सरकारी पत्राचार में प्रयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रारूप

सरकारी पत्राचार में प्रयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रारूप

1. सरकारी पत्राचार
के विभिन्न प्रारूप
प्रस्तुति : राहुल खटे,
उप प्रबंधक (राजभाषा)
आंचललक कार्यालर्य,
स्टेट बैंक ऑफ मैसूर, हुब्बल्ली

2. मसौदा लेखन
•सरकारलीकार्यालर्योंमेंकामकाजकोतिपटािेमेंपत्राचारकी
महत्वपूर्णभूममकाहोिलीहै।सरकारलीिलीतिर्योंकाकार्यान्वर्यिपत्राचार
केमाध्यमसेहोिाहै।प्रशासिकासुचा��पसेसंचालिव्यवस्थिि
पत्राचारपरआधाररिहोिाहै।
•तकसलीभलीकार्यालर्यकोभेजेजािेवालेपत्रकेकच्चे�पकोमसौदा
र्याआलेखकहिेहैं।उसमेंसंशोधििथापररविणिकरकेउसेपूर्णकर
सक्षमअधधकारलीद्वाराअिुमोददिकरवाकर,संशोधधिप्रा�पको
प्रेधक्षतिकेपासभेजददर्याजािाहै।

3. मसौदा लेखन
•सामान्यि:मसौदादटप्पर्लीकेआधारपरहलीिैर्यारतकर्याजािाहै।इसकेअपिेतिशशि
तिर्यमहै।दटप्पर्औरप्रा�पर्सरकारलीकार्यालर्योंकेप्रार्ित्वहोिेहै।इसे
कार्यालर्यलीिव्यविाकेएकबडेसाधिके�पमेंजािाजािाहै।कार्यालर्यलीिपत्र
िथ्योंपरआधाररिहोिेचाहहए।इन्हेंपूवणसंदभोंसहहििटिरहिेहुएप्रस्तुिकारर्
चाहहए।
•सरकारलीकार्यालर्योंमेंपत्राचारतकसलीएक�पमेंिहींतकर्याजािा।उसकेतवतवध�प
प्रर्योगमेंलार्येजािेहैं।तवषर्यकेअिुसारपत्रव्यवहारका�पभलीबदलिारहिाहै।
सरकारलीपत्राचारमेंतिम्नललखखिप्रा�पमुख्य�पसेप्रर्युक्तहोिेहैं:-सरकारलीपत्र,
अधण-सरकारलीपत्र,कार्यालर्यज्ञापि,कार्यालर्यआदेश,आदेशअधधसूचिा,संकल्प,
पृष्ांकि,अंितविभागलीर्यदटप्पर्लीइत्यादद।

4. सरकारी पत्र
सरकारलीपत्राचारमेंसवाधधकप्रर्योगमेंआिेवालाप्रा�पसरकारलीपत्र
होिाहै।इसकाप्रर्योगतवदेशलीसरकारों,राज्यासरकारों,सब�और
अधलीििकार्यालर्यों,संघलोकसेवाआर्योगजैसेसांतवधधकतिकार्यों,
सावणजतिकतिकार्यों,तवत्तलीर्यसंिाओंएवंजििाकेसाथपत्रव्यवहार
करिे(सूचिालेिेर्यादेिेकेललए)तकर्याजािाहै।भारिसरकारके
तवलभन्नमंत्रालर्योंकेबलीचपत्रव्यवहारकेललएसरकारलीपत्रकाप्रर्योग
िहींहोिा।इसकेललएकार्यालर्यज्ञापिकाप्रर्योगहोिाहै।

5. अनुस्मारक
•जबपत्रकाउत्तरिहींआिाहैिब‘अिुस्मारक’भेजाजािाहै।
अिुस्मारककाप्रा�पभलीपत्रकेसमािहलीहोिाहै।उसपरदाईऔर
केवलअिुस्मारकऔरउसकीसंख्याललखलीजािलीहै।

