Semana de Excel - Clase 1 Excel principiantes

Semana 1 Clase Excel

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3. TEMA 01
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4. TEMA 01 – Introducción
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Durante laSemana deExcel,
aprenderáscómoanalizarunabasede
datosdeventasytransformarlaenun
dashboardinteractivo.
Puedesver,enlaimagendeallado,
quetenemoslossiguientesdatosenla
basededatos:lafechadelaventa,el
año,elmes,elcliente,elpaís,el
productovendido,elvalordelaventa
yelmétododepago.
Enestaprimeraclase,aprenderása
usarelrellenorápido,cómoconvertir
unrangonormalenunatabla,acrear
tablasdinámicasyainsertarla
segmentacióndedatos.

5. TEMA 02
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6. TEMA 02 – Relleno rápido
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Vamosausarlaherramientarellenorápido,querellena
automáticamentelosvalores.
Paraeso,creadosnuevascolumnas(NombreyApellido)ala
derechadelacolumnadeMétodoDePago.
Enlacolumna“Nombre”,escribeelprimernombre(“Juan”)en
laceldaI2.Coneseejemplo,Excelentiendequédeseas
obtenercomoresultadoytesugierelosvaloresparaque
relleneautomáticamentelasdemásceldas.Conelatajode
tecladoCTRL+MAYÚS+E,activaselrellenorápidoytendrás
todoslosnombresenlacolumnaI.
Ahorarepiteelmismopasoapasoenlacolumna“Apellido”.Si
lasugerencianoaparece,nohayproblema.Simplemente,
escribeunapellidomásy,enlaterceracelda,utilizaelatajo
CTRL+MAYÚS+E.

7. TEMA 02 – Relleno rápido
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Paraquepractiqueselrellenorápido,borratodoslosañosdelacolumnaB:vealaceldaB2,usaelatajoCTRL+MAYÚS+
flechahaciaabajoparaseleccionartodoslosañosypulsalateclasuprparaborrarlos.
Luego,enlaceldaB2,escribe2019,elañodelafechaqueestáenlaceldaA2.UsaelatajodetecladoCTRL+MAYÚS+Epara
activarelrellenorápidoylasdemásceldasserellenaránautomáticamente.

8. TEMA 02 – Relleno rápido
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Paraelúltimoejercicio,creaunacolumnamás:e-mail.El
objetivodeestacolumnaescombinarelnombreyelapellido
delosclientes,usandoelseparador“.”,paracrearsuse-mails
(ficticios,usandoelproveedorficticiomail).
EnlaceldaK2,escribeelprimer ejemplo:
[email protected],unsegundoejemplo:
[email protected],enlaK4,untercerejemplo:
[email protected]és,activaelrellenorápido.
Puntoimportante:laherramienta“rellenorápido”solo
estádisponibleapartirdelaversión2013deExcel.
Porlotanto,siestásutilizandounaversiónanterior,
nopodrásprobaresafuncionalidad.

Esprobablequetengasqueescribirelcorreoelectrónicode
dosotresclientesantesdequeExceltesugieraelrellenode
lasdemásceldas.
Yrecuerdaqueelatajodetecladoparaactivarelrelleno
rápidoeselCTRL+MAYÚS+E.

9. TEMA 03
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10. TEMA 03 – Convertir en tabla
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Ahoravamosaconvertirunrangonormalenunatabla.Ylo
haremosdebidoalasventajasdelastablas,quefacilitanla
ejecucióndenuestrastareasdiarias.Algunasventajasson:
mantenerelformatosiinsertamosnuevasfilasocolumnas,el
rellenoautomáticodefórmulasylasegmentacióndedatos.
Elprimerpasoesseleccionartodalabasededatos.Pero,
comolabasededatosdeventasqueestamosanalizandotiene
12.000filas,siusamoselratón,tardaremosmucho.Entonces,
unabuenaalternativaparahaceresaseleccióneshacerclicen
cualquierceldadelabaseyusarelatajoCTRL+MAYÚS+
tecladeespacio.
ElsiguientepasoesiralafichaInicioy,enEstilos,seleccionar
laopciónDarformatocomotabla:
Vasanotarquehayalgunosestilosdediseño.Eligeelquete
gustemás.

