Administración del tiempo una herramienta efectiva

Curso Administración del tiempo

1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO L.A.E. Esperanza Prieto Solís

2. Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener: Un puerto al cual desea llegar. Una ruta perfectamente trazada para llegar. Una velocidad determinada de avance y un término para concluir el viaje .

3. OBJETIVOS GENERALES Desarrollar competencias para planear, administrar y controlar el tiempo, con la conciencia de que se trata de un recurso NO RENOVABLE y el factor más importante para la PRODUCTIVIDAD en todas los aspectos de la vida.

4. Conocer la importancia del tiempo y de su administración y planeación con la finalidad de implementar estrategias para aprovecharlo y ser más eficiente y eficaz en el ámbito laboral y personal. OBJETIVOS GENERALES

5. DINÁMICA DE PRESENTACIÓN _______________________________________________________________________________________________________________ Diagnóstico ……

6. El objetivo de la administración del tiempo es la Paz Interna …. Paz interna es tener serenidad, balance y armonía, logrado a través del control apropiado de los eventos en el trabajo y nuestras relaciones. Reflexión…..

7. Introducción: Tiempo; Recurso muy apreciado. No se puede ahorrar, pasa, transcurre, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha, es algo muy valioso.

8. Para aprovechar el tiempo Ser objetivos, realistas. Apertura a recibir opiniones y comentarios. Actitud positiva; ver el cómo sí en lugar del cómo no. Construir en lugar de destruir. Si no estoy de acuerdo, qué propongo. Ir al grano, ser concretos. Deseo de comprometerse con el equipo de participantes. Ambiente de respeto. Creatividad en las soluciones. Poner los intereses del equipo por encima de los individuales. Tomar el toro por los cuernos. No evadir los problemas. No buscar pretextos y pasar la pelota. Ser sinceros, honestos, auténticos.

9. 10 Buen jugador, debes jugar tu vida como la más inteligente partida de ajedrez, porque no importa tanto si pierdes o ganas la partida, lo que importa es que sólo puedes jugarla una vez.

10. Tiempo, definición: El tiempo es la magnitud física que mide la duración o separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación, esto es, el período que transcurre entre el estado del sistema actual y el instante en que tiene una variación . Estableciendo un pasado, un presente y un futuro.

11. No existe un “objeto” denominado tiempo que pueda estudiarse por sí mismo. “Se puede estudiar y observar lo que el ser humano hace con el tiempo”.

12. La administración del tiempo se debe conceptualizar como una manera de ser y una forma de vivir . Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

13. Algunas características del tiempo son : Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si logramos organizarnos. Puede ser un recurso escaso si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los directivos.

14. No se puede comprar. No se puede atrapar. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. ¿?

15. Ejercicio: Escribe las principales Actividades personales que realizas durante la semana: Comer, dormir, transporte, ejercicio, Trabajo, Tiempo libre, Familia, Recreación, Desarrollo personal, etc. (escribe el tiempo aproximado que inviertes en cada una de las actividades) ______________________________________________________________________________________________________________________________

16. RECUERDE: URGENCIA VS, PRIORIDAD A Valor alto ABSOLUTO (TENGO) B Valor importante BUENO (DEBERÍA) C Valor bajo CUANDO PUEDA (ME GUSTARÍA)

17. 18 PLAN DE TRABAJO DIARIO : Objetivo Acción a realizar II. Agenda del día: 1. 2. 3. 4. 5. III. Pendientes con compañeros de trabajo o clientes internos: 1. 2. 3. 4. 5. IV. Pendientes con el Jefe: 1. 2. 3. 4. 5. V. Pendientes con colaboradores, clientes: 1. 2. 3. 4. 5.

18. LADRONES DEL TIEMPO: VISIBLES Y OCULTOS, INTERNOS Y EXTERNOS ¿Quién puede asegurar que saca el máximo partido a su tiempo?, ¿Que lo emplea del mejor modo posible para su plena realización y para el logro de los más valiosos Objetivos?, ¿Quién se sirve de él para construir la felicidad propia y de los seres queridos? Existen “ ladrones del tiempo ” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más ocultos y disimulados. El camino para acabar con ellos empieza con su identificación.

