BAB 2 - Komunikasi dalam Organisasi(e).ppt

KOMUNIKASI BISNIS

1. Bahan Kuliah
Komunikasi dalam
Organisasi
Oleh :
Sisca, S.E., M.M.
STIE Sultan Agung

2. Dalam mencapai tujuan suatu organisasi,
diperlukan adanya suatu proses komunikasi
yang dapat mentransfer pesan-pesan dari
pengirim ke penerima pesan.
Umumnya organisasi sangat tergantung pada
komunikasi untuk mencapai tujuan. 69% dari
hari-hari kerja mereka dengan menggunakan
komunikasi verbal (berbicara, mendengar,
menulis atau membaca) dan juga komunikasi
non-verbal.

3. Memberikan pengetahuan
Memotivasi orang lain
Mengontrol tindakan seseorang
Mengekspresikan perasaan dan emosi

4. Menetapkan tujuan
Membuat & melaksanakan keputusan
Mengukur prestasi kerja
Merekrut dan mengembangkan staf
Pelayanan pelanggan
Negosiasi dengan pemasok
Membuat produk
Interaksi dengan peraturan yang ada
Kegiatan organisasi yang berkaitan
dengan pertukaran informasi

5. Secara umum pola komunikasi dibedakan atas:
1. Saluran Komunikasi Formal
Komunikasi dari atas ke bawah
(Top-Down/Downward Communication)
Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan terkait dengan
tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu
organisasi. Untuk itu diperlukan bahasan yang sama,
sederhana, tidak bertele-tele dan mudah dipahami.
Komunikasinya dapat berbentuk lisan (percakapan biasa,
wawancara formal antara supervisor dan karyawan) dan
tulisan (memo, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan
pengumuman, buku petunjuk).

6. Tujuan komunikasi ini: memberikan pengarahan atau
intruksi kerja tertentu, memberikan informasi mengapa
suatu pekerjaan harus dilaksanakan, memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
memberikan umpan balik pelaksanaan kerja dan
menyajikan informasi tentang tujuan yang hendak
dicapai.
Kelemahan dari saluran komunikasi ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan/sensor informasi
penting yang ditujukan pada para bawahan (informasi
yang diterima bisa jadi tidak selengkap aslinya).

7. Komunikasi dari bawah ke atas
(Bottom-Up/Upward Communication)
Berarti aliran komunikasi berasal dari bawahan menuju
ke atasan. Partisipasi bawahan dalam proses
pengambilan keputusan perlu diperhatikan karena
dapat membantu dalam pencapaian tujuan. Untuk
ini diperlukan kepercayaan dari atasan pada
bawahan.
Kelemahan dari komunikasi ini adalah adanya
kemungkinan bawahan hanya menyampaikan
informasi/laporan yang baik-baik saja dan
menghindari informasi yang memiliki kesan negatif.

8. Komunikasi horizontal / Komunikasi Lateral
Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki
posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuannya
untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan
informasi pada bagian yang memiliki kedudukan sejajar dan
lebih penting lagi jika memiliki saling ketergantungan antar
bagian.
Komunikasi diagonal
Komunikasi yang melibatkan dua tingkat organisasi yang
berbeda. Komunikasi ini lebih banyak diterapkan dalam
organisasi yang berskala besar. Keuntungannya: informasi
dapat lebih cepat, individu dari berbagai bagian dapat
membantu menyelesaikan masalah.

9. Keterbatasan komunikasi formal
Sering membuat frustasi / menjengkelkan bagi
pihak tertentu, khususnya dalam proses
pengambilan keputusan. Untuk berkomunikasi
ke manajer puncak harus terlebih dulu melalui
lapisan manajer yang ada dibawahnya.
Munculnya gangguan penyampaian informasi
(kesalahpahaman) ke level yang lebih tinggi,
karena setiap keterkaitan dalam jalur
komunikasi.

