Sistema Administrativo

En el presente documento se muestra la manera en que se debe llevar a cabo un sistema administrativo en sus diferentes niveles jerárquicos y con los correspondientes ejemplos de aplicación para comenzar una empresa

1. GRUPO 6 SISTEMA ADMINISTRATIVO

2. SISTEMA ADMINISTRATIVO Definición: Son un conjunto de elementos que se interrelacionan entre sí con el objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción, finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se desarrolle.

3. Tipos de Sistemas Administrativos La empresa en su organización está integrada por los siguientes sistemas administrativos :

4. Sistema de Planeación El sistema de planeación fija objetivos, metas, políticas (Filosofía de la organización) que deberán cumplirse. La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno. Está presente en todos los niveles organizacionales con sus propias características.

5. Etapas de la Planeación

6. Tipos de Planeación Estratégica: Establece los lineamientos generales de la empresa . - Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía. - Es a largo plazo . Táctica:  Planes más específicos referidos a cada departamento de la empresa. - Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio. - Se dan a mediano y corto plazo . Operativa:  Las actividades detalladas que ejecutan los últimos niveles jerárquicos de la empresa. - Son a corto plazo. - Se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

7. Proceso de Planificación.

8. MANUAL DE CALIDAD Manual de calidad: un documento que enuncia la política de calidad (y que describe el sistema de calidad de una organización. * El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las actividades de una organización o únicamente a una parte de ellas. * El Manual de calidad normalmente contendrá los siguientes aspectos: a) Política de Calidad b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que dirige, efectúa, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad. c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo. d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

9. POLITICAS DE CALIDAD Política de calidad: las directrices y los objetivos generales de una organización con respecto a la calidad, expresados de manera formal por la alta gerencia. La política de calidad es un elemento de la política corporativa y es aprobada por la alta gerencia. * Sistema de calidad: la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.

10. POLITICAS Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos con una elevada vocación de servicio a los Clientes en nuestra visión de empresa basadas en los siguientes principios: 1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasmo. 2. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN como parte de nuestro reto diario para el mejoramiento continúo. 3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos materiales. 4. CONSCIENCIA en la práctica de un trabajo libre de errores y en el COMPROMISO leal con la institución y con las realizaciones de calidad.

11. SISTEMA DE DIRECCION Concepto : Conjunto de funciones, actividades, responsabilidades, reglas y procesos que determinan la toma de decisiones de la empresa. Objetivo : La eficiencia directiva, es decir, consecución de objetivos y optimización de recursos.

12. SISTEMA DE DIRECCION Fijar objetivos Desarrollar planes Diseñar una estructura de atribuciones y responsabilidades estableciendo reglas y procesos. Establecer un control dentro de todos sus organismos de la empresa.

13. OBJETIVOS ser el líder del mercado. incrementar las ventas. generar mayores utilidades. obtener una mayor rentabilidad. lograr una mayor participación en el mercado. aumentar los activos. sobrevivir. crecer.

14. METAS aumentar las ventas mensuales en un 20%. obtener una rentabilidad anual del 25%. lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre. producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión. elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes. triplicar la producción para fin de año. abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año.

15. SISTEMA DE ORGANIZACION Sistema que tiene como función coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.

16. Estructuras Organizacionales Se ubica el marco de actuación Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa. ORGANIGRAMAS Un  organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones  jerárquicas.

17. Tipos de Organigramas

18. Tipos de Organigramas Organigrama Clásico : Es básicamente un organigrama compuesto por rectángulos, que representan los cargos u órganos unidos entre sí por líneas, que trazan las relaciones de comunicación entre ellos. Cuando las líneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicación. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad.

19. SISTEMA DE FINANZAS

20. SISTEMA DE CONTROL

21. SISTEMA DE PRODUCCION FUNCIONES: Funciones esencial Funciones complementaria

22. Gerente General Asesor de Gerencia Subgerente Departamento Administrativo Departamento Jurídico Departamento de marketing Departamento de Producción Departamentos Secretaria Tesorero Jefe de Recursos Humanos Jefa de Administración Grupo de transporte Gerencia Tecnológica Servicio de mensajería Brigada de mantenimiento R.H.R.H Administrador de Finanzas Presupuestos Contabilidad Comercial Pagaduría Compras Jefatura de producto Terminado Jefe de Materia Prima Jefe de Bodegas Ayudante en Control de Calidad Jefe de control de calidad Secretaria Movilización de Producción Selección de Producción Obtención de Producción Jefe de Producción Director de Marketing Jefa de Comunicación Investigación de Mercados Gestión del Producto Relaciones Públicas Estrategias Competitivas Ventas Externas Jefe de Ventas Jefe de Promociones Generales Ventas Internas Publicidad Secretaria Administradora de Precios Encargada de Distribución Servicio al Cliente

