Taller G.Proyectos Assurant 2020 - Sesión 1.pdf

Presentacion de la especialidad de gestión de proyectos predictivos y en cascada

1. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
1

2. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
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Taller de Gestión de
Proyectos Predictivos
Sesión #1
Ricardo Adrián Federico
[email protected]

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3
Presentación de los Participantes
•Licenciado en Sistemas
•+30 años en la industria informática
•Instructor y Consultor:
•Gestión de Proyectos Predictivos
•Gestión de Proyectos Agiles
•Management 3.0
•Gestión de Cambio Organizacional
•Normas y buenas prácticas de TI
Ricardo Adrián Federico
[email protected]
•Nombre
•Rol en la empresa
•Cuáles son sus expectativas?
•Cuál es su hobby favorito?

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4
Objetivos
•Aprenderydesarrollarhabilidadesen
métodosderesolucióndeproblemas
•Entenderelimpactodelosproblemasenla
Empresa
•Entenderlarelacióndelosproblemascon
losservicios
•Adoptarelhábitodeaplicarestosmétodos
Van al Supermercado?
Lista de Compras
Que compré?
Que haré?
Cuándo?
Vencimiento
Expectativas Aplicación

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•Un esfuerzotemporariodestinadoa crearun producto, servicioo resultadoúnico.
•Por lo tanto, un Proyecto tiene:
•inicio y fin definidos (= temporario);
•productoo servicioúnico:
•objetivos bien determinados;
•requisitos de calidad cuantificables y medibles;
•elaboración progresiva; muchas actividades interrelacionadas;
•recursos limitados;
•costo y tiempo definidos.
¿Que es un Proyecto?

6. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
6
PMI –Instituto de Gestión de Proyectos
PMBOK Guide
®
:
“A GuidetoProject Management BodyofKnowledge
Guiade los Fundamentos para la Gestión de Proyectos

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7
•Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades
del proyecto, para cumplir con los objetivos del proyecto.
•Balance de demandas: alcance, costo y cronograma y calidad (cuádruple restricción).
•Requerimientos identificados (necesidades) y no expresados (expectativas).
•Requerimientos
•Necesidades
•Expectativas
•Son lo mismo?
¿Que es un Proyecto según el PMbok?

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8
Ambiente cultural y social
Ambiente político e internacional
Ambiente físico
Contexto del proyecto

9. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
9
Tareas –Procesos –Grupos
Tareas Procesos Áreas de Conocimiento
Grupos de
Procesos

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•ElestándardelPMIdescribela
naturalezadelosprocesosde
gerenciamientodeunproyectoen
términosdeintegraciónentre
procesos,susinteraccionesyel
propósitoquesirven.
•Losprocesosestánagregadosen5
grupos,definidoscomolosGruposde
ProcesosparalaGestiónde
Proyectos.
Grupo de Procesos

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Áreas de conocimiento del PMbok
Cronograma
Costo
Calidad
Alcance
•Qué hay que hacer?
•Cuál es el cronograma?
•Cuál es el presupuesto y plan de gastos?
•Cuál es la calidad?
Las cuatro restricciones

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12
Alcance Cronograma Costos Calidad
Recursos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Interesados Integración
Áreas de conocimiento del PMbok

13. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
13Alcance
Cuando hablamos de Gestión del Al-
cance, hablamos de garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo requer-
ido y únicamente el trabajo requerido.
Vamos a recopilar todos los requisitos y
a desglosar todos los trabajos necesari-
os para cubrir el alcance de nuestro
proyecto. También nos aseguraremos, a
través de la validación, que los entrega-
bles producidos cumplen con ese al-
cance.
Cronograma
No debería sorprendernos saber que la
gestión del tiempo del proyecto requiere
mucho tiempo. No en vano estamos ante
una de las restricciones principales de la
mayoría de los proyectos. Nos sobrevuelan
las temidas fechas límite y nos obligan a
correr cuando preferiríamos hacerlo todo
con más calma. Haciendo una gestión cor-
recta del cronograma podremos liberarnos
de ese estrés y cumplir con nuestros ob-
jetivos.

Perseguimos gestionar la finalización a tiem-
po de nuestro proyecto. Para ello
definiremos las actividades y las or-
denaremos, estableciendo una secuencia
donde observaremos las dependencias en-
tre ellas. A continuación estimaremos sus
duraciones. Con estos elementos podremos
desarrollar nuestro cronograma, sobre el
que realizaremos las pertinentes labores de
control, tratando de que todos los hitos se
cumplan en plazo.
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14. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
14Costos Calidad
Ha llegado el momento de trabajar en el
presupuesto del proyecto. De nuevo co-
bran mucha importancia las herramien-
tas de estimación que decidamos utilizar.
Este área está muy vinculada con la
gestión del tiempo. Al igual que hicimos
entonces, ahora estimaremos el costo de
cada actividad, teniendo en cuenta to-
dos los recursos necesarios para llevarla
a cabo: RR.HH., materiales, equi-
pamiento.

