Manual LibreOffice Calc Básico (2021)

Manual sobre LibreOffice Calc, la Hoja de Cálculo que viene con el paquete de ofimática LibreOffice. Se utiliza para impartir el taller de Hoja de Calculo a los usuarios del Centro Guadalinfo de Peligros (Granada).

1. Curso Básico de
LibreOffice Calc
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Indice:
1.INTRODUCCIÓN
2.ENTORNO DE TRABAJO
3.INTRODUCIR DATOS: EJEMPLO SENCILLO
4.OPERACIONES BÁSICAS: EL FORMATO DE LAS CELDAS
5.AUTOMATIZAR LA INTRODUCCIÓN DE DATOS
6.FÓRMULAS Y FUNCIONES
7.FUNCIONES ESTADÍSTICAS
8.FUNCIONES FINANCIERAS Y LÓGICAS
9.GRÁFICOS
10.LISTAS
11.FILTROS Y SUBTOTALES
12.EJEMPLOS

2. Aprende Calc paso a paso
Curso Básico de LibreOffice Calc
1.INTRODUCCIÓN
LibreOffice Calc es un programa de Cálculo y Análisis que trabaja en las áreas de economía,
estadística y cálculo matemático. En este curso aprenderemos a realizar desde simples operaciones
matemáticas hasta complejos cálculos financieros, trabajar con diagramas en 2D y 3D,...
Una hoja de cálculo es un conjunto de herramientas y utilidades encaminadas a resolver un
determinado tipo de operaciones tales como análisis financieros, contables, estadísticas,... En una
hoja de cálculo la información se trata organizada en filas y columnas como tablas, matrices y listas.
2.ENTORNO DE TRABAJO
Vamos a empezar a trabajar con la aplicación. Accedemos a la aplicación utilizando el menú
general Aplicaciones>Oficina>LibreOffice – Hojas de Cálculo.
Por defecto, el programa ya nos abre un documento nuevo.
Vamos a ir explicando cada una de las partes de la aplicación. En primer lugar tenemos la
barra de título en la que aparece el nombre del fichero (en este caso aún no le hemos puesto
nombre, por ello aparece Sin Título 1) seguido del nombre del programa (LibreOffice.org Calc). A
la derecha aparecen los botones para minimizar, maximizar y cerrar la aplicación.
Más abajo se encuentra la Barra de Menu (Archivo, Editar,...) seguida de las Barras de
Herramientas. Existen varias barras de herramientas disponibles, según el tipo de tareas. Por
defecto están visibles la barra de herramientas estándar, la de formato y la de fórmula. El usuario
podrá ocultar o mostrar todas las que quiera. Para ello solo debe pinchar en el menú Ver>Barra de
Herramientas. Justo a la derecha se mostrarán todas las barras de herramientas disponibles y el
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3. usuario solo tendrá que activar las que quiera mostrar u ocultar las que ya están visibles,
simplemente pinchando sobre ellas.
Si nos colocamos con el cursor del ratón sobre los botones de las barras de herramientas
visibles, nos aparece un rótulo en negro con información sobre el botón.
Justo debajo de la barra de fórmulas se encuentra la ventana del libro de trabajo (PANEL DE
TAREAS). Dentro de cada documento de Calc también llamado libro de trabajo podemos encontrar
una o varias hojas de cálculo. Los nombres de las hojas de cálculo aparecen en la parte inferior de la
ventana de la aplicación. Una hoja de cálculo no es más que un conjunto de celdas organizadas en
filas y columnas, y varias hojas de cálculo forman un documento calc.
La unidad mínima de información que encontramos dentro de una hoja de cálculo se
denomina celda y la identificamos a través de un par de coordenadas (fila y columna), es decir, que
la intersección de una fila y una columna se denomina celda y el numero de la fila y la columna
designan el nombre de la celda. Las filas se nombran con números, mientras que las columnas se
hacen con letras en orden alfabético, por lo que al nombrar a una celda, nombraremos primero la
columna en la que se encuentra y, a continuación, su fila (por ejemplo, B6).
Los encabezados de columna (letras) y fila (números) es lo que aparece en el área del
Campo de nombre en la Barra de fórmula. Los encabezados se pueden activar o desactivar
desplegando el menú Ver” y eligiendo la opción “Titulo de filas/columnas”
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Hojas de cálculo
Celda activa

4. Dentro de una celda podemos encontrar diferentes tipos de datos: textos, números, fechas y
fórmulas. Una fórmula no es más que una operación realizada con los datos de otras celdas, y cuyo
resultado se refleja en la celda donde la fórmula fue escrita.
En la barra de fórmulas, en la casilla más a la izquierda podemos ver la celda que está
seleccionada. En este caso se trata de la celda A1.
En la línea de entrada puede escribir y editar datos haciendo clic en ella. Una vez que el cursor esté
dentro, dicho campo estará activado, es decir, que estará preparado para recibir datos. Cuando dicho
campo esté activado aparecerán tres botones: el de la derecha es un botón para confirmar la entrada
o modificar datos, en el centro se encuentra un botón que deshace los datos introducidos, y a la
izquierda se encuentra el botón que muestra las funciones, es decir, las fórmulas predefinidas para
una amplia variedad de cálculos.
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campo de fórmulas

5. Como ya comentamos antes, todos los cálculos que se realicen se quedan guardados en los
libros de trabajo que se componen de una o varias hojas de calculo. La hoja que está visible es la
primera de este libro (Hoja1) y está formada por una serie de celdas. También podemos crear más
hojas en el libro. Por defecto, cuando creamos un nuevo documento, aparece una hoja de calculo
(Hoja1). Podemos crear las hojas de calculo que queramos e incluso renombrarlas. Además, si
tuviésemos que trabajar con muchas hojas de cálculo, podemos movernos fácilmente por ellas
utilizando los botones que hay a la izquierda de las pestañas.
Además usted puede decidir que parte de las pestañas y la barra de desplazamiento debe
quedar a la vista. Para ello nos ponemos con el cursor entre ambas y pinchamos y arrastramos.
Siempre podemos tener una útil ayuda pinchando sobre una de las pestañas (por ejemplo
sobre la Hoja1) con el botón derecho del ratón. Nos saldrá un menú contextual con comandos
válidos para la sección específica del programa en la que está situado el puntero del ratón. Podemos
insertar hoja, renombrar hoja,.... En este caso vamos a cambiar el nombre de la hoja y vamos a
escribir Presupuesto. Luego pulsamos en Aceptar.
También podemos mover las hojas de cálculo arrastrándolas a la posición deseada.
Vamos a trabajar durante el curso con ejercicios ya preparados y sobre los que tendremos
que realizar cambios. Abrimos el ejercicio llamado EJER_01.ods que se encuentra en la carpeta
/publico/curso calc.
Podemos mover o copiar hojas de cálculo de distintos libros de trabajo. Hacemos clic con el
botón derecho sobre la pestaña teléfonos y seleccionamos Mover/copiar hoja.
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barra de desplazamiento
botones de desplazamientoCrear pestañas

