Guia de aprendizaje sobre te - 2021.docx

Guia de aprendizaje sobre te

1. GFPI-F-135 V01

PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: Tn Asistencia Administrativa
Código del Programa de Formación: 134101
Nombre del Proyecto: Suministrar apoyo a los procedimientos en las unidades administrativas de
mipymes.
Fase del Proyecto: Análisis
Actividad de Proyecto: Identificar los procedimientos administrativos y tipos de clientes de las
MIPYMES mediante el uso de herramientas ofimáticas y análisis de información
Competencia: TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCEDIMIENTOS
TÉCNICOS Y NORMATIVA
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
Tramitar correspondencia de acuerdo con procedimientos técnicos y normativa
Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y
políticas institucionales.
Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades
administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales.
Conservar y Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de
información de acuerdo con las normas técnicas, las la tecnología disponible, la
normativa y políticas institucionales.
Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos y que
cumplan con la normativa, y políticas organizacionales
Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de oficina,
teniendo en cuenta los procedimientos.
Duración de la Guía: 96 horas
LA IMPORTANCIA EN LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS RADICA EN LOS
SIGUIENTES ASPECTOS:
1.Acreditan y documentan la EVOLUCIÓN JURÍDICO-ADMINISTRATIVA DE LAS
ORGANIZACIONES. A pesar del avance de las nuevas tecnologías es en los
documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades
de los organismos.
2.Son producto de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los
documentos que guardan en ellos, su RELACIÓN COTIDIANA CON LA
SOCIEDAD Y CON EL ENTORNO DEL QUE FORMAN PARTE .
1.IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
2. PRESENTACIÓN

2. GFPI-F-135 V01

3.Son un recurso esencial que correctamente organizados puede constituirse en MEMORIA Y
TESTIMONIO DE LA EVOLUCIÓN DE SU ENTIDAD PRODUCTORA.
Por ello, el propósito al finalizar el desarrollo de esta guía de aprendizaje, es que usted dimensione el
impacto, importancia y pertinencia de las políticas archivísticas y cómo estás aportan
al buen desempeño de sus labores como ASISTENTE ADMINISTRATIVO en el tramite de los
documentos que las entidades desarrollan en el cumplimiento de sus funciones.
DESCRIPCIÓN DE LA(S) ACTIVIDAD(ES)
3.1 Actividades de Reflexión Inicial
Análiza el VIDEO “La Gestión Documental y su importancia en las organizaciones”, y en base al video
y al PDF “Decreto1080 MIN CULTURA”, van a a realizar una UVE HEURISTICA (Instructor explcará en
que consiste) que refleje los puntos importante del video y del PDF.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios
para el aprendizaje:
A.Desarrollar taller denominado “1. Guia Taller No. 01 Administracion” que se encuentra en la
carpeta Material de Apoyo; de manera individual, y a través de un COLLAGE TIPO CARTEL ,
en el cual resuma los aspectos desarrollados en el taller “1. Guia Taller No. 01 Administracion”.
Tomar una fotografía al cartel y subirlo a la carpeta indicada por el Instructor
B.Realice la lectura del artículo “La función archivística y su incidencia en la corrupción
administrativa”. Desarrolle un Crucigrama de este documento, este debe contener las
siguientes PAUTAS:
Debe contener 8 términos verticales y 8 términos Horizontales
El curcigrama que envíen al instructor debe ir EN BLANCO (esto con el objetivo de
intercambiarlo según indicaciones del instructor)
Obviamente debe contener las PISTAS para que pueda ser resuelt por un compañero
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3. GFPI-F-135 V01

A continuación, se da UN EJEMPLO de que es un CRUCIGRAMA:
C.Consulte la Ley de Transparencia, revisando especialmente los principios enunciados del artículo 3
de la Ley 1712 de 2014. Elabora una INFOGRAFÍA en la herramienta canva con las
ideas principales

4. GFPI-F-135 V01

Ejemplo de una INFOGRAFIA:

5. GFPI-F-135 V01

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

6. GFPI-F-135 V01

• Ubique la Ley 594 de 2000 en la página del Archivo General de la
Nación y realice “2. Guia Taller No. 02 Marco Legal”, teniendo en cuenta
normatividad seleccionada y compartida. (Ley 599 de 1999, circular 004 de
2003 y circular 012 de 2004). Método IPLER

