SmartBiz - Quan ly kho san xuat bang ma vach QR code

Trong bối cảnh chuyển đổi số và tự động hóa ngày càng phát triển, công nghệ Mã vạch/QR code đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý kho và sản xuất. Không chỉ giúp cải thiện tốc độ và độ chính xác, mã vạch và QR code còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra sự khác biệt rõ rệt giữa việc sử dụng công nghệ này và phương pháp truyền thống. Để triển khai thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ các bước thực hiện và chiến lược phù hợp.

1. Tăng Cường Hiệu Suất Quản Lý Kho
và Sản Xuất với Mã Vạch/QR Code:
Những Bước Triển Khai Bạn Không
Thể Bỏ Qua!




https://sbiz.vn/



Warehouse Management
White Paper

2. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 2
Tăng Cường Hiệu Suất Quản Lý Kho và
Sản Xuất với Mã Vạch/QR Code: Những
Bước Triển Khai Bạn Không Thể Bỏ
Qua!

Trong bối cảnh chuyển đổi số và tự động hóa ngày càng phát triển, công nghệ Mã vạch/QR
code đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý kho và sản xuất. Không chỉ giúp cải
thiện tốc độ và độ chính xác, mã vạch và QR code còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài, giúp
doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng
nhận ra sự khác biệt rõ rệt giữa việc sử dụng công nghệ này và phương pháp truyền thống.
Để triển khai thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ các bước thực hiện và chiến lược phù
hợp.

Bài viết dưới đây sẽ so sánh chi tiết giữa việc áp dụng và không áp dụng mã vạch/QR code,
đồng thời hướng dẫn bạn các bước triển khai hiệu quả trong quản lý kho và sản xuất. Qua đó,
bạn sẽ biết cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và gia tăng năng suất công việc. Đừng
bỏ qua những gợi ý và phương pháp đã được kiểm chứng, giúp bạn tận dụng tối đa tiềm năng
của công nghệ này và đạt được thành công bền vững.

3. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 3
1. Tổng quan về Mã vạch/QR Code trong
Quản lý Kho và Sản xuất

Mã vạch (Barcode)
Mã vạch là công nghệ truyền thống với các đường sọc dọc chứa thông tin được mã hóa.
Được ứng dụng rộng rãi trong kiểm kê kho, quản lý hàng hóa và theo dõi sản phẩm trên dây
chuyền sản xuất.

Ưu điểm:
• Đơn giản, chi phí thấp.
• Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

QR Code
QR Code là phiên bản nâng cấp của mã vạch, cho phép lưu trữ nhiều thông tin hơn, quét
nhanh hơn và hỗ trợ quản lý hiện đại.

Ưu điểm vượt trội:
• Chứa được thông tin đa dạng như vị trí, trạng thái, ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• Dễ dàng quét bằng các thiết bị như điện thoại thông minh, máy quét chuyên dụng.

2. Hạn chế của phương pháp không s ử
dụng Mã vạch/QR Code

Quản lý thủ công
• Chậm trễ trong quy trình nhập xuất hàng hóa.
• Sai sót cao trong nhập liệu và theo dõi tồn kho.
Hệ thống không đồng bộ
• Dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực, dẫn đến khó khăn trong báo cáo và phân
tích.
• Việc tìm kiếm, đối chiếu thông tin sản phẩm tốn nhiều thời gian.

Chi phí và hiệu quả thấp
• Tăng chi phí nhân sự và thời gian xử lý đơn hàng.
• Không tối ưu được nguồn lực, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

3. Lợi ích của việc sử dụng Mã vạch/QR
Code

Tăng độ chính xác
Công nghệ mã vạch/QR code giảm lỗi nhập liệu xuống chỉ còn 1 trên 3 triệu ký tự, so với 1
trên 300 ký tự khi nhập thủ công.

