Time Management dan problem Solving.pptx

Time Management dan problem Solving

1. TIME MANAGEMENT DAN PROBLEM SOLVING Ir. Rudi Heryana , ST, M.Pd , IPM Pelantikan , Upgrading, & Raker II HIMATRIL UMSI

2. PENTINGKAH MENGGUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN? Usia kita : ladang yang kelak kita petik di Akhirat nanti كُلُوْا وَاشْرَبُوْا هَنِيْۤـًٔا ۢبِمَآ اَسْلَفْتُمْ فِى الْاَيَّامِ الْخَالِيَةِ  “Makan dan minumlah dengan nikmat sebagai balasan amal yang kamu kerjakan pada hari-hari yang telah lalu .” (Al Haqqah:24)

3. PENTINGKAH MENGGUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN? Usia kita akan jadi penyesalan di hari Akhirat (Surah Fathir: 37) Mereka berteriak di dalam ( neraka ) itu , “Ya Tuhan kami, keluarkanlah kami ( dari neraka ), niscaya kami akan mengerjakan kebajikan , bukan ( seperti perbuatan ) yang pernah kami kerjakan dahulu .” وَهُمْ يَصْطَرِخُوْنَ فِيْهَاۚ رَبَّنَآ اَخْرِجْنَا نَعْمَلْ صَالِحًا غَيْرَ الَّذِيْ كُنَّا نَعْمَلُۗ

4. PENTINGKAH MENGGUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN? Usia yang Panjang adalah hujjah (Surah Fathir: 37) “ Bukankah Kami telah memanjangkan umurmu dalam masa (yang cukup ) untuk dapat berpikir bagi orang yang mau berpikir . ( Bukankah pula) telah datang kepadamu seorang pemberi peringatan ? Maka, rasakanlah ( azab Kami). Bagi orang-orang zalim tidak ada seorang penolong pun.” اَوَلَمْ نُعَمِّرْكُمْ مَّا يَتَذَكَّرُ فِيْهِ مَنْ تَذَكَّرَ وَجَاۤءَكُمُ النَّذِيْرُۗ فَذُوْقُوْا فَمَا لِلظّٰلِمِيْنَ مِنْ نَّصِيْرٍ ࣖ

5. Kehidupan kita terbatas , dan bisa dihitung dalam satuan WAKTU!!!

6. SUMPAH ALLAH ATAS NAMA WAKTU Surah Al Asr Surah Al Lail Surah Ad Dhuha Surah Al Fajr Surah Al Mudatstsir Surah At Takwir Surah Asy Syams

7. Apa Kata Mereka tentang Waktu? “ Manfaatkan 5 perkara sebelum datangnya 5 perkara . Hidup sebelum mati , sehat sebelum sakit , waktu luang sebelum waktu sempit / kesibukan , muda sebelum tua , kaya sebelum miskin” (HR. Ahmad).

8. Apa Kata Mereka tentang Waktu? “Hai Bani Adam, engkau hanyalah hari-hari . Setiap satu hari pergi , pergi pula sebagian umurmu ” (Hasan Al Bashri Rahimahullah ).

9. Apa Kata Mereka tentang Waktu? Yesterday is History, tomorrow is Mystery. Today is a gift . That’s why it is called the Present (English Proverb ) .

10. TIME MANAGEMENT

11. DEFINISI MANAJEMEN WAKTU Manaj e men waktu adalah tindakan atau proses perencanaan dan secara sadar melakukan kontrol atas jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi , dan/ atau produktivitas.

12. TUJUAN MANAJEMEN WAKTU M engatur waktu sedemikian rupa dengan menyusun jadwal harian dan agenda agenda harian M eletakkan prioritas tertentu dalam jadwal harian dan target yang harus capai hari itu Mengetahui pekerjaan penting apa yang harus di kerjakan terlebih dahulu di hari ini, esok, dan seterusnya.

13. MANFAAT MANAJEMEN WAKTU Meningkatkan Produktivitas, Meningkatkan Kepuasan Kerja, Memperbaiki Hubungan antar Manusia, Mengurangi Ketegangan dan Kecemasan, Lebih Sehat.

14. PRINSIP MANAJEMEN WAKTU Selalu aktif, bukan reaktif Tentukan sasaran Tentukan prioritas dalam tindakan Pertahankan fokus Ciptakan tenggat waktu yang realistis Seimbangkan hidup . Lakukan sekarang ( DO IT NOW )

15. PRINSIP MANAJEMEN WAKTU D = Divide. Bagi menjadi tugas yang lebih kecil. O = Organize. Aturlah bagaimana melakukannya. I = Ignore. Abaikan gangguan yang mengalihkan perhatian. T = Take. Ambil kesempatan mengetahui bagaimana melakukannya sendiri N = Now. Sekarang . O = Opportunity. Ambil kesempatan yang menguntungkan. W = Watch out. Waspada pada pemborosan waktu.

