Sistem subjek adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip (dokumen) yang mengelompokkan arsip

Sistem subjek adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip (dokumen) yang mengelompokkan arsip berdasarkan jenis masalah atau subjek yang terkandung di dalamnya. Sistem ini sangat cocok untuk instansi pemerintah atau perusahaan yang sering menangani keluhan pelanggan atau topik serupa karena memudahkan pencarian arsip berdasarkan pokok masalahnya.

1. SISTEM SUBJEKSISTEM SUBJEK
Oleh :
Masayu Fitria M. 07390150001
Puput Suviyah L. 0739015000
Fuji 07390150001
Wulan Kartika D. 073901500

2. DEFINISIDEFINISI
Sistem Subjek adalah sistem
penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan
Isi dokumen sering juga disebut sebagai
perihal, pokok masalah, permasalahan,
masalah, pokok surat, atau subjek.

3. KELEBIHAN

4. KEKURANGAN

5. DAFTAR
KLASIFIKASI
DAFTAR KLASIFIKASI SUBJEK STANDAR
Daftar ini merupakan standar umum di dunia
internasional. Daftar ini banyak digunakan
untuk mengelompokkan buku-buku di
perpustakaan. Ada juga yang
mempergunakan untuk penggolongan
penyimpanan arsip, yang memiliki masalah
yang banyak dan luas sehingga diperlukan
nootasi yang terperinci agar lokasi
penyimpanan jelas. Misalnya, Nasional Arsip
untuk suatu negara.

6. Lanjutan…
Ada beberapa Daftar Klasifikasi Subjek
Standar yang cukup banyak digunakan
secara Internasional yaitu :
DDC (Dewey Decimal Clasification)
Membagi subjeknya menjadi 10 kelas utama
UDC (Universal Decimal Clasification)
Membagi subjeknya menjadi 10 kelas utama
LC (Library of Congress Clasification)
Membagi subjeknya menjadi 20 kelas utama

7. Lanjutan…
DAFTAR KLASIFIKASI SUBJEK BUATAN SENDIRI
Jika memang perlu unutk mebuat daftar klasifikasi
buatan sendiri maka hal tersebut juga diperbolehkan.
Hal ini disebabkan karenakebutuhan, fungsi, dan
tugas suatu kantor tidaklah sama. Daftar buatan
sendiri niscaya diselaraskan dengan kebutuhan dan
tujuan kantor masing-masing.
Istilah subjek yang dipilah unutk daftar subjek
hendaknya memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1.Kata benda atau yang dibendakan;
2.Sedapat mungkin terdiri dari 1 kata;
3.Pengertiannya jelas merupakan 1 masalah.

8. DAFTAR SUBJEK

DAFTAR SUBJEK MURNI
Adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek
tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut
urutan abjad.
Urutan Abjad Kamus adalah urutan abjad dari
istilah-istilah yang disusun secara sendiri-sendiri
seperti pada susunan kamus, tanpa melihat
hubungan-hubungan istilah dan tingkatan-
tingkatanya.
Abjad Ensiklopedis adalah urutan abjad yang
berdasarkan istilah dari kelompok yang
jenjangnya setingkat, sesuai dengan tingkatan
masing-masing kelompok istilah seperti yang
biasa dipergunakan pada susunan ensiklopedia.

9. Lanjutan..
DAFTAR SUBJEK BERKODE
Adalah daftar yang berisikan istilah-istilah
subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah
subjek bersangkutan. Kode atau biasa juga
disebut notasi adalah tanada pengenal
(identitas) dari sesuatu istilah subjek.
Guna kode ini sesungguhnya ialah :
1.Untuk memudahkan mengetahui kelompok dari
sesuatu subjek;
2.Untuk memudahkan penentuan lokasi dan
urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari
subjek bersangkutan.

