Sesión_07ADMINISTRACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO.pptx

lo q es exel y sus funciones

1. Administración de hoja de cálculo Microsoft Excel SEMANA 08 TEMAS: ADMINISTRACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

2. ¿Qué es Microsoft Excel? Excel es una  hoja de cálculo  que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas . Pero ¿qué es una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

3. ¿Para qué sirve? Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

4. Usos comunes de Excel Se utiliza en análisis de negocios, gestión de recursos humanos, gestión de operaciones e informes de rendimiento. Las organizaciones usan Excel para tareas como las siguientes: Recopilación y verificación de datos Análisis de negocios Entrada y almacenamiento de datos Análisis de los datos Gestión de proyectos Informes de desempeño Análisis estratégico Contabilidad y elaboración de presupuestos Gestión administrativa y gerencial Administración de cuentas Administración de oficina. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

5. Interfaz de Excel DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

6. ¿Qué es una interfaz? Una interfaz es, en términos coloquiales, una pantalla que nos permite interactuar con un programa. Es un espacio que relaciona todo el software y código que hay detrás de este para que podamos aprovechar sus funciones y trabajar con él. Cada programa puede tener una interfaz diferente, aunque es muy común ver similitudes en las interfaces de programas que pertenecen a una sola compañía. Por ejemplo,  Adobe  tiene interfaces muy similares en todos sus programas, de igual manera que  Microsoft Office . DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

7. Interfaz de Excel La interfaz de Excel es el hogar de todas las opciones – botones – comandos que nos ofrece este maravilloso programa. Podríamos dividirlo en 3 secciones:  Barra superior, Cinta de opciones y Espacio de trabajo . DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

8. Interfaz de Excel: Barra Superior No hay espacio desaprovechado en la interfaz de Excel. Incluso en su barra superior podremos encontrar varios elementos con funciones bastante útiles. Barra de herramientas de acceso rápido: Se ubica en la parte superior izquierda, contiene un conjunto de comandos adicionales a los que se muestran en la cinta de opciones. Esta barra se puede reubicar tanto en la parte superior como dentro del espacio de trabajo, pero es recomendable mantenerla donde está. Además, se puede personalizar con las opciones que mejor te convengan, como con los botones de  Deshacer, rehacer, guardar, nuevo, imprimir. Información del documento: Se ubica en la parte central de la barra superior. Por defecto, los documentos se nombran Libro1, Libro 2, etc., pero pueden editarse solo con hacer clic en el nombre, pero también puedes hacerlo al guardar el documento o desde su carpeta de archivos. En las últimas versiones se ha implementado una  barra de búsqueda  dentro de esta sección. Información de la cuenta y comandos generales: Ubicada en la parte superior derecha, esta sección muestra información de la cuenta del usuario, como el nombre, correo y una foto. Además, si usas un dispositivo Windows, encontrarás a la derecha los botones de  ocultar pestañas, cerrar, minimizar y maximizar , o a la izquierda, si es que usas MacOS. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

9. Cinta de Opciones Aquí se agrupan los «botones» según las funciones que realizan. Encontraremos una infinidad de estas opciones, pero no te abrumes, cada botón tiene un objetivo en específico BARRA DE PESTAÑAS: Aquí se ubican todas las pestañas de Excel, que son las etiquetas con las que se agrupan los comandos. Pueden activarse o desactivarse yendo a  Archivo>Opciones>Personalizar cinta de opciones. Si instalas alguna extensión como  PowerBi o PowerPivot , tendrán sus propias pestañas en la cinta de opciones. BARRA DE COMANDOS: Aquí se ubican todas las  funciones de Excel . Encontraremos desde opciones para editar el texto, hasta para aplicar filtros avanzados. Algunos comandos están agrupados en bloques que a su vez tienen más opciones disponibles -pero ocultas- a las que se acceden haciendo clic en una flecha pequeña que se ubica en la parte inferior derecha del bloque. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

