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GESTIÓN, ORGANUIZACION

1. Los sistemas están a todo alrededor, al adquirir esta visión del mundo comprendemos su
comportamiento y de todas las cosas dentro de él. Un Ingeniero Industrial y de Sistemas
tiene esta visión, junto con las herramientas y conocimientos de la administración científica
moderna será capaz de gestionar todo tipo de sistemas, áreas funcionales y
organizaciones.
LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL
EN LA ERA DE SISTEMA S

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LA GESTIÓN
ORGANIZACIONAL
EN LA ERA DE
SISTEMAS
UNA NUEVA VISIÓN DEL MUNDO
Por muchos siglos, los conocimientos y disciplinas fueron estudiados
de forma aislada, lo viste en tu escuela primaria cuando te
enseñaron las materias de ciencias sociales, matemáticas, física,
química, etc. Cada una de ellas intentaba comprender la fracción del
mundo que le correspondía separándose del resto. En química te
enseñaban a comprender los elementos, sus combinaciones y sus
reacciones, en biología aprendiste sobre los seres vivos, sus
características, componentes y clasificaciones. Pero, ¿acaso dentro
de los seres vivos no ocurren también procesos químicos?
La era de sistemas surge cuando los investigadores se dan cuenta
que los problemas del mundo real no pueden ser estudiados desde
el punto de vista de una sola disciplina, en realidad los problemas
son una mezcla o revoltura de muchas cosas que se están
combinando. Por ejemplo, si observamos un problema como el de un
equipo de futbol con bajo desempeño veremos que hay muchísimos
factores interviniendo, tales como características físicas de los
miembros del equipo, autoconfianza, circunstancias familiares,
nutrición, disciplina, dirección, las características del campo donde
juegan, clima de la región, etc, etc.
¿Estás comenzando a comprender la visión de sistemas? ¿Puedes
observar los sistemas a tu alrededor? Quizá aún no entendemos lo
que realmente es un sistema, una definición ampliamente aceptada
nos dice que un sistema es un conjunto de elementos que interactúa
entre sí para alcanzar un objetivo en común. ¿Qué quiere decir esto?
Cualquier cosa que veas en el mundo que tenga varias partes
trabajando juntas para lograr algo, es un sistema.
Los sistemas pueden ser muy sencillos o muy complejos, por
ejemplo, una pluma es un sistema, está integrado por una caña, una
punta, carga con tinta, entre otros, y estos elementos están
EL MUNDO Y
LOS
SISTEMAS
“Se espesan las nubes,
el cielo se obscurece las
hojas flamean, y
sabemos que lloverá.
También sabemos que
después de la tormenta
el agua de desagüe
caerá en ríos y lagunas a
kilómetros de distancia, y
que el cielo estará
despejado para mañana.
Todos estos
acontecimientos están
distanciados en el
espacio y el tiempo, pero
todos están conectados
en el mismo patrón.
Cada cual influye sobre
el resto, y la influencia
está habitualmente
oculta. Sólo se
comprende el sistema de
la tormenta al contemplar
el todo, no cada
elemento individual” ,
Peter Senge (1992)

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trabajando para permitir que una persona pueda registrar información en un papel.
Por otra parte, una empresa es un sistema de más complejidad, está integrada por personas,
mobiliario, máquinas, edificios, métodos de trabajo, reglas, entre muchos componentes más. Si los
sistemas están en todo tu alrededor, y la empresa que tú formarás o para la que trabajarás también
es un sistema ¿crees que sea importante comprender cómo funcionan y se manejan los sistemas?
Dentro de un sistema siempre hay partes que trabajan y otras que dirigen, estas últimas observan a
su alrededor para ver qué sucede en su ambiente, determinar el curso a seguir y se aseguran que
todas las partes del sistema están haciendo el trabajo que deben para alcanzar su meta. Las partes
que trabajan representan la función operativa y las partes que dirigen, la función de gestión.
La figura 1 es una representación gráfica de una empresa vista como un sistema, podemos
observar en ella que hay varios subsistemas o sistemas menores contenidos en la organización
(partes del sistema que a su vez son sistemas), para explicarlo de forma más sencilla, podemos ver
a una mochila como un sistema, cuyas partes divisiones, cuadernos, colores, lápices y plumas
trabajan juntas con el objetivo de asegurar que el alumno tenga lo necesario para poder hacer sus
labores escolares. ¿Viste que la pluma es una de las partes del sistema mochila? ¿Recuerdas que
ya habíamos dicho que la pluma en sí es un sistema? Los sistemas contenidos dentro de sistemas
mayores se llaman subsistemas.












Figura 1. Modelo de una empresa vista como un sistema. Adaptado del modelo de una empresa de Anderton y Checkland, en Wilson
(1993)
Así mismo, dentro de un sistema organización también encontramos dichos subsistemas. Tomemos
por ejemplo una empresa que se dedica a la elaboración de teléfonos celulares, en ella veremos
muy fácilmente cuál es el subsistema de transformación, las personas involucradas en este
subsistema serían los operarios en la fábrica, elaborando y uniendo las piezas para al final tener un
producto que se llama celular.