Nuestro objetivo es planificar, estimar,
presupuestar, gestionar y controlar los
costos de modo que podamos completar
nuestro proyecto dentro del presupuesto
aprobado.

Quizás lleguemos a tiempo y dentro de los
costes establecidos, estamos contentos
¿no?

Pues siento decirte que si la calidad de
nuestro producto o servicio final no está a
la altura de los estándares establecidos y
las expectativas de los interesados, po-
dremos considerar que nuestro proyecto ha
fracasado.

Incorporar la política de calidad de la or-
ganización en cuanto a la planificación,
gestión y control de los requisitos de cali-
dad del Proyecto y el producto, nos
ayudará a satisfacer las expectativas de
los diferentes interesados, a evitar errores y
a cumplir los objetivos.
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15. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
15Recursos
En los procesos que se integran en esta
área se identifican, adquieren y ges-
tionan los recursos necesarios para la
conclusión exitosa del Proyecto.

Cuando hablamos de recursos, en la
última versión del PMBOK incluimos ya
no solo los recursos humanos, también
los físicos, materiales, equipamientos,
etc. Dedicaremos tiempo a estimar y
adquirir los recursos para las activida-
des del proyecto.

Así como a desarrollar al equipo, ca-
pacitándole si es necesario. Dirigirlo
durante la ejecución del proyecto,
ayudándole y motivándole.

En este proceso se deberán resolver los
conflic tos que p uedan sur gir y
reconocer el desempeño al final del
trabajo bien hecho.
Comunicaciones
¿Sabías que un director de proyecto dedica
alrededor del 80% del trabajo de su día a
día a comunicar?

Las comunicaciones pueden ser fundamen-
tales para el éxito de tu proyecto: con ellas
informamos de todos los aspectos del mis-
mo, tanto a los interesados como al propio
equipo de proyecto.

De ahí la importancia de hacer una buena
planificación de la gestión de la comuni-
cación: QUE, COMO, CUANDO y A QUIEN
debemos comunicar. Y esto incluye cómo
se llevarán a cabo las comunicaciones cu-
ando haya problemas o cambios. Las co-
municaciones son el medio para asegurarse
de que todas las partes interesadas saben
lo que necesitan saber para cumplir su
función adecuadamente: mantener infor-
madas a las personas con la información
adecuada en el momento en que lo necesi-
tan para que tomen las mejores decisiones.
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16. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
16Riesgos Adquisiciones
Por un lado nuestro objetivo es proteger
el proyecto ante cualquier evento nega-
tivo que se pudiese presentar. Y por otro,
aprovechar las oportunidades que
puedan surgir que nos favorezcan en
nuestros objetivos. Es decir, gestionar la
amenaza y/o la oportunidad que se ma-
terialice a partir de un plan de respuesta
previsto.

Esto se traduce primero en identificar,
categorizar y priorizar los riesgos. Para a
continuación planificar las posibles
respuestas y su implementación en caso
de que los riesgos se materialicen.

Y lo haremos aplicando análisis cualita-
tivos y/o cuantitativo según las carac-
terísticas y necesidades de nuestro proy-
ecto, para así medir la Probabilidad y el
Impacto de los riesgos, con el objetivo
principal de priorizarlos y adoptar la es-
trategia oportuna ante ellos.
Durante nuestra planificación tendremos que
enfrentarnos a la decisión de hacer o com-
prar algunos de los productos, servicios o
resultados requeridos.

Si decidimos subcontratar, el siguiente paso
sera el de encontrar contratistas y
proveedores que ayuden a hacer bien el
trabajo. Con ellos debemos establecer unas
reglas de funcionamiento a través de un
contrato y las vías de comunicación entre
comprador y vendedor.

Supondrán solicitar propuestas y de entre
ellas elegir a un proveedor, hacer su se-
guimiento y terminar el contrato.

Y finalmente cerrar el contrato cuando el
trabajo se haya finalizado cumpliendo la
satisfacción de todos.
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17. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
17Interesados
¿Quiénes son los interesados?