16. Sebab Manusia tidak memanfaatkan Waktu Mereka tidak tahu seberapa besar waktu yang telah mereka sia-siakan . mereka tidak tahu bagaimana mengaplikasikan time management yang baik dalam hidup mereka .

17. Sebab Manusia tidak memanfaatkan Waktu Penelitian di Amerika menggambarkan bagaimana rata-rata manusia berusia 72 tahun membagi waktu untuk menjalankan aktivitas sehari-hari . dari 72 tahun semasa hidupnya hanya sekitar 20% dari total usia untuk bekerja & mengejar impian menjadi orang yang sukses .

18. Sebab Manusia tidak memanfaatkan Waktu

19. How To Manage Our Time?

20. Pahami Tujuan dan Aktivitas Prinsip Time Management yang baik : melakukan setiap aktivitas dengan efektif dan efisien . Sebelum menentukan tujuan aktivitas terlebih dahulu harus menyadari tujuan hidup . Tujuan aktivitas dan tujuan hidup harus berada dalam suatu rancangan yang terpadu ( integrated).

21. Tiga Hal yang harus Diingat dalam Menetapkan Tujuan Tujuan harus dapat diukur . Tujuan harus cukup menantang namun tidak mustahil untuk dicapai . Tujuan harus sesuai dengan kata hati dan tidak bertentangan dengan Syariat Agama.

22. Membuat Perencanaan Planning akan memberikan gambaran waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas , bagaimana kita akan menjalaninya , dan kira-kira hambatan apa yang akan menghadang . Unsur yang dibutuhkan dalam sebuah perencanaan adalah daftar kewajiban yang harus diselesaikan , daftar prioritas kewajiban itu , target waktu yang ingin dicapai , dan catatan khusus untuk menggarisbawahi beberapa hal penting yang sifatnya tambahan . Kegagalan biasanya disebabkan ketidaktahuan menjaga komitmen dalam pelaksanaan rencana itu .

23. Lalu…. Bagaimana Manajemen Waktu yang cocok bagi mahasiswa ?

24. Langkah yang Dibutuhkan ?

25. 1. Membuat Jadwal Semester 2. Menilai dan Merencanakan Jadwal pekanan 3. Jadwal Setiap Hari 4. Evaluasi Setiap Jadwal

26. Prasyarat Keberhasilan Manajemen Waktu Disiplin / Konsisten ( rigid adherence ) Optimisme Kreatif  kasus kotak sabun kosong dan ballpoint NASA Hindari Stress  terapkan “ Manajemen Stress”

27. YOU CAN STOP THE TIMER, BUT YOU CAN’T STOP THE TIME

28. PROBLEM SOLVING

29. DEFINISI PROBLEM SOLVING P roses berpikir sistematis untuk menemukan solusi terbaik dari suatu masalah .

30. PROBLEM SOLVING PENTING, KARENA…. Dunia organisasi penuh tantangan Masalah tidak bisa dihindari , tapi bisa diselesaikan Menciptakan budaya berpikir kritis dan kolaboratif

31. LANGKAH PROBLEM SOLVING Identifikasi dan Analisis Akar Masalah Amati Situasi Secara Menyeluruh Perhatikan apa yang sedang terjadi . Kumpulkan informasi dari berbagai sumber ( pengamatan , laporan , opini ). Tanyakan : Apa ada yang terasa tidak berjalan sebagaimana mestinya ?

32. LANGKAH PROBLEM SOLVING Identifikasi dan Analisis Akar Masalah Dengarkan dan Libatkan Pihak Terkait Tanyakan pendapat dari anggota tim , pihak terdampak , atau stakeholder lainnya . Buat forum kecil atau wawancara informal. Hindari asumsi sepihak . 🧠 Tujuan: Mendapatkan perspektif yang lebih luas .

33. LANGKAH PROBLEM SOLVING Identifikasi dan Analisis Akar Masalah Pisahkan Gejala dari Masalah Utama Gejala = efek dari masalah Masalah = akar penyebab yang harus dipecahkan Gunakan metode "5 Whys" ( tanya “ mengapa ?” sebanyak mungkin hingga menemukan akar masalah ). 🛠️ Contoh : Gejala : Kegiatan kampus sepi peserta . Masalah: Promosi kurang maksimal → karena media sosial tidak aktif → karena tidak ada PIC yang ditugaskan → dst .