6. En el cuadro de dialogo que aparece podremos decir en que
libro, de todos los que tengamos abiertos, queremos mover o copiar
la hoja. También lo podemos mover o copiar a un libro nuevo. Si
tan solo queremos hacer una copia solo tenemos que seleccionar la
casilla Copiar.
Para guardar los cambios realizados pinchamos en el menú
Archivo>Guardar. También podemos guardar una copia de un
archivo sin modificar el archivo original. Para ello pinchamos en el
menú Archivo>Guardar como. Aparece una ventana donde
podemos elegir el nombre del archivo, el formato y la carpeta
donde lo queremos guardar. Podemos crear una carpeta nueva
desde dicha ventana para guardar el documento en ella.
Por defecto, el formato que le da el programa es el propio del programa (.ods). Pero este
documento no se verá en el programa que tendremos en casa: EXCEL. Para que puedas abrirlo en
casa con EXCEL necesitarás guardarlo con otro formato, concretamente con el de Microsoft Excel
97/2000/XP (.xls).
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7. También podemos guardar con contraseña si se trata de un documento que no queremos que
nadie vea. Para ello debemos activar la casilla “Guardar con contraseña”. Luego nos aparecerá
una ventana donde deberemos introducir la contraseña.
Vamos a aprender a mover, copiar, insertar y ocultar filas y columnas.
Hacemos doble clic en el archivo EJER_01.ods.
En la primera hoja de calculo llamada Profesores podemos ver varias columnas. Vamos a
colocar la columna del DNI antes de la columna de ID. Para ello pinchamos en la etiqueta de la
columna B con el botón derecho del ratón y elegimos la opción Insertar columnas a la izquierda.
Pinchamos en la etiqueta de la columna D para seleccionarla. Luego pinchamos en el menu
Editar>Copiar. Luego seleccionamos la columna B y pinchamos en el menu Editar>Pegar.
Luego pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la columna D y elegimos la
opción Eliminar las columnas seleccionadas.
También podemos insertar nuevas celdas. Seleccionamos el rango en el que desee insertar
nuevas celdas, pinchando desde la primera celda (C3) y arrastrando hasta la ultima (D4). Cuando
las tengamos seleccionadas, pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la selección y elegimos
el comando Insertar.
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8. Aquí podemos decidir si prefiere que las celdas
sean desplazadas hacia la derecha o hacia abajo. Luego
deshacemos los cambios pinchando en el botón deshacer
que está en la Barra de Herramientas.
También podemos ocultar filas o columnas. Para
ello seleccionamos la columna B y C y pinchamos en el
menú Formato>Columna>Ocultar.
Podemos ver como las columnas B y C están
ocultas. Para mostrarlas de nuevo, debemos seleccionar el
área que las contiene, es decir, seleccionamos desde la
columna A hasta la D. Luego pinchamos en el menú
Formato>Columnas>Mostrar.
Para terminar, solo tenemos que pulsar en el botón
Cerrar que se encuentra en la derecha de la barra de título.
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9. El Navegador
Vamos a seleccionar un área de celdas, es decir, un conjunto de celdas determinadas por las
coordenadas formadas por el nombre de su celda superior izquierda, dos puntos y el nombre de su
celda inferior derecha. Por ejemplo: A4:C7.
Podemos seleccionarlas utilizando el teclado o bien el ratón. Si lo hacemos con el teclado,
pulsamos en la primera celda y nos movemos con las teclas de dirección manteniendo pulsada la
tecla MAYÚS. De esta forma, el área de celdas se irá seleccionando conforme usted se desplace. Si
decide utilizar el ratón para señalar el área, pulse con el ratón sobre la que será la celda superior
izquierda del área y, manteniéndolo presionado, arrastre hasta la que será la celda inferior derecha
de la misma.
Si desea seleccionar una fila o columna, haga clic
con el ratón sobre la cabecera de esa fila o columna.
Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic
sobre el cruce de los cabeceros de filas y columnas o
pulsando Ctrl+E.
Podemos seleccionar una o varias hojas. Seleccionar varias hojas puede ser una ventaja cuando se
quiere hacer cambios a muchas hojas a la vez. Los procedimientos son los siguientes:
Hoja individual
Pulsar en la pestaña de la hoja que se desee seleccionar. La pestaña de la hoja activa se
vuelve blanca.
Múltiples hojas contiguas
1. Pulsar en la pestaña de la primera hoja.
2. Mover el puntero del ratón hasta la pestaña de la última hoja.
3. Mantener pulsada la tecla Mayúsculas y pulsar en la pestaña de la hoja.
Todas las pestañas intermedias se volverán blancas. Cualquier acción que se realice tendrá efecto en
todas las hojas seleccionadas.
Múltiples hojas no contiguas
1. Pulsar en la pestaña de la primera hoja.
2. Mover el ratón sobre la pestaña de la segunda hoja.
3. Mantener pulsada la tecla Control y pulsar en la pestaña.
4. Repetir cuantas veces sea necesario.
Las pestañas seleccionadas se vuelven blancas. Cualquier acción que se realice tendrá efecto en
todas las hojas seleccionadas.
Todas las hojas
Pulsaremos con el botón derecho sobre cualquiera de las pestañas de hojas y elegiremos la
opción Seleccionar todas las hojas desde el menú desplegable.
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10. Si quisiéramos seleccionar celdas que no se encuentran en las partes visibles de la hoja de
cálculo, por ejemplo, si quisiéramos situarnos en la celda C9 o localizar una imagen determinada, lo
que debemos hacer es utilizar la herramienta Navegador. Pulsamos en el menú Ver>Navegador.
En los campos Columna y Fila podrá teclear la letra de la columna a la que quiere ir y su
número de fila. En nuestro caso, teclearemos C en el campo Columna y presionaremos Entrar.
Observe que el ratón se sitúa en este columna. Seguidamente, escriba 99 dentro del apartado Fila y
pulse de nuevo la tecla Entrar.
Otra de las características del
Navegador es que nos permite tener una
visualización general del contenido de toda la
hoja de cálculo, de forma que mediante él
pueda acceder a una determinada imagen,
nota, área de base de datos,..
Justo debajo el Navegador nos
muestra las categorías de la hoja de cálculo.
En el caso de que una de ellas se acompañe
de una flecha a su derecha, la aplicación le
estará indicando que existen elementos en su
interior. Haga clic sobre la flecha o un doble
clic sobre la categoría para comprobar su
interior. Para desplazarse a la imagen, nota o
área que muestra el Navegador, haga doble
clic sobre su nombre y éste se marcará. Por
ejemplo, hacemos clic sobre la flecha que
acompaña a la categoría Hojas y podrá ver
las diferentes hojas de cálculo del documento.
Si posee más de un documento abierto, desplegando el cuadro de lista de la parte inferior de
la ventana, podrá posicionarse en uno o en otro con sólo hacer clic sobre su nombre.
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11. Fijar filas y columnas
La función Fijar permite dejar fijas un número de filas al principio de la hoja de cálculo, un
número de columnas a la izquierda, o ambas. Al desplazarse por la hoja, las filas o columnas fijas
permanecen visibles.
Se pueden fijar tanto filas como columnas, incluso ambas a la vez.
Fijar filas o columnas individualmente
1. Pulsaremos en la cabecera de fila inferior a la que se quiere fijar, o en la columna a la derecha de
la que se desea fijar.
2. Pincharemos en el menú Ver>Inmovilizar celdas>Inmovilizar filas y columnas. Aparece una
línea negra, indicando donde se ha fijado la vista.
Fijar una fila y una columna
1. Pulsaremos en la celda inmediatamente inferior a la fila que desee fijar e inmediatamente a la
derecha de la columna a fijar.
2. Pincharemos en el menú Ver>Inmovilizar celdas>Inmovilizar filas y columnas.
Aparecen dos líneas en la ventana, una horizontal sobre la celda y una vertical a la izquierda.
Ahora cuando nos desplacemos por la ventana, todo sobre la línea horizontal y a la izquierda de la
vertical se mantiene visible.
Quitar fijado
Para dejar sin fijar las filas o columnas, seleccionaremos Ver>Inmovilizar
celdas>Inmovilizar filas y columnas. La opción quedará desmarcada.
Dividir pantalla
Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, también conocida como dividir la
pantalla. La pantalla se puede dividir tanto horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto
permite ver hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo.
¿Por qué podemos querer hacer esto? Imaginemos que tenemos una hoja grande y una de las
celdas tiene un valor que se usa en fórmulas de otras tres celdas. Usando la técnica de dividir la
pantalla, podemos situar en una porción el valor y en las tres restantes las celdas con las fórmulas.
Así se puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que sucede con las fórmulas.
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12. Dividir la pantalla horizontalmente
Para dividir la pantalla horizontalmente:
1. Moveremos el ratón a la barra de
desplazamiento vertical, en la parte derecha
de la pantalla, y lo pondremos encima del
botón pequeño que hay en la parte superior
del triángulo negro.
2. Inmediatamente aparece una línea gruesa negra. Moveremos el puntero del ratón a esta línea y se
transformará en una línea con dos flechas.
3. Mantendremos pulsado el ratón y una línea gris atravesará la página. Arrastraremos el ratón hacia
abajo y para desplazar la línea.
4. Soltaremos el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra
de desplazamiento vertical. Podemos desplazarnos independientemente por la parte superior y por
la inferior.
La parte superior e inferior se pueden desplazar de manera independiente.
Dividir la pantalla verticalmente
Para dividir la pantalla verticalmente:
1. Moveremos el ratón a la barra de desplazamiento
horizontal, en la parte inferior de la pantalla, y lo
colocaremos encima del botón pequeño a la derecha con
el triángulo negro.
2. Inmediatamente a la derecha hay una línea gruesa
negra. Moveremos el puntero del ratón sobre esta línea y
éste cambiará a una línea con dos flechas.
3. Mantendremos pulsado el ratón y aparecerá una línea
vertical gris. Arrastraremos el ratón a la izquierda y la línea los seguirá.
4. Soltaremos el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra
de desplazamiento.
Quitar pantallas divididas
Para quitar la división de pantallas, haremos una de las siguientes acciones:
● Hacer doble clic en cada línea divisoria.
● Pulsar y arrastrar las líneas divisorias a sus lugares de origen en las barras de
desplazamiento.
● Seleccionar Ver>Dividir ventana para quitar todas las líneas divisorias a la vez.
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13. 3.INTRODUCIR DATOS: EJEMPLO SENCILLO
Vamos a hacer un cálculo breve y sencillo.
Creamos un documento nuevo pinchando en el
menú Archivo>Nuevo>Hoja de Cálculo.
Hacemos clic en la celda A1 (intersección entre la
columna A y la fila 1). Si pinchamos en otra celda,
por ejemplo en B4, nos aparecerá arriba la celda
en cuestión. Escribimos en la celda A1 “Libro de
Cuentas” y pulsamos en la tecla Entrar para que
la información quede almacenada en A1. Al pulsar
Entrar, pasa a estar seleccionada la celda A2.
Podemos modificar la información haciendo doble clic en la celda, luego nos vamos a la
barra de fórmulas y añadimos a Libro de cuentas “de casa”.
Hacemos clic en B2 y escribimos Enero y pinchamos en el botón Aplicar
Este botón hace lo mismo que la tecla Entrar pero sigue estando seleccionada la celda después de
hacer clic sobre el botón Aplicar.
Ahora vamos a situar el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda B2
hasta que aparezca una cruz. Luego pinchamos y arrastramos con el ratón hasta la celda D2. De esta
forma se rellena automáticamente los meses siguientes a Enero. Esto mismo también lo podemos
hacer con los días de la semana y las series numéricas (AUTORRELLENO).
Hacemos clic en A3 e introducimos “Mis ingresos” y pulsamos Entrar para confirmar. En
la siguiente línea introducimos “Ingresos Miguel” y pulsamos Entrar. En la celda siguiente
metemos “Gastos”. En la celda E2
introducimos “Total”.
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14. Como podemos ver, los títulos invaden la columna siguiente, ya que si escribe un texto de
longitud superior a la anchura de la celda, la visualización se extenderá a las celdas contiguas si
éstas están vacías. Si las celdas no están vacías, la representación del texto se cortará al terminar la
celda y podrá ver en su margen derecho una pequeña flecha de color rojo. Para que el programa
adapte el ancho de la columna al contenido, situamos el cursor justo en el borde de la columna y
hacemos doble clic. Si no nos gusta como queda, podemos hacerlo manualmente pinchando en el
borde y arrastrando.
Ahora vamos a introducir los ingresos. Pinchamos en B3 e introducimos 1500. Para