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Si pensamos en el subsistema de soporte identificaríamos a todas aquellas personas que no están
trabajando directamente en transformar componentes en celulares, pero sus actividades dan
soporte a la función de transformación, ¿cómo podría funcionar la planta sin un departamento que
contrate, instruya, y se encargue de los pagos al personal?, o ¿cómo funcionaría sin un
departamento de contabilidad que se asegure de la salud financiera del negocio, cumplir sus
responsabilidades con proveedores y confirmar la rentabilidad del negocio a los accionistas?
El subsistema de vinculación, como lo vemos en la imagen, está conectado con el ambiente. ¿Y
esto cómo lo vemos en la empresa? Se refleja en las personas encargadas de analizar qué
tendencias hay en el mercado, qué productos están ofreciendo otras marcas como Samsung, LG,
Sony, etc, qué nuevas tecnologías hay disponibles, qué nuevas leyes e impuestos pueden afectar el
funcionamiento o utilidades, qué cambios ecológicos existen que puedan entorpecer la obtención de
materias primas, qué acontecimientos sociales están ocurriendo y cómo me puedo proteger de ellos
o aprovecharlos. ¿Puedes identificar algunos de los cambios en la industria celular que han
modificado sustancialmente los productos de las compañías? ¿Te acuerdas de los celulares con
teclado, o de los que no tomaban fotos?
Estas personas del subsistema vinculación serían responsables de dar esta información al
subsistema PMC o Gestión, para que este último pueda tomar decisiones estratégicas bien
fundamentadas.
Pero, ¿Qué significa eso de PMC? Pues bien, hablamos de Planeación, Monitoreo y Control.
Estos son los procesos que realiza la función de Gestión de un sistema, si vemos el PMC de Apple
hace unos años, pensaremos en Steve Jobs y su consejo directivo. ¿Ya visualizas un poco qué tipo
de personalidad se requiere para hacer este trabajo? Esta función la realizan idealmente personas
visionarias, con liderazgo, capaces de hacer que las cosas sucedan e inspirar a toda su compañía.
Pero ¿y por qué en la imagen hay un cuadro dentro de cada subsistema que dice PMC? Esto es
porque cada subsistema tiene también sus encargados de la Gestión, en la planta veremos
supervisores y gerentes de producción, en contabilidad veremos al gerente contable, en vinculación
encontraremos al gerente de mercadotecnia, o al gerente de investigación y desarrollo.
En pocas palabras, todos los sistemas tienen un elemento que se encarga de llevar a cabo una
función de Planeación, Monitoreo y Control. Pero y ¿qué significan estas funciones?
La Planeación es un proceso continuo, siempre se está repitiendo, en el que el encargado de la
gestión se asegura de determinar hacia dónde va el sistema, qué objetivo quiere alcanzar, qué
acciones hay que seguir, cuándo, quién las va a realizar. Todo esto sin perder de vista lo que está
sucediendo en el ambiente. Por ejemplo, tú, como sistema estudiante, te encargas de la gestión de
tus estudios y planeas cuándo estudiar, cómo venir a la escuela, cuándo hacer tus tareas, observas
las cosas que suceden a tu alrededor que puedan afectar tus planes y si es así los modificas.
El Monitoreo es la función de la gestión que tiene que ver con medir cómo vamos respecto al
alcance de nuestras metas, ¿Cómo puedo saber que tan bien voy sin medir mi desempeño? Para
medir tu desempeño como estudiante verías qué calificaciones estás obteniendo en tus exámenes,
porcentaje de asistencias, porcentaje de tareas entregadas, y dependiendo de esto sabrías si estás
teniendo éxito en tu objetivo.

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El Control es el proceso que se asegura que los planes que has hecho se lleven a cabo. ¿Cómo
controlas la ejecución de tus planes como estudiante? ¿Te vas asegurando de estar asistiendo a
tus clases programadas, ir cumpliendo con las tareas, llegar temprano a clase, estudiar cuando es
necesario? Si ves que tus resultados son bajos, ¿qué haces? ¿Modificas tus planes para estudiar
más o mejor?
Como se puede deducir, estas funciones están muy ligadas. De tus planes se define lo que vas a
medir en el monitoreo y así mismo, para poder controlar tienes que saber cómo vas con respecto a
tus mediciones, si ves que el resultado no fue el esperado vuelves a planear y se inicia de nuevo el
ciclo.
Si entendemos y aplicamos estos conceptos lograremos cualquier cosa. ¿Crees que si planeas tus
actividades, monitoreas tus resultados y controlas tus acciones podrás terminar tu carrera con
éxito? ¿Crees que si en una empresa se realizan dichas funciones esta se desempeñará mejor?
La función de gestión es clave porque de ella dependerá la fuerza, permanencia y salud de
cualquier organización. Probablemente aún sabes muy poco de gestión y de sistemas, pero eso
sólo significa que hay mucho por aprender. El bloque de Gestión Organizacional de tu carrera de
Ingeniería Industrial y de Sistemas trabajará contigo para que tú aprendas a interpretar al mundo
desde una visión de sistemas, y con esa visión usar sinfín de herramientas a tu alcance para llevar
a la organización de la que formes parte al éxito, ¿qué dices, estás listo?


Introducción al Estudio de Sistemas. Bloque de Gestión Organizacional.
Mtra. Maribel García Hoo.
Referencias.
Ackoff, R. (1995) Planificación de la empresa del futuro. Cd. De México, México: Noriega Editores.
Senge, P. M. (6ta Ed.).(1996) La Quinta Disciplina. Madrid, España: Granica.