tallytutor3-110411093531-phpapp02 (1).pdf

Tally tutror new

1. Tally Tally
Accounting Package Accounting Package
UNIT  UNIT 
--
33

2. Objectives of this session Objectives of this session
TT
Voucher Entry Voucher Entry
TT
Voucher Types Voucher Types
TT
Role of Buttons Role of Buttons
TT
Exercise  Exercise 

3. Introduction Introduction
In accounting, vouchers are the main input besides  the  In accounting, vouchers are the main input besides  the  opening balances which you put in the masters. The  opening balances which you put in the masters. The  output is the form of Reports.  output is the form of Reports.  Tally recognizes a number of vouchers, which can be   Tally recognizes a number of vouchers, which can be   used to enter the first information of the transact ion. used to enter the first information of the transact ion. Vouchers are of different types. Some of them are  Vouchers are of different types. Some of them are  already defined in the Tally software.  already defined in the Tally software. 

4. Voucher Types Voucher Types
Some of the general vouchers are as follows: Some of the general vouchers are as follows: oo
Sales Voucher Sales Voucher
oo
Purchase Voucher Purchase Voucher
oo
Payment Voucher Payment Voucher
oo
Receipt Voucher Receipt Voucher
oo
Journal Voucher Journal Voucher
Other than the predefined vouchers of the Tally sof tware, users  Other than the predefined vouchers of the Tally sof tware, users 
can create vouchers of their own desire and require ment also.  can create vouchers of their own desire and require ment also. 

5. Voucher Entry Voucher Entry
Voucher Entry is done by selecting  Voucher Entry is done by selecting 
‘‘
Voucher Entry Voucher Entry
’’
option from  option from 
the the 
‘‘
Gateway of Tally Gateway of Tally
’’
. . 

6. Voucher Entry Voucher Entry
The default voucher entry screen displayed is the  The default voucher entry screen displayed is the 
‘‘
Payment Voucher Payment Voucher
’’
. To  . To 
change the screen for different voucher type, use Button Ba r or  change the screen for different voucher type, use Button Ba r or 
Function  Function 
Keys.  Keys. 

7. Voucher Type Selection Voucher Type Selection
Voucher type selection is the mental work done by y ou  Voucher type selection is the mental work done by y ou  not by computer and it is totally based on the acco unting  not by computer and it is totally based on the acco unting  concepts.  concepts. 

8. Exercise Exercise
Let us analyze the voucher type in the following tr ansactions.  Let us analyze the voucher type in the following tr ansactions. 
200200
Paid Salary  Paid Salary 
----
3030
100100
Paid Rent  Paid Rent 
----
3030
300300
Received cash from  Received cash from 
Ramesh Ramesh
----
2828
300300
Goods sold on credit to  Goods sold on credit to 
Ramesh Ramesh
----
2424
600600
Goods sold to M/s Ram & Co. for cash Goods sold to M/s Ram & Co. for cash
----
1616
10001000
Purchased goods from M/s Ram  Purchased goods from M/s Ram 
Narain Narain
on credit  on credit 
----
88
400400
Purchased goods for Cash Purchased goods for Cash
----
55
200200
Furniture purchased for Cash  Furniture purchased for Cash 
----
33
500500
Deposit in the Bank Deposit in the Bank
----
22
50005000
Mohan started business with Cash Mohan started business with Cash
April  1 April  1
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

9. Exercise Exercise
Cash A/c Cash A/c
Dr.Dr.
50005000
To Mohan To Mohan
’’
s Capital A/c s Capital A/c
50005000
(Being the amount invested by Mohan in the business ) (Being the amount invested by Mohan in the business ) This journal entry will give the idea of voucher ty pe. As the  This journal entry will give the idea of voucher ty pe. As the  Company is receiving some money it is  Company is receiving some money it is 
receipt voucher receipt voucher
or as this  or as this 
is of capital nature it may be  is of capital nature it may be 
journal voucher journal voucher
..
50005000
Mohan started business with Cash Mohan started business with Cash
April  1 April  1
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

