SISTEM-INFORMASI-Sumber Daya Manusia dalam perusahaan

SISTEM-INFORMASI-SDM

1. Rudi Hermawan

2. Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya
manusia yang menangani banyak proses khusus yang manusia yang menangani banyak proses khusus yang
berhubungan dengan personil perusahaan.berhubungan dengan personil perusahaan.
Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan
sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Sistem ini dinamakan Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya sistem informasi sumber daya
manusia (manusia (human resource information systemhuman resource information system), atau HRIS.), atau HRIS.
Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS
yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual dari yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual dari
data dan informasi sumber daya manusia.data dan informasi sumber daya manusia.

3. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIAFUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan
satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang
berhubungan dengan sumber daya manusia.berhubungan dengan sumber daya manusia.
Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi
sekarang dinamakan sekarang dinamakan sumber daya manusia (SDM)sumber daya manusia (SDM) , yang , yang
mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang
berharga.berharga.
SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam
suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status
fungsional yang sama seperti pemasaran, keuangan, fungsional yang sama seperti pemasaran, keuangan,
manufaktur, dan sistem informasi (SI).manufaktur, dan sistem informasi (SI).

4. KEGIATAN UTAMA SDMKEGIATAN UTAMA SDM
Perekrutan dan Penerimaan.Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai SDM membantu membawa pegawai
baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja
di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di
Kampus, dan di perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai.Kampus, dan di perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
Pendidikan dan Latihan. Pendidikan dan Latihan. Selama Selama periode kepegawaian, SDM dapat periode kepegawaian, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai.diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai.
Manajemen DataManajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan . SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.kebutuhan informasi pemakai.
Penghentian dan Administrasi TunjanganPenghentian dan Administrasi Tunjangan. Setelah pensiun, SDM . Setelah pensiun, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.berhak.

5. Calon
Pegawai
Pegawai
Pegawai
Yang
Pensiun
Perusahaan
PerekrutanPenerimaan
Pendidikan
& Pelatihan
Penghentian
Administrasi
Tunjangan
Manajemen Data

6. Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam
map yang ditempatkan pada departemen personalia.map yang ditempatkan pada departemen personalia.
Saat komputer digunakan, data pegawai dikonversikan ke pita Saat komputer digunakan, data pegawai dikonversikan ke pita
dan piringan magnetik.dan piringan magnetik.
Manajemen Manajemen kurangkurang memberikan perhatian pada memberikan perhatian pada data personildata personil
dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data
yang menjelaskan uang dan arus material.yang menjelaskan uang dan arus material.
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan
oleh peraturan pemerintah seperti EEO (oleh peraturan pemerintah seperti EEO (equal Employment equal Employment
opportunityopportunity) dan undang-undang keselamatan kerja. ) dan undang-undang keselamatan kerja.
Perusahaan harus menginformasikan kepada pemerintah Perusahaan harus menginformasikan kepada pemerintah
tentang sejauh mana pelaksanaan undang-undang tersebut.tentang sejauh mana pelaksanaan undang-undang tersebut.
EVOLUSI HRISEVOLUSI HRIS

7. File
Folder
disket
disket
Dulu Sekarang
Gbr. Evolusi sistem penyimpanan data personilGbr. Evolusi sistem penyimpanan data personil
Workstation
Database
Workstation

8. Sistem
Informasi
Akuntansi
Subsistem
Penelitian
SDM
Subsistem
Intelijen
SDM
Database
HRIS
Subsistem
Perencanaan
Angkatan Kerja
Subsistem
Perekrutan
Subsistem
manajemen
Angkatan Kerja
Subsistem
Benefit
Subsistem
Pelaporan
Lingkungan
Pemakai
Sumber
Intrernal
Sumber
Eksternal
Subsistem Input
Subsistem Output
Data Informasi
MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Subsistem
Kompensasi

9. SISTEM INFORMASI AKUNTANSISISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Data yang ditangani oleh HRISData yang ditangani oleh HRIS : :
Elemen Data PersonilElemen Data Personil (Contoh : nama pegawai, jenis (Contoh : nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan). kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
Elemen data ini diciptakan oleh SDM pada waktu Elemen data ini diciptakan oleh SDM pada waktu
penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada
perusahaan.perusahaan.
Elemen Data AkuntansiElemen Data Akuntansi (Contoh : upah per jam, gaji (Contoh : upah per jam, gaji
bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan). Keterlibatan SDM dalam aplikasi tahun berjalan). Keterlibatan SDM dalam aplikasi
penggajian berbentuk penyediaan proses dan data penggajian berbentuk penyediaan proses dan data
pendukung bagi Sistem Informasi Akuntansi (SIA).pendukung bagi Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
SUBSISTEM SUBSISTEM INPUTINPUT

10. SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
databasedatabase berisi gambaran yang lengkap dari sumber berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil – keuangan dan non-keuangan.daya personil – keuangan dan non-keuangan.
Walau arus data akuntasi penting, bagi HRIS sekarang Walau arus data akuntasi penting, bagi HRIS sekarang
data akuntansi tidak sepenting dulu. data akuntansi tidak sepenting dulu.
Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM. Namun Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM. Namun
tanggung jawab itu lambat laun diserahkan pada SIA. tanggung jawab itu lambat laun diserahkan pada SIA.
Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian
berbentuk penyediaan proses dan data pendukung berbentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.bagi SIA.