19. “ Enemigo o desperdiciador del tiempo ” es cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o simplemente, que nos aparte de nuestras labores”. Algunos son obvios y fáciles de identificar. Controlables y no controlables

20. LADRONES DEL TIEMPO Mala planificación Reuniones ineficaces No escuchar Falta de autoridad Metas poco claras Esperar respuestas Socialización Interrupciones Falta de autodisciplina Prioridades intercambiables Cálculos de tiempo poco realistas Mala comunicación Peticiones de compañeros No estar dispuesto a decir que no Indecisión

21. LADRONES DE TIEMPO Papeleo Postergación de tareas pendientes Prioridades conflictivas Lugar de trabajo desordenado Fallas técnicas Falta de motivación Falta de procedimientos Actitud negativa Falta de delegación Errores de otros Demasiada preocupación por los detalles

22. Las repeticiones inútiles como estilo de comunicación. El lenguaje confuso y ambiguo. El desorden. Aplazar tomar decisiones, puede convertirse en un mal hábito que desperdicia el Tiempo y aumenta la presión de fechas límite planeadas.

23. La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando. El hábito de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propósitos y objetivos. La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos, muertos y vacíos.

24. AUTO ANÁLISIS ¿Qué tareas pospongo? ____________________________________________________________________________ ¿Por qué pospongo las tareas pendientes?

25. 26 LA DETERMINACIÓN DEL PARETO DE FACTORES DE MAYOR CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS No. ACTIVIDAD CONTRIBUCION A RESULTADOS % 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

26. 27 CAUSAS MAS FRECUENTES DE LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO Falta de asertividad (incapacidad para decir no). Esperando decisiones del nivel superior. Hábito de aplazar las cosas dificultosas. Falta de políticas claras para tomar decisiones. No elaborar planes de trabajo. Falta de sistema para evitar interrupciones. No determinar prioridades y respetarlas. Manejo inadecuado de puerta abierta. Sobreestimar las propias capacidades. Demasiado perfeccionismo. Subestimar las capacidades de los demás. Inconstancia. Hábito de no terminar las cosas. Falta de motivación o depresión. Tensión o preocupaciones (stress). Falta de capacitación propia. Hacer primero lo que nos gusta o lo fácil. Falta de capacitación en los subordinados. Falta de sistema para dar seguimiento a las cosas. Manejo inadecuado de trabajo en grupo (juntitis) Comprometerse a varias cosas al mismo tiempo por sobrevaloración personal o desorganización. Frecuencia: 3 = mucho 2 = frecuentemente 1 = a veces 0 = nunca me pasa.

27. 28 LOS PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 1. Concentrarse en actividades de previsión. 12. Establecer un sistema de comunicación con el jefe. 2. El tiempo empleado en planear se ahorra en ejecutar. 13.Definir claramente nuestras funciones y responsabilidades y comunicarlas. 3. No empezar un día sin un plan de trabajo. 14.Estimar realistamente nuestro tiempo, recursos y posibilidades. 4. Llevar una agenda diaria de trabajo y cumplirla. 15. Si no se sabe hacer algo, en vez de diferirlo, pedir consejo. 5. Dar prioridad a las actividades que rinden más. 16. Utilizar todos los recursos de la tecnología a nuestro alcance 6. Eficiente delegación con supervisión adecuada. 17. Si se tiene que hacer algo, investigar si ya alguien lo ha hecho antes, conseguirlo y aprovecharlo 7. Capacitar continuamente al subordinado. 18. Socializar en el tiempo adecuado y el tiempo adecuado. 8. Buscar más la efectividad que la laboriosidad. 19.Mejora de habilidades para el análisis y toma de decisiones. 9. Dar prioridad a lo importante urgente. 20. Mejora de habilidades para el análisis y manejo del stress. 10. Empezar por lo difícil o desagradable, lo fácil es fácil. 21. Tener un archivo actualizado y ordenado. 11. Aclarar políticas de decisión con el jefe. 22. Mantener limpieza y orden en nuestro lugar de trabajo. Frecuencia de uso: 3 = mucho 2 = frecuentemente 1 = a veces 0 = nunca me pasa.

