. PERSIAPAN PENULISAN
a.Telah melakukan siklus PDCA
b.Memiliki seluruh dokumentasi terkait PDCA

87. 2. PERSIAPAN PENULISAN lanjutan
a.Telah melakukan siklus PDCA
•Penetapan Tim jelas
•Posisi Tim dalam struktur jelas
•Tema jelas
•Proses PDCA telah dilaksanakan hingga tuntas
•Hasil sudah diuji dalam waktu yang cukup
•Standar baru terkait peningkatan telah dibuat, disahkan dan diterapkan.
•Persetujuan atasan pada tiap tahap terkait peningkatan ada

88. 2. PERSIAPAN PENULISAN lanjutan
b.Memiliki seluruh dokumentasi terkait PDCA
•Ada jadwal kerja
•Data masalah cukup lengkap
•Proses brainstorming dan analisa terekam
•Hasil terukur dengan benar dan tepat

89. 3. FORMAT
Tetapkan format yang akan digunakan
•Ukuran kertas & orientasi (portrait/ landscape)
•Jenis dan ukuran font
•Ukuran spasi dan margin
•Ketetapan lain terkait konvensi/ penggunaannya

90. 4. ALUR PENULISAN
a.PDCA
b.Informasi yang perlu dituliskan
c.Analisa
d.Data
e.Tanda tangan persetujuan
f.Menampilkan hasil

91. 4. ALUR PENULISAN lanjutan
a.PDCA
•Tahap Plan harus memuat urutan yang logis dari pengumpulan data masalah,
penetapan masalah, mencari penyebab, memilih solusi dan merencanakan
penanggulangan
•Tahap Do harus menjelaskan proses peningkatan dan monitoringnya. Foto,
grafis dan tabel data dapat ditampilkan untuk menunjukkan progres.

92. 4. ALUR PENULISAN lanjutan
a.PDCA
•Tahap Check harus menampilkan pengambilan data dengan benar
dan tepat dan membandingkannya dengan kondisi sebelumnya
•Tahap Action harus menampilkan standar baru dengan jelas, kalau
perlu dibandingkan dengan standar lama. Untuk GKM rencana
selanjutnya harus ditampilkan dengan mempertimbangkan masalah
yang belum terpecahkan dan masalah yang baru.

93. 4. ALUR PENULISAN lanjutan
b.Informasi yang perlu dituliskan
•Informasi tentang gugus dan perusahaan/ bagian
•Informasi tentang tema
•Informasi tentang peningkatan (PDCA) yang dilakukan
•Informasi tentang hasil dan dampak terhadap gugus dan
perusahaan
c.Analisa
•Semua tools yang digunakan ditampilkan secara ringkas dan
informatif

94. 4. ALUR PENULISAN lanjutan
d.Data
•Data masalah
•Data hasil peningkatan
•Data terbaru masalah untuk langkah 8
e.Tanda tangan persetujuan
•Penetapan masalah
•Penetapan target/ sasaran
•Standardisasi hasil

95. 4. ALUR PENULISAN lanjutan
f.Menampilkan hasil
•Jelaskan hasil dengan angka
•Jelaskan dampak terhadap pekerjaan gugus dan perusahaan
•Jelaskan betapa pentingnya hasil tersebut
•Jika relevan, jelaskan bahwa hasil merupakan sesuatu yang terbaik
atau baru di Indonesia/ dunia.

96. 5. GAMBAR, GRAFIK & TABEL
a.Penggunaan Gambar
•Fokus pada objek
•Jelas pencahayaan dan kontras
b.Penggunaan Grafik
•Jelas dengan warna atau arsiran
•Angka mudah terbaca
c.Penggunaan Tabel
•Angka mudah terbaca
•Judul tabel jelas

97. 6. PEMERIKSAAN
Pihak yang perlu meninjau sebelum publikasi
•Seluruh anggota GKM/PKM atau rekanan SS
•Fasilitator
•Atasan langsung

98. 7. PUBLIKASI
Media yang digunakan
•Hardcopy dapat berwarna atau hitam putih. Pastikan seluruh bagian
dalam makalah informatif (mudah terlihat/ terbaca)
•Softcopy dengan ukuran yang memadai. Jika banyak file pendukung
dapat di simpan di sub folder.

99. TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA
Budihartono Fyodorov