SEM 14 Manual de procedimientos técnicos.pptx

Manual de procedimientos técnicos

1. INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO “FIBONACCI” CURSO: ADMINISTRACION FARMACEUTICA DOCENTE: Q.F ARLETH BALVIN RIVEROS. II- SEMESTRE 2022 TINGO MARIA TEMA: SEM 14 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICOS (FIFO/FEFO-ALERTAS DIGEMID)

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICO- ADMINISTRATIVOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO

3. OBJETIVOS

4. PRINCIPIOS El servicio farmacéutico tendrá como guía permanente de sus actividades los principios fijados en la constitución, la ley y las demás disposiciones del orden nacional relacionadas con la atención en salud, así como los que se determinan a continuación:

5. FUNCIONES DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN: El servicio farmacéutico determinará la cantidad de medicamentos que requiere para cierto período, teniendo en cuenta: el perfil epidemiológico de la institución, la población usuaria y/o consumo histórico, comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la oferta de servicios. Definida la programación de necesidades, se aplicará la política de compras de la organización, determinando la modalidad de la adquisición, la característica de la negociación y la evaluación de las ofertas. El criterio técnico del director del servicio farmacéutico prevalecerá cuando se presenten diferencias de criterios entre el responsable de las compras y el responsable del servicio farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y almacenamiento, Ofrecimiento, aceptación y/o rechazo, destrucción o desnaturalización de medicamentos. distribución, uso adecuado, devolución al proveedor por fecha próxima de vencimiento La distribuidora enviará de manera oportuna, continua y verás al sistema de información del servicio farmacéutico toda la información que vaya adquiriendo respecto a medicamentos. La distribuidora contará con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de adquisición de medicamentos teniendo en cuenta la oportunidad en la entrega, pedido completo, informe oportuno de la situación del pedido, condiciones de transporte y política en el manejo de devoluciones. Programación de necesidades: Decisión de adquisición Prevalencia del conocimiento técnico: Envío de información: Control durante el proceso de adquisición:

7. El sistema FIFO/FEFO es una técnica de gestión de almacenamiento de productos incluyendo los fármacos en el cual se trata de distribuir los productos de tal manera que se hacen fluir por la cadena de suministro seleccionando primero los medicamentos que caduquen primero o los que ingresaron primero al almacenamiento. SISTEMA FIFO / FEFO

8. FEFO: FIRST EXPIRES, FIRST OUT FIFO ( First In, First Out ) LIFO (Last in, First Out) PRIORIDAD A LO MÁS RECIENTE LO MÁS ANTIGUO SALE ANTES ATENCIÓN A LA CADUCIDAD

9. Stock de medicamentos

10. Definición de stock Conjunto de artículos acumulados en espera de u utilización mas o menos próxima. Son las existencias de un determinado producto que permite abastecer a los usuarios. Nivel de stock: cantidad de existencias de un medicamento almacenado en un momento dado

11. Tipos de inventarios (stock) Inventario permanente : es aquel donde se hace un seguimiento continuo y al instante del movimiento de un producto (entradas y salidas), ya sea por su alto costo u otra característica importante. Para lograrlo se basan en las tecnologías de la información como lectura por scanner o tecnología de Radiofrecuencia (RFID). Por ejemplo en el área farmacéutica se aplicaría para hacerle seguimiento continuo a los medicamentos de control especial y medicamentos de alto costo

12. Inventario periódico: usan auditorias de inventario regulares y al azar para actualizar la información de seguimiento del inventario. Por lo general se realiza cada tres meses. En lugar de confiar en la tecnología para actualizar las bases de datos cada vez que se vende un artículo, los administradores deben contar físicamente el inventario en el almacén, comparando el inventario manualmente contra el recibo y los datos de ventas de los departamentos de ventas y compras para determinar si existe cualquier discrepancia.

13. Inventario general: es aquel en donde se realiza un conteo físico y general de todos los productos y bienes para determinar el estado real de existencias, para cerrar un periodo contable. Por lo general se hace cada año. Su objetivo es proporcionar la información necesaria para realizar el cierre contable del año, estado de cuentas y resultados, activos fijos, corrientes y pasivos (balance general)

14. Gestión de stock: objetivos EL OBJETIVO BÁSICO ES MANTENER UN NIVEL DE STOCK ÓPTIMO: Tener suficiente cantidad de medicamentos para satisfacer la demanda externa y evitar roturas de stock Pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable, evitando que haya un exceso inútil del mismo

15. Gestión de stocks ¿Cómo? Establecimiento previsiones de consumo Estudiando los plazos de entrega del proveedor Realización de inventarios periódicos Utilizando una aplicación informática de gestión que realice análisis de consumo por grupo terapéutico, p. a, especialidad, servicio, paciente…

16. GESTIÓN DE STOCKS: FACTORES CONTROLABLES Cantidad a pedir Fecha de pedido Coste de pedido Stock de seguridad NO CONTROLABLES Demanda Plazo de entrega Caducidad de los medicamentos Espacio en el almacén Costes de gestión

17. Gestión de stocks: técnicas Para una buena gestión logística de stocks hay que controlar: Este control del flujo de información permitirá: Elaborar correctas propuestas de pedido Analizar la utilización de medicamentos Asignar costes a cada área, servicio o unidad Elaborar informes rigurosos ENTRADAS SALIDAS