23. Gerente General: Johnny Pastas Asesor de Gerencia: Juan Mendoza Subgerente: Anderson Gualotuña Departamento Administrativo Departamento de Producción Departamentos Secretaria: Diana Samaniego Tesorero: Darío: Inacaza Jefe de Recursos Humanos: William Erazo Jefa de Administración: Paola Correa Grupo de transporte: Valeria Romero Gerencia Tecnológica: David Utreras Servicio de mensajería: Diana Sánchez Brigada de mantenimiento: Elizabeth Flores R.H.R.H: Fernando Tipán Jefatura de producto Terminado: Andrea Toapanta Jefe de Materia Prima: Tania Nasimba Jefe de Bodegas: Cristian Flores Ayudante en Control de Calidad: Ana Bastidas Jefe de control de calidad: Esteban Alemán Secretaria: Cinthia Toapanta Movilización de Producción: Juan Pablo Maldonado Selección de Producción: María José Illescas Obtención de Producción: Thalya López Jefe de Producción: Rodrigo Grafe

24. Departamento Jurídico Administrador de Finanzas: Alexis López Presupuestos: Cinthia Brito Contabilidad Comercial: Viviana Franco Pagaduría: Fernanda Guzmán Compras: María José Valarezo Departamento de marketing Director de Marketing: Cristian Muñoz I nvestigación de Mercados: Enrique Bustos Gestión del Producto: IntyCabascango Relaciones Públicas: Allan Ortiz Estrategias Competitivas: Karina Vela Ventas Externas: Joselyn Díaz Jefe de Ventas: Javier Guamán J efe de Promociones Generales: Fernando Díaz Ventas Internas: Santiago Cárdenas Publicidad: Karen Vaca Secretaria: Josselyn Pérez Administradora de Precios: Mayurie Agila Encargada de Distribució n: Leidy Pozo Servicio al Cliente: NabilaVernaza Jefa de Comunicación: NathaliBucheli

25. Gerente General Asesor de Gerencia Subgerente Jefe de Departamentos Designar todas las posiciones gerenciales. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente. Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de los trabajadores que supervisan. Delegar, con autoridad, los distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de trabajo funcione efectiva y eficientemente.  Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la empresa. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Estimar la cantidad de personal necesario. Intermediar por el personal de todos los departamentos. Asistir a la Gerencia General. Dar cumplimiento a las leyes, reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa. Encargarse de todas las funciones del gerente cuando está ausente.

26. Departamento Administrativo Departamento Jurídico Departamento de marketing Departamento de Producción Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones. Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recabar las firmas en las nóminas correspondientes. Proponer y coordinar el programa de capacitación para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección. Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo. Realizar y tramitar ante las direcciones de Programación y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y dem á s operaciones necesarias, para garantizar la administraci ó n transparente de los recursos disponibles. Proponer, aplicar y evaluar las políticas del organismo en materia jurídica. Asesorar jurídicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento. Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo. Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su interés jurídico, así como formular ante el Ministerio Público querellas y denuncias y de igual manera. Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa. Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo. Lograr de la venta el máximo beneficio. Realizar estudios de mercado y diversas técnicas que permitan tomar buenas decisiones. Establecer las cuatro P: - Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes. - Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores. - Plaza: cuál es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qué características tiene. - Promoción: cómo lograr que el producto se conozca en la población y entre los potenciales clientes. La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de: · Medición del trabajo · Métodos del trabajo · Ingeniera de producción · Análisis y control de fabricación o manufactura · Planeación y distribución de instalaciones · Administración de salarios · Higiene y seguridad industrial · Control de la producción y de los inventarios · Control de calidad DEPARTAMENTOS

27. Departamento Administrativo Jefa de Administración Jefe de Recursos Humanos Tesorero Secretaria R.H.R.H Brigada de mantenimiento Gerencia Tecnológica Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero. Administrar y gestionar la financiación, el presupuesto y la tesorería. Administrar y gestionar los recursos humanos. Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales. Realizar y supervisar operaciones de asesoramiento, negociación, reclamación y venta de productos y servicios. Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada. Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general. Velar por que las instalaciones de la empresa se encuentren en perfecto estado de orden y limpieza. Mejora la variable tecnológica en la estrategia global de la empresa. Planificar con anticipación las necesidades de recursos humanos. Ver a varios candidatos y ponerlos a prueba a través de un proceso de selección ordenado. Se encarga de la planeación financiera y percepción de fondos, administración del efectivo, desembolsos de capital, manejo de créditos y administración de la cartera de inversiones.

28. IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

29. Importancia De Los Sistemas Administrativos : Esto aplica en empresas con una función sinérgica la cual une acciones simultáneas produciéndose un efecto mayor que las partes independientes

30. Principios de los sistemas administrativos : Los sistemas siguen una serie de principios que se clasifican en trece principios que son los siguientes: Principio Del Auto Control : debemos considerar posibles errores por lo cual tener un mecanismo que dé solución a estos errores Principio Del Determinismo : todo hecho o fenómeno puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifica los sistemas la empresa Principio De la Igualdad de Finalidad : es la flexibilidad y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de los objetivos

31. Principio De Interacción o Coordinación : Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados entre sí.526 Principio Del Objetivo : Toda implantación de sistema debe estar dirigido a un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general. Principio De Subsidiaridad o Jerarquía : Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo. Principio De Economía : Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta .

32. Principio De La Determinación De Responsabilidades : Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño y participación de la ejecución de los sistemas. Principio De La Especialización: los sistemas deben precisar los funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el mando Principio De Difusión : Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa. Principio De Tramo de control : Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control. Principio De Continuidad : Todo sistema requiere revisiones periódicas para su buen funcionamiento. Principio De Flexibilidad : Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos .