Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas.pptx

Descripción de documentación administrativa

1. UF 0519 Gestión auxiliar de documentación administrativa básica MF0969_1 Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales

2. Contenidos  Los documentos administrativos de las entidades públicas y privadas  Documentos administrativos en la gestión de la compraventa  Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal  Otros documentos administrativos y empresariales  Operaciones informáticas de facturación y nóminas

3. Capacidades y criterios de evaluación C1: Aplicar las técnicas de registro y clasificación de la documentación administrativa básica, especificando su función, elementos y requisitos fundamentales, a través de aplicaciones informáticas adecuadas.

4. C2: Operar con medios de pago básicos, identificando los requisitos fundamentales de los justificantes de las operaciones, los emisores y receptores, y los importes y cálculos necesarios. C3: Aplicar procedimientos de control de existencias de documentación, material y equipos de oficina y los métodos de registro y acceso, y el stock de seguridad establecido.

5. Objetivos: Alcanzar los conocimientos básicos necesarios para realizar una gestión integral en la empresa, que sea adecuada y eficaz. Identificar la documentación administrativa pública y privada e identificar aquellos documentos más relevantes en la administración comercial de la empresa, atendiendo a sus características, tipos, funciones, etc.

6. Objetivos: Reconocer las herramientas básicas en la gestión de la tesorería, pudiendo identificar igualmente los documentos propios de esta área, adquiriendo conocimientos básicos sobre las formas y medios de cobro y pago más usuales. Adquirir conocimientos para llevar un control del almacén de la empresa, mediante sus documentos tipo, criterios a adoptar, funciones, etc.

7. UD_1 GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA

8. CONTENIDOS: 1. Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas 2. Documentos administrativos en la gestión de la compraventa 3. Documentos administrativos en la gestión productiva y personal 4. Otros documentos administrativos y empresariales 5. Operaciones informáticas de facturación y nóminas

9. 1. Los documentos administrativos de las entidades públicas y privadas

10. 1.ELEMENTOS 2.FUNCIONES 3.CARACTERÍSTICAS 4.CLASIFICACIÓN 5.MÉTODOS DE REGISTRO 6.NORMATIVA BÁSICA PARA SU ELABORACIÓN

11. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 1 ) Son documentos que producen efectos (alguna adquisición, modificación, transferencia o extinción de derechos u obligaciones) con independencia del tipo de soporte que los contenga.

12. 2) Emitidos por algún órgano administrativo 3) Válidos o ajustados a la ley o la normativa

13. Otra definición: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Son el soporte de los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos

14. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y DE LAS PRIVADAS TIENE DIFERENCIAS IMPORTANTES, AUNQUE A VECES PUEDAN PARECER LOS MISMOS.

15. La regulación normativa de los documentos administrativos la podemos encontrar recogida en la ley de procedimientos administrativos:

16. 1. Elementos encabezado, texto y final

17. Un documento es el producto de la actividad humana y que reflejamos en él. Esta actividad va a quedar plasmada en el documento como una información

18. En todo documento aparecen: El soporte material: Papel, lienzo, cinta, papiro, pergamino…. El medio de fijación operativo o lenguaje elegido para fijar el mensaje : escritura alfabética, imagen analógica, escritura digital.

19. La información: mensaje, contenido, noticia, carta, testamento , ley….

20. Los elementos que caracterizan a los documentos administrativos, en entidades privadas y públicas son: encabezado, texto y final.

21. A) El encabezado Se trata de la parte superior del documento. Está compuesto de: membrete nombre del año lugar y fecha código, destino, asunto y referencia

22. – El membrete. Inscripción que caracteriza a la institución, organismo o entidad que emite el documento. Se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes.

23. – Nombre del año . Cada calendario tiene un nombre diferente y es marcado por decreto ley por el Gobierno (en los documentos oficiales).

24. – Lugar y fecha. Es la zona dedicada a indicar dónde y cuándo se elaboran los documentos. Se suele incluir: el nombre de la localidad, el día, el mes y el año de la elaboración del documento

25. – Código. Nos indica o identifica a la empresa o institución que remite el documento. Por ejemplo: UGT, CCOO, ONCE… – Destinatario. En esta parte identificaremos a la persona, institución o empresa a la que se envía el documento.

26. – Asunto. Se explica aquí de forma resumida el motivo del documento, mediante una frase clara y concisa. – Referencia. Se utiliza muchas veces para no repetir el asunto del documento, ya que se trata del código y fecha abreviados del documento que sirve como referente. Ejemplo: OFICINA nº158-07-AR.

27. B) El texto Es la parte principal del documento. La encontramos dividida en secciones. Dependiendo del tipo de documento, cada una de ellas se estructurará de una forma u otra.

28. Características en su elaboración de los documentos administrativos – Claridad. La fácil comprensión del documento puede facilitar el entendimiento del mensaje que se quiere transmitir

29. – Integridad. Las ideas que queremos transmitir a través del documento no deben presentar vacíos ni ambigüedades. La información debe ser coherente y completa .

30. – Brevedad. Para una correcta comprensión del texto, las ideas, no solo se deben presentar de forma clara, concisa y coherente, sino que deben ser expresadas sin rodeos y de forma directa.

31. – Cortesía. La redacción del texto deben ser cordial, respetuosa. El mensaje entregado al lector debe ser positivo, sin dejar a un lado la jerarquía establecida. – Corrección. Debemos mencionar que los documentos administrativos no deben contener errores gramaticales o de ortografía.

32. Si queremos presentar varias ideas en el documento entonces: debemos a dministrarlas y ordenarlas de forma comprensible, para que lleguen lo más directamente posible al lector.