introducir la misma cantidad en C3 y D3 podemos hacerlo de forma muy sencilla. Para ello
pinchamos en la esquina inferior derecha de la celda B3, mantenemos la tecla CTRL pulsada y
arrastramos hasta la celda D3. De esta forma rellenamos la misma cantidad en varias celdas. Si no
hubiéramos mantenido pulsada al mismo tiempo la tecla CTRL, aparecería en C3 1501 y en D3
1502.
Los ingresos de Miguel cambiarán según el mes. Seleccionamos desde B3 hasta D41,
pulsamos en Entrar para empezar a rellenar desde la primera y vamos rellenando y pulsando
Entrar para completar cada registro. Si tiene que modificar algo, pulsamos en la celda a modificar
y modificamos en la barra de fórmulas.
Los mismo hacemos con los gastos.
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15. Vamos a calcular el total de ingresos y gastos. Para empezar vamos a calcular el total de mis
ingresos. Para ello, pinchamos en la celda E3 y luego en el botón suma situado en la barra de
fórmulas.
El programa propone
automáticamente las celdas que debe
sumar, desde B3 a D3: SUMA(B3:D3).
Si estamos de acuerdo pulsamos Entrar.
Para calcular el total de los
ingresos de Miguel y el total de gastos,
pinchamos en E3 en la esquina inferior
derecha y arrastramos hasta la celda E5.
Las fórmulas se van ajustando a los
contenidos de cada fila, si hacemos clic
en la celda E4 vemos que no se refiere a
la fila 3, sino a la fila 4.
Como ve se muestran las sumas,
pero el programa lo que almacena es la
fórmula, de modo que si se modifica el
contenido de alguna de las celdas
implicadas, se modificará
automáticamente el resultado total.
Ahora hacemos clic en A6 y
ponemos “Resultado”. Pinchamos en B6.
Vamos a introducir en B6 una fórmula.
Las fórmulas deben empezar por un signo
“=”. Escribimos “=B3+B4-B5” y
pulsamos en el botón de confirmar.
Por lo visto en el mes de Enero hemos
gastado más de la percibido. Hacemos lo mismo
con las casillas C6, D6 y E6. Para ello,
pinchamos en la esquina inferior derecha y
arrastramos hasta la celda E6.
Ahora le vamos a dar formato a la tabla para dejarla más bonita. Podemos hacerlo
manualmente o bien, el propio programa puede ayudarnos. En este caso pediremos al programa que
nos ayude. Seleccionamos la tabla sin el título, es decir, desde la celda A2 hasta la E6. Pinchamos
en el menú Formato>Estilos de Formato automático. Nos aparece una ventana donde podremos
elegir entre varios estilos, elegiremos el Marrón.
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16. Seleccionamos desde la celda B2
a E2 y pulsamos en el icono alinear
horizontalmente que se encuentra en la
barra de herramientas.
Para que el título quede en el
centro, seleccionamos desde la celda A1
a E1 y combinamos las celdas pulsando
en el botón combinar y centrar celdas
de la barra de herramientas.
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17. GRÁFICOS
Podemos añadirle un gráfico: seleccionamos la tabla sin el título (desde A2 hasta E6) y
luego pinchamos en el menú Insertar>Diagramas. Nos aparecerá una ventana con el asistente para
gráficos, quien nos irá conduciendo por los distintos pasos a seguir.
Pinchamos en el tipo de diagrama llamado Columnas y luego pinchamos en Siguiente o en
el paso 2 Intervalo de datos.
Seleccionamos la opción Series de datos en filas y dejamos el resto de opciones igual.
Luego pinchamos en Siguiente o pinchamos en el paso 3 Series de datos. Dejamos los valores que
hay por defecto y pinchamos en Siguiente o en el paso 4 Elementos del diagrama.
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18. En la siguiente ventana le ponemos título al diagrama y a los ejes X e Y.
Pinchamos en el botón Finalizar cuando hayamos terminado. Nos aparece justo al lado de la
tabla el gráfico que acabamos de crear. Este gráfico podemos moverlo, redimensionarlo,... como si
fuera una imagen más. Además, si modificásemos cualquier valor de la tabla, se actualizaría dicho
valor automáticamente en la gráfica.
Guardamos el documento en nuestro pendrive y cerramos el documento.
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19. 4.OPERACIONES BÁSICAS: EL FORMATO DE LAS CELDAS
En este capítulo vamos a estudiar formas de introducir datos en el programa. Debemos tener
en cuenta cómo interpreta Calc los datos que vamos a introducir, ya que no todas las formas de
introducir datos son correctos.
Creamos un documento nuevo pinchando en Archivo>Nuevo>Hoja de Calculo.
Podemos trabajar con distintos tipos de datos:
●Texto
●Números
●Fechas
●Fórmulas
●Funciones
Empezaremos introduciendo un número decimal.
Por ejemplo, pinchamos en la casilla A1 y escribimos 1,33
y pulsamos en aplicar. En el campo de fórmulas se muestra
el modo en el que calc interpreta el dato, es decir, el modo
en el que lo almacena internamente. En este caso coincide
con la información que se muestra en la celda.
Pulsaremos en la celda y escribiremos el número
usando el teclado. Para introducir un número negativo,
escribiremos primero el signo negativo (–) o el número
entre paréntesis, como por ejemplo: (1234).
Debemos tener cuidado y ser precisos a la hora de
introducir datos en las celdas.
Imaginémonos que intentamos introducir un
nº decimal y nos equivocamos y ponemos 5:1. Los
“:” se utilizan para separar las horas, los minutos y
los segundos. Por ello, Calc lo interpretará como un
horario.
Si un número se introduce de la forma 01481,
Calc trunca el 0 de la izquierda (hay una excepción
que se explica más abajo). Para mantener el cero de
la izquierda, como por ejemplo para los códigos de
área en números de teléfono, escribiremos un
apostrofe antes del número, como: '01481.
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20. Pinchemos en la celda A4 y pongamos
'12345 y confirmemos. El dato ha sido interpretado
como un texto, porque en Calc los textos se alinean a
la izquierda mientras que los números se alinean a la
derecha.
Por otro lado, puede que usted desee que
Calc lea con formato de moneda una cantidad que
haya introducido en cualquier celda. Introduzca
2.000 en la celda A5. Para que Calc la interprete
como moneda convendría incluir el símbolo del euro
€. Para ello mantenga pulsada la tecla Alt Gr
mientras pulsa la tecla E y confirme la entrada.
Calc introduce automáticamente en la celda el formato de moneda. Podemos comprobarlo
introduciendo en la misma celda -2000 sin incluirle el símbolo del euro. Como la celda conserva el
formato, la cantidad se muestra en rojo para indicar que es negativa y aparece el símbolo del euro,
indicando el formato de moneda.
Si lo desea puede personalizar el formato de las celdas. Pinchamos en la celda A5 y hacemos
clic en el menú Formato>Celdas. En la pestaña Números veremos varias categorías. Lo normal es
que esté seleccionada ya la categoría Moneda. Aquí podemos seleccionar la forma en que desea
presentar las cantidades en la pantalla. Seleccionamos dos decimales y el símbolo del euro €.
Activamos también la casilla que dice “Negativo en rojo”, para que nos salgan en rojo las
cantidades negativas. Luego pinchamos en Aceptar.
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21. Veamos otro ejemplo. Pinchamos en la celda A6 y luego en el menú Formato>Celdas.
Seleccionamos la Fecha como categoría. Podemos seleccionar entre varios formatos ya preparados
para la fecha. En este caso seleccionaremos 2 dígitos para el día, 2 dígitos para el mes y 2 dígitos
para el año, todos separados por la barra inclinada “/” (MAYUS+7). Hacemos clic en Aceptar.
Ahora escriba en la celda A6 la fecha de esta
manera: 5/05/2002 y confirme. La fecha fue formateada tal
y como la había predefinido a pesar de que la introdujo con
un formato diferente, es decir, la escribe así: 5/05/02
Calc también es capaz de interpretar las fechas
como números para así poder hacer cálculos con ellas.
Imagine que quiere saber cuántos días han pasado entre
dos fechas. Para ello solo hay que introducir una fórmula
en la que las fechas estén entre comillas. Por ejemplo,
pulsamos en A7 y escribimos la siguiente fórmula:
=”07/05/04”-”07/03/04” y confirmamos.
Al trabajar con datos es posible que necesite
anotar ciertos comentarios. Para ello, seleccionamos la
celda B6 y pinchamos en el menú
Insertar>Comentarios. Nos aparecerá una pequeña
ventanita donde anotaremos lo que queramos recordar.
Por ejemplo, pondremos “Mis comentarios”.
El punto rojo en la esquina superior derecha de la
celda indica que hay un comentario para dicha celda.
Sólo necesitamos colocar el cursor en la celda y se
desplegará el comentario.
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22. 5.AUTOMATIZAR LA INTRODUCCIÓN DE DATOS
Podemos agilizar la introducción de datos en un
libro de trabajo, sobre todo cuando deseamos introducir
series o secuencias de valores. Vamos a crear un nuevo
documento pulsando en el menú Archivo>Nuevo>Hoja
de Cálculo. A partir de la celda B2 vamos a escribir los
meses Mayo, Junio y Julio. Podemos escribirlos uno a
uno o bien podemos utilizar la herramienta de autorrelleno de Calc. Para ello, escribimos en B2
Mayo y después nos situamos con el ratón encima de la esquina inferior derecha de la celda,
pinchamos sobre ella y arrastramos hasta D2. Vemos que Calc ha completado los meses de forma
automática.
Otra posibilidad para rellenar series sería introducir una
secuencia de números. Por ejemplo, vamos a introducir
una secuencia de números que aumente de 20 en 20. Para
ello, introducimos los primeros términos de la serie: 20 y
40 en las celdas A3 y A4 respectivamente. Seleccionamos
ambos números con el ratón y arrastramos hasta completar
la serie. Luego elimine la serie seleccionándola y pulsando
la tecla Supr.
OPERACIONES DE AUTOCORRECCIÓN
Vamos a escribir el nombre de algunos
cursos. En la celda A3 empezamos escribiendo CU
en mayúsculas y el resto en minúsculas: CUrso.
¿Qué es lo que sucede? Calc corrige la entrada y
pone sólo la primera letra en mayúsculas. Como ve
las herramientas de autocorrección de Calc le
ayudan a no cometer errores. Además es muy
sencillo personalizar estas opciones. Pulse en el
menú Herramientas>Opciones de autocorrección
automática. En este cuadro de diálogo, en la
pestaña Opciones, podrá ver activada la heramienta
“Corregir DOs MAyúsculas SEguidas”, que es
justo lo que acaba de hacer Calc con el texto que
introdujo.
En la pestaña Reemplazar se muestran palabras
y expresiones que Calc corregirá
automáticamente mientras escribe. En el campo
Abreviatura, podrá agregar más entradas de
autocorrección.
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23. Termine de introducir Curso de Gimp y cuando haya terminado intente introducir Curso de
Impress.
Como ve el programa reconoce Curso y le sugiere Curso de Gimp, ya que la herramienta
de autocompletar detecta, al introducir un valor, si este es similar a otro dato ya introducido y le
sugiere el valor existente. Luego haciendo clic en el
campo de fórmula podrá cambiar la palabra Gimp
por Impress y ahorrarse asi escribir el texto completo.
Esta herramienta es más útil cuando tiene que repetir
un nombre en la lista.
Introduzca en A5 Curso de Calc.
Otra forma de completar datos en una lista es hacer clic con el botón derecho del ratón y
desde el menú contextual seleccionar Lista de selección. Se mostrarán entonces todos los valores
ya introducidos y podrá elegir el que más le convenga.
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24. Vamos a introducir nuestra dirección de correo. Pinchamos en A7 y escribimos
[email protected]. Calc convierte la dirección en un hipervínculo. Si queremos evitar esto
pinchamos en el menú Herramientas>Opciones de autocorrección automática y en la pestaña
Opciones desactivamos la casilla Reconocer URL. Si volvemos a escribir el correo lo interpreta
como un simple texto. La ventaja de crear hipervínculos es que si pinchamos sobre ellos podremos
acceder directamente a nuestro servidor de correo o a una página web en el caso de generar un
hipervínculo a una dirección web.
Para borrar todos los datos introducidos hasta el
momento, pinchamos en el cruce de las cabeceras de
filas y columnas para seleccionarlo todo. Pinchamos en
la tecla Supr o con el botón derecho del ratón sobre
cualquier celda y luego escogemos la opción Eliminar.
Vamos a introducir una serie a mano.
Seleccionamos desde las celdas A1 hasta C3 Ahora
simplemente tecleamos los números de la serie
1,2,3,4,5,6,7,8,9 y confirmamos cada uno con la tecla
Tabulación (Tab). No lo hacemos con Entrar.
Con la tecla Entrar y con la tecla Tabulador
podemos decidir la dirección de la entrada de datos
estando la tabla seleccionada. Con Entrar se avanza
por filas y con Tabulador se avanza por columnas.
Ahora hacemos clic en la esquina inferior
derecha de la tabla y usamos el control de relleno.
Arrastramos dos filas más, soltamos y hacemos lo
mismo con dos columnas más.
24