28. CONFUNDIR LO URGENTE CON LO IMPORTANTE Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos.

29. LADRONES EXTERNOS Interrupciones por visitas inesperadas. Interrupciones de teléfono . Urgencias. Mobiliario incómodo. Incapacidad de los subordinados. Falta de información adecuada.

30. Exceso de reuniones. Liderazgo deficiente. Trámites excesivos. (Burocracia) Ruidos y distracciones visuales. Sistemas de comunicación deficientes. Corregir las equivocaciones de los compañeros.

31. 32 LAS LLAMADAS QUE SE RECIBEN 1. Reserve tiempo para recibir y devolver llamadas. 2. Si dispone de un contestador o buzón de voz, deje un mensaje informando cuándo estará en su despacho o la hora en que se podrá llamarlo. 3. Tenga un teléfono que indique el número de la persona que llama. 4. Identifíquese al contestar y asegúrese de que tiene registrado el número de quien llama. 5. Diga francamente cuándo no es un momento propicio para llamarle y pida un número de teléfono para devolver la llamada. 6. Capacite a su secretaria para filtrar sus llamadas. 7. Tenga un reloj visible que le ayude a controlar el tiempo. 8. Pregunte cuánto puede tardar la conversación y con base en ello, decida si debe pedir que le vuelvan a llamar en otra hora. 9. Utilice frases para abreviar las llamadas: ¿hay algo más que debamos hablar ahora? ¿tengo otra llamada, podemos ..? 10. Escuche antes de hablar.

32. ANÁLISIS DE UN VIDEO

33. LADRONES INTERNOS No saber decir “NO”. Acaparar actividades por no saber delegarlas. Sobrestimar las propias capacidades. Aplazar, dejar las cosas para después. Indisciplina en el cumplimiento de planes.

34. Confusión y desorden en la propia oficina. Falta de motivación; indiferencia. Tensión por lo trivial, EXCESO de meticulosidad. Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas. ¿?

35. PRÁCTICA: Identifica tus propios “enemigos del tiempo”. Destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. Coméntalo con un compañero. EXTERNOS INTERNOS  

36. Escribe las posibles soluciones para cada uno de los “enemigos” señalados .   _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

37. REFLEXIÓN PERSONAL…… _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

38. EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO DE LA PERSONALIDAD Toda administración implica la personalidad del administrador , con más razón cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona. Recuérdese: administrar el tiempo es administrar la vida: malgastar el tiempo es malgastar la vida.

39. “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”. Nos encontramos, no ante un problema de técnicas, sino de actitudes básicas; no de aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales; no de recetas, sino de reeducación; no de simples estrategias, sino de madurez humana .

40. 6 PASOS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. La esencia de la administración del tiempo es utilizar su tiempo eficazmente . Esto requiere realizar, las actividades que conducirán al cumplimiento de los objetivos y la importancia y urgencia de cada actividad.

41. Utilice los últimos 20 minutos de labores , para planear el día siguiente. La administración del tiempo se debe cumplir como se planea. Respetar actividades y compromisos establecidos.

42. 2. Formule una lista con sus objetivos . ¿Cuáles son los objetivos específicos que estableció para sí mismo y para la unidad que administra?. Si está utilizando A.P.O (Administrador por objetivos) estos objetivos ya están establecidos.

43. 3. Clasifique los objetivos conforme a su importancia. No todos tienen la misma importancia. Debido a las limitaciones de tiempo, usted quiere asegurarse de que está dando la mayor prioridad a los objetivos más importantes. 4. Enumere las actividades necesarias para alcanzar sus objetivos. ¿Qué medidas específicas necesita tomar para alcanzar sus objetivos? Una vez más, si está utilizando APO, estos planes de acción ya están establecidos

44. 5. Para cada objetivo asigne prioridades para las diversas actividades que se requieren a fin de alcanzar dicho objetivo. Este paso impone un segundo grupo de prioridades. Enfatizar tanto la importancia como la urgencia.

