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Excel Avanzado, explicación de Función Sí, Función Sí Anidada, Combinación de correspondencia

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INSTITUCIÓN EDUCATIVA
LICEO DEPARTAMENTAL



EXCEL AVANZADO



TRABAJO INDIVIDUAL

CRYSTAL GABRIELA ROMERO GUERRERO


10-2


GUILLERMO MONDRAGON


20/10/2025

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TABLA DE CONTENIDO

1.Combinación de Correspondencia………………………………………………Pág 3.
2.Función Sí……………………………………………………………………….Pág 7.
3.Función Sí Anidada……………………………………………………………...Pág 8.
4. Mapa Conceptual……………………………………………………………..…Pág 11.
5.Conclusión…………………………………………………………….…………Pág 11.
6.Blog………………………………………………………………………….…..Pág 12.

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EXCEL AVANZADO

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

¿Qué es una combinación de correspondencia?

La combinación de correspondencia es una técnica que permite crear un conjunto de
documentos (cartas, correos, sobres, etiquetas, etc) que tienen un mismo diseño base pero que
se personalizan para cada destinatario usando datos variables.

¿De qué trata?

La combinación de correspondencia trata de automatizar el proceso de personalización, esto
quiere decir que en vez de escribir una carta cien veces cambiando solo el nombre, el
programa lo hace por tí, facilitando el proceso de personalización. Algunos puntos claves son
los siguientes:
1.​Tienes un documento o plantilla con el contenido que será igual para todos.
2.​Tienes una fuente de datos o lista de destinatarios con los datos que cambian.
3.​Se insertan campos combinados o marcadores en la plantilla que se reemplazarán para
cada destinatario con los datos de la fuente.
4.​Luego se fusiona la plantilla con la lista de destinatarios y se genera el documento
final para cada persona, o se envía el correo correspondiente.

¿Para qué sirve?

Ahorra mucho tiempo y esfuerzo frente a redactar cada documento o carta uno por uno,
también reduce errores de mecanografía o de datos mal copiados, ya que los datos ya están en
una fuente y se insertan automáticamente. Permite mantener un diseño uniforme para todos
los documentos, a la vez que cada uno habla al destinatario con su nombre, dirección u otros
datos personales.
Se utiliza en muchos ámbitos: cartas masivas, envíos de correos electrónicos personalizados,
generación de etiquetas, sobres, directorios, facturas, etc.

¿Cómo se aplica?

Forma Uno:

Preparar la hoja de cálculo en Excel

Asegúrate de que tu archivo de Excel esté correctamente estructurado para que la
combinación funcione sin problemas:

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Los nombres de las columnas en la hoja de cálculo deben coincidir con los “campos” que
piensas insertar en la carta, correo, etiquetas, etc. Por ejemplo: columna <Nombre>,
<Apellido>, <Dirección>, <Ciudad>, <CódigoPostal>.

Todos los datos que vas a usar están en la primera hoja del archivo de Excel.

Las entradas de datos que van a usarse como porcentaje, moneda, código postal, etc., tienen
el formato correcto para que Word pueda interpretarlas bien.

Guarda el archivo de Excel en local (o en un lugar que Word pueda acceder) antes de
conectarlo al documento de Word.

Haz todos los cambios o añadidos en la hoja de cálculo antes de conectar con Word, para
evitar que haya que actualizar luego.

A continuación los pasos para trabajar en Word:

Conectar el archivo de Excel y configurar la combinación:

Abrir un documento de Word y activar la función de combinación

1. En Word, ve a la pestaña Correspondencia.

2. Selecciona Iniciar combinación de correspondencia y elige el tipo de documento: carta,
correo electrónico, sobres, etiquetas, etc.

Conectar con el archivo de Excel

1. En Word, dentro de la pestaña Correspondencia, elige la opción para Seleccionar
destinatarios > Usar una lista existente.

2. Busca y selecciona tu archivo de Excel preparado.

3. En el cuadro que aparece, selecciona la hoja (normalmente Hoja1 o la primera) y asegúrate
de que los encabezados de columna se usan como campos.

Editar la lista de destinatarios (opcional)

Puedes filtrar o excluir algunos destinatarios. En Word haz clic en Editar lista de
destinatarios.

En esa ventana puedes desmarcar filas de personas que no quieres que participen o aplicar
filtros/ordenar.