25. Escribimos también en la fila 7 la siguiente línea:
Ene Enero Lunes Trim1 Grupo1.
Luego la seleccionamos y
arrastramos hasta la fila 13 utilizando el
control de relleno. Calc ha entendido
las abreviaturas y vuelve a empezar
cada registro con dicha abreviatura
seguida de la numeración.
Si no deseamos que Calc
construya la serie, pulsamos la tecla
CTRL mientras arrastramos. De esta
forma la fila se repite. Borramos desde la
fila 8 hasta la 13, seleccionamos la fila 7,
mantenemos la tecla CTRL pulsada y
arrastramos de nuevo.
También es fácil añadir listas personalizadas. Supongamos que desea que Calc reconozca
esta serie:
PrimaveraVerano Otoño Invierno
Escribimos la serie en la fila 15, la
seleccionamos y pinchamos en el menú
Herramientas>Opciones.
25

26. En la parte de la izquierda de la ventana que aparece pinchamos en la flecha que se
encuentra a la izquierda de la opción LibreOffice Calc.
Justo debajo se despliega una lista de opciones. Seleccionamos la opción Listas de
ordenamiento.
Para añadir esta lista a las ya creadas, pulsamos en el botón Copiar. De esta forma
incorporamos nuestra lista a las demás. Pulsamos en Aceptar para Terminar.
26

27. Ahora vamos a comprobar que funciona. Borra la lista seleccionada del libro de trabajo,
seleccionándola y pulsando en la tecla Supr. Escribimos en la celda A15 Primavera.
Seleccionamos la celda y pinchamos en la esquina inferior derecha y arrastramos hacia la derecha 3
celdas a la derecha. Vemos que Calc a terminado de escribir la lista con las estaciones del año.
Para borrar la lista personalizada, primero la borramos del libro de Trabajo y luego
pinchamos en el menú Herramientas>Opciones. Pinchamos en LibreOffice Calc>Listas de
Ordenamiento. Seleccionamos la lista que acabamos de crear y pulsamos en el botón Eliminar.
Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos si deseamos eliminar dicha lista. Pulsamos en la
opción Si y por último pinchamos en el botón Aceptar.
27