6. सरकारी पत्र का नमूना
दूरभाष संख्या -----------सं० --------------------
भारि सरकार
---------------मंत्रालर्य
----------------तवभाग
िाि ----------------------
ददिांक --------------------
सेवा में,
सचचव,
------------प्रदेश सरकार ,
....................... मंत्रालर्य,
तवषर्य: ----------------------------------------------------------------------

7. सरकारी पत्र का नमूना
•
महोदर्य
/
महोदर्या
,
---------------------------------------------------------------------
-------------
-----------------------------------
पत्र
का कलेवर
-
----------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
---------
-
भवदलीर्य
/
भवदलीर्या
हस्ताक्षर
(
क
०
ख
०
ग
०
)
पदिाम
•
पृष्ाकि संख्या
...............
िाि
,
ददिांक
...................
की प्रति सूचिा ि
था उचचि
कारवाई
के
ललए तिम्नललखखि को प्रेमषि
!
•
1
.
•
2
.
•
3
.
गाडण फाइल
हस्ताक्षर
(
क
.ख
.ग
.)
पदिाम
भारि सरकार
टेललफोि
िंबर
--------------

8. अर्ध सरकारी पत्र
अधण-सरकारलीपत्रकाप्रर्योगसरकारलीअधधकाररर्योंकेआपसलीपत्र
व्यर्यवहारमेंतवचारोंर्यासूचिाओंकेआदाि-प्रदािर्यासंप्रेषर्केललए
तकर्याजािाहै।इसमेंतिधाररितिर्यातवधधकेपालिकीज�रििहीं
होिली।जबतकसलीअधधकारलीकाध्यािव्यमक्तगि�पसेतकसलीमामले
कीओरददलािाहोर्याखजसकीकारवाईमेंबहुिदेरलीहोचुकीहैऔर
सरकारलीस्मरर्पत्रभेजिेपरभलीकोईउपर्युक्तजवाबिहींममलाहोिो
ऐसलीस्थितिमेंभलीअधण-सरकारलीपत्रललखाजािाहै।
गैर-सरकारलीव्यमक्तर्योंकोभेजेजािेवालेपत्रकाप्र�पअधणसरकारलीपत्र
केसमािहोसकिाहै,परंिुउसेअधणसरकारलीपत्रिहींकहाजािा।

9. अर्ध-सरकारी पत्र का नमूना

10. पररपत्र
•मंत्रालर्यर्यातव भागलीर्यकार्यालर्यजबकोईसूचिाअथवाअिुदेश
अपिेअधलीिस् थर्याकमणचारर र्योंकोदेिेहैंिबपरर पत्रकाप्रर्योगतकर्या
जािाहै।र्यहआंिरर कहोिाहै।इसकाउदेश्‍ श्‍ र्यति र्यमोंर्याअिुदेशोंको
आवश्‍ र्यकिािुसारसामान्य�पसेसूचच िकरिाहोिाहै।
•परर पत्रपत्राचारका�पिहींहैक्योंतक इसकेप्रर्योगकामुख् र्यउ�ेश्‍ र्य
केवलसूचिादेिाहै।तक सलीप्रकारकेउत्तरकीआशाइसमें
अति वार्यणि:िहलीकीजािली।

11. पररपत्र

12. कार्ाधलर् ज्ञापन
कार्यालर्यज्ञापिकाप्रर्योगमंत्रालर्योंकेबलीचआपसलीपत्रव् र्यवहार,अन् र्य
तव भागकेसाथपत्राचारकरिे,तव भागोंमेंकामकरिेवालेकमणचारर र्यों
सेसूचिामांगिेर्याउन् हेंसूचिादेिे/भेजिे(लेतक िर्यहसूचिासरकारली
आदेशकेसमाििहींहोिली)िथासंबंधएवंअधलीििकार्यालर्योंके
साथपत्र-व् र्यवहारकरिेकेलल एतक र्याजािाहै।