• Desarrolle el taller “3. Guia taller No. 03 Tramite comunicaciones
oficiales”; este taller se resuelve de acuerdo al Acuerdo 060 de 2001 y demas documentos que sean
compartidos por el instructor (a).
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Realizar lectura comprensiva del taller “4. Guia Taller No. 04 Estudio de caso” relacionado con el
tramite de recibo y despacho de los documentos fisico y electrónico.
Elaborar INFORME EJECUTIVO (Resumen Ejecutivo) según la NORMA GTC 185.
Este informe se hará sobre la misma NORMA GTC 185, y participar en la sesión del 26 de junio
donde se realizará un conversatorio. Tener en cuenta las instrucciones de la instructora
Nota: IMPORTANTE reviasr las páginas de la 53 a las 62 de la norma GTC 185
Durante este proceso de enseñanza-aprendizaje y evaluación se han dado orientaciones que permitirán la
adecuada apropiación de conocimientos necesarios en la presentación de las evidencias utilizando la
tecnología disponible. Por lo tanto es necesario que realice la autoevaluación según su desempeño en el
desarrollo de la guía, plasmar la información en una historieta, que en su momento será socializado por el
instructor la herramienta tecnologica..
Las evidencias requeridas, serán entregadas en la fecha acordada para su valoración de acuerdo a la lista
de verificación entregada dentro del material.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Producto:
• Resumen ejecutivo
(según GTC 185Informes)
Aplica en el proceso de recibo y
despacho de documento, las
técnicas, la normativa y las
políticas institucionales.
Técnica de Evaluación:
Valoración de producto
Instrumento de Evaluación:
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

7. GFPI-F-135 V01

“Tramite de
documentos en tiempos
de confinamiento”
• Prueba de conocimiento
sobre glosario de la guía
y retroalimentación
(vídeos)
Aplica los procedimientos en la
recepción y despacho e
interpreta las tablas de
retención documental, de
acuerdo con la normativa y las
políticas institucionales.
Usa los canales o medios de
ingreso de los documentos.,
acuerdo con la normativa, las
políticas institucionales.
Distribuye los documentos
recibidos, de acuerdo con la
estructura organizacional, la
normativa y política institucional
Lista de Verificación
Técnica de Evaluación:
Prueba de conocimiento
Instrumento de Evaluación:
Cuestionario
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información,
la investigación y la cultura.
Agrupaciones Documentales: Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativ, en
el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos,
las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por
una
institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para
identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
5. GLOSARIO TÉRMINOS

8. GFPI-F-135 V01

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción
de los documentos de una institución.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.
AREVALO, Víctor H.: Técnicas Documentales de Archivo Ordenación y Clasificación de los documentos de
Archivo/Víctor Hugo Areválo Jordán, Buenos Aires: Ediciones del Sur, 2003.
CRUZ, José R.: Administración de Documentos y Archivos Textos Fundamentales/José Ramón Cruz
Mundet,
Madrid: Coordinadora de Asociación de Archiveros, 2011.
AGN. Cartilla Clasificación Documental
ANZOLA, Introducción a la Administración McGraw Hill. Chiavenato I. Iniciación a la Administración General.
Mc. Graw Hill.
BASE DE DATOS: Océano Universitas. Archivística, Diplomática y Sigilografía. Autor: Antonio Martínez
Revista: Lateral (Número: 22) Fecha de publicación: 10 / 1996 (España) Fuente bibliográfica: Lateral © 1996
Lateral Ediciones, S.L. http://observatorio.sena.edu.co/index.html
http://oceanodigital.oceano.com/Universitas.
MOSS, William W.: Los archivos, la historia y la tradición orales: un estudio del RAMP/William Moss, Peter
C.
Mazikana, Bogotá: Archivo General de la Nación, UNESCO, 1997. 123 p. 24 c 7. CONTROL DEL
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) César Augusto Mancilla Instructor CSET Bucaramanga, 10 nov
6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS
7. CONTROL DE DOCUMENTO

9. GFPI-F-135 V01

Castro 2020
Nombre Cargo Dependencia FechaRazón del
Cambio
Autor (es)
8. CONTROL DE CAMBIOS (Diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)