Sistemas organizacionales

1. Sistemas organizacionales Ing. MBA. Patricio Arguello Mendoza Abg.

2. LAS ORGANIZACIONES     Definición :   Es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Es una unidad social coordinada de forma consciente, conformado por personas, y que funciona con una base de relativa continuidad para llegar a sus metas trazadas La gestión de una organización tiene una enorme importancia. Para entenderla, debemos estudiar formalmente las organizaciones, su gente, sus procesos y su estructura .

3. El contexto Las organizaciones son sistemas abiertos que se relacionan con el contexto y están fuertemente incididos por éste.

4. LAS ORGANIZACIONES Características : Conjunto de personas y recursos. Objetivos o metas definidas o asignadas por sus integrantes. Creados en un punto temporal: inicio de actividad. Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir. Crean y satisfacen necesidades. Producen y/o venden bienes y servicios. Dan y generan trabajo.

5. LAS ORGANIZACIONES Transmiten cultura. Generan , transmiten y poseen poder. Crean , imágenes, símbolos, prestigios, etc. Son indicadores de la sociedad actual. Son espacios de desarrollo profesional y personal . 13. Producen y transmiten tecnología. 14. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

6. clasificación Finalidad : C on fin de lucro. Sin fin de lucro.   Estructura : Formales. Informales .

7. Tamaño : Grande . Mediana. Pequeña. Micro emprendimiento.   Localización : Multinacional – internacional. Nacional. Local o regional.

8. Producción : Bienes. Servicios.   Propiedad : Publica. Privada. Mixta.

9. Recursos de las Organizaciones Son todo lo que se necesitan para desarrollar sus actividades y lograr sus fines, difieren según sus propósitos. Recursos materiales: Dinero para adquirir los recursos. Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios. Inmuebles , instalaciones necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades. Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.

10. Recursos humanos : es el elemento activo Dueños Accionistas Socios Trabajadores Clientes Proveedores

11. Recursos naturales: Tierra Agua Aire Gas Energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).

12. Recursos tecnológicos : medios para lograr un objetivo, son los modos de obrar, hacer o producir Métodos Técnicas y procedimientos utilizados en la organización

13. Recursos cognitivos : ideas conocimientos , información originadas en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.

14. Recursos intangibles: marcas , nombres y prestigio , para acceder y posicionarse en el mercado.

15. Ambientes Organizacionales Las Organizaciones e stán moldeadas por los componentes de su ambiente, el mismo que no se puede ni debe ignorar, además, se debe reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que este demande . Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg.

16. Ambiente externo Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden. Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg.

17. Elementos de acción Indirecta ( Macroentorno ), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa. Elementos de acción Directa ( Microentorno ), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos. Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg. Ambiente externo

18. Ambiente Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg. Entorno competencia clientes proveedores Grupos de presión Organización económico mundial tecnológico socio-cultural político demográfico

19. Ambiente : Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg. Matriz de la incertidumbre ambiental Grado de Cambio Estable y previsible , pocos componentes , parecidos , permanentes , necesidad mínima de conocimiento profundo de los componentes Estable y previsible , muchos componentes , desiguales y permanentes , gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes Dinámico , impredecible , pocos componentes , parecidos pero en cambio contínuo , necesidad mínima de conocimientos profundos de los componentes Dinámico , impredecible , muchos componentes desiguales , cambio contínuo , gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes Grado de complejidad simple complejo estable dinámico

20. Ambiente Interno: Llamado Clima Organizacional, Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización. Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg.

21. DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN D SD T P P P T T T T UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGÁNICA FINALIDAD Obj . Obj . Obj . F F F F F F F F F F F UNIDAD ORGÁNICA Determinar la filosofía de la empresa (visión, misión y objetivos) Determinar los objetivos Institucionales Establecer las funciones generales Establecer la estructura orgánica (departamentalización) Cuadro de Asignación de Personal D Director SD Sub Director P Profesional T Técnico A Auxiliar

22. Estructura: Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

23. Función: Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística) Logística Marketing Producción La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

24. Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso Actividad Proceso La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas

25. Método: Determina la forma sistemática de realizar una actividad FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

26. Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. REPRESENTA SIMBOLO La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas :

27. Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas. FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