Tăng tốc độ và hiệu quả

4. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 4
Quét mã nhanh chóng giúp tiết kiệm 50% thời gian kiểm kê và tối ưu hóa quá trình xử lý
hàng hóa.

Dữ liệu thời gian thực
Hệ thống mã vạch/QR code cho phép theo dõi vị trí, trạng thái hàng hóa tức thì, giúp cải thiện
khả năng ra quyết định.

Tiết kiệm chi phí
• Giảm chi phí nhân sự khoảng 15-25% nhờ loại bỏ công việc thủ công.
• Giảm 20-30% chi phí vận hành hàng năm.

Khả năng tích hợp và mở rộng
Dễ dàng kết nối với các hệ thống ERP và phần mềm quản lý sản xuất hiện đại, giúp doanh
nghiệp mở rộng quy mô mà không gặp trở ngại.




Khám phá ngay: Sử dụng Mã vạch/QR code khác biệt như thế nào so với cách quản lý truyền
thống không sử dụng công nghệ này?

5. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 5
4. So sánh chi tiết giữa có và không sử
dụng Mã vạch/QR Code

Bảng So Sánh Chi Tiết giữa Có và Không Sử Dụng Mã vạch/QR Code

Chỉ số Không sử dụng (Thủ công) Sử dụng Mã vạch/QR Code
Hiệu quả hoạt
động
- Xử lý hàng hóa chậm, phụ thuộc
nhiều vào nhân lực.
- Thời gian kiểm kê dài (2-3 ngày).
- Tăng tốc độ xử lý nhờ tự động
hóa.
- Thời gian kiểm kê nhanh chóng
(vài giờ).
Độ chính xác
dữ liệu
- Sai sót cao trong nhập liệu (1 lỗi/300
ký tự).
- Dễ mất thông tin khi lưu trữ thủ
công.
- Sai sót cực thấp (1 lỗi/3 triệu ký
tự).
- Dữ liệu được lưu trữ chính xác và
truy xuất dễ dàng.
Thời gian
nhập/xuất kho
- Mất trung bình 20-30 phút cho mỗi lô
hàng (do nhập liệu thủ công).
- Chỉ mất 2-5 phút nhờ quét mã
nhanh.
Chi phí nhân
sự
- Tăng chi phí do cần nhiều nhân lực
cho nhập liệu và kiểm kho.
- Giảm 15-25% chi phí nhân sự nhờ
giảm công việc thủ công.
Theo dõi tồn
kho
- Dữ liệu tồn kho không chính xác,
chậm trễ trong cập nhật.
- Cập nhật tồn kho theo thời gian
thực, giảm thiểu thiếu hụt hoặc dư
thừa hàng hóa.
Kiểm kê hàng
hóa
- Tốn 2-3 ngày kiểm kê kho cho một
hệ thống trung bình (do phải ghi chép
thủ công).
- Kiểm kê chỉ trong vài giờ nhờ quét
mã.
Chi phí vận
hành
- Tốn chi phí in ấn sổ sách, lưu trữ tài
liệu.
- Thất thoát hàng hóa khó kiểm soát.
- Giảm 20-30% chi phí vận hành
nhờ tự động hóa và giảm thất thoát.
Khả năng tích
hợp hệ thống
- Khó tích hợp với các phần mềm
quản lý khác (ERP, SCM, WMS).
- Tích hợp dễ dàng với các phần
mềm quản lý hiện đại, hỗ trợ báo
cáo và phân tích theo thời gian
thực.
Tính bảo mật
thông tin
- Dữ liệu dễ bị thất lạc hoặc mất an
toàn khi lưu trữ trên giấy hoặc file rời
rạc.
- Dữ liệu được mã hóa trong hệ
thống quản lý, tăng tính bảo mật.
Độ linh hoạt và
mở rộng
- Mất nhiều thời gian và chi phí khi mở
rộng kho hoặc tăng sản lượng sản
xuất.
- Dễ dàng mở rộng quy mô quản lý
mà không phát sinh nhiều chi phí
bổ sung.
Trải nghiệm
khách hàng
- Khách hàng phải chờ lâu để xử lý
đơn hàng hoặc kiểm tra tình trạng
hàng hóa.
- Khách hàng được thông báo
nhanh chóng về trạng thái hàng
hóa, tăng sự hài lòng.
Quản lý chuỗi
cung ứng
- Khó theo dõi vị trí và tình trạng hàng
hóa trong chuỗi cung ứng.
- Theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng
chính xác và tức thì, giảm sự cố

6. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 6
Chỉ số Không sử dụng (Thủ công) Sử dụng Mã vạch/QR Code
thất thoát.
Tỷ lệ thất thoát
hàng hóa
- Thất thoát hàng hóa lên đến 5-
10%/năm do sai sót và khó kiểm soát.
- Giảm thất thoát còn dưới 1%/năm
nhờ hệ thống quản lý minh bạch và
chính xác.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mất 2 ngày để kiểm
kê kho nhưng vẫn sai sót nhiều, gây
tồn đọng hàng hóa không cần thiết.
Một công ty giảm thời gian kiểm kê
từ 2 ngày xuống 3 giờ và tăng độ
chính xác đến 99,9%.

5. Nghiên cứu thị trường tại Việt Nam

Theo báo cáo của VECOM (Hiệp hội Thương mại Điện tử Việt Nam):
• 40% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam vẫn quản lý kho bằng phương pháp thủ
công.
• 60% doanh nghiệp áp dụng mã vạch/QR code đã tăng trưởng doanh thu sau 1 năm
triển khai.
• Ngành bán lẻ, logistics, và sản xuất là những lĩnh vực ứng dụng mã vạch/QR code nhiều
nhất.

Mã vạch/QR code không chỉ là công nghệ quản lý hiện đại, mà còn là chìa khóa để doanh
nghiệp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Việc đầu tư vào hệ thống này sẽ mang lại lợi
ích lâu dài, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Lời khuyên: Nếu doanh nghiệp của bạn chưa áp dụng công nghệ này, đây là thời điểm lý
tưởng để bắt đầu chuyển đổi, tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng trưởng bền vững.

Khám phá ngay: Tiết lộ 8 Bí kíp quản lý kho siêu đằng: Bí mật đằng sau sự chính xác, nhanh
chóng và theo thời gian thực

6. Các bước triển khai Mã vạch và QR code
thành công bạn không thể bỏ qua

Việc triển khai mã vạch và QR code trong quản lý kho và sản xuất không chỉ là xu hướng công
nghệ hiện đại mà còn là yêu cầu bắt buộc trong việc tối ưu hóa các quy trình. Tuy nhiên, để
triển khai thành công, doanh nghiệp cần thực hiện các bước kỹ lưỡng, từ đánh giá nhu cầu,
lựa chọn công nghệ, đến đào tạo nhân viên và giám sát hệ thống sau khi triển khai.

Dưới đây là bảng checklist các công việc cần thực hiện và hướng dẫn thực hiện cho quá trình
triển khai mã vạch/QR code trong quản lý kho và sản xuất:

7. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 7
Mục Công Việc Cần Thực Hiện Hướng Dẫn Thực Hiện
1. Đánh Giá
Nhu Cầu và
Xác Định Mục
Tiêu
- Xác định mục tiêu triển
khai mã vạch/QR code
(quản lý kho, sản xuất, theo
dõi sản phẩm).
Cách làm: Phân tích các vấn đề doanh nghiệp
đang gặp phải trong việc quản lý kho, sản xuất,
và lựa chọn mục tiêu rõ ràng (ví dụ: giảm sai sót,
tối ưu quy trình vận hành). Có thể tham khảo ý
kiến của các bộ phận liên quan để có cái nhìn
toàn diện.