10. Exercise Exercise
Bank A/c Bank A/c
Dr.Dr.
500500
To Cash A/c To Cash A/c
500500
(Being the amount paid into the Bank) (Being the amount paid into the Bank) As the Company is paying and receiving some money i t is  As the Company is paying and receiving some money i t is 
contra  contra 
voucher voucher
..
500500
Deposit in the Bank Deposit in the Bank
April  2 April  2
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

11. Exercise Exercise
Furniture A/c Furniture A/c
Dr.Dr.
200200
To Cash A/c To Cash A/c
200200
(Being furniture purchased for cash) (Being furniture purchased for cash) As the Company is spending some money for the purch ase of an  As the Company is spending some money for the purch ase of an  asset, it is  asset, it is 
payment voucher payment voucher
..
200200
Furniture purchased for Cash  Furniture purchased for Cash 
April  3 April  3
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

12. Exercise Exercise
Purchase A/c Purchase A/c
Dr.Dr.
400400
To Cash A/c To Cash A/c
400400
(Being goods purchased for cash) (Being goods purchased for cash) As the Company is spending some money for the purch ase of  As the Company is spending some money for the purch ase of  goods (for trade), it is  goods (for trade), it is 
purchase voucher purchase voucher
or as this is of cash  or as this is of cash 
payment nature it may be  payment nature it may be 
payment voucher payment voucher
..
400400
Purchased goods for Cash Purchased goods for Cash
April  5 April  5
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

13. Exercise Exercise
Purchase A/c Purchase A/c
Dr.Dr.
10001000
To M/ To M/
s.Ram s.Ram
Narain Narain
A/cA/c
10001000
(Being goods purchased from M/ (Being goods purchased from M/
s.Ram s.Ram
Narain Narain
on credit) on credit)
As the Company purchased of goods (for trade) with  out payment,  As the Company purchased of goods (for trade) with  out payment,  it is  it is 
purchase voucher purchase voucher
..
10001000
Purchased goods from M/s Ram  Purchased goods from M/s Ram 
Narain Narain
on credit on credit
April  8 April  8
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

14. Exercise Exercise
Cash A/c Cash A/c
Dr.Dr.
600600
To Sales A/c To Sales A/c
600600
(Being goods sold for cash) (Being goods sold for cash) As the company sold goods to M/s. Ram & Co for cash , it is  As the company sold goods to M/s. Ram & Co for cash , it is 
sales  sales 
voucher voucher
or as this is of cash receipt nature it may be  or as this is of cash receipt nature it may be 
receipt  receipt 
voucher voucher
..
600600
Goods sold to M/s Ram & Co. for cash Goods sold to M/s Ram & Co. for cash
April  16 April  16
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

15. Exercise Exercise
Ramesh Ramesh
A/cA/c
Dr.Dr.
300300
To Sales A/c To Sales A/c
300300
(Being goods sold to  (Being goods sold to 
Ramesh Ramesh
on credit) on credit)
As the company sold goods to  As the company sold goods to 
Ramesh Ramesh
on credit, it is  on credit, it is 
sales  sales 
voucher. voucher.
300300
Goods sold on credit to  Goods sold on credit to 
Ramesh Ramesh
April  24 April  24
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

16. Exercise Exercise
Cash A/c Cash A/c
Dr.Dr.
300300
To To 
Ramesh Ramesh
A/cA/c
300300
(Being cash received from  (Being cash received from 
Ramesh Ramesh
))
As the Company is receiving some money it is  As the Company is receiving some money it is 
receipt voucher. receipt voucher.
300300
Received cash from  Received cash from 
Ramesh Ramesh
April  28 April  28
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

17. Exercise Exercise
Rent A/c Rent A/c
Dr.Dr.
100100
To Cash A/c To Cash A/c
100100
(Being the amount paid for rent) (Being the amount paid for rent) As the Company is spending some money it is  As the Company is spending some money it is 
payment voucher payment voucher
..
100100
Paid Rent  Paid Rent 
April  30 April  30
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

18. Exercise Exercise
Cash A/c Cash A/c
Dr.Dr.
200200
To Salary A/c To Salary A/c
200200
(Being the amount paid for salary) (Being the amount paid for salary) As the Company is spending some money it is  As the Company is spending some money it is 
payment voucher payment voucher
..
200200
Paid Salary  Paid Salary 
April  30 April  30
Amount ( Amount (
RsRs
.).)
Particulars Particulars
20042004

