Sistemas de Ordenes de trabajo en las actividades de mantenimiento

Sistemas de ordenes de trabjo en las actividades de mantenimiento. Terry Wireman

1. 4 sistemas de Ordenes de Trabajo
Terry Wireman

Los sistemas de ordenes de trabajo es una de las llaves para gerencia de
mantenimiento exitoso. Una orden trabajo es el documento usado para recolectar
toda la información de mantenimiento necesaria. Las ordenes de trabajo han sido
descritas de muchas maneras diferentes, pero para el propósito de este texto,
usaremos la siguiente definición:

Una orden de trabajo es una solicitud que ha sido seleccionado por un
planificador que tiene que decidir la solicitud es necesaria y qué recursos
son requeridos para ejecutar el trabajo.

Las ordenes de trabajo no deben implementarse solo por el departamento de
mantenimiento, sin considerar las otras partes de la organización. La figura 4-1
enumera los grupos que deben estar involucrados en el uso de un sistema de
orden de trabajo de mantenimiento.

El mantenimiento, por su puesto, seria el usuario principal de la orden de
trabajo. El mantenimiento requiere información tal como:

Que equipo se realizara el trabajo
Que recursos se requieren
Una descripción del trabajo
Prioridad del trabajo
Fecha tope en que se necesita

Hay otra información que puede ser requerida, dependiendo del tipo de facilidad o
la planta donde se este usando el sistema de orden de trabajo. La idea principal es
que la organización de mantenimiento debe conseguir la información necesaria
para buenas decisiones de la gerencia. Si la información no puede ser obtenida de
la orden de trabajo, es poco probable que una información confiable sea
disponible de otra fuente.

Las operaciones o facilidades también necesitan incluirse en el proceso de
orden de trabajo. Debe ser capaces de solicitar trabajo de mantenimiento
fácilmente. Si tienen que llenar 15 formas por triplicado, el riesgo es que no
participaran en el uso de la orden de trabajo, lo cual por lo tanto disminuye la
efectividad de la orden de trabajo. El sistema de orden de trabajo, ya sea, manual
o computarizado debe ser fácil de usar por el personal operaciones/facilidades.
Solo se les debe solicitar que llenen una mera información, tal como:

Las ordenes de trabajo deben satisfacer y ser usadas por

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* Mantenimiento
* Operaciones/Facilidades
* Ingeniería
* Inventario/Compras
* Contabilidad
* Alta Gerencia
Figura 4-1

El equipo en que se requiere el trabajo
Descripción breve de la solicitud
Fecha en el cual se necesita
Solicitante

Esta información puede ser entonces usada por el planificador para completar la
solicitud de trabajo y convertirla en una orden de trabajo.

El personal de ingeniería también necesita incluirse en el sistema de la
orden de trabajo, ya que son usualmente cargados con la efectividad del programa
de mantenimiento preventivo/predictivo. Por su puesto ellos querrán ser capaces
de solicitar trabajos para los servicios de ingeniería, pero también necesitan
acceso a información histórica. Los archivos históricos si son mantenidos con
exactitud y correctamente, pueden proveer la información necesaria para operar
un programa de mantenimiento preventivo efectivo al costo. Así que el personal de
ingeniería necesitara información tal como

Tiempo promedio entre averías
Tiempo promedio para reparar
Causa de la falla
Tipo de reparación
Acción correctiva tomada
Fecha de reparación

La correcta utilización de esta permitirá al personal de ingeniería optimizar el
programa de mantenimiento preventivo.

Los departamentos de inventario y compras también necesitaran
información para el sistema de orden de trabajo, especialmente de las reservas de
trabajo planificado. Si el trabajo fue planificado apropiadamente, el personal de
inventario y compras sabrán que partes se necesitan y cuando se necesitan. Una
buena información histórica sobre el uso del material de mantenimiento asistirá al
personal de inventario y compras en fijar niveles máximo/mínimo, puntos de orden,
existencia de seguridad, etc., de los materiales de mantenimiento. La información
requerida por inventario y compras incluiría:

Número de parte
Descripción de parte
Cantidad requerida

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Fecha requerida

La contabilidad necesita información de la orden de trabajo para cargar las
cuentas correctas por la mano de obra y materiales usados para realizar la tarea
de mantenimiento. Este sistema de carga es manejado en muchas locaciones
diferentemente; sin embargo, los siguientes son los tipos más comunes de
información de contabilidad acumulados:

Centro de costo
Número de cuenta
Cuenta corriente
Número de cuenta departamental

El uso de esta información sobre el trabajo si la contabilidad va a cooperar en el
uso de la forma de orden de trabajo.