28. PRÁCTICA: Introducir datos
Creamos la tabla que se muestra en la imagen a partir de la celda B3.
Aplique el formato de moneda y el de porcentaje a las columnas correspondientes.
Guarde el documento con el nombre Introducir datos.
Vuelva a guardar el archivo asignándole la contraseña system.
A continuación, intente abrirlo y verifique que, para ello, necesita la clave de apertura que le
adjudicó.
Resultado final:
También podemos darle un formato a la tabla:
28

29. 6. FÓRMULAS Y FUNCIONES
Cree un nuevo documento pinchando en el menú
Archivo>Nuevo>Hoja de Calculo. Escriba los siguientes
números desde la celda A1 hasta A4 (60,100,2,4). Ahora vamos a
crear una fórmula en la celda A6. Para ello hacemos doble clic en
la celda A6 y escribimos el signo “=”. Todas las fórmulas tienen
que empezar con el signo “=” para que Calc las interprete como
fórmulas.
Escribimos A1 + A2. Podemos escribirlo a mano o
bien pinchando en la celda A1, luego escribimos el
signo “+” y hacemos clic en la celda A2. Luego
confirmamos.
El resultado que se muestra en la celda donde
introdujimos la fórmula es 160 y la fórmula también se
ve en el campo de fórmulas.
Hacemos doble clic sobre el resultado. Como puede ver las
celdas que componen este cálculo aparecen resaltadas en
un color diferente.
Vamos a complicar la fórmula un poco dividiendo la suma por el valor de la celda A3. Haga
doble clic en A6, ponga A1+A2 entre paréntesis seguido del signo de la división “/”. Es necesario
poner la suma entre paréntesis para decirle a Calc que lo primero que debe hacer es la suma, si no
Calc entenderá que sólo tiene que dividir A2 por A3. Pinchamos en confirmar.

29

30. Ahora vamos a multiplicar A3 por la celda A4 y lo vamos a poner entre paréntesis para que
Calc los multiplique antes de dividir A1+A2 por su resultado. Pinchamos en confirmar.
Compruebe la diferencia con paréntesis y sin él.
Vamos a trabajar con funciones exponenciales. Para ello vamos a ampliar la fórmula.
Hacemos doble clic sobre la celda A6, colocamos el cursor a la derecha de A3 y escribimos el
símbolo “^”. Para escribir el símbolo “^” pulsamos en la tecla ^ mientras pulsamos la tecla
MAYUS. Luego pulsamos la tecla espaciadora y escribimos a continuación el número 2.
También podemos usar el símbolo del
porcentaje %. Lo añadimos a la derecha de A2
en la fórmula y confirmamos. El porcentaje
divide por 100 el contenido de la celda A2
dando como resultado 1. Finalmente 61 dividido
por 16 es igual a 3,81.
FUNCIONES MATEMÁTICAS
Calc posee una gran cantidad de fórmulas predefinidas denominadas funciones.
Lo borramos todo y escribimos la siguiente serie:
5000 10500 0 0 150
Calc tiene un asistente para ayudarle a buscar las diferentes funciones. Pero primero
trabajaremos por nuestra cuenta.
30

31. Pinchamos en la celda A7 y escribimos: “=SUMA(“
Los datos que aparecerán entre paréntesis serán los datos que calculará la función.
Vamos a sumar A1, A2 y A3. Para ello, justo después de abrir paréntesis vamos a
seleccionar desde la celda A1 hasta la celda A3. Calc pone un marco alrededor de las celdas y
escribe A1:A3. Los dos puntos indica que se van a sumar todas las celdas comprendidas entre A1 y
A3.
Si quiere añadir más celdas escriba “;” a continuación de A3 y haga clic en la celda A6 y
luego confirme. El punto y coma sirve para separar series distintas.
También podemos escribir las
referencias a las celdas (p.e. A6) en
lugar de pinchar en ellas.
Haremos la misma función pero
utilizando el asistente de fórmulas.
Borramos la fórmula y pinchamos en el
botón de insertar función
Se abre el cuadro de diálogo
donde aparecen todas las funciones
disponibles según la categoría
seleccionada. Seleccionamos la
categoría Matemáticas, que es donde
se encuentra la función SUMA y
pulsamos en Siguiente>>.
31

32. En el primer argumento
podemos escribir directamente A1:A3 o
bien pinchar en las celdas
correspondientes. Para ello primero
minimizamos el cuadro de diálogo
pinchando en el botón
Luego seleccionamos desde la celda A1
hasta la celda A3 y maximizamos el
cuadro de diálogo pinchando en el
mismo botón.

Luego pinchamos en el segundo
argumento y hacemos lo mismo,
minimizamos el cuadro de diálogo,
seleccionamos la celda A6 y
maximizamos el cuadro de diálogo.
En el campo resultado del cuadro de diálogo aparece el resultado: 11150.
32

33. Para comprobar que todos los valores insertados como argumentos sean correctos, haga clic
en la pestaña Estructura. En ella, verá la función empleada en forma de esquema.
Los argumentos insertados se representarán en forma de puntos de color azul si son
correctos, y de color rojo si ocasionarán un error en la función.
Si presiona el botón fx en el campo de un argumento, podrá insertar como argumento una
función.
Pinchamos en Aceptar.
33

34. PRÁCTICA: Introducir fórmulas
Abra el ejercicio Introducir datos.ods y sobre él:
Cree una nueva columna denominada Importe.
Calcule los datos de esta columna sumando al precio de cada artículo su IVA
correspondiente. La fórmula a emplear será Precio*(1+IVA).
Cree una nueva fila llamada Total y utilice la opción Suma para calcular los totales en las
celdas D8 y F8.
Elimine el contenido de la celda D8 y calcule de nuevo su valor mediante la función SUMA
del Piloto automático de funciones.
Guarde el ejercicio con el nombre Introducir fórmulas.
Resultado final:
34

35. PRÁCTICA: Mi tienda del Oeste
Creamos un nuevo documento a partir de la celda C3 rellenando la siguiente información.
El IVA será siempre del 21%
Calcule los datos dela columna Importe con la fórmula Precio*(1+IVA)
Dar formato a la tabla para que quede bonita.
Guarde su trabajo con el nombre Mi tienda del Oeste
35

36. PRÁCTICA: Funciones FECHA y HORA
Creamos un documento nuevo y rellenamos la siguiente información.
Sitúese en las celdas C4 y C5 de la columna Fórmula y calcule la función HOY y la
función AHORA respectivamente, según se indica en la columna de la izquierda.
Desglose la fecha obtenida en la celda C4, utilizando las funciones DIA, MES y AÑO en
las celdas D4, E4 y F4 respectivamente.
Realice el mismo proceso con los datos de la celda C5, en las celdas D5, E5 y F5.
Seguidamente, sitúese en la celda E12 y, con ayuda de los datos de la tabla Introducir
fecha, emplee la función FECHA.
Aplique los formatos adecuados para conseguir un aspecto similar la que se muestra en la
imagen final.
Guarde el documento con el nombre Funciones FECHA y HORA.
Nota: si nos da un error a la hora de calcular la función AHORA, agrandamos la celda y volvemos a
intentarlo. También deberíamos cambiar el formato de la celda para que contenga la fecha y la hora.
36

37. 7.FUNCIONES ESTADÍSTICAS Y CÁLCULOS CON FECHAS
Abrimos el fichero EJER_E03.ods que se encuentra en nuestro Pendrive.
Para ello pinchamos en Lugares>Pendrive y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego
hacemos doble clic en el archivo Ejercicio_E03.ods.
Los datos que aparecen son los datos obtenidos del seguimiento de un grupo de alumnos tras
finalizar un curso. Una vez completado un curso el procedimiento es realizar un análisis para
conocer más sobre el desarrollo del mismo.
Los datos que necesitamos calcular son:
El número de horas de formación que han consumido los alumnos
El número total de alumnos que han realizado el curso
La nota mínima obtenida
La nota más repetida
La nota que ocupa la posición central o mediana
El tiempo medio que los alumnos han invertido en la realización del curso.
Lo primero que vamos a hacer es sumar el total de horas de formación. Es importante que el
formato de las celdas sea el correcto. Para ello seleccionamos las celdas de la columna del tiempo y
hacemos clic en Formato>Celdas para ver el formato.
37

38. Pinchamos en la celda D12 y luego hacemos clic en el Asistente de funciones.
Seleccionamos la función SUMA y pinchamos en Siguiente>>.
Luego pinchamos en el icono reducir del primer argumento para minimizar el cuadro de dialogo y
seleccionamos desde la celda D3 hasta la D11. Maximizamos el cuadro de diálogo y pinchamos en
Aceptar.
38