10. Espacio de trabajo El espacio de trabajo de Excel es el lugar en donde desarrollaremos cualquier actividad que involucre el manejo y procesamiento de datos. Puede dividirse en 5 secciones:  Cuadro de nombres, barra de fórmulas, workflow , pestaña de hojas y opciones de vista del documento. Cuadro de nombres : Muestra la referencia de la celda actual como una combinación de la letra de la columna y el número de la fila que corresponden a una celda ( A1  en la imagen), también muestra la referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del área. En caso de ser una celda combinada, mostrará la clave de la celda superior izquierda.  Barra de Fórmulas:  Es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que escribimos en las celdas (números, texto, fórmulas, etc.) Lo que veamos en esta barra puede no coincidir con lo que se muestra en las celdas, ya que Excel evaluará o desarrollará cualquier dato que se haya ingresado. Pestaña de Hojas:  Desde aquí se puede navegar por las hojas que componen al libro en el que se está trabajando. No hay límite práctico de la cantidad de hojas que pueden crearse. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

11. Espacio de trabajo El espacio de trabajo de Excel es el lugar en donde desarrollaremos cualquier actividad que involucre el manejo y procesamiento de datos. Puede dividirse en 5 secciones:  Cuadro de nombres, barra de fórmulas, workflow , pestaña de hojas y opciones de vista del documento. D, Opciones de vista:  Excel tiene una variedad de opciones de vista que te pueden ayudar en diferentes tareas, especialmente cuando vas a imprimir una hoja de cálculo. Permiten usar un zoom o ver una división del documento dependiendo de la cantidad de hojas que ocupará en una impresión. E. Workflow : (en Español: espacio de trabajo). Es el espacio donde se encuentran las celdas y donde se realiza el ingreso y procesamiento de datos. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

12. Barra de menú y sus funcionalidades DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

13. Pestaña de Inicio DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

14. Pestaña de inicio Dentro de la pestaña de “Inicio” conseguirás todas las  herramientas para cambiar las propiedades del texto  como su fuente, alineación, formato, estilo, etc. En el siguiente listado observarás algunas de sus funciones: Portapapeles : opciones para cortar, copiar y pegar el contenido. Fuente : comandos para modificar la fuente, su estilo y tamaño. Alineación : permite alinear los datos a la izquierda, a la derecha y central. De igual forma, admite la justificación del texto y su ajuste para una mejor organización. Número : opciones para escoger el formato de los valores o números insertados, bien sea porcentaje, monetario, fecha, hora, etc. Estilos : con esta sección se define el diseño de los colores de la tabla. Celdas : permite insertar, eliminar o modificar el formato de las celdas de acuerdo a diferentes condiciones. Modificar : desde esta sección se puedes rellenar, sumar o borrar las filas o columnas de datos. De igual forma, permite ordenarlas por orden alfabético, bien sea ascendente, descendente o personalizado. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

15. Pestaña de Insertar DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

16. Pestaña de insertar Dentro de la pestaña “Insertar” podrás encontrar todas las  opciones de gráficos para inserción de imágenes  u otros elementos. En el siguiente listado detallarás algunas de sus secciones: Tablas : creación de tablas con el objetivo de resumir, organizar o clasificar datos. Ilustraciones : inserción de gráficos visuales como imágenes, formas o esquemas con SmartArt. Gráficos : a través de esta opción, se pueden crear gráficos de torta (circulares), lineales, de áreas, de barras, de dispersión, etc. Mini   gráficos : son gráficos que ocupan pocas celdas y pueden ser de línea, columna, ganancias y pérdidas. Filtros : puedes segmentar los datos o insertar un control de datos con la escala de tiempo para así, filtrar datos a partir de las fechas. Vínculos : para añadir direcciones URL o enlaces a páginas web. Texto : en sección lograrás insertar cuadros de teto, crear un encabezado o pie de página, insertar una línea de firma o utilizar WordArt para darle un toque artístico al documento. Símbolos : podrás insertar una ecuación o un símbolo. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

17. Pestaña de diseño de página En la pestaña “Diseño de página” observarás que tendrás  opciones para modificar la hoja de Excel  de acuerdo a tus necesidades. En este listado tendrás todas las secciones disponibles: Temas : podrás escoger el diseño de la hoja de Excel y modificar sus colores, fuentes y efectos. Configurar página : desde aquí puedes cambiar los márgenes, orientación y tamaño de la hoja. Asimismo, podrás conocer el área de impresión, agregar saltos de páginas, fondos e imprimir títulos. Ajustes área de impresión : en esta sección se delimitará el ancho, alto y la escala de la hoja. Opciones de hoja : puedes escoger si deseas ver las líneas de división y los encabezados. Organizar : lograrás traer al frente o enviar al fondo cualquier texto o imagen. Asimismo, podrás alinear, agrupar o girar los objetos. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