10. PROSEDUR PENYIMPANANPROSEDUR PENYIMPANAN

MEMERIKSAMEMERIKSA
Syarat atau dokumen lainnya, juga seperti map takah dengan Syarat atau dokumen lainnya, juga seperti map takah dengan
berkas surat di dalamnya yang akan disimpan, seyogyanya berkas surat di dalamnya yang akan disimpan, seyogyanya
diperiksa terlebih dahulu apakah dokumen yang bersangkutan diperiksa terlebih dahulu apakah dokumen yang bersangkutan
memang sudah selayaknya disimpan (diarsipkan) atau masih harus memang sudah selayaknya disimpan (diarsipkan) atau masih harus
beredar untuk pemrosesan.beredar untuk pemrosesan.
Tanda siap disimpan, biasanya disebut juga denagn istilah release Tanda siap disimpan, biasanya disebut juga denagn istilah release
mark, baik dalam bentuk stempel, paraf, atau tanda file lainnya, mark, baik dalam bentuk stempel, paraf, atau tanda file lainnya,
perlu diteliti oleh petugas.perlu diteliti oleh petugas.

MENGINDEKSMENGINDEKS
Adalah proses menetukan Kata-Tangkap dari suatu surat atau Adalah proses menetukan Kata-Tangkap dari suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam sistem-subjek dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam sistem-subjek
kata-tangkap tersebut adalah istilah subjek yang ditentukan kata-tangkap tersebut adalah istilah subjek yang ditentukan
berdasarkan isi surat dokumen.berdasarkan isi surat dokumen.

MENGKODEMENGKODE
Adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-Adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-
kata “Personalia-Penerimaan-Sarjana-Pertania” di atas surat yang kata “Personalia-Penerimaan-Sarjana-Pertania” di atas surat yang
bersangkutan dengan tulisan tangan.bersangkutan dengan tulisan tangan.

11. Lanjutan…Lanjutan…

MENYORTIRMENYORTIR
Bila syarat yang akan disimpan cukup banyak, perlu dilakuakn Bila syarat yang akan disimpan cukup banyak, perlu dilakuakn
penyortiran (pengelompokan) terlebih dahulu unutk memudahkan penyortiran (pengelompokan) terlebih dahulu unutk memudahkan
pekerjaan penempatannya di tempat penyimpanan. Dengan adanya pekerjaan penempatannya di tempat penyimpanan. Dengan adanya
penyimpanan penyortiran, surat-surat disimpan secara bergiliran penyimpanan penyortiran, surat-surat disimpan secara bergiliran
kelompok- demi kelompok.kelompok- demi kelompok.

MENEMPATKANMENEMPATKAN
Sesuai dengan sistemnya, yaitu sistem subjek, maka Sesuai dengan sistemnya, yaitu sistem subjek, maka
pengelompokan dokumen adalah berdasarkan subjek. Penujuk pengelompokan dokumen adalah berdasarkan subjek. Penujuk
(label) yang dipergunakan unutk map, laci almari arsip, map odner, (label) yang dipergunakan unutk map, laci almari arsip, map odner,
rak arsip, dll alat penyimpanan arsip adalah berupa istilah subjek.rak arsip, dll alat penyimpanan arsip adalah berupa istilah subjek.
Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, sub-kelas, atau Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, sub-kelas, atau
bahkan dapat sampai dengan sub-sub-kelas, tergantung pada bahkan dapat sampai dengan sub-sub-kelas, tergantung pada
jumlah surat dari subjek dari subjek yang bersangkutan yang akan jumlah surat dari subjek dari subjek yang bersangkutan yang akan
disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperincidisimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci

12. ARSIP YANG…
Arsip yang cocok dipergunakan menurut Sistem-
Subjek adalah arsip-arsip yang terkumpul dari
banyak macam subjek atau masalah.
Seperti contohnya arsip-arsip instansi atau
perusahaan yang disimpan secara sentral (terpusat
di suatu tempat tertentu), maka sistem subjek
adalah sistem yang paling tepat digunakan.
Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian
atau unit kerja yang mempunyai subjek (kegiatan)
sendiri-sendiri, dan pada penyimpanan sentral
semuanya bergabung menjadi satu sistem

13. Lanjutan…Lanjutan…
Untuk penyimpanan dengan asas Untuk penyimpanan dengan asas
desentralisasi, pemakaian sistem desentralisasi, pemakaian sistem
subjek kurang begitu tepat subjek kurang begitu tepat sebabsebab
setiap unit kerja sudah mempunyai setiap unit kerja sudah mempunyai
tugas dan fungsi yang meliputi satu tugas dan fungsi yang meliputi satu
subjek tertentu. subjek tertentu.
MisalnyaMisalnya Personalia, niscaya akan Personalia, niscaya akan
banyak mengelola arsip-arsip yang banyak mengelola arsip-arsip yang
bersubjek personalia.bersubjek personalia.

14. TUGAS