28. Productividad: Razón entre producción – insumo –costo en un periodo. Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método. LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES CLIENTES LOS MEDIOS SINDICATOS OBREROS INSTITUCIONES FINANCIERAS GRUPOS DE INTERES ESPECIAL PROVEEDORES GOBIERNO VARIABLES SOCIALES VARIABLES ECONOMICAS VARIABLES TECNOLOGICAS VARIABLES POLITICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA La Organización de la Empresa – Sistemas :

29. Organización lineal, funcional, y de staff Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno. Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes múltiples, que origino algunos problemas en especial en la coordinación y de control ocasionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas. En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento. Ejemplos La Organización de la Empresa

30. Gerencia RR.PP. Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia Ventas Gerencia UEN Contador General Gerencia Legal Gerencia General Presidencia Ejecutiva Directorio Secretaria Secretaria Gerencia a Adm. Fin. Gerencia Sistemas Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Organización Horizontal UEN

31. Unidad Estratégica de Negocio Es una unidad u órgano empresarial, compuesta por uno o más productos muy determinados, que tienen un mercado básico común, muy delimitado, al frente de la cual hay un manager o directivo que tiene la responsabilidad de integrar todas las funciones, mediante una estrategia, frente a uno o varios competidores Las Unidades Estratégicas de Negocios, UEN, son un grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo mismo que factores claves comunes para el éxito

32. Las características que se derivan de esta definición son: Una misión única y diferenciada. Unos competidores perfectamente identificados. Un mercado totalmente identificado. Control de sus funciones de negocio.

33. EJEMPLOS DE UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN) Las UEN´s de Coca-Cola podrían ser: Coca-Cola (la bebida cola) Fanta (bebida frutal) Coca light, Coca Zero, Sprite Zero, Fanta Light. (Bebidas light) Vivant (Agua purificada) Jugos del Valle Etc. ¿Qué quiere decir esto ? Que cada línea de productos de la marca es una unidad de la empresa que tiene una misión compartida y objetivos y que se puede planear más allá de otros negocios de la empresa . Además  cada una ofrece oportunidades de rentabilidad y crecimiento distintas, y/o requiriendo un planteamiento competitivo diferente.

34. Gerencia RR.PP. Control de Gestión Tesorería Cobranza Facturación Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Ventas G gerencia Contraloría General/Finan. Gerencia Legal Gerencia Sistemas Gerencia Administración Gerencia General Presidencia Ejecutiva Directorio Secretaria Secretaria Organización Centralizada Contador General

35. Gerencia RR.PP. Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia General Presidencia Ejecutiva Directorio Secretaria Secretaria Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Organización Lineal / Staff

36. Staff o asesor Las principales funciones del staff son: Servicios Consultoría y asesoría Monitoreo Planeación y control Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única. Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff . Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor La Organización de la Empresa - Sistemas

37. Las actividades orgánicas y órganos de la empresa Principios claves de la organización: La especialización. La unidad de mando. Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables Bases del Diseño de la Estructura Organizacional A. Cárdenas Gerente Administración C. Díaz Gerente Finanzas F. Hidalgo Gerente RR.HH Julio Espinoza Gerente General

38. Principios claves de la organización: Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y Logística La especialización. La cadena de mando. El tramo de control - administrativo Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

39. Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Cadena de Mando Por cada función un solo jefe Línea de toma de disiciones : Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería. Tramo de Control o Administrativo Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.

40. Principio autoridad responsabilidad Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Coordinación Acción ordenada del equipo con vista hacia un propósito común. Sincronizar la acción individual y de equipo. Principio dirección control A cada delegación se le establece los mecanismos de control La administración no existe sin delegación.

41. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Coordinación por equipo Cadena de Mando Autoridad responsabilidad Coordinación individual Tramo de Control o Administrativo

42. Acrópolis Organizacional Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Organización División del Trabajo Departamentalización Nivel Jerárquico Coordinación

43. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Los Organigramas Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización Objeto Son el instrumento idóneo para plasmar la composición de una organización

44. Como herramienta de comunicación y análisis Proporcionan una imagen formal de la organización Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organización Determinar fallas internas Definición de niveles Representan un elemento valioso para el análisis organizacional Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

45. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Criterios para su preparación Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Vigencia

46. Por su ámbito: Generales Específicos TIPOS DE ORGANIGRAMAS Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Por su contenido: Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades Por su forma o presentación: Verticales Horizontales Mixtos De bloque Por su Diseño Dimensión Relación

47. POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DIR. GENERAL Bases del Diseño de la Estructura Organizacional