18. Pestaña de Fórmula DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

19. Pestaña de fórmula Es una de las pestañas más utilizadas para el cálculo de operaciones matemáticas, financieras, contables o estadísticas. Dentro de esta pestaña se almacenan las siguientes secciones: Biblioteca de funciones : desde aquí lograrás conseguir todas las funciones necesarias para el cálculo de diferentes operaciones, como matemáticas, trigonométricas, lógicas, etc. Nombres definidos : puedes crear, administrar o asignar nombres desde las celdas seleccionadas. Auditoria de fórmulas : permite rastrear precedentes o dependientes, así como la comprobación de errores, evaluación de fórmulas y la muestra de fórmulas en vez de los resultados obtenidos. Cálculo : podrás escoger si deseas realizar los cálculos de forma manual o automática. Asimismo, permite el cálculo de la hoja completa o el libro. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

20. Las hojas de Excel DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

21. Los documentos de Excel Los documentos de Excel reciben el nombre de libros, están compuestos por hojas donde se almacenan y procesan los datos. Dependiendo del contenido y funcionalidades del documento, estos tendrán diferentes formatos. Algunos datos sueltos sobre las hojas de Excel: Cada hoja puede tener un nombre de hasta 31 caracteres No hay un límite para el número de hojas que pueda tener un libro de Excel Se puede editar la cantidad de hojas con las que se abre un documento nuevo La cantidad de hojas depende de la potencia de tu computador Si eliminas una hoja no podrás usar el comando «deshacer» para recuperarla. Manejo de hoja: Agregar una hoja Editar el color de una hoja Editar el nombre de una hoja Duplicar una hoja DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

22. Backstage de Excel y configuraciones básicas DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

23. ¿Qué es el Backstage de Excel? La vista  Backstage  es propio de los programas de Microsoft. Ahí se muestran las opciones fundamentales del programa como: Abrir un documento, guardarlo, exportarlo, mandarlo a imprimir, ver las configuraciones, etcétera. Accedemos a esta vista automáticamente cuando iniciamos Excel desde su acceso directo; si ya tenemos abierto un documento, basta con hacer clic en la pestaña  Archivo  para acceder a estas opciones. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

24. ¿Qué encontrarás en el Backstage? Información: Siempre que vayas a la vista Backstage , ésta será, por defecto, la opción que se abrirá. Aquí encontrarás la información general del archivo con que estés trabajando, además de opciones para proteger, inspeccionar y administrar el documento.  Nuevo: Desde esta opción puedes crear nuevos libros de cálculo. Podrás crear un libro en blanco o utilizar una plantilla prediseñada. Abrir: Aquí podrás abrir libros de cálculo que hayas trabajado antes y estén guardados en tu equipo o cuenta OneDrive. Guardar y Guardar como: Estas dos opciones son útiles para guardar el archivo en que estés trabajando. Imprimir: Esta función te dirige al panel de impresión de Excel. Desde aquí podrás editar los ajustes de impresión de tu libro de cálculo.  Compartir: Esta función te permitirá compartir el archivo con otras personas para que lo puedan ver o trabajar. Desde aquí también podrás enviar tu libro de cálculo a través de correo electrónico. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.

25. ¿Qué encontrarás en el Backstage? 7. Exportar: Esta opción permite exportar un libro de cálculo a otro formato al predefinido, por ejemplo, PDF. 8. Publicar: Desde aquí puedes publicar tu libro de cálculo en  Power BI  u otros servicios para libros de cálculo. 9. Cerrar: Esta opción te permite cerrar el libro de cálculo en que estés trabajando, aunque no el programa. 10, Cuenta: Desde el panel de  Cuenta  puedes acceder a la información de tu cuenta Microsoft, modificar el tema y cerrar tu sesión en el programa. 11. Opciones: Aquí encontrarás opciones generales de Excel con las que podrás cambiar la forma en que se ven las funciones del programa. 12. Volver a Excel: Haz clic en esta flecha para volver a trabajar en la hoja de cálculo. DOCENTE: PT.VICTOR ALBERTO COVEÑAS MARTINEZ.