13. कार्ाधलर् ज्ञापन का नमुना

14. कार्ाधलर् आदेश
कार्यालर्यआदेशकाप्रर्योगतक सलीमंत्रालर्य/तव भाग/कार्यालर्यद्वारा
आंिरर कप्रशासिसंबंधलीअिुदेशजारलीकरिेकेलल एतक र्याजािाहै।
जैसे-अिुभागोंऔरकाममिकोंकेबलीचकामकातव िरर्,
छुट्टलीकीमंजूरली,
एकअिुभागसेदूसरेअिुभागमेंिैिािली/स् थािांिरर्आदद ।

15. कार्ाधलर् आदेश का नमूना

16. आदेश
आदेशकाप्रर्योगसामान् र्यि:िएपदोंकीस्स् व कृति,कुछप्रकार
कीतव त्तलीर्यमंजूरर र्यॉंभेजिेिथाअिुशाति कमामलोंसेसंबंधध ि
सरकारलीति र्णर्योंकीसूचिादेिेकेलल एतक र्याजािाहै।

17. आदेश का नमूना

18. अंतरवि िागीर् रि प् पणी
जबदोमंत्रालर्यों,मंत्रालर्यऔरसंब�िथाअधलीििकार्यालर्योंकेबलीच
तक सलीप्रस् िावपरतव चार,सलाह,सम् मति र्यादट प्पर्लीप्राप् िकरिलीहोिो
मम धस लपरर्याअलगसेस् वि:पूर्णदट प् पर्लीभेजलीजािलीहै,खज से
अंिरतव भागलीर्यदट प्पर्लीकहाजािाहै।भारिसरकारकेविणमािति र्यमों,
अिुदेशोंआदद केसंबंधमेंतव शेषज्ञोंर्यासक्षमअधध कारर र्योंसेस् पष् टलीरर्
प्राप् िकरिेकेलल एभलीइसकाप्रर्योगतक र्याजािाहै।

19. अंतरवििागीर् रिप्पणी का नमूना

20. अधध सूचिा और संकल् प
अधध सूचिाऔरसंकल् पपत्राचारकेदोऐसे�पहोिेहैं,जोभारि
केराजपत्रमेंप्रकाशश िहोिेहैं।राजपदत्र िअधध कारर र्योंकी
ति र्युस्‍ ि,पदोन् िति,छुट्टली,स् थािांिरर्आददकीसूचिाराजपत्रमें
अधध सूचिाकेद्वारादलीजािलीहै।सांतव धध क(कािूिली)ति र्यमोंऔर
आदेशकाघोषर्ाऔरअिुशासति कशस्‍ ि र्योंकेसौंपेजािे,
संस् थािों/कार्यालर्यों/तव भागोंकीउपलस्‍ धर्यों,मंत्रालर्योंके
तव स् िारर्यातव लर्यकीसूचिाआदद कोराजपत्रमेंप्रकाशश िकरिे
केलल एअधध सूचिाके�पमेंभेजाजािाहै।

21. अधध सूचिा का िमूिा

22. संकल् प
संकल् पकाप्रर्योगिलीति संबंधलीसरकारलीति र्णर्यों,जांच
समम ति र्योंर्याजांचआर्योगोंकेगठि,उिकेतव चारर्लीर्यतव षर्यों,
उिकेअध् र्यक्षएवंसदस् र्योंकीति र्युस्‍ ि र्यााँअथवासमम ति र्योंके
ति र्णर्योंकेति ष् कषोंआदद कीसावणजति कघोषर्ाकरिेकेलल ए
तक र्याजािाहै।अधध सूचिाऔरसंकल् पका�पप्रार्य:एकसा
होिाहै।