34. LANGKAH PROBLEM SOLVING Identifikasi dan Analisis Akar Masalah Definisikan Masalah secara Spesifik Masalah harus ditulis secara jelas , singkat , dan fokus . Gunakan kalimat seperti : "Masalah yang dihadapi adalah ..." " Permasalahan terjadi ketika ..." "Kita mengalami hambatan pada..." 📌 Hindari pernyataan yang terlalu umum atau kabur .

35. LANGKAH PROBLEM SOLVING Identifikasi dan Analisis Akar Masalah Buat Ringkasan atau Peta Masalah Gunakan Alat Bantu Visual seperti : 1. Mind Map 2. Diagram Sebab Akibat ( Fishbone /Ishikawa) 3. Flowchart Proses

36. MIND MAPPING

37. FISHBONE DIAGRAM

38. FLOWCHART PROCESS

39. LANGKAH PROBLEM SOLVING Cari Alternatif Solusi Brainstorming Ide Tanpa Menyensor Tidak ada ide yang dianggap bodoh , aneh , atau salah saat brainstorming berlangsung . Membuka kreativitas tanpa batas ( menghindari rasa takut / malu mengemukakan ide, meningkatkan partisipasi , menghasilkan banyak alternatif solusi ).

40. LANGKAH PROBLEM SOLVING Brainstorming Rules: Semua ide diterima dulu Tidak ada kritik / evaluasi saat ide disampaikan Boleh menyampaikan ide liar, unik , bahkan absurd Dorong kuantitas , bukan kualitas dulu . Boleh membangun atau menggabungkan ide orang lain

41. LANGKAH PROBLEM SOLVING Brainstorming Rules, Contoh Situasi : Masalah: minimnya partisipasi mahasiswa dalam kegiatan kampus . Brainstorming bebas : Kita buat acara di Lokasi perkemahan ! Gelar acara Tengah malam ! Kasih hadiah berupa liburan ! Undang influencer lokal ! ➡ Semua ide diterima dulu . Evaluasi dan penyaringan baru dilakukan setelah sesi brainstorming selesai .

42. LANGKAH PROBLEM SOLVING Evaluasi dan Pilih Solusi Terbaik 🎯 Menilai dan Memilih Solusi yang Paling Efektif dan Realistis ✳️ Maksudnya : Kita mengecek dan menimbang masing-masing solusi yang sudah dikumpulkan dengan melihat : Seberapa layak solusi itu dilakukan ? Apakah solusi tersebut memecahkan inti masalah ? Apa saja risiko dan dampaknya ? Apakah sesuai dengan sumber daya yang tersedia ( waktu , tenaga , biaya )?

43. LANGKAH PROBLEM SOLVING Evaluasi dan Pilih Solusi Terbaik ✅ Langkah- langkah Evaluasi dan Pemilihan Solusi Buat daftar semua solusi yang muncul . Tentukan kriteria penilaian , misalnya : Efektivitas , biaya , Waktu, Dukungan dari tim atau pihak lain, Risiko dan kendala Nilai masing-masing solusi berdasarkan kriteria tersebut . Misalnya pakai skala 1–5 atau tanda ✓/✗. Bandingkan solusi satu sama lain. Pilih yang paling seimbang antara hasil dan sumber daya yang dibutuhkan .

44. LANGKAH PROBLEM SOLVING Evaluasi dan Pilih Solusi Terbaik ✅ 💡 Contoh Kasus: Masalah: Mahasiswa jarang datang ke rapat himpunan . Alternatif solusi : Buat rapat lebih interaktif dan santai . Beri poin kehadiran sebagai syarat pengajuan beasiswa . Ganti rapat offline ke online. Buat sistem absen berbasis hadiah .

45. LANGKAH PROBLEM SOLVING Evaluasi dan Pilih Solusi Terbaik ✅ Evaluasi : Efektifkah ? Realistis ndak dengan kondisi saat ini ? Apa dampak jangka panjangnya ? ➡ Solusi terbaik bisa jadi gabungan , misalnya : rapat online + sistem poin . ✳️ Intinya : " Evaluasi dan pilih solusi terbaik " = menghindari keputusan impulsif dan memastikan solusi yang dipilih benar-benar bisa dilaksanakan dan menyelesaikan masalah secara nyata .

46. LANGKAH PROBLEM SOLVING Implementasi , Monitoring, dan Refleksi ✳️ laksanakan dan pantau efektivitasnya ✳️Apa yang berhasil ? Apa yang perlu diperbaiki ?

47. KESIMPULAN Identifikasi masalah Cari solusi alternatif Buat rencana aksi

48. MASALAH BUKAN UNTUK DITAKUTI, TAPI UNTUK DITAKLUKKAN BERSAMA

49. شكرًا وجزاكم الله خيرًا