Debemos identificar a aquellas per-
sonas, grupos u organizaciones que
pueden ser afectados (o piensan que se
pueden ver afectados) por nuestro
proyecto. Conocer sus expectativas, sus
necesidades y el impacto que pueden
tener sobre los resultados de nuestro
proyecto.

Con estos elementos podemos esta-
blecer una estrategia de gestión de los
interesados con el objetivo de lograr
una participación eficaz y a favor del
proyecto. Esto no siempre es fácil, pero
es crucial al comenzar un proyecto.

Averigua quienes son y cuáles son sus
preocupaciones. Planifica cual va a ser
tu estrategia en relación a ellos.
Integración
La Integración será la encargada de
unificar el resto de áreas de conocimien-
to del proyecto. En ella vamos a identi-
ficar, definir, combinar y coordinar los
diversos procesos y actividades de toda
la dirección del proyecto.

La Integración nos va a facilitar la coordi-
nación de todos los cometidos, así como
que todo el equipo trabaje alineado
buscando los mismos objetivos. Será así
desde el Inicio hasta el Cierre de proyec-
to. Pasando por la elaboración de un
plan global como hoja de ruta y la
gestión y seguimiento de los diferentes
trabajos y los cambios.

La Integración mantiene unido el proyec-
to y constituye el auténtico día a día del
trabajo del Project Manager.
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18. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
18
Práctico
Proyecto Asado de fin de curso
Usando las cartas virtuales de las
áreas de conocimiento, analicen,
compartan, discutan en el equipo
las áreas de conocimiento del caso
El facilitador dará más detallesAlcance Cronograma Costos Calidad
Recursos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Interesados Integración

19. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
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Proyectos: el antes y el después
CICLO DE VIDA
Anteproyecto Proyecto
Predictivos -PMbok
•5 grupos de procesos
•10 áreas de Conocimiento
Acta de
ConstituciónIDEA INICIATIVANombre de la Iniciativa:

Propósito












Beneficios para los interesados
Entregables











Criterios de Exito
Poner el Objetivo final,
que se desea conseguir
o lograr con el
proyecto
Minimo:
•Zurich-Santander
•Área
•Persona
Productos, Actividades
Concretas como salida
de la iniciativa
Como medimos el éxito
Del proyecto. Indicadores
‘Marketinero’, Positivo
ElevatorPitch
Visión de Producto
Factibilidad
•Comercial
•Técnica
•Legal
•Organizativa
•Económica-Financiera
ACTIVIDADES
Operación
•La operación del día a
día del producto o
servicio

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20
ElevatorPitch
•Técnica del elevador (ElevatorPitch)
–Para (clienteobjetivo)
–Que (tieneunadeterminadanecesidad)
–El (nombreproducto) esun (categoríadel producto)
–Que (beneficios, razónprincipal para comprarlo)
–A diferenciade (compentencia)
–Nuestroproductotiene(razonesde diferenciación)
El elevator statement o elevator pitch esunatécnicaque nospermiteenun corto
espaciode tiempodeterminarenquéconsistenuestroproducto.
Se dice, que enApple, sitecruzabascon Steve Jobs enel ascensor, teníascomo
alrededorde unos30 segundospara explicarlesiteníasalgunaidea que tehiciera
triunfardentrode la compañía. Y estaesunaestructura, que se podríaemplear
para podersorprenderleenun cortoespaciode tiempo.
•Y si vemos un video?
•Técnica del elevador

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21
Definición del Proyecto
Poner el Objetivo final,
que se desea conseguir o
lograr con el proyecto
Minimo:
•Assurant
•Área
•Persona
Productos, Actividades
Concretas como salida de
la iniciativa
Como medimos el éxito
Del proyecto. Indicadores
‘Marketinero’, Positivo

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Factibilidad
•Por cada categoría de proyecto debe definirse cuáles de las 5
variables aplica.
•El costo del anteproyecto es un costo hundido y no debería
sumarse al del proyectoFactibilidad Pregunta
Comercial Lo comprarán?
Técnica Lo podemos hacer?
Legal No contraviene nada legal?
Organizacional Cómo organizar esto?
Económica-Financiera Es rentable?

