Supervisor de Recepción Briefing y Bitácora

En el presente material se tienen los contenidos del grupo 502 de la capacitación para el trabajo en Servicios Turísticos para continuar con los temas de supervisor de Recepción.

1. TEMA I: BITÁCORA DE RECEPCIÓN, BRIEFING Y REGISTRO DEL PERSONAL DE RECEPCIÓN. Mtro. Misael Hernandez Vicente Coronaviru Style

2. Supervisor de Recepción = Jefe de Recepción. Estimados estudiantes , ya hemos avanzado en los semestres anteriores en relación a los procesos de reserva y recepción en un hotel. El presente material de estudio tiene por objetivo es que aclares tu perspectiva en cuanto a las funciones que realiza un supervisor (jefe) de recepción .

3. ¿En qué consiste el trabajo del Supervisor de recepción? La supervisión es una actividad basada en técnicas especializadas que tiene como fin utilizar proporcionadamente los factores que hacen posible la ejecución de los procesos de trabajo: el recurso humano, la materia prima, los equipos, la maquinaria, las herramientas, el dinero, y demás elementos que ya sea de forma directa o no intervienen en la producción de bienes, servicios y productos realizados para la satisfacción de un mercado que cada día exige más.

4. Un supervisor de recepción debe ser hábil y diestro en: Verificar la bitácora de recepción . Realizar el briefingcon el personal de la recepción . Verificar el registro del personal de la recepción . Verificar las condiciones físicas de las instalaciones y el mobiliario de la recepción . Revisar el funcionamiento del equipo de operación de la recepción . Confirmar la disponibilidad de las habitaciones del establecimiento .

5. El Supervisor de recepción El Supervisor de recepción debe tener una excelente capacidad de comunicación, experiencia, habilidad para resolver problemas y mediar con conflictos. Debe ser una persona simpática, con excelente sentido del humor, y, en lo posible, dominar otro idioma que de preferencia será el idioma. Y donde trabaja…

6. La recepción En la hotelería normalmente se trabaja las 24 horas. Esto se debe a que el establecimiento debe estar dispuesto a recibir gente a cualquier hora o a responder a las necesidades de los huéspedes en cualquier momento. En términos normales, en un establecimiento de alojamiento que brinde el servicio de recepción por 24 horas, se presentan 3 turnos de 8 horas cada uno.

7. La recepción Se requieren tres personas para ocupar cada uno de estos turnos y evidentemente una persona más para que pueda cubrir en los días libres. Siendo así al inicio de cada turno cada recepcionista ingresa con responsabilidades similares al anterior y debe comenzar enterándose de todas las novedades que han existido desde que salió de su anterior turno , así como recibir la caja cuadrada y todo en orden.

8. El Supervisor de recepción verificará Que cada vez que se renueva un turno, los recepcionistas que inician deberán repasar los últimos sucesos registrados y posteriormente, deberán realizar una entrada; indicando que leyeron y entendieron los últimos sucesos registrados; y a su vez harán un breve resumen del estado en que encontraron la recepción ( caja completa, orden y aseo del área de trabajo, movimiento de huéspedes, tours y actividades que se estén gestando en ese momento; así como la ubicación de elementos operativos importantes, cómo vehículos, choferes , etc.

9. La Bitácora Una vez realizada la entrada , junto a la última línea registrada , firmará el responsable de turno. Este instrumento será revisado diariamente por el encargado de recepción , quién sí así lo considera dará parte a de lo registrado a la gerencia general. De igual forma si la gerencia general así lo requiriera, podrá solicitar la bitácora en cualquier momento para revisar o registro de sucesos. Todas las entradas deberán tener la firma y / o sello del encargado de recepción , quien dará fe de lo ahí registrado.

10. La Bitácora La Bitácora de recepción es un cuaderno en donde se anotan todas las novedades que ocurren durante un turno . Este sencillo instrumento es muy importante para llevar a cabo los empates de servicio y mantener una adecuada comunicación acerca de los pendientes que existen.

11. Este libro no tiene caducidad y se recomienda que cada vez que se termine archivarlo ya que en casos de malos entendidos o de comunicación cruzada, se convierte en la prueba de descargo. A la entrega del turno se debe hacer mucho énfasis en todas las novedades que pudieron existir durante su turno , todos los pendientes, solicitudes internas o de huéspedes, llegadas y salidas, cambios en las políticas, cualquier detalle aunque mínimo podría afectar la gestión del nuevo turno si no es conocido.

12. La Bitácora Fecha y hora de registro Tipo de Acontecimiento ID de usuario ID de turno Número de habitación Tipo de cuenta Número de cuenta Nombre/Comentarios Tipo (corrección o ajuste) Importe Ajuste Totales Observaciones

13. Bitacora de Recepción.       Folio: 8906 Bitácora de recepción Fecha Hora Reporte (Tipo de suceso) Descripción del suceso No. de habitación Huésped Pendientes                                                                                                                                 Estado de la recepción al iniciar el turno de trabajo:           Nombre del recepcionista: Firma: Turno:

14. Actividad Enlista los elementos que crees que no pueden faltar en el diseño y creación de una bitácora de Recepción. Utilizando Word o Excel intenta Diseñar y Crear tu propio formato de Bitácora para un Hotel. Una vez terminado, te quiero pedir que imagines y realices el llenado de la misma (llenado de Bitácora), creando 10 situaciones ficticias, incluyendo algunas de las quejas más comunes que vimos en la asignatura de lengua inglesa.

15. Criterios para Evaluación. Criterio   Cumple con todos los elementos solicitados   15% Cumple con la mayoría de los elementos solicitados   10% Cumple con algunos de los elementos y presenta errores 5% Total obtenido Redactaste clara y concisamente el reporte 3 2.5 1.25   Redactaste clara y concisamente la descripción del suceso; de manera que, cualquier persona ajena a recepción pueda entender de qué se trata. 5 3 1.5   Redactaste claramente los pendientes del turno; de manera que el siguiente turno pueda llevarlos a cabo sin malentendidos 3 2.5 1.25   Escribiste tus oraciones sin faltas de ortografía 2 1 0.50   Llenaste cada uno de los rubros del formato claramente. 2 1 0.50