Korespondensi dan Digital Arsip untuk SMK.pptx

materi menyusun surat –surat dinas/resmi dan surat bisnis Indonesia secara digital dan pengelolaan dan penyimpanan Arsip Digital menggunakan Google Drive

1. Korespondensi & Digital Arsip Nurul Giswi Karomah , S.Pd ., M.A.

2. “Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya”

3. Terampil dalam menyusun surat –surat dinas/resmi dan surat bisnis Indonesia secara digital Terampil dalam pengelolaan dan penyimpanan Arsip Digital menggunakan Google Drive Tujuan Pelatihan

4. Manfaat Pelatihan ; Mendapatkan Keterampilan Korespondesi Digital Arsip yang Diperlukan Meningkatkan daya saing Peluang Karier dan Pengembangan Pribadi

5. KORESPONDENSI

6. Komunikasi

7. Surat Komunikasi

8. SURAT Alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis

9. Korespondensi Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi

10. Fungsi Surat, Bagian Surat dan Bentuk Surat

11. Arti dan Fungsi Media komunikasi dalam bentuk tertulis antara dua orang atau lebih. Fungsi surat : - informasi (contoh : ijin sakit) - permohonan (contoh : lamaran kerja) - pengingat (contoh : arsip) - petunjuk (contoh : surat tugas, memo).

12. Fungsi Surat Sebagai alat komunikasi tulis Sebagai tanda bukti tertulis Sebagai alat pengingat Sebagaipedoman untuk bertindak Sebagai keterangan keamanan Sebagai duta/wakil organisasi Sebagai dokumen historis dari suatu kegiatan

13. Berdasarkan isinya , surat dibedakan atas : surat pribadi surat pribadi nonformal ( misal : surat antarteman , surat untuk orang tua ) surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan , surat kuasa , surat perjanjian kontrak )  

14. Berdasarkan isinya , surat dibedakan atas : surat dinas surat keterangan surat jalan surat kelakuan baik surat izin dll .

15. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas: Surat Niaga surat penawaran surat pemesanan barang surat pengiriman surat penagihan d ll  

16. SURAT RESMI Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi , baik perorangan , instansi , maupun organisasi . Misalnya surat dinas , surat edaran dan lain-lain

17. SURAT YANG BAIK Teknis : - Format dan tata-letak - Penulisan atau pengetikan (ukuran, warna,tebal-tipis font ) - Material kertas dan alat tulis - Sesuai aturan penulisan (kapital, diksi, atau tanda baca) Non-teknis : - Sesuai waktu, situasi, kondisi - Media pengiriman - Kejelasan identitas pengirim dan penerima - Menarik - Bersih

18. Kriteria Surat dan Penulis Surat yang baik Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis Menggunakan bentuk surat yang standar Menggunakan bahasa indonesia baku Menggunakan gaya bahasa yang lugas Menggunakan bahasa yang jelas Menggunakan bahasa sopan dan hormat Menyajikan fakta yang benar dan lengkap Tidak menggunakan singkatan kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat

19. BAGIAN BAGIAN SURAT Identitas pengirim Alamat pengirim Keterangan pengirim Tanggal Nomor surat Perihal atau keterangan Peruntukan (nama, alamat, institusi, atau keterangan yang dituju) Salam pembuka Surat (pengantar, inti, penutup) Salam penutup Otentifikasi Lampiran Tembusan

20. BENTUK SURAT RESMI

21. KEPALA SURAT Tanggal : Nomor : Lampiran : Hal : Yth . ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka , ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… Paragraf Isi ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan : Inisial LOGO Bentuk Lurus penuh 1

22. KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran : Hal : Yth . ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka , ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan : Inisial LOGO Bentuk Lurus 2

23. KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran : Hal : Yth . ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka , …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… ………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… Paragraf Isi ..……………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan : Inisial LOGO Bentuk Setengah Lurus 3

24. 4

25. KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran : Hal : Yth . ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka , ..……….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………… Paragraf Isi ………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………..…………………………………………………………………………………………………………………… …………………… Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan : Inisial LOGO Bentuk Paragraf Menggantung 5 5. format paragraf menggantung ( hanging paragraf style)

26. 6 . format lekuk ( indented style) 6

27. 7

28. 8

29. Surat Menyurat Menggunakan E-mail Atau Surer

30. PENGERTIAN E-MAIL MENURUT PARA AHLI Tyas Vanessa : E-mail sebagai sebuah layanan yang dapat digunakan untuk mengirim pesan instan yang dilakukan secara elektronik .   Smitdev Community & Ali Zaki : E-mail sebagai surat elektronik yang memungkinkan semua orang saling berkirim pesan via jaringan internet.   David Woole : E-mail sebagai sebuah media yang berfungsi untuk digital message ( pesan digital). Jasmadi & Solusindo : E-mail sebagai sarana mengirim pesan secara elektronik via internet

31. APA ITU SUR-EL ATAU E-MAIL ?, E-MAIL adalah singkatan dari Elektronic Mail atau dalam bahasa Indonesia disebut Surat Elektronik ( disingkat SUR-EL) merupakan sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet.