45. 46 LO URGENTE Y LO IMPORTANTE URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE Área que ocupan las crisis, los problemas apremiantes, las tareas que se vencen. Espacio para la prevención, la planificación, para reconocer y aprovechar nuevas oportunidades, construir relaciones constructivas. Campo de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no esenciales. Cosas de poco impacto, no atendidas que se vuelven impostergables. Campo de las trivialidades y de la pérdida de tiempo. Distracciones no controladas. Socialización intrascendente. Generalmente, si usted no se ha ocupado de lo IMPORTANTE NO URGENTE, ahora estará lleno de apremios IMPORTANTES URGENTES ó NO IMPORTANTES URGENTES.

46. 47 EVALUACION PERSONAL EN LA MATRIZ DE COVEY URGENTE NO URGENTE Distribuya 100 % entre los cuatro cuadrantes, según sus actividades diarias promedio caigan en cada uno de los cuadrantes. % % % %

47. Ejercicio 3 actividades “urgentes” 3 actividades “importantes” _____________________ _________________________ _____________________ _________________________ _____________________ _________________________

48. 6. Programe sus actividades de acuerdo con las prioridades que ha establecido. El paso final es preparar un plan cotidiano. Cada mañana, o al final del día del trabajo anterior, formule una lista de las seis o más cosas importantes que quiere hacer ese día.

49. Si la lista crece a más de 10 actividades se convierte en difícil de manejar e ineficaz. Por la tanto, establezca prioridades para las actividades enumeradas , basadas en su importancia y urgencia. Principio básico en administración eficiente del tiempo

50. Ejercicio, ordene dando prioridad a las actividades “importantes”: 1. 2. 3.

51. El tiempo a utilizar para solucionar problemas, debe ser realista y limitado a necesidades de cada caso en particular, ignorando los problemas que se resuelven solos.

52. Actividades de rutina de bajo valor para lograr objetivos generales, delegarse o eliminarse en lo posible. Actividades similares, agruparse para no repetir acciones y minimizar interrupciones, como contestar el correo electrónico o hacer llamadas telefónicas. Mantener a la vista “Agenda del Día” facilitará administrar con eficiencia el tiempo.

53. El registro de cómo utilizar el tiempo cada día, cada semana o mes, debe detallarse, para no omitir cosas importantes de objetivos a lograr. El registro del tiempo, no debe confiarse a la memoria

54. 55 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % ADMINISTRACION delegación OPERACIÓN Hacer las cosas DIRECTIVO EJECUTIVO ALTO EJECUTIVO MEDIO SUPERVISOR PROPORCIÓN DE TRABAJO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO EN DISTINTOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

55. ENTRE LOS PROBLEMAS MÁS COMUNES QUE TIENEN LA MAYORÍA DE LOS DIRECTIVOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO, ESTÁN: La escasez del tiempo generalmente resulta de la mala administración o de una carga de trabajo mal planeada y/o mal distribuida. Algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

56. Se dejan las anotaciones del registro de cómo se va a utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar. No se registran los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones.

57. Esta comprobado que una hora empleada en planear eficazmente, ahorra de tres a cuatro horas de ejecución de las actividades y produce mejores resultados. La administración del tiempo en las empresas es esencialmente un esfuerzo de grupo, que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros y la sincronización conjunta de esfuerzos, para asegurar los resultados esperados.

58. 59 CAUSAS DE LA DELEGACIÓN INVERTIDA ( DEL SUBORDINADO AL JEFE ) 1. El subordinado desea evitar riesgos y responsabilidades. 2. El subordinado teme a las críticas del jefe. 3. El subordinado carece de confianza en sus conocimientos y habilidades. 4. El subordinado carece de la información, recursos o poder de decisión. 5. El jefe desea que lo necesiten. Le gusta sentirse indispensable. 6. El jefe es incapaz de negar su ayuda y el subordinado lo aprovecha. Frecuencia de uso: 3 = mucho 2 = frecuentemente 1 = a veces 0 = nunca me pasa.

59. Para poder administrar el tiempo de manera adecuada es imprescindible: Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer y dominar, las prácticas habituales del trabajo en la empresa, para planificar el tiempo. Seleccionar las estrategias idóneas para alcanzar las metas, objetivos y fijar las prioridades.