La alta gerencia esta interesada en la información que se pueda reunir de
ordenes de trabajo múltiples. Esto significa que es esencial hacer la información
fácil de extraer de la orden de trabajo. Información de tipo sumario debería ser
accesada de ordenes de trabajo completas, ordenes de trabajo en proceso, y
ordenes de trabajo en espera de ser programadas. Si la información no es fácil de
extraer de la orden de trabajo, los gerentes pueden pasar días recolectando la
información. El uso de recuadros de chequeo para el campo de información clave
puede ser invaluable para esto. Los sistemas computarizados hacen más fácil esta
tarea, pero solo si están diseñados correctamente.

En resumen, los objetivos del sistema de orden de trabajo están
enumerados en la figura 4-2.

• Un método para solicitar, asignar y hacer seguimiento al trabajo
• Un método para transmitir instrucciones de trabajo
• Un método para estimar y acumular costos de mantenimiento
• Un método para recolectar los datos necesarios para reproducir
reportes de gerencia.

Figura 4-2. Objetivos de la orden de trabajo.

Tipos de Ordenes de Trabajo.


En todo sistema de ordenes de trabajo es necesario tener varios tipos de reglas
de trabajos. Las más comunes son:

• Planificación y Programación.
• Mantenimiento o manta.
• Emergencia.

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• Paro o Paralización.
Las reglas de trabajos de planificación y programación han sido descritas en
pocas palabras. Estas reglas son requeridas y ordenadas por un planificador;
luego los recursos son planificados, el trabajo es programado, la información del
trabajo es introducida en el proceso de completacion y la orden es llenada. Esta
orden es el tipo más común y será discutida con mas detalles en él capitulo  5.

El propósito de la orden de trabajo de mantenimiento o manta están
organizadas en la Fig. 4-3. Los tipos de trabajos de estas ordenes son escritas en
el periodo de 5 a 30 minutos de trabajos, tal como resetear un circuito o hacer un
ajuste rápido. Si se fuera a escribir una orden de trabajo para cada uno de estos
trabajos, el mantenimiento seria enterrado en una montaña de detalles, el cual no
podría compilarse dentro del significado de reportes llenos. Estas ordenes
duraderas de trabajos están escritas en contra de:

• Representación de trabajos menores para el costo de
procesamiento de excesos de trabajo cuando los costos son
mayores.
• Arreglo o rutina de las asignaciones cuando es necesario realizar
una orden de trabajo para cada tiempo de ejecución.

Fig. 4-3; trabajo estándar o aplicación de la zona de trabajo.

Un equipo cargado o numero administrado, cuando un pequeño trabajo es
ejecutado es cargado al numero de orden de trabajo, pero la orden de trabajo no
ha sido cerrada. Estas permanecen abiertas por un periodo de tiempo (por la
gerencia), luego es cerrada y es puesto en la historia. Una nueva orden de trabajo
seria abierta en ese momento.
Un problema con las ordenes de trabajos de mantenimiento es que la gente
siente que fueran usados como tarjetas de créditos para estar cargando tiempo
por el trabajadores que no recibe crédito, si pasa ocasionalmente; pero, cuando
los cargos están cerrados en las de trabajo, los infractores pueden ser rastreados.
Sistemas computarizados hacen estas cuentas más fáciles desde que ellos
pueden procesar una lista de todo el personal que han cargado tiempo a una
orden de trabajo. Añadiendo, algunos de los sistemas mas sofisticados hasta
pueden exponer el porcentaje de tiempo en cualquier cargo de trabajo a un tipo de
orden de trabajo. Es por eso, si los infractores son sospechosos, es fácil de
encontrarlos de todas formas este ejemplo es usualmente la excepción, no la
regla. Los empleados no abusaran mas de un sistema de orden de mantenimiento.
Las ordenes de trabajos de emergencia o apagón son generalmente escritas
después de que el trabajo esta hecho. Los apagones requieren de rápida acción, y
usualmente no hay suficiente tiempo para ir a través de planificación de la orden
de trabajo. En la mayoría de los casos, el trabajador del oficio, el supervisor de
producción resolverán la orden de trabajo de emergencia después que el trabajo
esta completado. El formato de la orden de la orden de emergencia es similar para
todos los trabajadores requeridos en ese único resumen, información

