SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.pptx

gestion documental

1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Subsistema de gestión documental Subsistema de gestión administrativa Subsistema de información documental CORRESPONDENCIA Administración de usuarios Manejo de Correspondencia recibida y despachada Seguimiento de correspondencia ( responsables , alarmas a emails, control) Digitalizar correspondencia para su envio a email. Manejo de copias a funcionarios ( mensajes de interes general) TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Configuración de disposición final de documentos y tipos documentales Manejo de organigramas y dependencias Correspondencia y tablas de retención Manejo de series y subseries para clasificar documentos y Administración de cajas y legajos de las cajas Componentes administrativos Operaciones e instrumentos destinados a facilitar el acceso a recursos bibliograficos y documentales del mismo

2. Caracteristicas de un documento Autenticidad : politicas y procedimientos para : creación , recepción , transmisión , mantenimiento y disposición . Garantiza que los creadores esten autorizados e identificados y esten protegidos de cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizada.

3. Proceso Producción Aspectos de origen , creación y dise ño formatos y documentos Recepción Verificación y control de documentos para la admisión de documentos ( completitud , correspondencia , competencia ) Distribución Garantiza que los documentos lleguen al destinatario tanto interno como externo ) Tramite Curso desde la producción hasta el cumplimiento fucnión administrativa . Conforman series documentales . Organización Clasificación , ordenación , descripción ) Consulta Formulación Estrategia busqueda Respuesta a consulta Conservación Acciones preventivas y correctivas que garantizan la integridad fisica y funcional de la documentación Disposición Final Selección de documentos en cualquier etapa de vida para su conservación temporal, permanente o eliminación de acuerdo a Tablas de retencion

4. Proceso Incorporación a) Recepcion : Quien remite , quien recibe , organizar para remitir , mecanismo de control( formulario ), conservacion temporal. b) Verificacion contra Tabla de retención : como se realiza , como se incorpora docuemntso a la tabla que no se encuentran . c) Registro en Sistema Organización Clasificacion : identificación , agrupación , sistematización y codificación Signaturizacion y sellado Ordenación Descripción : Inventarios , catalogos Consulta Formulación ( formulario , email, telefono ) Estrategia busqueda ( Tablas de acceso y uso ) Respuesta a consulta ( Entrega , ) Transferencia documental Disposición Final Selección de documentos en cualquier etapa de vida para su conservación temporal, permanente o eliminación de acuerdo a Tablas de retencion Almacenamiento a) Seleccion de espacios fisicos b) Conservación ,

5. Sistema de gestión documental Gestión de expedientes Gestión de Archivo Sistema de gestión documental Archivo Digital Aplicaciones y herramientas Aplicaciones en Internet Registro Físico Registro Telematico Libro de entrada Digitalización Catalogo de procedimientos Distribución Fisica Archivo Digital Unidades de gestión Archivo Digital Salida documentación Notificación electrónica Notificación tradicional Registro Libro de salida Registro Entrada/Salida