60. Identificando los momentos de más productividad , para optimar el trabajo planteado, con ejercicios y dinámicas que nos hagan reflexionar de manera concreta y precisa, permitiéndonos visualizar la deficiencia entre los diferentes espacios de nuestra vida. ¿CUÁNDO SOY MÁS PRODUCTIVO?

61. CARACTERÍSTICAS DE UN ADMINISTRADOR QUE ADMINISTRA EFICIENTEMENTE EL TIEMPO. El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tienen ninguna utilidad, los delegan si es el caso, y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Delegan con claridad y precisión para asegurarse de que se ha comprendido lo asignado. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurarse que están logrando los resultados planeados .

62. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. R ecopilan información sobre el tema a tratar y trabajan en equipo Marcan objetivos de decisiones tomadas. Establecen cursos de acción, que permitan alcanzar objetivos a corto tiempo.

63. Definen alternativas de acción y prevén posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece mejor opción en cada caso. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

64. 65 CALIFIQUESE USTED MISMO COMO DELEGADOR 1. Llevo trabajo a casa regularmente: 2. Trabajo más horas que la mayoría de mis subordinados: 3. Invierte tiempo en hacer cosas que otros deberían hacer: 4. Cuando vuelve a la oficina después de una ausencia encuentra su charola de entrada demasiado repleta. 5. Sigue usted manejando situaciones, problemas o actividades que correspondían a su puesto anterior: 6. Se ve interrumpido por frecuentes consultas o preguntas sobre proyectos en marcha: 7. Invierte tiempo en detalles rutinarios que podría hacer otra persona: 8. Tiene necesidad de “ estar en todo “, si no padece stress. 9. Si no hace “ cosas “ , siente que no hace nada. 10. Cuando los plazos o cuotas no se cumplen, usted se mete a salvar al equipo.

65. 66 COMO DEBE DELEGARSE 1. Capacitar, adiestrar y motivar al subordinado. 2. Delegar paulatinamente (enseñar a venir con decisiones y no por decisiones). 3. Comunicar exactamente qué se quiere, por qué y para qué se quiere. 4. Proveer al delegado de los recursos e información necesarios. 5. Adquirir tolerancia a los errores. 6. Compartir la responsabilidad. 7. Tomar conciencia de que administrar no es hacer cosas. 8. Dedicarse a prioridades como jefe. 9. Diseñar controles y seguirlos para no incurrir en supervisión detallada. 10. Crear en el subordinado la conciencia de que hacer cosas de mayor significado es crecer, no la oportunidad de pedir mayor salario cada vez.

66. 2 CONCEPTOS IMPORTANTES PARA AÑADIR EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 1. Eficiencia: “Hacer más en menos tiempo". “Cantidad" y “Velocidad". Diferencia vital entre eficiencia y eficacia . Si antes no hemos verificado que vamos en el camino correcto y llegas más rápido, puede ser “eficiente", pero sin “ eficacia ".

67. 2.Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo predeterminado. Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo , calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

68. CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN Una buena junta debe: Ejercicio en parejas . . . .

69. CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN Durar menos de una hora. Tener un objetivo específico. Concluir con decisiones adecuadas y planes concretos.

70. Preparar y distribuir una agenda antes de la reunión. Asigne tiempos a cada punto de la agenda.  Establecer parámetros específicos de tiempo para la reunión, cuándo empezará y cuándo terminará Mantener un análisis enfocado durante la reunión. CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN

71. Motivar y apoyar la participación de todos los miembros. Motive el enriquecimiento de ideas. Evite el choque de personalidades. Termine la reunión con el resumen de los acuerdos y la asignación de actividades y responsabilidades . Seguimiento!! CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN

72. Ejercicio en parejas… 10 mandamientos para la administración del tiempo. Un enunciado de la misión personal.

73. 74 RESUMEN GENERAL DEL CURSO Regresando a las páginas del material del taller, anote las diez ideas más importantes que usted adquirió para mejorar su habilidad para administrar eficientemente su tiempo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

74. ¡¡¡ GRACIAS !!!