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Insertar los campos de combinación en tu documento

1. Coloca el cursor donde quieres que aparezca, por ejemplo, el nombre del destinatario.

2. En la pestaña Correspondencia, usa Insertar campo combinado (o también “Bloque de
direcciones”, “Línea de saludo”) para insertar los nombres de los campos que vienen de tu
Excel.

3. Repite para cada dato que quieras personalizar (nombre, dirección, importe, etc.).

4. Guarda el documento de Word.

Vista previa y finalizar la combinación.

1. En la pestaña Correspondencia, selecciona Vista previa de resultados para ver cómo
quedará cada documento para cada destinatario.

2. Navega entre los registros con los botones Siguiente / Anterior para examinar diferentes
destinatarios.

3. Cuando todo esté listo, haz clic en Finalizar y combinar > elige imprimir o bien combinar
a correo electrónico según lo que necesites.

Guardar para usar luego

Si guardas el documento de Word combinado, la conexión con el origen de datos (Excel) se
mantiene. Cuando lo abras de nuevo, Word te preguntará si quieres mantener la conexión.

Forma Dos:

Preparar la carta:

1.​Vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Cartas.
2.​En Word, escriba el cuerpo de la carta que desea enviar a la lista de distribución de
correo.

Agregar contenido personalizado a la carta:

1.​Vaya a Correspondencia > Bloque de direcciones.
2.​Elija un formato para el nombre del destinatario. En el cuadro de diálogo Insertar
bloque de direcciones.
3.​Elija Aceptar.
4.​Elija Línea de saludo.

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5.​Seleccione el formato que desea usar en el cuadro de diálogo Insertar línea de
saludo.
6.​Seleccione Aceptar para insertar el campo de línea de saludo.
7.​Vaya a Archivo > Guardar como.

Obtener una vista previa de las cartas e imprimirlas:

1.​Vaya a Correspondencia > Vista previa de resultados para obtener una vista previa
de las cartas.
2.​Elija Siguiente o anterior para desplazarse por el conjunto de datos para asegurarse
de que los nombres y las direcciones tienen el aspecto correcto.
3.​Vuelva a seleccionar Vista previa de resultados para cambiar de los resultados
combinados a los campos a los campos de combinación de correspondencia de la
carta.
4.​Seleccione Finalizar & Combinar > Imprimir documentos.
Elija Editar documentos individuales, imprimir documentos o Enviar mensajes
de
Email.

Guardar la carta personalizada:

1.​Vaya a Archivo > Guardar como. Al guardar el documento de combinación
de correspondencia, se mantiene conectado a la lista de distribución de correo
para su futuro uso.
Para volver a usar el documento de combinación de correspondencia, abre el
documento de combinación de correspondencia. Elija Sí cuando Word le pida
que mantenga conexión.

Ejemplo:

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FUNCIÓN SÍ

¿Qué es?

La función Sí de Excel es una de las funciones más utilizadas ya que prueba si una condición
se cumple o no. Nos permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que
se espera.

Esto quiere decir que una instrucción Sí puede tener dos resultados:
1.​Si la comparación es verdadera.
2.​Si la comparación es falsa.

¿De qué trata?

La función Sí trata de evaluar una condición y devolver un resultado si es verdadero o si es
falso. Y nos permite automatizar las decisiones de nuestras hojas de cálculo, como por
ejemplo:

1.​Clasificar datos según un criterio (Aprobado, reprobado ; Alto, bajo; Sí, no).
2.​Calcular valores distintos según la situación (Un descuento sólo si el valor de la
compra cumple con el mínimo dado).
3.​Mostrar mensajes personalizados según una condición se cumpla o no.
4.​Insertar cálculos condicionales (por ejemplo: restar un presupuesto si se supera).

¿Cómo se aplica?

1.​En tu hoja de cálculo, identifica la celda cuyo valor quieres evaluar (Por ejemplo:
A2).
2.​Decide la prueba lógica que quieres hacer: (Por ejemplo: A2 < 55).
3.​Decide qué quieres que se muestre ( o calcule) si la condición es verdadera.

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4.​Decide qué quieres que se muestre si la condición es falsa (opcional).
5.​Escribe la fórmula en una celda, por ejemplo:

= SI (A2 < = 55 ; “Aprobado” ; “Reprobado” )

6.​Presionar Enter y observa el resultado. Luego puedes copiar la fórmula hacia otras
filas si la estructura es similar.
7.​Asegúrate de que las referencias de celda son correctas (relativas o absolutas según
convenga).

Ejemplo:




FUNCIÓN SÍ ANIDADA

¿Qué es?

