Administração de tempo

Esse material foi preparado para a Palestra Administração do Tempo, a qual venho realizando há alguns anos em faculdades, empresas e ONGs.

1. Administração
do Tempo
Prof. Me. Ernandes Rodrigues

2. Todos temos
23 horas e 56
minutos
diariamente.
Quanto tempo você tem?

3. Dia após dia, no mundo
globalizado, o tempo parece não
ser mais suficiente para realizar
todas as suas atividades.

4. A busca pelo sucesso pessoal e
profissional, as exigências do mercado
de trabalho, os estudos contínuos,
parece consumir a sua energia e
motivação, deixando-lhe sem saber
quais são suas prioridades.

5. Então, como administrar seu tempo?
Como dar conta de todas as suas rotinas
e ainda ser feliz?

6. Primeiramente,
dedique um tempo
diário para rever
suas prioridades.
Se planejar não é
perder tempo, é
ganhar tempo a
longo prazo.

7. Utilize as novas
tecnologias ao seu
favor. Calendários e
agendas eletrônicas
ou virtuais, seja no
seu celular,
smartphone ou
qualquer outro
recurso
tecnológico,
tendem a lhe ajudar
nesta batalha a
favor do tempo.

8. Divida uma tarefa difícil em partes, e
trabalhe em cada parte de modo contínuo.

9. Analise o custo do tempo. Analise o custo do tempo.
Você sabe quanto vale cada Você sabe quanto vale cada
hora perdida?hora perdida?

10. Delegue as
tarefas que
exigirão muito
de seu tempo.

11. Avaliação do dia: Avaliação do dia:
Como você divide seu dia?
Você desperdiça o seu tempo?
Crie uma tabela de controle. Divida sua Crie uma tabela de controle. Divida sua
jornada em período de 30 minutos.jornada em período de 30 minutos.

12. O planejamento é fundamental. Você não O planejamento é fundamental. Você não
pode decidir o que é importante hoje se não pode decidir o que é importante hoje se não
souber o que deseja para manhã.souber o que deseja para manhã.

13. Divida os planos de longo Divida os planos de longo
prazo em projetos prazo em projetos
semanais ou diários.semanais ou diários.

14. Definição de objetivos: Definição de objetivos:
Relacione todos os seus Relacione todos os seus
objetivos e divida-os em objetivos e divida-os em
grupos de longo e curto grupos de longo e curto
prazo, de ordem pessoal e prazo, de ordem pessoal e
profissional.profissional.

15. Classifique suas tarefas
como: Importantes e
urgentes; Importantes ou
urgentes; Não importantes
e não urgentes, mas que
fazem parte da rotina de
trabalho.
As prioridades das atividades podem
mudar a qualquer momento, tudo
depende das novas informações.

16. Para ser mais produtivo e manter Para ser mais produtivo e manter
discussões curtas, evite polêmicas.discussões curtas, evite polêmicas.

17. Momento de paz. Programe instantes Momento de paz. Programe instantes
de tranquilidade todos os dias. Se de tranquilidade todos os dias. Se
necessário deixe o telefone fora do necessário deixe o telefone fora do
gancho ou desligue-o.gancho ou desligue-o.

18. Como avaliar seu ritmo de trabalho. Como avaliar seu ritmo de trabalho.
Observe seus picos de atividade física ou Observe seus picos de atividade física ou
mental e saiba quanto duram.mental e saiba quanto duram.

19. Reserve energias para a vida em família Reserve energias para a vida em família
ou lazer, após o trabalho.ou lazer, após o trabalho.

20. Dê recompensas a si mesmo por Dê recompensas a si mesmo por
cumprir metas.cumprir metas.

21. Pense positivamente. Tente fazer pelo menos uma Pense positivamente. Tente fazer pelo menos uma
coisa de que realmente goste todo dia. coisa de que realmente goste todo dia.

22. Alimente-se saudavelmente. Evitará Alimente-se saudavelmente. Evitará
que haja problemas de saúde no futuro.que haja problemas de saúde no futuro.

23. As mudanças imediatas. As mudanças imediatas.
Manter a mesa organizada ou adotar Manter a mesa organizada ou adotar
computadores adequados pode melhorar computadores adequados pode melhorar
instantaneamente sua eficiência a curto e a instantaneamente sua eficiência a curto e a
longo prazo.longo prazo.

24. DICAS:
3.Assinale nos papéis os itens-chave
para agilizar a releitura.
4.Coloque no escritório um relógio
que todos possam consultar.
5.Avalie os arquivos em intervalos
regulares e descarte os documentos
inúteis.
6.Evite criar pastas cm nomes como
“Assuntos Gerais” ou “Diversos”
7.Arquive apenas os documentos
que poderão ser usados no futuro.

25. DICAS:
3.Evite interrupções. Peça à secretária
ou a um colega para “filtrar” os
telefonemas.
4.Encerre reuniões pedindo licença para
telefonar.
5.Se alguém o seguir até dentro de sua
sala, fique de pé.
6.Se a porta estiver aberta, sente-se em
local pouco visível.
7.Evite perder tempo com conversar
inúteis: fique de pé enquanto dialoga
8.Passe a informação apenas a quem
precisa saber.

26. DICAS:
3.Mantenha sobre sua mesa apenas a leitura essencial.
4.Pense bem antes de interromper alguém: o tempo de
todos é valioso.
5.Não julgue o trabalho dos colegas.
6.Antes de fazer uma ligação, relaxe e respire lenta e
profundamente.
7.Ao falar ao telefone, concentre-se em ouvir a outra
pessoa.
8.Ao fazer uma ligação, deixe outra tarefa a mão, para o
caso de ter de esperar bastante na linha.
9.Informe as pessoas sobre horários mais adequados
para chamadas.

27. DICAS:
3.Para evitar interrupções não atenda ao
telefone. Aprenda a usar mensagens
eletrônicas.
4.Não adie tarefas que envolvem papéis, ou
eles se acumularão.
5.Procure escrever bem, isso ajuda a
economizar o tempo de todos.
6.Ao viajar seja produtivo, ganhe tempo.
7.Tire duas ou três férias curtas por ano, em
vez de apenas uma longa.
8.Dedique tempo regular para seus hobbies e
atividades de lazer.
9.Tente vivenciar algo novo todos os dias.

28. Lembre-se que o tempo é democrático,
ninguém tem mais ou menos tempo do
que você.

29. Referências
DIAS, Marcílio. Administração do Tempo: Todos os segredos. 1ª Ed. Curitiba: Juruá,
2009.
STREIBEL, Barbara J. Como planejar e conduzir reuniões produtivas. Rio de Janeiro:
Sextante, 2008.
* Outras informações foram extraídas da internet e da experiência pessoal.

30. Obrigado!
Mestre em Educação – Universidade de
León
Esp. em Formação Docente para EAD – ESAB
Bacharel em Administração – FACIG