SISTEM-INFORMASI-SDM.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxpptx

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

1. SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DR. FERDINAND RISAMASU, SE, M.Sc.Agr

2. Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia ( human resource information system ), atau HRIS. Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual dari data dan informasi sumber daya manusia.

3. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan sumber daya manusia (SDM) , yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, keuangan, manufaktur, dan sistem informasi (SI).

4. KEGIATAN UTAMA SDM Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di Kampus, dan di perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. Pendidikan dan Latihan. Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai. Manajemen Data . SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Penghentian dan Administrasi Tunjangan . Setelah pensiun, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

5. Calon Pegawai Pegawai Pegawai Yang Pensiun Perusahaan Perekrutan Penerimaan Pendidikan & Pelatihan Penghentian Administrasi Tunjangan Manajemen Data

6. Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen personalia. Saat komputer digunakan, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik. Manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( equal Employment opportunity ) dan undang-undang keselamatan kerja. Perusahaan harus menginformasikan kepada pemerintah tentang sejauh mana pelaksanaan undang-undang tersebut. EVOLUSI HRIS

7. File Folder disket disket Dulu Sekarang Gbr. Evolusi sistem penyimpanan data personil

8. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Data yang ditangani oleh HRIS : Elemen Data Personil (Contoh : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan). Elemen data ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada perusahaan. Elemen Data Akuntansi (Contoh : upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan). Keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SUBSISTEM INPUT

9. SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil – keuangan dan non-keuangan. Walau arus data akuntasi penting, bagi HRIS sekarang data akuntansi tidak sepenting dulu. Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM. Namun tanggung jawab itu lambat laun diserahkan pada SIA. Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA.

10. SUBSISTEM PENELITIAN SDM Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui penelitian. Penelitan dimaksud antara lain : Penelitian Suksesi ( succession studies ) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang tersedia karena adanya pegawai yang pensiun. Analisis dan Evaluasi Jabatan ( job analysis & evaluation ) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan. Penelitan Keluhan ( grievance studies ) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

11. SUBSISTEM INTELIJEN SDM Subsistem intelijen SDM mengumpulkan data yang ber-hubungan dengan SDM dari lingkungan (eksternal). Elemen lingkungan menyediakan data sbb : Intelijen Pemerintah . Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. Intelijen Pemasok . Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit , dan lembaga penempatan lulusan universitas, serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Intelijen Serikat Pekerja . Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan untuk mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

12. Intelijen Masyarakat Global . Masyarakat global menye-diakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya. Intelijen Masyarakat Keuangan . Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil. Intelijen Pesaing . Perusahaan membutuhkan data dan informasi tentang praktek personalia pesaing dan informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut..

13. Database perusahaan pencari eksekutif . Perusahaan pencari eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar untuk posisi eksekutif. Database Universitas . Universitas menyediakan database curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan. Database agen Tenaga Kerja . Beberapa agen tenaga kerja yang besar memiliki database mereka sendiri. Database lain digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan. Database Akses Umum . Database ini tersedia bagi siapapun dengan bayaran. Database Bank Pekerjaan Perusahaan . Beberapa perusahaan besar menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai sementara. DATABASE SDM DARI LINGKUNGAN

14. ISI DATABASE Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Data Pegawai . Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada. Untuk pegawai dapat disimpan ratusan elemen data. Data Non-Pegawai . Data non-pegawai dalam database berupa data organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah. Juga tersedia data yang menjelaskan perorangan seperti; pelamar, tanggungan, keuntungan, dan pegawai yang masih bertahan.

15. SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja meliputi : Pembuatan bagan organisasi Peramalan gaji Analisis/evaluasi jabatan Perencanaan dan permodelan kerja SUBSISTEM OUTPUT

16. SUBSISTEM PEREKRUTAN Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui subsistem perekrutan. Aplikasi perekrutan : Penelusuran pelamar Pencarian internal Penelusuran pelamar sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

17. SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA Aplikasi manajemen angkatan kerja meliputi : Penilaian kinerja Pelatihan Pengendalian posisi Relokasi Keahlian/kompetensi Suksesi Pendisiplinan

18. SUBSISTEM KOMPENSASI Aplikasi Kompensasi : Peningkatan penghargaan Gaji Kompensasi eksekutif Insentif bonus Kehadiran. SUBSISTEM BENEFIT Aplikasi Benefit : Defined contribution Defined benefit Benefit statements Flexible benefits Pembelian saham Pemrosesan klaim

19. SUBSISTEM PELAPORAN Aplikasi Pelaporan Lingkungan : Catatan EEO ( Equal Employment Opportunity ) Analisis EEO Peningkatan serikat pekerja Catatan kesehatan Bahan beracun Keluhan Berbagai aplikasi di atas ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang ber-kepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen

20. Perenc. Angkatan kerja Pere- krutan Manaj. Angkatan kerja Kom-pen- sasi Bene- fit Pela-poran Lingk. Direktur SDM X X X X X X Eksekutif lain X X X X X X Mjr. Kompens./Benef. X X Mjr. Perenc. SDM X Mjr. Hub. Pekerja X X Manajer EEO X X X X X X Mjr. Perekr. & Pemilih. X X Mjr. Pelat. & Pengemb. X Manajer Akuntansi X X Manajer Gaji X X Manajer lain X X X X X X PEMAKAI SISTEM INFORMASI SDM Subsistem Pemakai