24. रिप्पण् णी लेखन
कार्यालर्यमेंतव लभ न् िप्रकारकेकामकाजहोिेहैं।तव लभ न् ितवषर्योंकीफाइलें
प्रति दद िति र्णर्याथणआगेबढ़ाईजािलीहैंऔरइिकेअग्रेसारर्केलल एअलग-अलग
िरहकीदट प् पखर् र्यााँलल खलीजािलीहैं।अि:कार्यालर्यकार्यणतव धध मेंदट प्पर्लीलेखि
कातव शेषमहत्वहै।डाककीप्रास्प् ि,तव िरर्औरअवलोकिकेपश्‍ चाि्आवति र्यों
कोति पटािेकेलल एर्यहआवश्‍ र्यकहैतक उिपरदट प्पर्लीलल खलीजाए।जबिक
तक सलीमामलेकीसूचिा,तव वरर्औरसुझावदट प् पर्लीकेद्वाराप्रस् िुििहींतक ए
जािेिबिकअधध किरमामलोंमेंअधध कारलीवगणअगललीकारवाईिहींकर
सकिा।इसप्रकारसरकारलीआदेशों,अिुदेशोंऔरहोिेवालेति र्णर्योंकेमूलमें
दट प् पर्हलीरहिाहै।दट प् पर्लीलेखिकेमुख् र्यउ�ेश्‍ र्यति म् िलल खख िहैं-

25. रिप्पण् णी लेखन
1.सभलीिथ् र्यस् पष् टऔरसंधक्ष प् ि�पमेंसंबंधध िअधध कारलीकेसमक्षप्रस् िुिकरिा।
2. तक सली तव शेष तव षर्य र्या पत्र व् र्यवहार पर उपल‍ ध िथ् र्य र्या प्रमार् की ओर ध् र्याि
दद लािा।
3. अपेधक्ष ि तव षर्य र्या पत्रव् र्यवहार पर तव चार प्रकट करिा।
दट प्पर्ली लेखि के दो स् िर हैं :-
1. अधध कारली स् िर पर -> प्रशासति क िेमली दट प्पर्ली एवं स् वि:पूर्ण दट प् पर्ली
2. सहार्यक स् िर पर -> आविली पर आधारर ि दट प् पर्ली एवं स् वि:पूर्ण दट प् पर्ली

26. रिप्पण् णी लेखन
स् वि:पूर्णदट प् पर्लीतक सलीआविलीपरआधारर ििहोकरपरर स्स् थ ति िथा
आवश्‍ र्यकिासेउत् पन् िसमस् र्याकोहलकरिेकेलल एहोिलीहै।दट प् पण्णली
कार्यहस् व�पस् विंत्रदट प् पर्लीके�पमेंहोिाहै।इसमेंसवणप्रथमफाइल
संख् र्या,कार्यालर्य,तव भागकािाम,दद िांकिथातव षर्यकाउल् लेखतक र्या
जािाहै।इसकेपश्चािदट प्पर्लीकाकलेवर।दट प्पर्लीकेदाईओर
अधधकारलीकेआद्यक्षरहोिेहैंएवंबाईंओरउच्चाधध कारलीकोप्रस् िुिकी
जािलीहै।दट प् पर्लीसेसहमिहोिेपरसंबंधध िअधध कारलीदट प् पर्लीकेिलीचे
दाईओरअपिेहस् िाक्षरकरिाहै।

27. रिप्पण् णी लेखन
आविलीपरआधारर िदट प्पर्लीमेंसहार्यकअधध कारलीकेसमक्षआविलीकेतव वरर्को
कार्यालर्यमेंकीजािेवाललीकारणवाईकेसंदभणमेंसंक्षेपमेंप्रस् िुिकरिाहै।खज सका
आरंभ‘िमसंख्या-------(आविली)पृष्------पत्राचार’सेतक र्याजािाहै।इसके
पााँचचरर्होिेहैं-
1. आविली का तव षर्य
2. कारर्
3. ति र्यम
4. कार्यालर्य में कार्यण की स्स् थ ति
5. सुझाव