11. TEMA 03 – Convertir en tabla
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Alseleccionarunestilodediseño,seteabriráuncuadritoparaqueconfirmesdóndeestánlosdatosdelatablaysilatabla
tieneencabezados.Esimportantequemantengasseleccionadalaopción“Latablatieneencabezados”.Luego,dalea
“Aceptar”.
Notaqueseactivaronlosfiltros:
.

12. TEMA 04
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13. TEMA 04 – Tabla dinámica
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EnExcel,ademásdelatabla,tambiéntenemoslatabladinámica.Esunaherramientapoderosaquenosayudaacalcular,
resumiryanalizardatos.Paracrearunatabladinámica,seleccionacualquierceldadelatablay,enlafichaInsertar,
seleccionalaopción“Tabladinámica”y,acontinuación,“Deunatablaorango”.
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14. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Seteabriráuncuadritoytendrásqueelegirlatablaorango
deorigen(enestecaso,latabladeventas)ydóndedeseas
colocarlatabladinámica(enestecaso,mantendremos
seleccionadalaopción“Nuevahojadecálculo”parainsertarla
enunanuevahoja).
Excelañadiráunanuevahojadecálculoyaconlatabla
dinámica.
Aladerecha,verásloscamposdelatabladinámica,queson
losencabezadosdelabasedeventas.

15. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Notaque,aladerecha,tambiénveslasáreasdelatabla
dinámica:filtros,columnas,filasyvalores.
Parahacerunanálisisdelvalordelasventasporpaís,vamosa
arrastrar“País”a“Filas”y“Valor”a“Valores”.
Despuésdeinsertar“País”enfilasy“Valor”envalores,esta
deberíasertutabladinámica:
Esimportantequesepasque,alañadirunanuevafilaala
tabladeventas,necesitasactualizarlatabladinámicapara
quelosnuevosdatosseveanreflejados.
Osea,encasodequeagreguescualquiernuevodatoalabase
dedatosoriginal,debesactualizarlatabladinámica.Essuper
sencillohacerlo:solotienesquehacerclicconelbotón
derechodelratónencualquierceldadelatabladinámicay
seleccionarlaopción“Actualizar”.

16. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Otrorecursomuyútildelatabladinámicaeslaopciónde
“MostrarDetalles”,quetepermitevereldetalledelnúmero
resumidoenlatabladinámicaenunanuevahojadecálculo.
Porejemplo,si,entutabladinámica,hacesdobleclicenel
valordeventasdeColombia,quees1.358.400,00€,Excel
agregaráunanuevahojadecálculoatuarchivocontodaslas
ventasqueserealizaronenelpaísColombia.
Puedesvertodoslosdatosdelabase(fecha,año,mes,cliente,
país,producto,valor,métododepagoetc.)delasventas
realizadasenelpaísColombia.

17. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Otraformadeactivarel“Mostrardetalles”esseleccionarel
valordeseadoconelbotónderechodelratóny,luego,darlea
“MostrarDetalles”.
Excelcrearáunanuevahojaconlosdetalles,exactamente
comovimosenladiapositivaanterior.
Ademásde“MostrarDetalles”,tieneslaopción“Configuración
decampodevalor…”,enlaquepuedescambiarelformatode
númerodelosdatosdelacolumna“Valor”,porejemplo.
Comotenemos“,00”entodoslosvalores,vamosaeliminarlos
decimales.Hazclicconelbotónderechodelratónen
cualquiernúmerodelacolumna“Valor”delatabladinámicay
seleccionalaopción“Configuracióndecampodevalor…”
Después,dalea“Formatodenúmero”.

18. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Acontinuación,seleccionalacategoría“Moneda”eindica0
posicionesdecimales,ademásdelsímboloEUR/€.
Yasíverástutabladinámica:
Otrorecursosupervalioso,paraquefiltrestutabladinámica,
eslasegmentacióndedatos.Podrásverelvalorvendidopor
paísdeunsoloproducto,porejemplo.
Parainsertarlasegmentacióndedatos,seleccionacualquier
celdadelatabladinámicay,enlafichaAnalizartabla
dinámica,seleccionalaopción“InsertarSegmentaciónde
datos”.

19. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Seteabriráunacajayveráslosencabezadosdelabasede
datosqueseleccionamosparainsertarlatabladinámica.Para
esteejemplo,vamosaseleccionarlasopciones“Producto”y
“Año”.
Observaqueseinsertanenlahojadosnuevascajas,una
referentealañoyotraalproducto.Alseleccionarunodelos
añosounodelosproductos,losvaloresdelatabladinámica
cambianautomáticamente.
Estosignificaquelosvaloresmostradosenlatabladinámica
estánfiltradosporloscriteriosseleccionadosenla
segmentacióndedatos.

20. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Porejemplo,alseleccionarelaño2020yelproductoC,los
valorespresentadosenlatabladinámicasonlasventasdel
productoCenelaño2020.
Puedeselegirmásdeunaopciónenlasegmentacióndedatos.
Esdecir,sinecesitasverlasventasdelosaños2021y2022,
debespresionarlateclaCTRLentutecladoyseleccionar,con
elratón,ambosaños.LamismalógicaseaplicaaProducto.
Y,paralimpiarla(s)opción(es)elegida(s),solonecesitasdarle
alelementodestacadoenlapróximaimagen.Deesamanera,
losfiltrosaplicadosanteriormenteseráneliminados.
Ysinecesitaseliminarlasegmentacióndedatos,selecciónala
ypulsalateclasuprentuteclado.
Yaquetenemosunatabladinámicahecha,podemos
simplementecopiarlaypegarlaalladoparaseguiranalizando
losdatos.Parahacereso,seleccionatodalatabladinámica,
presionaCTRL+CparacopiarlayCTRL+Vparapegarlajusto
allado.Repiteeseprocesodosvecesmásparaquecrees4
tablasdinámicas.

21. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Ahoravamosahacerlasmodificacionesencadaunadeellas
paraobtenerlosanálisisquequeremos.Enlaprimeranueva
tabladinámica,vamosaquitar“País”delasfilas.Esosepuede
hacerseleccionandolaopción“País”queestáenelcampo
“Filas”yarrastrándolahaciaafuera.
Otraformadeeliminarloeshacerclicenlaflechitaala
derechade“País”yelegirlaopción“Quitarcampo”.
E inserta “Mes” en “Filas” para obtener esta tabla dinâmica:
Enlasegundanuevatabladinámica,hazlomismo(“Mesa
“Filas”),peroquitatambién“Valor”de“Valores”paraque
puedasarrastrar“Producto”a“Valores”.Nuestroobjetivoes
mostrarlacantidadtotaldeventaspormesy,cuando
arrastramos“Producto”a“Valores”,latabladinámicacuenta
cuántosproductoshayenlabasededatos–ysabemosquela
cantidaddeproductoseslacantidaddeventas,porquecada
filacontieneunproductoyrepresentaunaventa.

22. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Quedandotutabladinámicadelasiguienteforma:
Y,paraqueesatabladinámicatengaaúnmássentido,hazclic
enlaflechitaaladerechadelcampo“Cuentadeproducto”y
seleccionalaopción“Configuracióndecampodevalor…”
Cambiaelnombrea“CantidadTotal”y,luego,dalealaopción
“Formatodenúmero”.
ConfiguradeestamanerayhazclicenAceptar:

23. TEMA 04 – Tabla dinámica
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Yalaúltimanuevatabladinámicadebeconfigurarsedeestamanera:
Quedándoteestastablasdinámicas:
¡Nosvemosenlaclase2!,enlaquegeneraremosgráficosdinámicosycrearemosnuestrodashboardimpresionante.
P.D.Recuerdamirarlaclasecomplementaria.¡Hazclicaquí!