Tổ chức sự kiện.pdfdfsddffffsbrttnymymin

khó khăn trong việc hòa đồng, có khoảng cách nhất định về sự am hiểu nhữngnhân viên về năng lực trình độ chuyên môn cũng như thái độ lm vc, hành viứng xử của họ vs cấp trên. khó khăn trong việc phân công công vc sao cho phùhợp với năng lực từng cá nhân cũng như lựa chọn phương pháp ứng xử phùhợp với cấp dưới để công vc

1. QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
Chuyên đề: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tài liệu biên soạn phục vụ mục đích môn học Quan hệ công chúng, được tổng hợp từ nhiều nguồn thông
tin khác nhau, lưu hành nội bộ, học viên không sao chép khi chưa được phép.
GV phụ trách: ThS. Nguyễn Hoàng Ngọc Linh
1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH
Khái niệm:
Tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng máy móc thiết
bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt
động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể, nhằm chuyển tới đối tượng
tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu.
(Nguồn: Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, PGS. TS Lê Văn Nghiêm).
Mục đích:
 Tổ chức sự kiện nhằm chuyển tải một thông điệp cụ thể hoặc lặp lại một thông điệp đồng
nhất.
 Tạo môi trường và cơ hội gặp gỡ, giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ
quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh
nghiệp:
 Gây sự chú ý cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp;
 Tạo sự quan tâm từ khách hàng;
 Giúp tăng độ nhận biết thương hiệu;
 Tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

2. PHÂN LOẠI

2. 3. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3. 4. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN CHÚ Ý
Concept: Gọi là “ý tưởng chủ đạo” (main idea; core idea)
 Là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, cách thức tổ chức
cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình.
 Là “linh hồn” của sự kiện.

Theme: là “diện mạo” của sự kiện bao hàm tất cả những gì liên quan đến phần nhìn như
cách trang trí, tổ chức, màu sắc, bố cục... trong sự kiện.

Có thể hiểu, Theme là cái trực quan, đập vào mắt người tham dự còn Concept thì phải thông
qua những gì diễn ra ở Event làm cho người tham dự cảm nhận được nó. (Arti Vietnam)

4. 5. PHÂN CÔNG NHÂN SỰ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

6. DANH MỤC CÔNG VIỆC
• Xác định ng�n sách:
 Xác định ng�n sách giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn.
 Xác định ng�n sách để không l�ng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên chi phí bỏ ra.
• Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình.
• Thiết lập nhóm làm việc.
• Xác định địa điểm:
 Tham quan các địa điểm.
 Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia .
 Chọn địa điểm.
 Khảo sát chi tiết địa điểm.
 Ký hợp đồng địa điểm.
 Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm.

• Các yêu cầu chuẩn bị về nh�n sự:
 Trưởng Ban tổ chức.
 Các nh�n sự kiểm soát.
 Thành phần khách mời.
 MC:NgườI dẫn chương trình.
 PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời.
 Tiếp t�n tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.
 •...
• Chuẩn bị cho thuyết trình:
 Chọn chủ đê ̀cho sự kiện.
 Xác định người thuyết trình.
 Phác thảo bài thuyết trình.
 Trang phục cho ngườI thuyết trình.

5.  Quà tặng cho người thuyết trình.
 Các phương tiện phục vụ thuyết trình...
• Báo chí, các cơ quan truyền thông:
 Mời đại diện báo chí.
 Đại diện của đài truyền hình.
 Phóng viên báo chí.
 Phóng viên đài truyền hình.
 NgườI quay phim,chụp hình...
• Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
• Người xử lý các tình huống phát sinh.
• Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
 Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình).
 Brochure cho khách tham dự.
 Thư mời,thư cám ơn.
 Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ...
 Trangphục:
 Trang phục cho MC
 Trang phục cho PG
 Băng đeo cho PG ...
 Hệ thống �m thanh:
 Máy chiếu.
 Nhạc chờ.
 Micro: Có d�y, không d�y, dự phòng. o Loa, ampli...
• Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh.
• Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị
điều khiển từ xa.
• Trang trí:
 Hoa trang trí tại địa điểm.
 Hoa cài áo cho khách mời.
 Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
 Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
 Backdrop.
 Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự)...
• Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
• Bàn tiếp t�n và khu vực bàn tiếp t�n.
• Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)
• Quà tặng:
 Qua ̀đơn vị tài trợ.
 Quà cho đại biểu, báo chí.
 Quà cho khách mời trong danh sách.
 Quà cho khách v�ng lai.
 Loại quà tặng:
 Sản phẩm của Công ty.
 Gói quà tặng riêng của Công ty
 Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đ�i).
 Hiện kim.
 Kỷ niệm chương.
 Cờ, giấy khen.
 …
• Tea break:

6.  Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng
 bàn.
 Nước uống: Chọn loại nước uống.
 Bánh ngọt ăn nhẹ.
 Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).
• Quay phim, chụp hình:
 • Chuẩn bị máy quay phim.
 • NgườI thực hiện...
• Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
• Bảng c�u hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
• Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:
 Văn hóa thông tin.
 Giao thông,công chánh(Xin tuyến,b�i- bến đậu xe)
 Cấp cứu,cứu hỏa.
 Công an,d�n phòng
 Giấy phép tổ chức họp báo, biểu diễn.
 Công ty bảo vệ.
 Ủy ban...
• Báo cáo kết quả sự kiện:
 Số lượng khách tham dự.
 Các đơn vị truyền thông.
 Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo.
 Các chuyên mục khách hàng quan t�m.
 Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
 Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
 Tác động doanh số sau sự kiện (cụ thể và lượng hóa).