19. Voucher Entry : Receipt Voucher Voucher Entry : Receipt Voucher
Cash Account                           Dr. Cash Account                           Dr.
To Capital Account To Capital Account
(Being the amount invested by Mohan in the business  as  (Being the amount invested by Mohan in the business  as 
capital) capital)
1.1.
Come to Gateway of Tally Come to Gateway of Tally
2.2.
Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  pressing  pressing 
‘‘
VV
’’
3.3.
Following window with default voucher type  Following window with default voucher type 
‘‘
Payment  Payment 
Voucher Voucher
’’
will appear. will appear.
4.4.
Select F6 button from button bar or press F6 from  Select F6 button from button bar or press F6 from  keyboard the type of voucher change from payment  keyboard the type of voucher change from payment  voucher to receipt voucher. voucher to receipt voucher.

20. Voucher Entry : Receipt Voucher Voucher Entry : Receipt Voucher
5.5.
Following window of  Following window of 
‘‘
Receipt Voucher Receipt Voucher
’’
will appear. will appear.
6.6.
In front of  In front of 
‘‘
ToTo
’’
write  write 
‘‘
RR
’’
a list of related ledger will  a list of related ledger will 
appear, select the Ram appear, select the Ram
’’
s capital option. s capital option.
7.7.
Enter the amount Rs.5000 in credit  Enter the amount Rs.5000 in credit 
8.8.
Press Enter Press Enter
9.9.
The The 
‘‘
ByBy
’’
Column will appear, write  Column will appear, write 
‘‘
CC
’’
a list of related  a list of related 
ledger will appear select the cash option, the same   ledger will appear select the cash option, the same   amount automatically gets entered in debit column. amount automatically gets entered in debit column.

21. Voucher Entry : Receipt Voucher Voucher Entry : Receipt Voucher
The Receipt Voucher screen will appear as follows : The Receipt Voucher screen will appear as follows :

22. Voucher Entry : Contra Voucher Voucher Entry : Contra Voucher
Bank Account                          Dr. Bank Account                          Dr.
To Cash Account To Cash Account
(Being the amount paid into bank) (Being the amount paid into bank) 1.1.
Come to  Come to 
‘‘
Gateway of Tally Gateway of Tally
’’
2.2.
Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  pressing  pressing 
‘‘
VV
’’
3.3.
Following window with default voucher type  Following window with default voucher type 
‘‘
Payment  Payment 
Voucher Voucher
’’
will appear. will appear.
4.4.
In front of  In front of 
‘‘
ToTo
’’
write  write 
‘‘
CC
’’
a list of related ledger will appear  a list of related ledger will appear 
select the cash option. select the cash option.

23. Voucher Entry : Contra Voucher Voucher Entry : Contra Voucher
5.5.
Enter the amount in credit  Enter the amount in credit 
6.6.
Press Enter Press Enter
7.7.
The The 
‘‘
ByBy
’’
Column will appear write  Column will appear write 
‘‘
BB
’’
a list of related  a list of related 
ledger will appear select the bank option, the same   ledger will appear select the bank option, the same   amount automatically gets entered in debit column. amount automatically gets entered in debit column.

24. Voucher Entry : Contra Voucher Voucher Entry : Contra Voucher
The Contra Voucher screen will appear as follows : The Contra Voucher screen will appear as follows :

25. Voucher Entry : Payment Voucher Voucher Entry : Payment Voucher
Furniture Account                       Dr. Furniture Account                       Dr.
To Cash Account To Cash Account
(Being Furniture purchased for Cash) (Being Furniture purchased for Cash) 1.1.
Come to  Come to 
‘‘
Gateway of Tally Gateway of Tally
’’
2.2.
Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  pressing  pressing 
‘‘
VV
’’
3.3.
Following window with default voucher type,  Following window with default voucher type, 
‘‘
Payment  Payment 
Voucher Voucher
’’
will appear. will appear.
4.4.
In front of  In front of 
‘‘
DrDr
’’
write  write 
‘‘
FF
’’
a list of related ledger will appear,  a list of related ledger will appear, 
select the Furniture option. select the Furniture option.