11. SUBSISTEM PENELITIAN SDMSUBSISTEM PENELITIAN SDM
Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui
penelitian. penelitian.
Penelitan dimaksud antara lainPenelitan dimaksud antara lain : :
Penelitian Suksesi (Penelitian Suksesi (succession studiessuccession studies)) dilakukan untuk dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang
merupakan calon bagi posisi yang tersedia karena adanya merupakan calon bagi posisi yang tersedia karena adanya
pegawai yang pensiun.pegawai yang pensiun.
Analisis dan Evaluasi Jabatan (Analisis dan Evaluasi Jabatan (job analysis & evaluationjob analysis & evaluation))
mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk
menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan
dan keahlian yang diperlukan.dan keahlian yang diperlukan.
Penelitan Keluhan (Penelitan Keluhan (grievance studiesgrievance studies)) membuat tindak lanjut membuat tindak lanjut
atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai
alasan.alasan.

12. SUBSISTEM INTELIJEN SDMSUBSISTEM INTELIJEN SDM
Subsistem intelijen SDM mengumpulkan data yang ber-Subsistem intelijen SDM mengumpulkan data yang ber-
hubungan dengan SDM dari lingkungan (eksternal).hubungan dengan SDM dari lingkungan (eksternal).
Elemen lingkungan menyediakan data sbbElemen lingkungan menyediakan data sbb : :
Intelijen PemerintahIntelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan . Pemerintah menyediakan data dan
informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.peraturan ketenagakerjaan.
Intelijen PemasokIntelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti . Pemasok mencakup perusahaan seperti
perusahaan asuransi, yang memberikan perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefitemployee benefit, dan , dan
lembaga penempatan lulusan universitas, serta agen tenaga lembaga penempatan lulusan universitas, serta agen tenaga
kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
Intelijen Serikat PekerjaIntelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan . Serikat pekerja memberikan data dan
informasi yang digunakan untuk mengatur kontrak kerja antara informasi yang digunakan untuk mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.serikat pekerja dan perusahaan.

13. Intelijen Masyarakat GlobalIntelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menye-diakan . Masyarakat global menye-diakan
informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada
ke dalam komunitas lokalnya. ke dalam komunitas lokalnya.
Intelijen Masyarakat KeuanganIntelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan . Masyarakat keuangan
memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.perencanaan personil.
Intelijen PesaingIntelijen Pesaing. Perusahaan membutuhkan data dan informasi . Perusahaan membutuhkan data dan informasi
tentang praktek personalia pesaing dan informasi perorangan tentang praktek personalia pesaing dan informasi perorangan
yang berpotensi untuk direkrut..yang berpotensi untuk direkrut..

14. DatabaseDatabase perusahaan pencari eksekutif perusahaan pencari eksekutif. . Perusahaan pencari Perusahaan pencari
eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar
untuk posisi eksekutif.untuk posisi eksekutif.
Database Database UniversitasUniversitas. . Universitas menyediakan Universitas menyediakan database database
curriculum vitae curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi bagi perekrut sebagai pelayanan bagi
mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
Database Database agen Tenaga Kerja agen Tenaga Kerja. Beberapa agen tenaga kerja . Beberapa agen tenaga kerja
yang besar memiliki yang besar memiliki databasedatabase mereka sendiri. mereka sendiri. DatabaseDatabase lain lain
digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.
DatabaseDatabase Akses Umum Akses Umum. . Database Database ini tersedia bagi siapapun ini tersedia bagi siapapun
dengan bayaran.dengan bayaran.
DatabaseDatabase Bank Pekerjaan Perusahaan Bank Pekerjaan Perusahaan. Beberapa perusahaan . Beberapa perusahaan
besar menyimpan besar menyimpan databasedatabase sendiri untuk orang-orang yang sendiri untuk orang-orang yang
dapat bekerja sebagai pegawai sementara.dapat bekerja sebagai pegawai sementara.
DATABASEDATABASE SDM DARI LINGKUNGAN SDM DARI LINGKUNGAN

15. ISIISI DATABASE DATABASE
DatabaseDatabase HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak
hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di
lingkungan perusahaan.lingkungan perusahaan.
Data PegawaiData Pegawai. Kebanyakan . Kebanyakan databasedatabase HRIS berisi data HRIS berisi data
yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada. yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada.
Untuk pegawai dapat disimpan ratusan elemen data.Untuk pegawai dapat disimpan ratusan elemen data.
Data Non-PegawaiData Non-Pegawai. Data non-pegawai dalam . Data non-pegawai dalam database database
berupa data organisasi di lingkungan perusahaan seperti berupa data organisasi di lingkungan perusahaan seperti
agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja,
dan pemerintah. Juga tersedia data yang menjelaskan dan pemerintah. Juga tersedia data yang menjelaskan
peroranganperorangan seperti; pelamar, tanggungan, keuntungan, dan seperti; pelamar, tanggungan, keuntungan, dan
pegawai yang masih bertahan.pegawai yang masih bertahan.

16. SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJASUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan
yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan
kebutuhan pegawai di masa datang.kebutuhan pegawai di masa datang.
Aplikasi perencanaan angkatan kerja meliputiAplikasi perencanaan angkatan kerja meliputi : :
 Pembuatan bagan organisasiPembuatan bagan organisasi
 Peramalan gajiPeramalan gaji
 Analisis/evaluasi jabatanAnalisis/evaluasi jabatan
 Perencanaan dan permodelan kerjaPerencanaan dan permodelan kerja
SUBSISTEM SUBSISTEM OUTPUTOUTPUT

17. SUBSISTEM PEREKRUTANSUBSISTEM PEREKRUTAN
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan
melalui subsistem perekrutan.melalui subsistem perekrutan.
Aplikasi perekrutanAplikasi perekrutan : :
 Penelusuran pelamarPenelusuran pelamar
 Pencarian internalPencarian internal
Penelusuran pelamar sebelum mereka dipekerjakan lebih Penelusuran pelamar sebelum mereka dipekerjakan lebih
banyak dipraktekan daripada melakukan pencarian internal banyak dipraktekan daripada melakukan pencarian internal
untuk menemukan calon pekerja.untuk menemukan calon pekerja.
Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi
lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada
pegawai yang ada.pegawai yang ada.

18. SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJASUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA
Aplikasi manajemen angkatan kerja meliputiAplikasi manajemen angkatan kerja meliputi : :
 Penilaian kinerjaPenilaian kinerja
 PelatihanPelatihan
 Pengendalian posisiPengendalian posisi
 RelokasiRelokasi
 Keahlian/kompetensiKeahlian/kompetensi
 SuksesiSuksesi
 PendisiplinanPendisiplinan

19. SUBSISTEM SUBSISTEM KOMPENSASIKOMPENSASI
Aplikasi KompensasiAplikasi Kompensasi : :
 Peningkatan penghargaanPeningkatan penghargaan
 GajiGaji
 Kompensasi eksekutifKompensasi eksekutif
 Insentif bonusInsentif bonus
 Kehadiran.Kehadiran.
SUBSISTEM SUBSISTEM BENEFITBENEFIT
Aplikasi Aplikasi BenefitBenefit : :
 Defined contributionDefined contribution
 Defined benefitDefined benefit
 Benefit statementsBenefit statements
 Flexible benefitsFlexible benefits
 Pembelian sahamPembelian saham
 Pemrosesan klaimPemrosesan klaim

20. SUBSISTEM PELAPORANSUBSISTEM PELAPORAN
Aplikasi Pelaporan LingkunganAplikasi Pelaporan Lingkungan : :
 Catatan EEO (Catatan EEO (Equal Employment OpportunityEqual Employment Opportunity))
 Analisis EEOAnalisis EEO
 Peningkatan serikat pekerjaPeningkatan serikat pekerja
 Catatan kesehatanCatatan kesehatan
 Bahan beracunBahan beracun
 KeluhanKeluhan
Berbagai aplikasi di atas ditujukan untuk memenuhi Berbagai aplikasi di atas ditujukan untuk memenuhi
tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang ber-tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang ber-
kepentingan di luar perusahaan, bukan kepada kepentingan di luar perusahaan, bukan kepada
manajemenmanajemen

21. Perenc. Perenc.
Angkatan Angkatan
kerjakerja
Pere-Pere-
krutankrutan
Manaj.Manaj.
Angkatan Angkatan
kerjakerja
Kom-Kom-
pen-pen-
sasisasi
Bene-Bene-
fitfit
Pela-Pela-
poranporan
Lingk.Lingk.
Direktur SDMDirektur SDM XX XX XX XX XX XX
Eksekutif lainEksekutif lain XX XX XX XX XX XX
Mjr. Kompens./Benef.Mjr. Kompens./Benef. XX XX
Mjr. Perenc. SDMMjr. Perenc. SDM XX
Mjr. Hub. PekerjaMjr. Hub. Pekerja XX XX
Manajer EEOManajer EEO XX XX XX XX XX XX
Mjr. Perekr. & Pemilih.Mjr. Perekr. & Pemilih. XX XX
Mjr. Pelat. & Pengemb.Mjr. Pelat. & Pengemb. XX
Manajer AkuntansiManajer Akuntansi XX XX
Manajer GajiManajer Gaji XX XX
Manajer lainManajer lain XX XX XX XX XX XX
PEMAKAI SISTEM INFORMASI SDMPEMAKAI SISTEM INFORMASI SDM
SubsistemSubsistem
PemakaiPemakai