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Evaluación de IniciativasNombre de la Iniciativa:

Propósito












Beneficios para los interesados
Entregables











Criterios de Exito
Poner el Objetivo final,
que se desea conseguir
o lograr con el
proyecto
Minimo:
•Zurich-Santander
•Área
•Persona
Productos, Actividades
Concretas como salida
de la iniciativa
Como medimos el éxito
Del proyecto. Indicadores
‘Marketinero’, Positivo
ElevatorPitch
Visión de Producto
Factibilidad
•Comercial
•Técnica
•Legal
•Organizativa
•Económica-Financiera
Ideas → Iniciativas > Proyectos

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Práctico
Proyecto por grupo
Seleccionar un proyecto por equipo
analicen, compartan, discutan y
completen las plantillas del:
•Elevatorpitch
•Visión de producto
El facilitador dará más detallesPoner el Objetivo final,
que se desea conseguir o
lograr con el proyecto
Minimo:
•Assurant
•Área
•Persona
Productos, Actividades
Concretas como salida de
la iniciativa
Como medimos el éxito
Del proyecto. Indicadores
‘Marketinero’, Positivo

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25
Interesados -Stakeholders
•Individuosuorganizacionesqueestánactivamente
involucradosenelproyecto,ocuyosinteresespuedenverse
afectadospositivaonegativamentecomoconsecuenciadela
ejecucióndelproyecto.
•Puedentambiéninfluirsobreelproyectoysusresultados.
Ejemplos:
•Los Clientes.
•La Organización.
•El Sponsor del Proyecto.
•El Gerente de Proyecto.
•Miembros del equipo de proyecto.
•Etc.

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Para cada stakeholder, averiguar:
‒Quién es.
‒Cuál es su aporte.
‒Cómo aporta.
‒Cuál es su estilo y comportamiento.
‒Experiencias previas.
‒Expectativas.
Para cada stakeholder, controlar y manejar:
‒Expectativas.
‒Fortalezas y Debilidades.
‒Por qué de la oposición de los detractores
(motivación).
‒Apoyo de los entusiastas.
‒más adeptos (motivando a los indiferentes).
‒Negociar (disminuyendo las brechas).
‒Comunicarse con todos.
Interesados -Stakeholders

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Interesados –Matriz de evaluación

28. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
28
Práctico
Proyecto por grupo
Seleccionar un proyecto por equipo
analicen, compartan, discutan y
completen Interesados
El facilitador dará más detalles

29. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
29
Gestión del tiempo de RRHH del proyecto
Función A
Gestor
Colaboradores
Agendas
PMO
Agendas de proyectos
Acuerdo
Función A
Proyecto 1
Proyecto 2
Actividades de
la función
RRHH
Actualización
periódica
Políticas
Facilitación
Mediación
Gte. Proyecto 1
Gte. Proyecto 4
Dueño de Proceso 2
Analizar el tema, el impacto
y ofrecer soluciones

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30
Portfolio –Programa -Proyecto
Unproyectoesunaasignacióntemporal
paracrearunproducto,serviciooresultado
único.
Unprogramaesungrupodeproyectos
relacionados,cuyagestióncoordinada
aportamásbeneficiosycontrolquesise
gestionaranindividualmente.
Unportfolioesunacoleccióndeproyectos,
programas,otrosportfoliosuotrostrabajos,
queseagrupanparafacilitarlagestión
efectivadedichostrabajosconelfinde
lograrlosobjetivosestratégicosdelnegocio.
Loscomponentesdelportfolionotienenpor
quéserinterdependientesoestar
directamenterelacionados.

31. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
31
Roles típicos
Clientes Sponsor Líder Equipo
Grupo de personas con
las que se va a definir el
alcance del proyecto, los
requerimientos y los
productos o servicio de
salida
Persona que provee
recursos y apoyo para el
proyecto, y que
es responsable de
facilitar su éxito
Persona responsable por el
gerenciamiento del ciclo
de vida del proyecto
los RRHH idóneos para
llevar adelante las
tareas de ejecución del
proyecto para cumplir
con los objetivos

32. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
32
PMO –Oficina de Gestión de Proyectos
•La Project Management Office es el departamento que centraliza el
manejo de los proyectos.
•Algunas de las funciones de la PMO incluyen:
•Coordinar recursos entre los distintos proyectos (Resource
Manager)
•Identificar y ayudar a desarrollar metodologías comunes,
mejores prácticas y estándares
•Centralizar la información de gestión de los proyectos
•Coordinar centralizadamente los esfuerzos de los proyectos
•Servir de mentor para los distintos Líderes de Proyecto
•Coordinar los estándares de calidad de los distintos proyectos
•Gerenciar proyectos a través de sus Líderes de Proyecto
PMO: Project Management Office
PMO
Estánd
ares
Política
s
Proces
os
Recursos
Formac
ión

33. BITCompany-THE BUSINESS AND IT GOVERNANCE STARTING POINT -www.bitcompany.biz
33
Práctico
Caso ONG
Leer el caso de la ONG.
Identifiquen el o los proyectos que
a su consideración recomiendan
como consultores
El facilitador dará más detalles