- Đánh giá yêu cầu chức
năng (theo dõi lô hàng,
thông tin sản phẩm, tính
năng theo thời gian thực).
Cách làm: Liệt kê các tính năng mà doanh
nghiệp cần (ví dụ: theo dõi số lượng, thời gian
sản xuất, thông tin về lô hàng). So sánh các yêu
cầu này với các loại mã vạch/QR code (mã vạch
1D, QR code 2D) để xác định phương án tối ưu.
2. Lựa Chọn
Công Nghệ và
Thiết Bị Phù
Hợp
- Chọn loại mã vạch/QR
code phù hợp (mã vạch 1D
hoặc QR code 2D).
Cách làm: Đánh giá mức độ phức tạp của dữ
liệu cần mã hóa. Ví dụ, nếu chỉ cần theo dõi sản
phẩm, mã vạch 1D có thể đủ, nhưng nếu cần
chứa thông tin chi tiết như lô hàng, thông số kỹ
thuật, hoặc thời gian sản xuất thì nên chọn QR
code 2D.

- Lựa chọn thiết bị quét mã
vạch/QR code (thiết bị cầm
tay, cố định, hoặc quét
không dây).
Cách làm: Xem xét các điều kiện hoạt động trong
kho hoặc xưởng sản xuất. Nếu môi trường bụi
bẩn và có độ ẩm cao, chọn thiết bị quét mã vạch
có khả năng chống bụi và nước. Đồng thời, đảm
bảo thiết bị hỗ trợ quét nhanh và chính xác.
3. Tích Hợp
Hệ Thống
Phần Mềm và
Cơ Sở Dữ
Liệu
- Chọn hoặc phát triển phần
mềm quản lý kho và sản
xuất có khả năng tích hợp
với mã vạch/QR code.
Cách làm: Chọn phần mềm quản lý kho có khả
năng đồng bộ với các thiết bị quét mã vạch/QR
code. Kiểm tra tính năng tự động hóa như kiểm
tra tồn kho, theo dõi lịch sử sản phẩm. Đảm bảo
phần mềm hỗ trợ nhiều loại mã vạch/QR code và
có thể mở rộng.

- Thiết lập cơ sở dữ liệu để
lưu trữ thông tin liên quan
đến mã vạch/QR code.
Cách làm: Thiết kế cơ sở dữ liệu để dễ dàng truy
xuất thông tin về sản phẩm, kho bãi, và quy trình
sản xuất. Dữ liệu phải được mã hóa hợp lý và dễ
dàng cập nhật khi có thay đổi trong sản phẩm,
chẳng hạn như mã vạch, tên sản phẩm, hoặc
trạng thái sản phẩm.
4. Đào Tạo
Nhân Viên và
Tạo Thói
Quen
- Tổ chức đào tạo nhân viên
về cách sử dụng thiết bị
quét mã vạch/QR code.
Cách làm: Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân
viên kho, sản xuất về cách sử dụng thiết bị quét
mã vạch/QR code. Đảm bảo họ hiểu rõ cách vận
hành thiết bị, cách đọc mã, và cách xử lý các sự
cố khi mã không quét được. Cung cấp tài liệu
hướng dẫn dễ hiểu và dễ truy cập.

- Xây dựng quy trình kiểm
tra mã vạch/QR code hàng
ngày.
Cách làm: Thiết lập quy trình kiểm tra mã vạch
hàng ngày, như kiểm tra mã có bị mờ, in sai,
hoặc không quét được. Đảm bảo quy trình kiểm
tra diễn ra đều đặn, và mỗi nhân viên có thể thực

8. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 8
Mục Công Việc Cần Thực Hiện Hướng Dẫn Thực Hiện
hiện một cách dễ dàng. Cập nhật quy trình này
vào sách hướng dẫn nội bộ của công ty.
5. Kiểm Tra,
Giám Sát và
Điều Chỉnh
Liên Tục
- Kiểm tra chất lượng mã
vạch/QR code sau khi in
(đảm bảo độ rõ nét).
Cách làm: Trước khi đưa vào sử dụng, thực hiện
kiểm tra chất lượng mã vạch/QR code bằng cách
sử dụng thiết bị quét để đảm bảo mã có thể quét
được một cách chính xác. Cần kiểm tra thường
xuyên và thay thế các mã vạch mờ hoặc không
quét được.