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necesariamente requerida cuando la orden de trabajo en base para la historia del
equipo esta debe ser marcada como una orden de emergencia, por consiguiente
el análisis de la orden de emergencia por:
• Identificación de equipo.
• Tipo de equipo.
• Departamento.
• Requisitor .

Análisis de las potentes de trabajos de emergencia pueden ayudar a identificar
las tendencias, la cual debe ser invaluable en cuanto a las actividades de
planificación en mantenimiento.
El tiempo fluido de una llamada problemática o una orden de trabajo de
emergencia dada en la Fig. 4-4. La necesidad de una sala de control es para
prevenir la coincidencia de asignaciones. Si las llamadas son tomadas en varios
puntos, pueden haber severos despachos técnicos para el mismo trabajo. Cuando
el técnico o el supervisor de llegada al sitio de trabajo, él puede realizar ese
trabajo indicado. Si el trabajo requerido va a exceder cierto costo o un limite de
tiempo, el trabajo es revisado para el planificador por análisis. Si esto va hacer
fácil para coordinarlo y programarlo por plan, el planificador toma el control de la
orden de trabajo y planifica, tan pronto como el material y los recursos de labor
son disponibles. Esto descuenta,

• Llamar a la recepción central para recibir las ordenes.
• Llamar a trabajar a sus subordinadas.
• Si resulta en un tiempo optimo a costos limitados, planificara y
analizara el trabajo obtenido.
• Cuando los materiales y horas de trabajo sean requeridos.

Fig. 4-4, trabajo típico para las asignaciones de la zona de trabajo.

Para el costo efectivo de las actividades de mantenimiento, en lugar de estar
perdiendo la labor de productividad esperando para hacer un trabajo.
Ordenes de trabajo de paro o paralización son para trabajos que van hacer
realizado como un proyecto o cuando el equipo es paralizado por un periodo
extendido. Estos trabajos son marcados como paralización o paro no debe
aparecer en el oficio regular acumulado. Este trabajo es planificado todavía,
garantizando los recursos de mantenimiento requeridos para los paro o
paralización que son conocidos y listas antes que los paros o paralización
comiencen. Estos retrasos preventivos y maximizan la productividad de todos los
empleados envueltos. En algunos casos, la información de la orden de trabajo es
introducida dentro del software gerencial para hacer un proyecto programado
completo. El software gerencial de mantenimiento computarizado no incluye
suficiente rasgo del proyecto del software gerencial para fabricar una programada
alternativa aceptable. Como sea, algunos vendedores tienen incluido interfaces
para sistemas de proyectos gerencial, el cual presta atención para corregir esta
deficiencia.

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Obstáculos para los sistemas de ordenes de trabajos efectivos

En la figura 4-5 en lineas generales resaltan algunos de los problemas más
comunes de orden de trabajos. Estos problemas impactaran los sucesos de un
sistema de orden de trabajo; este impacto recorre para lograr una inefectividad
total.

• Programas de mantenimiento preventivos y predictivos.
• Falta de controles laborales.
• Controles de almacenamiento inadecuado.
• Disciplina de planificación deficiente.
• Falta de controles de ejecución.
• Historia de equipos inadecuados o inapropiados.

Figura 4-5 ordenes de trabajo - Problemas típicos.