32. APA FUNGSI E-MAIL ATAU SUR-EL ? Fungsi dari Email adalah untuk mengirim pesan kepada orang lain menggunakan internet sebagai medianya. Email juga berperan penting dalam dunia bisnis dan interaksi dalam Kehidupan. Email juga berperan penting untuk periklanan sebuah produk dan juga fungsi lainnya.

33. MANFAAT EMAIL secara umum Sebagai salah satu kinci untuk masuk ke jejaring medsos Sebagai jalan untukmengakses dunia Pendidikan Sebagai media informasi Membuat Blog atau website Menjalin hubungan baik dengan orang lain Media pengiriman data Akses menuju dunia kerja secara langsung

34. Kelebihan E-mail Lebih Cepat Kerahasiaan terjamin Bisa dapat diakses dimana saja Dapat menyimpan dengan baik setiap informasi / dokumen yg penting Sangant efektif dan efisien dalam pengiriman lampiran jumlah yang banak Dapat mengirim surat ke beberapa alamat yang dituju

35. Kekurangan E-mail Kesalahan penulisan alamat dapat mengakibatkan e-mail tidak sampai ke tujuan E-mail dapat hilang jika penyedia layanan internet terpaksa menghilangkan atau menolak sejumlah e-mail karena kotak pos sudah penuh Komunikasi dapat terhambat jika terlambat membuka e-mail Harus senantiasa menggunakan perangkat teknologi tertentu untuk mengakses internet Kapasitas Penyimpanan Data Email berbatas

36. Gimana cara buat email?

37. Membuat e-mail Situs-situs yang menyediakan email: Google : www.gmail.com ; Yahoo  : www.ymail.com; Plasa    : www.plasa.com; Hotmail: www.hotmail.com; rediff    : rediffmail.com; dan masih banyak situs lainnya yang menyediakan email gratis atau berbayar.

38. ETIKA DAN TATA CARA BER E-MAIL YANG BAIK   menyebutkan subjek secara jelas Gunakan alamat email yang proesional Tuliskan salam pembuka dan penutup Kirimkanlah email secara singkat dan padat Hindari mengirim attachment yg terlalu besar Cek ulang sebelum dikirim Gunakaan signature dengan tepat Perhatikan waktu mengirim email yang tepat

39. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN dalam menulis Email Gunakan sapaan pembuka yang formal Ketahui siapa yang akan menerima e-mail kita Gunakan font klasik yang formal Jangan pernah menulis dalam huruf kapital semua Jangan mengetik dengan font warna merah Jangan pernah meremehkan kesalahan penulisan atau “typo” Jangan sampai salah kirim Jangan menuliskan isi e-mail jauh dari subject e-mail kita Penutup

40. Menjawab atau membalas E-Mail Usahakan membalas setiap e-mail yang kita terima Menjawab e-mail termasuk top urgent walau pun isi e-mail- nya bukan top urgent, Walau pun jawabannya hanya “ terima kasih ” atau “ Terima kasih telah mengirim email Biasakan untuk mengaktifkan out office reply Pikirkan lebih dalam sebelum kita menekan “reply all” Menghapus isi e-mail sebelumnya ketika mau mem-forward atau membalas e-mail Mengubah subject e-mail jika diperlukan Jangan menggunakan e-mail kalau urgent

41. Kekurangan E-mail Kesalahan penulisan alamat dapat mengakibatkan e-mail tidak sampai ke tujuan E-mail dapat hilang jika penyedia layanan internet terpaksa menghilangkan atau menolak sejumlah e-mail karena kotak pos sudah penuh Komunikasi dapat terhambat jika terlambat membuka e-mail Harus senantiasa menggunakan perangkat teknologi tertentu untuk mengakses internet Kapasitas Penyimpanan Data Email berbatas

42. PENGERTIAN DASAR DAN UTAMA :  TO, CC, BCC, ATTACHMENT   pada fasilitas email dari Gmail ( Google Mail ) TO : Seperti yang sudah anda ketahui , pada kolom "To" tentu saja merujuk ke alamat penerima               ( kepada Siapa ditujukan ).   Tapi isi kolom ini hanya dengan penerima utama dari email yang anda buat.  CC (Carbon Copy) : digunakan untuk diisi dengan alamat-alamat email lain selain penerima utama . Semua alamat email yang ada disini akan mendapatkan copy dari email terkait . Dan semua alamat email yang ada dikolom CC akan dapat melihat alamat email lainnya yang berada di kolom "To" dan "CC".

43. PENGERTIAN DASAR DAN UTAMA :  TO, CC, BCC, ATTACHMENT   pada fasilitas email dari Gmail ( Google Mail ) BCC (Blind Carbon Copy):  Sama halnya dengan CC, semua alamat email yang berada dikolom ini akan menerima copy dari email. Bedanya adalah semua penerima baik itu di kolom To, CC dan BCC itu sendiri tidak akan melihat email orang lain yang berada dikolom BCC. Beberapa program email menyebut email yang berada dikolom BCC sebagai Undisclosed Recipients ( Penerima Rahasia ). ATTACHMENT, Fasilitas pada sebuah program email baik program komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirim file, atau gambar , yang di ikut sertakan pada email yang akan kita kirim .