33. C) El final Se sitúa en el extremo inferior del documento y debe incluir: la antefirma, firma, posfirma, sello, anexo, “con copia” y pie de página.

34. – Antefirma. Se trata de una frase de cortesía para concluir la redacción del texto y precede a la firma. – Firma. Contiene nombre y apellidos de la persona que se responsabiliza del documento.

35. – Posfirma. Se trata de la profesión o grado académico o cargo que desempeña la persona que firma el documento.

36. – Sello. Es el instrumento legal que da validez al documento. En las Administraciones Públicas es de forma circular. Da autenticidad y legalidad a lo que expresamos en el texto.

37. – Anexos. Es una parte opcional, muy utilizada para adjuntar documentos, recibos, facturas, certificados, etc., que completen el texto del documento. – Pie de página. Normalmente se identifica el nombre de la empresa, dirección o persona responsable de la elaboración del documento.

38. Cada una de las partes que hemos escrito forma el documento administrativo, lo que no quiere decir que todos los documentos contengan todas las partes en función de las características de cada uno. Encontraremos documentos más completos y menos completos.

39. ELEMENTOS

40. 1. DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS – N.º de expediente – Objeto – Interesad@-s – Tipo – Fecha de inicio – Tipo de procedimiento – Órgano, persona o unidad – Disposición legal ( publicación ) – Lugar y fecha – Antefirma – Nombre y apellidos del firmante

41. SOLICITUD

42. SOLICITUD

43. NOTIFICACIÓN

44. NOTIFICACIÓN

45. – Nº de serie (fra., albarán, pedido) – Fecha – Información sobre las partes – Objeto de la emisión del documento – Aceptación de las partes: generalmente, con la firma del documento 2. DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EMPRESAS PRIVADAS

46. 2.- FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Los documentos administrativos son : El soporte material por el que se materializan los actos administrativos FUNCIÓN PRINCIPAL : producir derechos u obligaciones entre las partes

47. FUNCIONES GENERALES : 1. de constancia 2. De comunicación

48. 1º) Se trata de un documento de constatación b. Garantizar el derecho de los ciudadanos a acceder a ellos a. Es decir, garantizar la conservación de la actuación administrativa en soporte material, posibilitar la demostración de su existencia, sus efectos , posibles errores.

49. 2º) Cumple una función de comunicación ● Servir como medio de comunicación de los actos de la Administración y las empresas ● Puede ser: – Comunicación interna – Comunicación externa

50. – Comunicación interna: entre las unidades que componen la organización. – Comunicación externa: la organización con el exterior, es decir, con los usuarios o con otras organizaciones.

51. 3. Características

52. Clasificación Los documentos administrativos surgen de los distintos tipos de gestiones que realizan las entidades públicas y privadas. 4. Clasificación

53. 4. Clasificación Los documentos administrativos públicos son diversos y de infinidad de características. Se pueden agrupar en: Documentos administrativos dentro del marco del procedimiento Documentos administrativos de decisión: resoluciones y acuerdos Documentos de transmisión Documentos de constancia

54. 1.5.- MÉTODOS DE REGISTRO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS

55. Para que un documento dirigido a un órgano administrativo surta efecto es necesario que sea recibido por dicho órgano.

56. Existen oficinas con la finalidad de recibir documento y remitirlos al órgano o autoridad administrativa correspondiente, se denominan Registros . Regulados en el art. 16 de la ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

57. Los órganos administrativo deben de llevar un registro general en que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia.

58. También se anotarán la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.

59. Los órganos administrativo pueden crear en las unidades administrativas de su organización otros registros para facilitar la presentación de escritos y comunicaciones, estos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

60. – Registros generales . Se considera la oficina de registro general en la que se reflexiona y remite solicitudes, escritos y comunicaciones para varios organismos públicos. Todo organismo administrativo tiene asignado una oficina de registro general.

61. – Registros auxiliares . Realizan funciones idénticas y para los mismos organismos administrativos del registro general, estas oficinas se encuentran situadas en dependencias diferentes.

62. De cada registro general dependerán varias oficinas de registro auxiliares. Deben remitir una copia de todos sus registros al registro general o central. Este deberá certificar, reflexionar o remitir solicitudes, escritos y comunicaciones.

63. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida de los mismos.

64. Una vez registrados, los escritos y comunicaciones serán cursados, sin dilación, a sus destinatarios y unidades administrativas correspondientes desde el registro en que se hayan recibido

65. El registro consiste : Estampar un sello en cada documento, asignando un número correlativo y poniendo la fecha de la entrada o salida. El sello se estampa en la parte superior normalmente

66. 2. Realizar los asientos o anotaciones registrales en el libro correspondiente de entrada o salida . Veamos el ejemplo del libro pág. 5

67. Los registros generales, y todos los registros de las Administraciones públicas que se establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones deberán instalarse en soporte informático.

68. Las administraciones suscriben convenios de colaboración entre ellas, y establecen sistemas de intercomunicación y coordinación de los registros entre sí para garantizar la compatibilidad informática y la transmisión telemática de los asientos registrales.

69. Todo el registro general informatizado debe cumplir con: la Ley de Protección de Datos

70. 5. Normativa básica para su elaboración A la hora de elaborar un documento administrativo tenemos que tener en cuenta la estructura que debe de tener. Debe de ser ordenada y se realiza mediante la separación de párrafos

71. En la estructura básica podemos distinguir: La identificación del emisor, es decir, del órgano que dicta el acto administrativo. La motivación del acto La resolución del acto El pie, donde se incluye la fecha, y otros elementos del acto

72. Requisitos fundamentales