SEMINAR RANCANGAN RAP OMAN FINNAL.pptx

WORK

1. OMAN SEMINAR RANCANGAN AKSI PERUBAHAN Percepatan Layanan Administrasi Ketatausahaan dengan Melakukan Penambahan Menu e- Pers uratan Terintegrasi pada website SM K Negeri 72 Jakarta PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN XXX VIII TAHUN 2025

2. KERANGKA BERPIKIR

3. Pelayanan pelanggan (customer service) belum berfokus pada kepuasan pelanggan Pelayanan public berbasis IT belum menjadi titik strategis dalam membangun praktik Good Governance di sekolah Subbag tatausaha SM K Negeri 72 Jakarta belum melaksanakan tugas ini secara maksimal Tidak ada data klasifikasi yang akurat di sekolah LATAR BELAKANG

4. Jangka pendek selama 2 (dua) bulan Jangka Menengah untuk 6 bulan percepatan layanan administrasi secara terintegrasi melalui Website Sekolah dengan penambahan fitur- fitur yang dibutuhkan TUJUAN melayani para stakeholder tentang data dan informasi permohonan surat dan arsip klasifikasi dokumen secara real time Jangka Panjang setelah 1 (satu) tahun penambahan fitur untuk mengelola asset secara Digital, agar asset yang dimiliki oleh sekolah tidak hilang serta dapat dimonitor kondisi dan keberadaannya.

5. Organisasi Memudahkan sistem penatausahaan sistem e Pers urata n Memudahkan Manajemen arsip persuratan Tersedianya informasil ayanan administrasi MANFAAT Individu Menambah kompetensi tendik Memudahkan dalam POAC ( Planning,Organizing , Actuating, dan Controlling - Inovasi dalam manajemen klasifikasi arsip - Memaksimalkan potensi diri dalam pelayanan Stakeholder •Terlaksananya percepatan pelayanan administrasi yang efisien •Tambahan fitur/menu pada Website Sekolah memberikan kemudahan dan percepatan layanan administrasi bagi stakeholder

6. RUANG LINGKUP Fokus pada percepatan penatausahaan e pers uratan yang terintegrasi dengan melakukan penambahan menu pada website

7. STRUKTUR ORGANISASI

8. STRUKTUR ORGANISASI

9. ISU UTAMA 4 Layanan admnistrasi e persediaan terintegrasi pada websi 72 SM KN Negeri 19 jakarta 1 2 3 DIAGNOSA ORGANISASI

10. Kerangka Berpikir PESERTA PKP 34 No 3 Analisa USG Analisa USG Analisa Mc Namara Solusi Terpilih e S Pengelolaan a rsip dan klasifikasi surat dilak ukan secara manual. Data pengelolaan surat dan arsip klasifikasi sulit dicari Sumberdaya manusia tidak professional dalam P eng arsipan arsip surat Masalah Utama: Data pengelolaan surat dan arsip sulit dicari dan ditemukan 5.Kepatuhan terhadap Regulasi Tidak Terjamin ISU AKTUAL 1. Dalam pelayanan manajemen persuratan l a m b a t Alternatif Solusi 1. Penambahan fitur menu E pers uratan pada Website Sekolah Membuat buku panduan (manual Book) Pemanfaatan teknologi penyimpanan dengan google drive Membuat aplikasi e pers uratan secara terpisah dari website sekolah FISHBONE Penambahan fitur menu E pers uratan pada website sekolah

11. IDENTIFIKASI MASALAH - Keterlambatan dalam pelayanan administrasi manajemen pengelolaan persuratan - Data pengelolaan arsip dan klasifikasi persuratan sulit dicari dan ditemukan pengelolaan manajement persuratan dilakuka n secara manual; Sumberdaya manusia tidak professional dalam pengelolaan persuratan

12. ANALISA USG Untuk menentukan prioritas masalah (masalah utama) yang perlu segera ditangani, dilakukan analisis USG yaitu dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan masalah (Urgency, Seriousness, Growth) dengan menentukan skala linkert nilai 1 – 5 terhadap masalah tersebut.