La función Sí anidada se refiere a usar una función Sí dentro de otra función Sí, de modo que
puedas evaluar más de una condición secuencialmente y devolver más de dos posibles
resultados. Esto quiere decir que cuando el caso no se resuelve con una sola condición,
necesitas otras pruebas lógicas adicionales
Por ejemplo: si quieres clasificar edades en más de dos categorías (“Menor de edad” , “Mayor
de edad” , “Tercera edad”). Una sola función Sí no bastaría, así que necesitas anidar.
Esta lógica sería:
1.​Si la edad < 18 = “Menor de edad”
2.​Si no (=>18) pero < 65 = “Mayor de edad”

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3.​Si no (=>65) = “Tercera edad”
La fórmula con Sí anidada sería la siguiente:
=SI(A2<18; “Menor de edad”; SI(A2<65; “Mayor de edad”; “Tercera edad”))
Esto significa que la función SI evalúa la primera prueba (A2<18). Si es verdad, devuelve ;
“Menor de edad” y termina. Si es falso, pasa al “Valor_si_falso” que es otra función Sí, la
cual hace la segunda prueba (A2<65). Si esa es verdadera devuelve “Mayor de edad”, si no,
devuelve “Tercera edad”.
¿De qué trata?
La función Sí anidada trata sobre la evaluación de varias condiciones dentro de una misma
fórmula, permitiéndote obtener más de dos posibles resultados. Anidar significa colocar una
función Sí dentro de otra. Así, cuando la primera condición no se cumple, Excel pasa a
evaluar la siguiente, y así sucesivamente, hasta encontrar la que corresponda o devolver un
valor final si ninguna se cumple.
Podemos usarla en diferentes casos, como por ejemplo:
1.​Cuando tienes más de dos posibles resultados y quieres mezclarlos según diferentes
condiciones.
2.​Cuando las condiciones son secuenciales y se usa como “si esto… si aquello… etc.”
3.​Cuando no se amolden fácilmente a una sola prueba lógica con dos resultados.
¿Cómo se aplica?
1.​ Comprender la base: Función Sí normal:
Primero recuerda la estructura básica de una Función Sí:
=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
1.​prueba_lógica: La condición que Excel evaluará.
2.​valor_si_verdadero: Lo que Excel muestra si la condición se cumple.
3.​valor_si_falso: Lo que Excel muestra si no se cumple.
2. Anidar funciones Sí
Cuando hay más de dos resultados posibles, debes colocar una función Sí dentro del
argumento “valor_si_falso” o “valor_si_verdadero” de otra.
A continuación, estos son los pasos para aplicarla correctamente:
1.​Identifica tus condiciones:
Haz una lista de las reglas que quieres evaluar y qué resultado quieres para cada una.

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Ejemplo:
4.7 a 5.0 = Superior
4.0 a 4.6 = Alto
3.0 a 3.9 = Básico
1.0 a 2.9 = Bajo
2.​Decide el orden:
Evalúa las condiciones desde la más estricta hasta la más amplia (o viceversa). Por ejemplo,
empieza de la nota más alta hasta la más baja.
3.​Empieza con la primera condición:
=SI (A2>=4.7 ; “Superior”;
4.​Sustituye el valor_si_falso por otra función Sí
Agrega la siguiente condición dentro de la primera:
=SI (A2>=4.7 ; “Superior”; SI (A2>=4.0; “Alto” ;
Y sigues hasta el final:
=SI (A2>=4.7 ; “Superior” ; SI (A2>=4.0 ; “Alto” ; SI (A2>=3.0 ; “Básico” ; “Bajo” ) ) )
5.​Cierra todos los paréntesis
Cada función Sí que abres debe cerrarse. Si tienes tres funciones cierras tres paréntesis al
final.
Ejemplo:

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MAPA CONCEPTUAL:


CONCLUSIÓN:

Aprender Excel avanzado, especialmente la Función Sí, Función Sí anidada y combinación
de correspondencia, permiten tomar decisiones automatizadas dentro de una hoja de cálculo.
Estas herramientas amplían la capacidad de análisis, optimizan el tiempo y reducen errores
humanos al procesar grandes volúmenes de datos. Dominar estas funciones no solo mejora la
productividad y la exactitud en la gestión de datos, sino que también desarrolla un
pensamiento lógico y estructurado. Esto convierte a Excel en una herramienta poderosa para
la toma de decisiones, la elaboración de reportes y la optimización de tareas tanto académicas
como laborales.

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BLOG:
Crystal Romero:
https://amaneciendoconelfuturo.blogspot.com/