Sistema Numérico.pptx

El sistema numerico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de códigos, que pueden ser asignados por el empleado de archivo o puede formar parte del documento.

1. Sistema de clasificación numérica 

2. Definición Dentro de los diferentes sistemas de archivo de correspondencia o documentos, existen los llamados numéricos que están basados en la asignación de números para la identificación de las guías, sub guías y carpetas. Los números permiten la identificación delos diferentes grupos de documentos a archivar. El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos. Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.

3. Importancia del sistema numérico

4. Usos Los siguientes son algunos de los casos en los cuales el sistema numérico debe usarse con preferencia a otros. Órdenes de compra en una casa de ventas Primas de pólizas de seguros Cuentas de bancos Préstamos e hipotecas Casos en oficinas de abogados, médicos y odontólogos Proyectos de contratistas y de empresas de construcción Registros de estudiantes en instituciones educativas Licencias de conductores Contratos Recibos y comprobantes en los departamentos de contabilidad repuestos de los mismos, que se distinguen por referencias numéricas.

5. Ventajas: Permiten una expansión conveniente Ofrece mayor precisión y exactitud Garantiza absoluta reserva Rápida visualización e identificación de la secuencia. DESVENTAJAS:   Puede ocurrir trasposición de números 569 por 596 Si se archiva un documento en una carpeta errada se obstaculiza su localización Necesita personal especializado

6. Componentes básicos. El archivo principal El archivo misceláneo alfabético El registro de número asignado El tarjetero índice

7. APLICACIONES DEL SISTEMA NUMÉRICO NUMÉRICO CONSECUTIVO NUMÉRICO EN SERIE NÚMERO CORRIENTE O CONTINUO NÚMERO CODIFICADO NÚMERO COMBINADO O ALFANUMERICO

8. Gracias..