Sistemas de archivo físico

1. 1
Miriam, Giovanna, Maribel, Isabel y David

2. Dentro de una oficina, vamos a encontrarnos con una
multitud de documentos que si no somos capaces de
organizar debidamente, van hacer que nuestro trabajo
diario sea complicado.
A continuación vamos a presentaros una selección de
estos sistemas.
Introducción

3. Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y
proteger los papeles sueltos de una organización. Pueden
ser de diferentes materiales y tamaños y por su forma
las podemos clasificar en diversos tipos.
Carpetas

4. Son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen unos
pequeños caños que permiten agregarle ganchos que ayudan a que la
carpeta cuelgue.
Poseen una etiqueta de identificación, donde puede escribirse un
resumen de la información contenida.
Tipos de carpetas
Carpetas colgantes

5. Tipos de carpetas
Tipos de carpetas colgantes

6. Las carpetas con fundas son carpetas de plástico o de cartón, las
cuales tienen fundas interiores para introducir los documentos.
Tipos de carpetas
Carpetas con fundas

7. Tipos de carpetas
Tipos de carpetas con fundas

8. Las gomas se pasan por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta
cerrada e impidiendo que caigan los documentos por sus laterales.
Tipos de carpetas
Carpetas con gomas

9. Las carpetas con anillas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales
tienen dos anillas (o más) en su interior, con lo cual si hacemos agujeros en
el margen izquierdo podemos introducir en ellas los documentos.
Tipos de carpetas
Carpetas de anillas

10. Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una
reunión o conferencia.
Tipos de carpetas
Carpetas de congreso

11. Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los
documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sitúa en el
extremo superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de
presión.
Tipos de carpetas
Carpetas con clip

12. Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones
laterales. Suelen ser de plástico y con una abrazadera del mismo material.
La abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan
sobre ella para mantenerla en una posición fija.
Tipos de carpetas
Carpetas con abrazadera

13. Son carpetas con la hojas de plástico, petraladadas y pautadas con bolsillo
interior.
Tipos de carpetas
Tarjeteros

14. Son hojas ordenadas alfabéticamente para facilitar el orden y el archivo y
mejor gestión de las direcciones y teléfonos.
Tipos de carpetas
Listines telefónicos

15. Cubierta de papel u otro material para introducir
documentos que se envían por correo. Varían en
material, tamaño y cierre.
Sobres

16. Sistema de clasificación universal que permiten la
búsqueda de datos específicos de forma rápida y
sencilla.
Ficheros

17. Libro o cuaderno en cuyas hojas se colocan fotografías,
cromos, sellos, monedas y cosas semejantes que se
guardan o coleccionan. También puede darse el formato
de un estuche con varias fundas colocadas a modo de
libro para guardar discos de música
Álbumes

18. Cubierta con que se envuelve o cubre algo.
TIPOS:
Fundas polipropileno
Fundas PVC
Bolsas zipp
Fundas

19. Fundas

20. Los accesorios de archivo tienen la función de facilitarnos la búsqueda de
un documento dentro de una carpeta u otro tipo de archivador.
Accesorios de archivo

21. Tipos de accesorios de archivo
Accesorios de archivo
Archivadores de palanca
2.Archivador doble
3.Archivador de cartón
4.Archivadores de colores
5.Módulos archivadores
Archivo definitivo
7.Archivo definitivo
8.Cajas de transferencias
9.Contenedores

22. Archivadores de palanca
Accesorios de archivo
Archivador doble
Archivador con doble mecanismo para guardar documentos
Archivadores de colores
Aunque realizan la misma función son estéticamente más vistosos.

23. Archivador de cartón
Accesorios de archivo
Archivadores de cartón forrados en papel, encontramos los
archivadores jaspeados o “A-Z”
Módulos archivadores
Cajas en las que se pueden introducir 2 o más archivadores, para
facilitar su orden y estética.

24. Archivo definitivo
Accesorios de archivo
Archivo definitivo
Guarda los documentos antiguos o de poca consulta teniéndolos
siempre ordenados
Cajas de transferencia
Clasifica los archivos de forma definitiva, esta categoría es una
forma antigua.

25. Archivo definitivo
Accesorios de archivo
Contenedores
Cajas de cartón donde se pueden introducir varias carpetas de
archivos definitivos

26. Tienen la función de clasificar los documentos bien sea
por días, meses o actividades
Clasificadores y acordeones

27. Tipos de clasificadores y acordeones
Clasificadores y acordeones

28. Tipos de clasificadores y acordeones
Clasificadores y acordeones

29. Es un conjunto de documentos o informes acerca de un
determinado asunto o persona contenidos en una carpeta
o caja de cartón.
Dossiers

30. Tipos de dossiers:
Dossiers con clip: Es un dossier con un clip o mordaza a mano
izquierda, que permite una mejor sujeción de las hojas.
Dossiers uñeros: Es un dossier que tiene un semicírculo en la parte
derecha para facilitar su apertura
Dossiers

31. Son soportes de diferentes materiales fabricados para
proteger los carnets o cualquier tipo de documento
identificativo.
Portacarnets

32. Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un
documento, así como las páginas en las que aparecen.
En el índice se recogen los títulos de los distintos apartados y
subapartados que conforman el trabajo y se consigna la página
en que comienza cada uno de ellos.
Índices

33. Tipos de índices:
Índices numéricos
Índices abecedarios
Índices

34. La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que
los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un
instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.
Separadores
TIPOS DE SEPARADORES
•Separadores normales
•Separadores reutilizables: tienen la ventaja de que se pueden volver a
usar.

35. La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que
los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un
instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.
Separadores
TIPOS DE SEPARADORES
•Separadores imprimibles: tienen la ventaja de poder ser impresos.
•Pestañas reposicionales: son pestañas adhesivas a una hoja, y son
imprimibles.

36. Gracias por
vuestra
atención