13. FISH BONE PENYEBAB MASALAH UTAMA Data barang persediaan habis pakai tidak valid

14. Untuk memilih solusi yang menjadi prioritas, ditentukan dengan Metode Tapisan MC Namara

15. Proses Bisnis 1 2 3 4 After OUTPUT Sudah ada menu ketatausahaan MONEV HASIL VERIFIKASI DILAKUKAN REAL TIME 5 OUTPUT Laporan Dilakukan oleh team surat Terintegrasi ke webiste Tersedia fitur untuk Penatausahaan PROSES menu 1 2 3 4 Before INPUT Belum ada ketatausahaan MONEV HASIL VERIFIKASI DILAKUKAN OLEH BERKALA 5 PROSES OUTPUT Laporan Dilakukan oleh 1 orang Belum terintegrasi ke webiste Belum tersedia fitur

16. ALTERNATIF SOLUSI DAN GAGASAN PERUBAHAN Penambahan fitur yaitu menu e pers uratan pada Website Sekolah untuk mengakomodir percepatan layanan informasi dan permohonan surat dan pencarian arsip klasifikasi surat Membuat buku panduan (manual book) terkait pemanfaatan fitur untuk tambahan menu e pers uratan pada website; Pemanfaatan teknologi penyimpanan dengan google drive terkait langkah- langkah pemanfaatan fitur pada website untuk untuk tambahan menu ketatausahaan. Membuat aplikasi e pers uratan s ecarater pisahdari website sekolah STRATEGI ENYELESAIAN

17. TEROBOSAN INOVASI Inovasi teknologi berupa rekayasa sistem melalui modifikasi website https://smkn72jakarta.sch.id/ dengan penambahan fitur dengan menu pengelolaan ketatausahaan. Inovasi metode, yaitu penerapan strategi, cara, dan teknik baru dalam menyajikan pengelolaan layanan administrasi melalui penambahan fitur/menu atau modifikasi pada website https://smkn72jakarta.sch.id/ sesuai kebutuhan e Pers uratan .

18. TEROBOSAN INOVASI Inovasi dengan teknik SCAMPER Kebaruan Menu penatausahaan e Pers uratan secara terintegrasi yang dijadikan sebagai aksi perubahan Efektif penambahan fitur e pers urata n akan memberikan dan pencarian data yang akurat Bermanfaat Dengan menu e- pers uratan mudah melakukan monitoring tentang permohonan dan klasifikasi surat Direplikasi Dengan menu e- pers uratan secara terintegrasi maka mudah untuk dilakukan replikasi Berkelanjutan Dengan menu e- pers uratan secara terintegrasi dapat diterapkan secara terus menerus (berkelanjutan)

19. Identifikasi tujuan bisnis Rancang proses baru Implementas ikan proses Proses Bisnis Inovasi dalam Aksi Perubahan Pantau dan evaluasi kinerja Analisis proses yang ada

20. PENDEK Perencanaan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi Tahapan Kegiatan Rencana Aksi Perubahan MENENGAH Perencanaan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi PANJANG Perencanaan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi

21. Tim Efektif dan Struktur Organisasi Perubahan Bidang Operator Mentor Ketua Coach Bidang Tehnik Bidang Administrasi

22. Arsip Nasional Republik Indonesia Pengawas Sekolah PEMETAAN STAKEHOLDER

23. PEMETAAN DUKUNGAN STAKEHOLDERS LATENS ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia APATHETICS Para Guru yang Memasuki Pensiun PROMOTERS Dinas Pendidikan Sudin Pendidikan Kepala Sekolah Kasubag TU DEFENDER Lingkup Masyrakat Sekolah dan sekitarnya

24. HASIL IDENTIFIKASI POTENSI DIRI