39. Nos aparece el resultado
de sumar todas las horas que los
alumnos han dedicado a
formación.
Podemos rellenar la casilla con algún color de
fondo para destacar su contenido. Seleccionamos la
celda, pinchamos en el menú Formato>Celdas y en
la pestaña Fondo seleccionamos un color y
pinchamos en Aceptar.
Para calcular el número total de
alumnos que ha realizado el curso
pinchamos en la celda B13 y pinchamos
en el icono de Asistente de funciones.
Escogemos la función CONTARA que se
encuentra entre las funciones estadísticas.
Luego pinchamos en Siguiente>> y en el
primer argumento, pinchamos en el icono
de minimizar el cuadro de diálogo,
seleccionamos el rango de valores desde
A3 hasta A11. Maximizamos el cuadro de
diálogo y pinchamos en Aceptar.
39

40. El resultado obtenido es 9.
Ahora vamos a calcular la Nota Mínima obtenida por los alumnos. Pinchamos en la celda
B14 y volvemos a hacer clic en Asistente de funciones . En la categoría Estadística seleccionamos
la función MIN utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra a la derecha de las
funciones. Pinchamos en Siguiente>> y seleccionamos el rango de datos desde B3 hasta B11. El
resultado será 66.
Ahora calcularemos el Promedio de las notas. Para ello debemos pinchar en B15 y escoger
la función PROMEDIO que se encuentra en la categoría ESTADÍSTICA. El rango de valores es
desde la B3 hasta la B11 y el resultado obtenido será 78.
40

41. Intente calcular la nota
más repetida utilizando la
función MODA.UNO en la
celda B16. El resultado será 76.
También vamos a
calcular la nota que ocupa la
posición central o también
llamada MEDIANA en la celda
B17. Su resultado será 76.
Ahora calcularemos el
tiempo que han tardado en
realizarse las pruebas de
evaluación. Vamos a calcular el
periodo en el que los alumnos han
realizado las pruebas. Calc nos
permite restar dos fechas para
calcular el número de días
transcurridos entre ambas. Para
ello introduciremos la fórmula
“=C11-C5” en la celda C12. El
primer término se refiere a la
fecha de realización del último
examen y el segundo termino a la fecha de realización del primer examen.
41

42. Tenemos que darle el
formato general a la celda para que
se muestran los días. Pinchamos en
el menú Formato>Celdas y en la
pestaña Números seleccionamos la
categoría Todo. Como resultado
tenemos que han transcurrido 11
días entre un examen y otro.
Ahora queremos saber que profesor realizó cada examen conociendo el día de la semana que
trabaja cada uno. Sabemos que María trabaja los lunes, miércoles y sábado, y que Daniel trabaja
los martes, jueves y viernes.
Vamos a usar la función DIASEM que está en la categoría Fecha y Hora y que nos
permitirá saber el día de la
semana en la que se realizó
cada examen. Pinchamos en la
celda C14 y hacemos clic en el
icono de Asistente de
funciones. Seleccionamos la
categoría Fecha y Hora y
elegimos la función DIASEM.
Minimizamos el cuadro de
diálogo a la derecha del campo
Numero y seleccionamos la
celda C3. Maximice el cuadro
de diálogo y haga clic en
Aceptar.
42

43. Aparece el número 6 en la celda donde hemos insertado la función. Calc devuelve el día
como un numero entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado). En este caso el numero 6 corresponde al
viernes, por lo tanto, Daniel fue el profesor que realizó el examen del 15 de marzo del 2002.
Intente averiguar el día de la semana de las fechas de las celdas C4 y C5.
Así es como debería quedar el informe que entregásemos como análisis de resultados.
43

44. PRÁCTICA: Jefes de área
Abrimos el fichero Jefes de Área.ods que está en nuestro Pendrive.
Para ello pinchamos en Lugares>Pendrive y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego
hacemos doble clic en el archivo Jefes de Área.ods.
Calculamos el tiempo total en realizar la evaluación en la celda H14 y luego calculamos el
nº de jefes de área, la nota mínima en la pre-evaluación y en la evaluación, el promedio de notas en
la pre-evaluación y en la evaluación, la nota más repetida en la pre-evaluación y en la evaluación, y
la mediana de notas en la pre-evaluación y en la evaluación.
44

45. El resultado final será:
45

46. 8.FUNCIONES FINANCIERAS
Abrimos el fichero EJER_E04.ods que está en nuestro Pendrive.
Para ello pinchamos en Lugares>Pendrive y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego
hacemos doble clic en el archivo EJER_E04.ods.
Vamos a ver en que consiste la
función PAGO. Si queremos que nos
financien la compra de un coche y
sabemos que el interés de este tipo de
préstamos está alrededor del 5% y
quiere calcular qué cuota mensual
tendría que pagar si solicita 18.000 €,
el interés al que se lo presta y el tiempo que tiene para devolverlo.
Vamos a calcular la cuota mensual. Pinchamos en la celda D3 y pinchamos en Asistente de
funciones. Seleccionamos la categoría FINANZAS y la función PAGO. Luego pulsamos en
Siguiente>. Se abre el cuadro de diálogo donde podemos insertar los argumentos de la función.
Estos argumentos son:
●Tasa: se refiere al tipo de interés del préstamo, el 5% en este caso. Minimizamos el cuadro
de diálogo y seleccionamos la celda B3 y volvemos a maximizar el cuadro de diálogo.
Debemos introducir el interés bancario por periodo de pago, es decir, por mes. Ahora mismo
en Tasa tenemos el contenido de B3 que es el interés anual. Pero al ser cuotas mensuales
46

47. necesitamos dividirlo por 12 referidos a las diferentes meses del año en el que va a realizar los
pagos: B3/12.
●Nper: se refiere al número de
periodos en los que se va a
devolver el préstamo y como las
cuotas de pago van a ser
mensuales, tenemos que
multiplicar 5 años por 12.
●Va: es el valor total del capital, es
decir, el valor del préstamo que
cobramos hoy, en este caso
18.000€.
●Vf: se refiere al valor futuro
del capital, y en este caso se
omite, porque el valor
futuro de un préstamo es 0.
●Tipo: se refiere al momento
en el que usted va a efectuar
los pagos de las cuotas del
préstamo. Existen dos tipos:
pago 0 es el que se hace al
final del mes y pago 1 se
hace a principios del mes.
Movemos la barra de
desplazamiento hacia abajo
para dejar a la vista el
último argumento (Tipo) e
insertamos un 1.
El coche le va a costar 338€
mensuales durante 5 años.
47

48. Vamos a ver otro ejemplo. Para ello pinchamos en la Hoja 2 del libro de trabajo. El banco le
ha hecho una oferta para financiar el coche. Le ha propuesto pagar en 4 años y medio tasas
mensuales de 420 €. Queremos ver si nos conviene dicha financiación. Para ello vamos a calcular el
interés que le están cargando. Hacemos clic en B3 y en Asistente de funciones. Buscamos la
función TASA entre las funciones de Finanzas y pulsamos Siguiente>. Vamos a ir rellenando los
siguientes argumentos:
●Nper: recordemos que es el número de periodos en los que se va a devolver el préstamo y
como las cuotas de pago van a ser mensuales, tenemos que multiplicar el contenido de la
celda C3 (4 años y medio) por 12 meses.
●PAGO: se refiere a la cuota mensual. En este caso seleccionamos la celda D3.
●Va: es el total del capital, por tanto, seleccionamos la celda A3.
●Vf: lo dejamos vacío.
●Tipo: escribimos un 1.
48

49. El interés que se muestra es el interés mensual que se presta, en este caso 0,91%. Para
calcular el interés anual debemos multiplicarlo por 12. Luego confirmamos. Como ve 10,97% es
mucho más alto que el 5%.
Ahora vamos a calcular el valor final de sus ahorros e inversiones. Pinchamos en la Hoja 3
de este libro de trabajo. Supongamos que decidimos realizar una inversión mensual de 50€ en un
banco que le ofrece un interés del 2% anual y le gustaría calcular que capital tendrá dentro de un
par de años.
Para ello, seleccionamos la
celda C3 y introducimos un 2 y
punchamos en A3. Pulsamos en el
Asistente de funciones .
Seleccionamos la función VF entre
las funciones de Finanzas, hacemos
clic en Siguiente> y vamos
rellenando los distintos argumentos.
49

50. ●Tasa: seleccionamos la celda B3 y la dividimos por 12.
●Nper: es el número de periodos, por tanto, seleccionamos la celda C3 y la multiplicamos
por 12.
●Pago: es la cuota mensual que realizamos, por tanto, seleccionamos D3.
●Va: como en este caso ha decidido realizar un depósito inicial de 500€, introduzca -500€ en
este campo.
●Tipo: ponemos 1 y pulsamos en Aceptar.
Como resultado se muestra el capital que tendrá acumulado después de 2 años de ahorro. Pruebe a
introducir otra cantidad en C3 para calcular el ahorro en otro periodo de tiempo, por ejemplo 4 y
pulse en confirmar.
50

51. Volvemos a la Hoja 1 del libro de trabajo. Normalmente los bancos suelen considerar entre
un 25 y un 30% de la nómina para sufragar un préstamo. El Banco hace sus cálculos y considera
que podríamos pagar hasta 400€ mensuales. Introduzca 400 en la celda A4.
Luego vamos a modificar el contenido de la celda D3. Simplemente añadiremos un signo
menos delante de la fórmula en el campo fórmula y le damos a confirmar.
Sitúese en B4 y haga clic en
Insertar función. Entre las funciones
lógica seleccione la función SI y
pinche en Siguiente>. Sitúese en el
campo Prueba_lógica, minimice el
cuadro de diálogo y seleccione la
celda D3. Dígale ahora a Calc que si
la cantidad introducida es menor que
la cantidad que hay en la celda A4
(400€), el préstamo será
“Concedido” y en caso contrario
“Denegado”. Luego hacemos clic en
Aceptar.
El resultado es “Concedido”. Si introducimos ahora en D3: 401€ y le damos a confirmar
vemos que el préstamo, en este caso, será “Denegado”.
51

52. PRÁCTICA: Hipoteca
Abrimos el fichero hipoteca.ods que está en nuestro Pendrive.
Para ello pinchamos en Lugares>Pendrive y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego
hacemos doble clic en el archivo hipoteca.ods.
Calculamos la cuota mensual que voy a tener que pagar al banco durante 30 años, dado un
capital de 120.000 € y un interés del 5%.
Luego calculamos el interés que nos ofrecerá el banco para una cuota mensual de 820 € al
mes durante 30 años y para un capital de 120.000€.
¡¡Ojo!!, el interés que nos sale utilizando la función TASA es el interés mensual. Para calcular el
interés anual debemos multiplicar dicho interés por 12 meses.
Ahora calcularemos el valor final de nuestros ahorros si decidieramos realizar una inversión
mensual de 200 € durante 10 años y con un interés anual del 2%. Empezariamos con una cuota
inicial de 1.000 €.
52

53. 9. DIAGRAMAS (GRÁFICOS)
Los gráficos nos ayudarán a representar los datos de nuestros libros de trabajo.
Abrimos el fichero EJER_E12.ods que está en nuestro Pendrive.
Para ello pinchamos en Lugares>Pendrive y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego
hacemos doble clic en el archivo EJER_E12.ods.
Vamos a representar los datos referentes a los ingresos de los cursos de Internet y
Programación en el primer trimestre del año. Para ello lo primero es seleccionar el área que
contiene los datos que quiere representar, es decir, desde B7 hasta D8. Si quisiésemos seleccionar
áreas no contiguas, sólo tendríamos que hacerlo al mismo tiempo que mantenemos pulsada la tecla
Ctrl. En el eje de coordenadas aparecerán las cantidades en euros y en el eje de abscisas los meses.
Tenemos a nuestra
disposición una serie de DIAGRAMAS para poder representar nuestros datos de diferentes formas.
Para realizar dichos diagramas utilizaremos el menú INSERTAR>Diagrama y aparecerá una
pantalla que nos irá guiando para confeccionar nuestro gráfico.
La primera página del asistente es el Tipo de gráfico y aparece preseleccionada el tipo de
gráfico de columnas. Dejamos ese mismo. Si nos fijamos hay varios tipos de gráficos y dentro de
cada tipo existen varios subtipos. Seleccionamos el primer subtipo del tipo de gráfico de columnas.
También desde aquí podemos decidir si queremos un gráfico en 3D activando la opción 3D y dentro
de esta opción podemos elegir el tipo (simple o realista) y la forma (barra,cilindro,cono y pirámide).
53

54. Pinchamos en la segunda página del asistente, Intervalo de Datos. Se muestra el área seleccionada.
Si está correcta, la dejamos como está. Más abajo, activamos la casilla Serie de datos en filas o
bien Serie de datos en columnas para especificar como desea representar sus datos. En este caso
pinchamos en Serie de datos en filas. Luego pinchamos en la tercera página Series de datos.
En esta tercera página no vamos a tocar nada pero podríamos modificar el rango de datos para cada
serie.
54

55. Si queremos cambiar el nombre a las series de datos para que aparezcan en la leyenda del diagrama,
tenemos que pinchar en la primera Serie de datos, es decir, en Fila 7. Luego seleccionamos en el
Intervalo de datos el campo Nombre y en el campo de texto Intervalo para Nombre, escribimos
Internet.
Luego hacemos lo mismo para la segunda Serie de datos, es decir, la Fila 8. Pinchamos en Fila 8 y
luego seleccionamos el campo Nombre del Intervalo de datos. Escribimos Programación en el
campo de texto del Intervalo para Nombre.
55

56. Pinchamos en la cuarta página del asistente de gráficos llamada Elementos de gráficos. Le
ponemos el Título Ingresos Internet-Programación, en el Eje X ponemos Meses y en el Eje Y
ponemos Ingresos.
Dentro del área Mostrar cuadrículas, podrá mostrar u ocultar los ejes principales de su
diagrama con sólo activar o desactivar las casillas de verificación con sus nombres: Eje X, Eje Y,
Eje Z. También podemos activar la leyenda pinchando en el cuadro que está a la izquierda de
Mostrar Leyenda y colocarla en el lugar que queramos (izquierda, derecha, arriba y abajo).
Para terminar pinchamos en Finalizar.
El gráfico se mostrará en la misma hoja donde se encuentra la tabla con los datos. Si desea
colocarlo en otra posición, pulse sobre él y, cuando el cursor se muestre como una mano, presione y,
sin soltar, arrastre hasta la nueva posición.
Para cambiar de tamaño, selecciónelo, posiciónese sobre una de sus esquinas y, cuando el
cursor se muestre como una flecha, pulse y arrastre hacia dentro o hacia afuera dependiendo de si
desea reducirlo o agrandarlo.
56

57. MODIFICAR UN DIAGRAMA EXISTENTE
Una vez hecho el diagrama podemos modificarlo.
Podemos modificar el color del título y los ejes, el formato de los números, el color de las
barras, del área de la gráfica y del área del diagrama y también podemos cambiar las líneas de las
cuadrículas, hacerla más fina, cambiarle el color o cambiar el estilo de las líneas.
Lo primero que tenemos que hacer es editar su diagrama haciendo doble clic sobre él. Sabrá
que está editado porque se bordeará de un cuadro gris y los comandos de la Barra de herramientas y
opciones de menús cambiarán.
Despliegue el menú Formato y, en su interior, pinche en Tipo de diagrama y podremos
cambiar el tipo de gráfico y el subtipo. Seleccionamos la opción 3D, elegimos el tipo realista y la
forma Barra.
57

58. También podemos, a través del menú Formato, personalizar la leyenda, títulos, plano lateral
del gráfico, área,... Marque una de estas opciones y se abrirá su correspondiente cuadro de diálogo
en el que verá varias pestañas que le ofrecerán la oportunidad de cambiar la fuente, el color, añadir
transparencias, bordes, etc.
Resultado final tras cambiar el color de los títulos y de los ejes, de las barras y la superficie
del gráfico, de las líneas de cuadrícula y tras cambiar también el formato de los números eliminando
los decimales.
58

59. PRÁCTICA: Diagrama del Oeste
Abra el ejercicio que hizo el otro día llamado Mi tienda del Oeste.odt y represente gráficamente el
área C4:D13.
Insértelo en la parte inferior de la tabla de datos, dentro de la Hoja1.
El tipo de gráfico que debe utilizar para conseguir un resultado similar al de la imagen final
es Columnas, variante Normal. Vista en 3D, realista y de forma de cilindro.
Muestre únicamente la línea de cuadrícula Eje Y, y represente los datos en Columnas.
Quita los decimales en los números que se muestran en el Eje Y y coloca los nombres que
se muestran en el Eje X en disposición vertical.
El título del gráfico será Comparativa de precios.
Active la leyenda.
Una vez creado el diagrama, edítelo y, mediante el menú Formato, muestre el Área del
diagrama con el degradado Axial rojo claro/blanco.
59

60. Para cambiar el color de los
cilindros de la serie de datos
Precio al color Negro, pinchamos
en el desplegable y
seleccionamos Serie de datos
Precio.
Una vez seleccionada la serie de
datos Precio pinchamos en el
menú Formato>Formato de
sección.
Pinchamos la pestaña Área y
escogemos el color Negro.
Guarde el nuevo documento con el nombre Diagrama del Oeste.
60