44. CARA MENULISKAN SUBJECT E-MAIL Buatlah subject e-mail sesuai dengan isi e-mail: Contoh yang benar   “ Undangan Rapat Perusahaan”; Contoh yang salah  “ Dateng ya ntar malem di rapat perusahaan kita ” Tulislah subject e-mail se- spesifik mungkin : Misalnya kita mau mengirim e-mail persetujuan proyek perbaikan Mesin   yang ada line Pengemasan ; Subject email “ Mohon Approval persetujuan pengadaan mesin otomatis untuk line pengemasan ”,  Jangan ditulis subject email “ Pengadaan mesin otomatis ”

45. CARA MENULISKAN SUBJECT E-MAIL Buat subject e-mail yang Actionable: kalau e-mail meminta persetujuan , ditulis “ Mohon approval dan seterusnya ”. Kalau email meminta bantuan tambahan tambahan orang, ditulis “ Mohon bantuan tenaga dan seterusnya ”. Jadi pihak yang menerima email sudah tahu melakukan apa dari hanya membaca subject e-mail- nya . Gunakan kalimat lugas pada subject e-mail.  Hindari subjek yang bertele – tele yang bisa membingungkan penerima e-mail .

46. CARA MENULISKAN BODY-EMAIL Body e-mail ini dibagi menjadi ; (1) Pertama kata sapaan pembuka (2) kesimpulan atau maksud kita (3) latar belakang (4) tambahan .

47. Mengirim Surat melalui email

48. Digital Signature

49. Digital Signature

50. Praktek Mengirim surat melalui e-mail Buatlah surat undangan berdasarakan kasus berikut ! Simpan surat dalam bentuk file pdf kemudian kirim surat tersebut melalui email ke [email protected]

51. Kasus Direksi PT Semen Cibinong mengundang para pemegang saham untuk menghadiri Rapat Umum Tahunan Para Pemegang saham yang akan diadakan di Auditorium The World Trade Center Jakarta, Wisma Metropolitan II, Lantai 17, Jl Jend . Sudirman Kav 31 Jakarta. Pada hari Sabtu , tanggal 01 November 2025, pukul 09.00 dengan agenda terlampir . Demi terpeliharanya ketertiban penyelenggaraan rapat umum tersebut , dimohonkan perhatian pemegang saham atas beberapa hal sebagaimana diuraikan dalam lampiran . Undangan ini dibuat di Jakarta pada tanggal 07 Oktober 2025, dengan penandatangan salah seorang direktur . Buatlah surat undangan dari Direktur kepada para pemegang saham PT Semen Cibinong.

52. DIGITAL ARSIP

53. SEBUTKAN 3 KATA TENTANG ARSIP DIGITAL !

54. Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan , dikomunikasikan dan disimpan dengan menggunakan teknologi Komputer Sumber : UU No. 43 Tentang kearsipan ARSIP DIGITAL

55. Kenapa harus segera digital? Penyelamatan arsip dalam berbagai media A r si p t e r a n c am t i d ak b isa d i bu k a ( o b s o l e t e ) A r si p t e r a n c am r u sak

56. Born Digital 1 2 Alih media Melalui Konversi bentuk Arsip (Proses Scaninf dokumen ) Menggunakan Teknologi Komputer ARSIP ELEKTRONIK DAPAT DICIPTAKAN DENGAN

57. Arsip Kertas Isi direkam diatas kertas Dapat langsung dilihat dan dibaca Struktur fisik langsung bisa dilihat PERBEDAAN KARAKTERISTIK Arsip Digital Isi direkam dengan media optic dan magnetic Isi dipresentasikan dengan symbol-symbol yang harus diterjemahkan sebelunya Struktur fisik tidak langsung dilihat

58. SARANA UNTUK PENYIMPAANAN ARSIP ELEKTRONIK

59. PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL

60. Pemberkasan Arsip Elektronik Tersier Instrumen Klasifikasi Arsip Primer S e k un d e r

61. Pemberkasan Arsip Elektronik Guide Primer G u i d e S e k un d e r Guide Tersier Local Disk (D:) HM Hubungan Masyarakat Penerangan dan Publikasi D e n g a r P e n d a p a t D P R R I 02 Hubungan Antar Lembaga 01 Lembaga Negara 02 Perusahaan 01 KemenkumHAM HM200-210604-SU-1234-Peresmian Gedung Arsip.pdf HM200-210612-SM-231-Permohonan Narsum Diklat.pdf 02 KemenPANRB Diadaptasi

62. Let’s Practices

63. Praktek Menyimpan surat melalui Google Drive Foto surat yang sudah dibuat Ubah nama file sesuai dengan perihal surat Buat folder di google drive: Surat Undangan Masukkan/upload surat ke folder tersebut di GDrive kemudian salin link Gdrive melalui link berikut https://bit.ly/PraktekDigitalArsip14

64. Thanks Please keep this slide for attribution