10. 2. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal menggambarkan bagaimana
informasi disampaikan dari satu bagian ke bagian lain.
Namun dalam prakteknya jaringan komunikasi informal
sering terjadi. Jaringan ini dapat digunakan oleh para manajer
untuk memantau para karyawannya dalam melakukan tugas
pekerjaan.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang
dalam organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarki,
pangkat dan kedudukan dapat berkomunikasi secara luas,
meskipun yang diperbincangkan bersifat umum atau juga
yang berkaitan dengan pekerjaan. Dalam saluran ini
terkadang terjadi lebih percaya pada “rumor” ketimbang
informasi yang berasal dari para manajer.

11. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Mengurangi jumlah pesan
Dalam penanganan pesan, perusahaan memperhatikan
bagaimana memaksimumkan benefit dari kegiatan
komunikasi dengan cost minimum.
Untuk menyampaikan pesan, bagaimanakah cara yang
tepat? Apakah dengan membuat surat, melalui telepon
atau rapat, dengan pertimbangan: waktu dan uang/bahan
yang dipakai.
Instruksi yang jelas
Untuk dapat menyampaikan instruksi dengan jelas, maka
komunikator harus memahami kebutuhan dan tujuan
organisasi, manajer seharusnya tetap berkomunikasi
dengan stafnya.

12. Mendelegasikan tanggung jawab
Kepercayaan pada orang lain adalah dasar dalam
mendelegasikan tanggung jawab. Karena manajer
tidak dapat menyelesaikan semua pekerjaan
seorang diri, dia harus dapat mendelegasikan
beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang
lain.
Melatih petugas
Bagi orang yang tugasnya berhubungan erat
dengan masalah komunikasi, maka mereka perlu
dilatih, sehingga kemampuan berbahasa dan
ketrampilan presentasinya dapat ditingkatkan.

13. Penanganan Krisis Komunikasi
Keterampilan komunikasi muncul pada saat terjadi krisis
komunikasi dalam organisasi. Beberapa kasus yang
terjadi:
1.Seorang konsumen dikabarkan meninggal sesudah
minum obat yang diproduksi perusahaan.
2.Menurut laporan konsumen di beberapa provinsi
campuran zat pengawet makanan yang berbahaya pada
susu formula bayi yang diproduksi.
3.Penyedap rasa terpaksa didemo karena pembuangan
limbah pabrik maka sawah milik petani menjadi tidak
subur lagi.
Perusahaan yang menghadapi kasus masalah di atas tentu
harus segera mengambil langkah-langkah penyelamatan,
baik bagi konsumen maupun citra perusahaan.

14. Hal yang dilakukan dalam Krisis Komunikasi:
Siapkan tim yang terampil dalam penanganan
krisis
Tindakan segera dari manajemen puncak
Ciptakan pusat informasi
Ceritakan suatu kejadian dengan terbuka,
menyeluruh, jujur
Tunjukkan keseriusan perusahaan

15. Kemampuan untuk memahami apa yang terjadi tergantung pada
kepekaan sebagai komunikator yang dapat diimplementasikan
pada kemampuan membaca situasi yang sedang terjadi dalam
organisasi sehingga dapat menyusun pesan yang sesuai.
Hal ini tidak terlepas dari keterampilan khusus dalam
komunikasi bisnis yakni: kemampuan membaca, menulis (memo,
surat, laporan), mendengar dan percakapan yang menarik,
wawancara, berdiskusi dengan kelompok, berpidato, presentasi.
Untuk dapat memperbaiki atau meningkatkan kemampuan ini,
yang pertama sekali adalah mengenal diri sendiri .
Kembangkanlah bagian yang paling lemah dalam berkomunikasi
dengan melakukan latihan-latihan atau praktek. Selanjutnya
pengalaman turut ambil bagian dalam peningkatan keterampilan
komunikasi, belajar dari kesalahan yang dilakukan sendiri atau
dilakukan orang lain.