- Giám sát hiệu quả sử
dụng mã vạch/QR code
(tốc độ quét, độ chính xác
thông tin).
Cách làm: Theo dõi tốc độ quét mã và độ chính
xác thông tin mà hệ thống thu thập được. Nếu
thấy lỗi xảy ra thường xuyên, tiến hành rà soát
và cải tiến quy trình hoặc thiết bị. Có thể sử dụng
báo cáo từ hệ thống để đánh giá hiệu quả sử
dụng mã vạch/QR code.

- Điều chỉnh và cải tiến hệ
thống nếu phát hiện vấn đề
(mã vạch không quét được,
lỗi phần mềm).
Cách làm: Khi phát hiện sự cố, ví dụ như mã
vạch không quét được hoặc phần mềm không
nhận dữ liệu đúng cách, tiến hành điều chỉnh
ngay lập tức. Liên hệ với nhà cung cấp phần
mềm hoặc thiết bị để khắc phục sự cố. Tổ chức
đào tạo lại cho nhân viên khi có sự thay đổi hệ
thống.
6. Lập Kế
Hoạch Dài
Hạn và Mở
Rộng
- Lập kế hoạch mở rộng quy
mô sử dụng mã vạch/QR
code sang các bộ phận
khác trong công ty.
Cách làm: Sau khi triển khai thành công ở bộ
phận kho và sản xuất, lên kế hoạch mở rộng sử
dụng mã vạch/QR code sang các bộ phận khác
như mua hàng, bán hàng, hay chăm sóc khách
hàng. Đánh giá kết quả sau mỗi đợt mở rộng và
điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

- Cập nhật và bảo trì hệ
thống mã vạch/QR code
thường xuyên để đảm bảo
tính hiệu quả lâu dài.
Cách làm: Định kỳ kiểm tra và bảo trì hệ thống
mã vạch/QR code để tránh lỗi và nâng cao hiệu
quả. Cập nhật phần mềm và thiết bị khi có phiên
bản mới hoặc tính năng mới cần thiết. Đảm bảo
hệ thống hoạt động ổn định, không gián đoạn
trong suốt quá trình sử dụng.



Kết Luận

Kết luận, việc triển khai mã vạch và QR code trong quản lý kho và sản xuất không chỉ là một
xu hướng mà là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành. Những lợi
ích mà công nghệ này mang lại, từ việc giảm thiểu sai sót, tăng cường độ chính xác, cho đến
việc cải thiện hiệu quả công việc, là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để đạt được thành công,
doanh nghiệp cần tuân thủ các bước triển khai rõ ràng và chiến lược đúng đắn.

9. Hotline: [phone] | Website: https://sbiz.vn 9
Với những bước triển khai chi tiết mà bài viết đã trình bày, bạn đã có trong tay những hướng
dẫn thiết thực để bắt đầu và tối ưu hóa hệ thống mã vạch/QR code.
Hãy nâng cao hiệu quả quản lý kho và sản xuất của bạn ngay hôm nay với Hệ thống Quản lý
Kho-Sản Xuất Thông Minh SmartBiz! Với các tính năng tối ưu, khả năng tích hợp linh hoạt và
hỗ trợ công nghệ mã vạch/QR code tiên tiến, SmartBiz sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm
thời gian, giảm chi phí và tăng trưởng bền vững. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn
và trải nghiệm giải pháp quản lý kho-sản xuất thông minh SmartBiz


Nguồn: SmartBiz