18. GESTIÓN DE STOCKS: TÉCNICAS Automatización de los pedidos del stock de planta, mediante la solicitud del pedido a través del sistema informático. Con esto se consiguen varios objetivos: La organización del trabajo del servicio de farmacia no depende de la llegada del pedido en papel No se produce desplazamiento de personal Disminuyen los errores de transcripción 2. Controles periódicos de inventario

19. Gestión de stocks: técnicas Utilizar sistemas automatizados de clasificación, almacenaje y dispensación (Kardex) Realizar clasificación ABC de los medicamentos

20. TÉCNICA ABC Es un sistema de clasificación de los artículos con objetivo de realizar un seguimiento mas estrecho de las existencias GRUPO A Medicamentos muy importantes desde el punto de vista económico GRUPOB Medicamentos moderadamente importantes desde el punto de vista económico GRUPO C Medicamento poco importantes desde el punto de vista económico

21. KARDEX Es el principal instrumento de la gestión, se hace uno para cada producto basándote en la lista de precios, y debe ser actualizado cada vez que hay un movimiento. ¿para que sirve? Conoce el consumo mensual, por lo tanto ayudará a crear el pedido de manera racional Localización de perdidas Llenar informe mensual

22. KARDEX _ FORMATO

23. CONSUMO PROMEDIO MENSUAL (CPM) Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida del inventario de cada insumo durante los últimos tres meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el sistema de información, el cual debe ser actualizado constantemente. Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que conforman dicho periodo.

24. Stock o nivel máximo existencias ( NME ) (cantidad máximo a pedir) ¿Cómo se calcula? Ejemplo: vamos a considerar un puesto de salud que quiere estar abastecido de acido acetil salicílico por 03 meses (90 días) y su pedido demora 15 días para llegar, a este resultado lo llamaremos tiempo de reposición (TR): Suma: 90 + 15 =105 días (TR) Para calcular mi stock máximo necesito saber:

25. ¿Cuál es el consumo promedio de venta (CPV) del AAS? El promedio de consumo mensual (CPM) (para el ejemplo es 80% tabl.) se divide entre los 30 días que dura el mes: Para el ejemplo: 80/30 = 2.66 redondeando = 3 tabletas.(día) Ahora multiplicamos: 3 tabl. (CPV) x 105 días (TR) =315 tabl. 315 tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de salud deberá estar abastecido por 03 meses de AAS.

26. Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?... Tomando como referencia el ejemplo anterior, pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 tabl. Que es el stock máximo que debemos tener. Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190 tabl. Hacemos lo siguiente: Stock máximo (315 tabl.) – Existencias (190 tabl.) =225 tabl.(CP) Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo

27. Stock de alerta/punto de pedido

28. Índice de rotación de stock Expresa el grado de renovación de los medicamentos almacenados durante un determinado período de tiempo Se calcula dividiendo el importante del consumo entre el importe del inventario

29. EJEMPLO: Calculo del índice de rotación de las existencias totales durante un mes ENERO Consumo: 90 tabl. AAS.(MES) Existencias: 64 tabl. AAS. FEBRERO consumo: 43 tabl. AAS(MES) Existencias: 60 tabl. AAS. MARZO Consumo: 82 tabl. AAS(MES) Existencias: 10 tabl. AAS. Índice de rotación = 1,4 veces al mes Índice de rotación = 0,72 veces al mes Índice de rotación = 8,2 veces al mes

30. ÍNDICE DE COBERTURA Calcula el tiempo (en días) que el stock disponible es capaz de cubrir la demanda. Se calcula dividiendo las existencias entre el consumo mensual: Este índice muestra el tiempo promedio que tardan las existencias en agotarse.

31. ENERO Consumo: 90 tabl. AAS.(MES) Existencias: 64 tabl. AAS. FEBRERO consumo: 43 tabl. AAS(MES) Existencias: 60 tabl. AAS. MARZO Consumo: 82 tabl. AAS(MES) Existencias: 10 tabl. AAS. Índice de rotación = 1,4 veces al mes Índice de cobertura = 22 días Índice de rotación = 0,72 veces al mes Índice de cobertura = 42 días Índice de rotación = 8,2 veces al mes Índice de cobertura = 3,5 días

32. N° DE ROTURAS DE STOCK Se produce cuando no se puede hacer frente a la demanda de un medicamento por falta de existencias en el almacén. Lo ideal es reducir este número al mínimo Supone costes adicionales Posibles vías utilizadas para resolver el problema: Pedido al laboratorio farmacéutico fuera del periodo establecido Préstamo de otro hospital Pedido a un proveedor alternativo

33. ALERTAS DE SEGURIDAD DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS DIGEMID 2008 - 2012

34. ALERTAS DE SEGURIDAD DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Durante el periodo 2008 - 2012 la Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas ha emitido 217 alertas, siendo 74 (34,1%) alertas de seguridad y 143 (65,9%) alertas de calidad y de productos falsificados. De las alertas de seguridad, 65 correspondieron a alertas de seguridad de productos farmacéuticos, representando un 30% del total de alertas emitidas,7 tal como se muestra en el gráfico N°01.

35. En la Tabla N°01 se observa que los medicamentos que actúan a nivel del sistema nervioso estuvieron implicados en el 18,5% de las alertas, seguido de los medicamentos que actúan en el tracto alimentario y metabolismo con un 15,4% y de los agentes antineoplásicos e inmunomoduladores con un 12,3%.

36. CONSIDERACIONES

37. GRACIAS