Salesforce Flows_ Automatización sin límites.pptx

Salesforce Flows
Salesforce Developer Community San Luis Potosí

1. Trailblazer Community Salesforce Flows Automatizaci ón sin límites Red: Plaza Contraseña: S4L0N350 Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México

2. Salesforce Developer Group, San Luis Potos í, México Agenda Salesforce Flows, Automatizaci ón sin límites 🚀 ¿Qué es Salesforce Flow y cuándo usarlo? 🌟 Casos de uso reales de automatización ☕🍽️ Coffee Break & Networking 🛠️ Workshop práctico: tu primer Flow en vivo 💡 Tips y mejores prácticas 👥 Comunidad y próximos pasos

3. Luis Sandoval Salesforce Technical Architect Tel éfono: 8129386103 Correo: [email protected]

4. Salesforce Flow ¿Qu é son, cómo usarlos?

5. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Salesforce Flows, ¿ Qué son y cómo usarlos? Definición general y usos principales Salesforce Flow es la herramienta de automatización más poderosa de la plataforma. Permite automatizar procesos, recolectar datos y guiar a los usuarios sin necesidad de programar. Con Flow puedes: Ejecutar acciones automáticamente cuando se cumplen condiciones (guardar registros, enviar notificaciones, actualizar datos). Crear pantallas interactivas para que los usuarios ingresen información. Diseñar procesos visuales que reemplazan reglas de flujo de trabajo y procesos antiguos. 👉 Se usa en todo tipo de escenarios: desde tareas simples de actualización de campos hasta procesos complejos con múltiples condiciones.

6. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Salesforce Flows, ¿Qué son y cómo usarlos? 🔎 Tipos de Salesforce Flows Salesforce ofrece distintos tipos de Flow según el escenario: Record-Triggered Flow → Se ejecuta automáticamente al crear/actualizar/eliminar un registro. Scheduled Flow → Corre en un horario definido (ej. todas las noches a las 11 pm). Screen Flow → Muestra pantallas interactivas al usuario (ej. asistentes paso a paso). Autolaunched Flow → Se invoca desde un botón, proceso o Apex sin intervención del usuario. 👉 Esto permite elegir el tipo de Flow ideal según la necesidad del negocio.

7. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Salesforce Flows, ¿Qué son y cómo usarlos? ⚙️ ¿Qué puedo hacer con Flows? Con Flows es posible: Crear y actualizar registros automáticamente. Enviar notificaciones y correos. Llamar a sub-flows para procesos modulares. Ejecutar lógica compleja con decisiones, bucles y asignaciones. Integrarse con Apex, APIs y sistemas externos. 👉 Flows son la evolución de Workflow Rules y Process Builder, ahora la herramienta estándar de automatización en Salesforce .

8. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Salesforce Flows, ¿Qué son y cómo usarlos? 📈 Beneficios de usar Salesforce Flows Sin código: permite a admins y consultores construir automatizaciones avanzadas. Visual y fácil de entender: cada paso se representa gráficamente. Escalable: desde automatizaciones simples hasta procesos críticos de negocio. Unificación: reemplaza herramientas antiguas (Workflow Rules, Process Builder). Mejor mantenimiento: se pueden documentar y probar fácilmente.

9. Casos de uso reales

10. Triggered Flow Salesforce Developer Group, San Luis Potos í, México

11. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Casos de uso Triggered Flows - Notificaci ón cuando una Oportunidad se cierra Cuando una Oportunidad cambie a etapa: Closed Won (Cerrada – Ganada) Closed Lost (Cerrada – Perdida) 👉 El dueño recibe una notificación en la campanita con un mensaje personalizado. 👉 Se crea una Tarea de seguimiento relacionada con la Oportunidad.

12. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Casos de uso

13. Scheduled Flow Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México

14. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Casos de uso Scheduled Flows - Oportunidades Objetivo: Identificar diariamente las oportunidades que no están cerradas y que tienen más de 30 días desde su creación , para notificar por correo al propietario y reactivar el seguimiento. Cuándo corre: Todos los días a las 08:00 AM (Scheduled Flow). Criterios (filtros): IsClosed = false CreatedDate <= TODAY() - 30 Acción: Enviar correo al Owner con: Nombre de la oportunidad Cuenta Fecha de creación Enlace a la oportunidad

15. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Casos de uso Scheduled Flows - Oportunidades

16. Screen Flow Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México

17. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Casos de uso Screen Flow - Solicitud de equipo de computo 📌 Objetivo: Permitir que un usuario solicite equipo de cómputo desde un flujo en Salesforce. 🔒 Validación: Revisar si el usuario tiene permiso (CanRequestEquipment__c en User). 🖥️ Formulario: Tipo de equipo, justificación, fecha requerida. 📝 Resultado: Se crea un registro en el objeto EquipmentRequest__c con estado inicial “New”. Obtener datos del usuario → revisar campo CanRequestEquipment__c. Sí = false → mostrar mensaje “No tienes permiso para solicitar equipo” y terminar. Si = true → continuar. Pantalla de solicitud → captura los campos necesarios. Crear registro en EquipmentRequest__c con los datos. Pantalla de confirmación → mostrar que la solicitud fue registrada.

18. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Casos de uso Screen Flow - Solicitud de equipo de computo

19. Buenas pr ácticas y Recomendaciones

20. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Buenas pr ácticas y recomendaciones Límites de Salesforce Flow 📌 Aunque Flow es poderoso, no todo se debe o puede resolver con Flows . Considera siempre los límites de la plataforma : ⚙️ Límites de CPU y ejecuciones: un Flow consume recursos igual que Apex. Flujos muy complejos o con muchos registros pueden excederlos. 📊 Límites de SOQL y DML: cada Flow tiene límites de consultas y operaciones por transacción (ej. 100 SOQL y 150 DML). 🔄 Bulkificación: si un Flow se ejecuta en lote (ej. Data Loader, procesos masivos), puede fallar si no está diseñado para procesar muchos registros a la vez. ⏱️ Scheduled Flows: máximo 250,000 ejecuciones programadas al día. 🔔 Notificaciones / emails: cada org tiene límites diarios de correos y notificaciones.

21. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Buenas prácticas y recomendaciones Buenas prácticas de gobernanza ✅ Antes de crear un Flow, pregúntate: ¿El caso de uso es simple y repetitivo ? → Flow es ideal. ¿El proceso requiere miles de registros al mismo tiempo ? → Mejor Apex o integración batch. ¿El negocio necesita lógica muy compleja (loops anidados, muchos if/else) ? → Apex puede ser más seguro y eficiente. ¿Se necesitan acciones externas (APIs, cálculos avanzados)? → Flow puede invocar Apex, pero no reemplazarlo.

22. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Buenas prácticas y recomendaciones Ejemplos de cuándo NO usar solo Flows ❌ Ejemplo 1: Actualizar 50,000 oportunidades en un día Flow masivo puede chocar con límites de DML/SOQL. Solución: Apex Batch o invocar subprocesos escalonados. ❌ Ejemplo 2: Cálculo financiero complejo con fórmulas largas Flow se vuelve difícil de mantener y lento. Solución: Apex class para los cálculos, Flow solo lo invoca. ❌ Ejemplo 3: Integración con un sistema externo vía API Flow puede hacer callouts, pero si hay reintentos, autenticación avanzada o alto volumen , Apex es más confiable. ❌ Ejemplo 4: Procesar varios niveles de jerarquía (cuentas, hijos, nietos, etc.) Flows con loops profundos pueden romper límites. Solución: Apex o una mezcla Flow + Apex invocable.

23. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Buenas prácticas y recomendaciones Flow no es para todo Úsalo para procesos de negocio claros, de pocos pasos y fáciles de mantener. Para casos críticos, de alto volumen o lógicas avanzadas, combina con Apex . Siempre revisa límites antes de diseñar, y prueba con datos masivos cuando el caso lo requiera.

24. Ejercicio pr áctico Manos a la obra Salesforce Developer Group, San Luis Potos í, México

25. Triggered & Scheduled Flow Recordatorio por fecha de cierre en Oportunidad Footer description

26. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Ejercicio pr áctico Recordatorio por fecha de cierre oportunidad Objetivo: Asegurar que el propietario reciba un aviso automático cuando la Oportunidad esté próxima a su Close Date o ya vencida . Flows a construir: Record-Triggered Flow (RTF): calcula y mantiene la Fecha de Aviso cuando cambie la Close Date. Scheduled Flow (SF): cada mañana detecta próximas a cerrar o vencidas y notifica. Campos que necesitamos crear Reminder_Date__c (Date) → Fecha de aviso (CloseDate – 7 días). Closing_Soon__c (Checkbox) → Próxima a cerrar (boolean). Past_Due__c (Checkbox) → Close Date vencida (boolean). Sólo son campos en Opportunity ; no se crean objetos nuevos.

27. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Ejercicio práctico Triggered Flow - Opportunity Cuándo: Opportunity, After Save , al crear o cuando cambie CloseDate. Lógica: Si IsClosed = false y CloseDate tiene valor: Reminder_Date__c = CloseDate - 7 Closing_Soon__c = false Past_Due__c = false Si IsClosed = true: Limpiar Closing_Soon__c y Past_Due__c (en false). Propósito: Dejar programada una fecha objetivo de aviso por cada oportunidad.

28. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Ejercicio práctico Scheduled Flow Cuándo: Diario, 08:00 AM . Búsquedas: Próximas a cerrar IsClosed = false Reminder_Date__c <= TODAY() CloseDate >= TODAY() Closing_Soon__c = false Vencidas IsClosed = false CloseDate < TODAY() Past_Due__c = false

29. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Ejercicio práctico Scheduled Flow Acciones por registro: Para Próximas a cerrar : Closing_Soon__c = true Enviar notificación/correo al OwnerId con: Nombre, Cuenta, CloseDate, enlace. Para Vencidas : Past_Due__c = true Enviar notificación/correo al OwnerId.

30. ¿Qué sigue con Salesforce Flow? Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México

31. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México C ómo continuar con Salesforce Flow 📚 1. Completar el TrailMix de Salesforce Flows 👉 https://trailhead.salesforce.com/es/users/david-lagos/trailmixes/flow Repaso desde lo básico hasta ejemplos prácticos. Ideal para complementar lo visto en el evento. 💡 2. Practica en tu Playground Repite los casos de uso mostrados en la sesión. Crea tus propios mini ejercicios (ej: recordatorios, notificaciones, validaciones). 👥 3. Aprende en comunidad Comparte dudas en Trailblazer Community . Únete a grupos locales (como Salesforce Developer San Luis Potosí 😉).

32. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Cómo continuar con Salesforce Flow 🛠️ 4. Buenas prácticas iniciales Siempre prueba tus Flows con Debug antes de activarlos. Nombra bien los elementos (Decision, Assignment, etc.). Empieza con casos simples y ve aumentando la complejidad. Documenta con descripciones dentro del Flow. 🚀 5. Próximos niveles Explorar Subflows para modularizar procesos. Combinar Flows con Apex en casos avanzados. Revisar patrones de gobernanza y límites (bulkification, límites de SOQL/DML).

33. Salesforce Developer Group, San Luis Potosí, México Evento M éxico Dreaming