Los programas de mantenimiento preventivo/ predictivo son elementos
claves en las operaciones de un sistema de ordenes de trabajo. Si una
organización esta en forma de un reactivo (correctiva, esfuerzo-grande), si tiene
poco o no tiene tiempo para operar un sistema de ordenes de trabajo. Desde la
información previa es obvio que esto toma tiempo para suministrar la información
necesaria hasta satisfacer el sistema de orden de trabajo. Cuando una
organización recorre de falla, hay poco o no hay tiempo para registrar la
información. Si la información se obtiene registrada, esto es generalmente
esbozada e inapropiada.

Cuando las compañías están en un modo productivo, con programas de
mantenimiento preventivos/ predictivos propios en lugar el trabajador esta
planificado sobre horario regular con 25% o menos actividades de emergencia.
Esta situación prevee a los supervisores y planificadores un tiempo necesario para
utilizar el sistema de reportes de ordenes de trabajo apropiadamente.

Una falta de controles para los recursos laborales de mantenimiento, es un
factor secundario que prevee el uso optimo de un sistema de mantenimiento de
orden de trabajo. Los siguientes problemas son comunes con respecto a los
recursos laborales.

- Déficit personal de uno o todos los oficios
- Déficit de supervisión de personal
- Entrenamiento inadecuado del personal
- Falta de contabilidad para trabajos ejecutados

Sin ningún tipo de controles en estas áreas los resultados en los recursos
inadecuados o inaceptables, resultan cuando el planificador intenta hacer un

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horario de trabajo. Es importante tener los recursos laborales controlados
propiamente por un sistema de orden de trabajo para que puedan ser efectivos.

Una falta de controles de almacenamiento puede reducir el sistema de ordenes
de trabajo a una inefectividad total cuando los materiales son requeridos. Si el
planificador no tiene la información exacta, oportunamente concerniente a los
materiales en los almacenes de mantenimiento, el no puede programar el trabajo.
Si el planificador de oficio tiene una orden de trabajo que requiere ciertos
materiales pero los materiales no están en disponibilidad cuando ellos son
necesarios, el tiempo perdido en la obtención de los materiales disminuye la
productividad de los trabajadores de oficio. Es importante para el planificador,
supervisores y trabajadores especializados poseer información actualizada con
respecto a los niveles de almacenamiento de los artículos de inventario en el
mantenimiento. La mayoría de los consultores opinan que el mantenimiento de los
materiales es la parte más esencial de un buen programa de planificación en el
mantenimiento.

La disciplina de planificación deficiente afecta el sistema de orden de trabajo
debido a que la mayoría de la información en el orden de trabajo no es confiable.
Cuando esta es la situación las ordenes de trabajo caen en desuso llegando a una
descontinuación del flujo de la información de las ordenes de trabajo. Los planes
de trabajo deben ser preciso y realista si el sistema de orden de trabajo están
hechas para tener éxito. Si las compañías no poseen un sistema de planificación
de orden de trabajo, ellos realmente no tienen un sistema de orden de trabajo.

La falta de controles de ejecución es más que todo una falta de seguimiento en
la parte de manejo. Una vez que un plan de trabajo es producido sobre una orden
de trabajo, este debería estar siempre auditado para su conformidad. Esta
auditoria puede destacar debilidades en:

Planificación
Supervisión
Habilidades de oficio

Cualquier deficiencia puede entonces ser corregida, sin embargo, si los
controles de ejecución no son realizados la falta de contabilidad creara un
esfuerzo desorganizado permitiendo otra vez que caiga en desuso.

La historia de equipos inadecuados o inapropiados impiden el sistema de
orden de trabajo, a partir de que ninguna información utilizado para realizar
decisiones gerenciales no será confiable. Los gerentes no serán capaces de
establecer proyecciones de presupuesto, anticipaciones en la reparación de
equipos o necesidades laborales en los estándares históricos.

Conclusiones

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El sistema de orden de trabajo es la base para cualquier éxito en las
organizaciones de mantenimiento. Si el orden de trabajo no es utilizado, no se
espere mucho a cambio en la inversión de una organización de mantenimiento. A
menos que todas las partes de una organización cooperen y utilicen el sistema, la
optimización de recursos de mantenimiento verdadero será justa un sueño.