26. Voucher Entry : Payment Voucher Voucher Entry : Payment Voucher
5.5.
A new window will also appear, asking for detail of   A new window will also appear, asking for detail of   furniture purchased with amount. furniture purchased with amount.
6.6.
Enter the amount in debit  Enter the amount in debit 
7.7.
Press Enter Press Enter
8.8.
The The 
‘‘
CrCr
’’
Column will appear, write  Column will appear, write 
‘‘
CC
’’
a list of related  a list of related 
ledger will appear select the cash option, the same   ledger will appear select the cash option, the same   amount automatically gets entered in debit column. amount automatically gets entered in debit column.

27. Voucher Entry : Payment Voucher Voucher Entry : Payment Voucher
The Contra Voucher screen will appear as follows : The Contra Voucher screen will appear as follows :

28. Voucher Entry : Purchase Voucher Voucher Entry : Purchase Voucher
Purchase Account               Dr. Purchase Account               Dr.
To Cash Account To Cash Account
(Being goods Purchased for Cash) (Being goods Purchased for Cash) 1.1.
Come to  Come to 
‘‘
Gateway of Tally Gateway of Tally
’’
2.2.
Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  Select Voucher Entry either by clicking by mouse or  by  pressing  pressing 
‘‘
VV
’’
3.3.
Following window with default voucher type  Following window with default voucher type 
‘‘
Payment  Payment 
Voucher Voucher
’’
will appear. will appear.
4.4.
Press button F9 for purchase voucher Press button F9 for purchase voucher
5.5.
In front of  In front of 
‘‘
CrCr
’’
write  write 
‘‘
CC
’’
a list of related ledger will appear,  a list of related ledger will appear, 
select the cash option. select the cash option.

29. Voucher Entry : Purchase Voucher Voucher Entry : Purchase Voucher
6.6.
A new window will also appear, asking for detail of   A new window will also appear, asking for detail of   purchased with amount purchased with amount
7.7.
Enter the amount in credit  Enter the amount in credit 
8.8.
Press Enter Press Enter
9.9.
The The 
‘‘
DrDr
’’
Column will appear, write  Column will appear, write 
‘‘
pp
’’
a list of related  a list of related 
ledger will appear, select the Purchase Account opt ion,  ledger will appear, select the Purchase Account opt ion,  the same amount automatically gets entered in debit   the same amount automatically gets entered in debit   column. column.

30. Voucher Entry : Purchase Voucher Voucher Entry : Purchase Voucher
The Purchase Voucher screen will appear as follows  : The Purchase Voucher screen will appear as follows  :

31. Role of Button Role of Button
F2F2
: : 
To change the date of the voucher To change the date of the voucher
Alt + F2 Alt + F2
: : 
To change Voucher Period To change Voucher Period
F3F3
::
To switch to another loaded company and To switch to another loaded company and enter  a voucher in it. enter  a voucher in it.

32. Role of Button Role of Button
F4F4
::
To create a Contra Voucher To create a Contra Voucher
F5F5
::
To create a Payment Voucher To create a Payment Voucher
F6F6
: : 
To create a Receipt Voucher To create a Receipt Voucher
F7F7
: : 
To create Journal Note such as  To create Journal Note such as  Debit and Credit Notes Debit and Credit Notes
F8F8
::
To create Sales Voucher To create Sales Voucher
F9F9
::
To create Purchase Voucher To create Purchase Voucher
continue …

33. Role of Button Role of Button
F10F10
::
To Reverse Journal Voucher and also  To Reverse Journal Voucher and also  to create Memorandum to create Memorandum
F11F11
::
To change the features To change the features
Post Dated Post Dated
::
To make the current voucher Post To make the current voucher Post
--
Dated Dated
Optional  Optional 
::
To mark the current voucher Optional To mark the current voucher Optional
continue …

34. Thank You Thank You
A Course by A Course by
(Centre for Knowledge Transfer) (Centre for Knowledge Transfer) (Centre for Knowledge Transfer) (Centre for Knowledge Transfer)