61. 10. LISTAS
Vamos a construir y mantener listas. Además, vamos a aprender a utilizar opciones para
ordenarlas y realizar una validación de datos.
Abrimos el fichero listas.ods que está en nuestro Pendrive.
Para ello pinchamos en Lugares>Pendrive y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego
hacemos doble clic en el archivo listas.ods.
Seleccionamos la tabla previamente.
Le damos un formato a la tabla
usando estilos de formato automático que
se encuentra en el menú Formato.
Escogemos el verde. También centramos
los títulos de las columnas.
Calc proporciona numerosas formas
de ordenar áreas de celdas en una hoja de
cálculo, independientemente de si éstas
forman o no, parte de una lista. Podrá ordenar su lista por filas o
por columnas, en orden ascendente o descendente, y
considerando o ignorando las letras mayúsculas; incluso podrá
definir secuencias de ordenación personalizadas para que, por
ejemplo, los días de la semana aparezcan en el orden lunes,
martes, miércoles, jueves, viernes, sábado y domingo, en lugar
de aparecer en orden alfabético.
Para ordenar una lista, en primer lugar, seleccione
cualquier celda que forme parte de ella, por ejemplo pinche en
la celda D3. Luego despliegue el menú Datos y presione la
opción Ordenar. Calc examinará sus datos para definir la
extensión de la lista, determinará si ésta contiene filas de
encabezamiento que no deberían ordenarse, y mostrará el
cuadro de diálogo Ordenación.
61

62. A continuación, en el campo
Clave de ordenación 1 en la pestaña
Criterios de ordenación, indique el
encabezamiento de la columna por la
que quiere organizar su lista, en este
caso por Departamentos. Marque la
casilla Ascendente, para ordenar
alfabéticamente A antes de Z y 1 antes
de 2. Asegúrese que en el resto de las
opciones tengamos seleccionado la
opción no definido.
Para no incluir en la ordenación los encabezamientos de las columnas de la lista, presione la
pestaña Opciones y active la casilla “El intervalo contiene etiquetas de columnas”.
Presione Aceptar para ver
los resultados obtenidos.
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63. Ahora queremos ordenar listas por más de una columna, por ejemplo, ordenar la lista por
Departamentos y a su vez, estos departamentos por Áreas, y dentro de cada área, disponer el
nombre de los Empleados por orden alfabético. Para ello pinchamos en la celda D3 y luego en el
menú Datos>Ordenar. En la pestaña Criterios de ordenación, en el cuadro de lista Clave de
ordenación 1, seleccione el encabezado de la primer columna e indique que se organice de forma
ascendente. En el cuadro Clave de ordenación 2, seleccione el encabezado de la segunda columna
e indique ordenación ascendente. En el cuadro Clave de ordenación 3, seleccione la tercera
columna e indique ordenación ascendente.
Para comprobar los resultados, presione Aceptar.
Ver las opciones de ordenación que aparecen en la pestaña Opciones del cuadro de diálogo que
aparece en el menú Datos>Ordenar.
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64. VALIDEZ DE DATOS
Para asegurarse de que los nuevos datos que introduce en una lista ya creada satisfacen sus
necesidades, es indispensable validar la entrada de esta información, especificando un tipo de datos
permitido: números enteros, fechas, horas o texto; así como un área de valores aceptables como, por
ejemplo, números enteros entre 1 y 1000 disponibles en una lista desplegable.
Empecemos insertado una nueva columna a la que llamaremos Antigüedad en la empresa.
Para definir criterios de validación de datos, seleccione el área de
celdas a las que afectará el criterio (columna D), pulse sobre el menú
Datos y presione la orden Validez.
En el cuadro de diálogo que aparece, en el pestaña Criterios,
indique el tipo de datos que desee validar. Para ello abra la lista
desplegable Permitir y seleccione uno de los formatos que se presentan
en ésta. En la lista desplegable Datos, elija el operador de comparación
que quiera aplicar a los datos de entrada. Tras esta selección, Calc
modificará las opciones del cuadro de diálogo para que pueda introducir
los valores con los que desea comparar los datos de entrada. Por
ejemplo, si selecciona Números Enteros y el operador mayor o igual
que, se solicitará un valor mínimo (7). Active o desactive la casilla de
verificación Permitir celdas vacías dependiendo de si desea omitir o no
las celdas sin contenido.
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65. En la pestaña Ayuda de entrada, podrá insertar un mensaje que le indique al usuario las
características de los datos permitidos. Para ello, marque la casilla de verificación Mostrar Ayuda
sobre la entrada al seleccionar una celda. Podremos especificar el título y el mensaje que será
presentado como comentario siempre que una de estas celdas se seleccione. El título será Recuerde
y el mensaje Deberá tener como mínimo 7 años de antigüedad.
La pestaña Mensaje de error le permitirá crear el mensaje que podrá ver siempre que se
introduzca un dato no válido. Active, para ello, la casilla Mostrar mensaje de error al introducir
valores no válidos. Igualmente podremos introducir un título y el mensaje que se mostrará al
introducir valores incorrectos. En el cuadro de Acción, si escogemos la opción Detener, no
podremos introducir ningún valor no válido. Si no introduce ningún mensaje de error, cuando se
inserten datos no válidos, Calc mostrará un mensaje de error estándar, dando la opción al usuario de
aceptar o cancelar.
Seleccionamos la acción Detener pero no ponemos ningún mensaje de error.
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66. Para comprobar que los datos que ya
se encuentran insertados en su lista también
cumplen con los requisitos que usted ha
introducido como parámetros de validación
de datos, despliegue el menú Herramientas
y sitúese en la opción Detective>Marcar
los datos incorrectos.
Como ve se muestran marcadas aquellas celdas cuya información no cumple con los
criterios de validación que hemos introducido.
Para eliminar estos círculos, pinche en el menú Herramientas>Detective>Eliminar todos
los rastros.
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67. Para comprobar que Calc no nos va a dejar introducir ningún numero que no sea mayor o
igual 7, intentaremos introducir un 2 en la celda D3. Como vemos, Calc nos muestra el mensaje de
error estándar.
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68. PRACTICA: Clasificación
Inserte la lista que se muestra en la imagen inicial a partir de la celda B2.
Calcula la columna PUNTOS otorgando 3 puntos por cada partido ganado y 1 por partido
empatado.
Muestre el cuadro de diálogo Datos>Ordenar, y organice la columna Equipos de forma
ascendente.
A continuación, trabaje con las columnas PUNTOS y Goles en contra, y ordénelas de
forma descendente y ascendente respectivamente.
Aplique los formatos oportunos para conseguir un aspecto similar al de la imagen final.
Guarde el documento con el nombre Clasificación.
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69. 16. FILTROS Y SUBTOTALES
Vamos a aprender a aplicar filtros sobre listas ya creadas. Vamos a copiar el siguiente
ejemplo.
Ahora vamos a crear un filtro automático. Un
filtro automático se utiliza para depurar la información
de una lista y mostrar sólo aquellos datos que cumplan
con una determinada condición. Para crearlo vamos a
seleccionar una de las celdas de la lista y desplegaremos
el menú Datos>Filtro automático.
A partir de este
momento, Calc presentará
flechas desplegables junto a
cada encabezamiento de las
columnas de su lista.
Despliegue una de las flechas y
observe que mostrará todos los
valores correspondientes a su
encabezamiento.
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70. Si escoge uno de los elementos que ofrece el cuadro de lista desplegable (por ejemplo Lámpara),
estará especificando un criterio de filtrado, ocultando el resto de las filas que no lo cumplan.
Para recordar que ha filtrado su lista y que lo que está visualizando es un subconjunto de la
misma, Calc le mostrará la flecha de la columna o columnas filtradas de color azul.
Para mostrar de nuevo todos los datos de una columna filtrada, despliegue su lista y pulse
sobre la opción todo.
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71. FILTRO ESTÁNDAR
Con la ayuda de la opción filtro estándar de
Filtro automático, podrá filtrar una lista en función de
una comparación de desigualdad o encontrar filas que
estén dentro de un área de valores.
Abrimos la lista desplegable de la columna Precio de
coste y seleccionamos filtro estándar. Se mostrará
entonces el cuadro de diálogo filtro estándar.
En él podemos introducir hasta 3 criterios. Comprobamos que en el campo Nombre del
campo esté seleccionado Precio de coste. En el apartado Condición, seleccione un operador de
comparación , en este caso “menor que” y, a continuación, escoja un Valor de las lista de la
derecha, por ejemplo, 120,2 €. Haga clic en Aceptar para obtener los resultados.
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72. Si desea eliminar el filtro automático, solo tiene que pinchar en el menú Datos>Más
filtros>Restablecer el filtro.
Si lo que desea es ocultar las flechas, pero mantener los criterios de filtrado establecidos con
el Filtro automático, despliegue el menú Datos>Más filtros>Ocultar filtro automático.
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73. MODELO DE FACTURA
●Base imponible: Es la suma de la columna importe (desde la celda E12 hasta la celda E23)
●Importe del Iva: Aplicamos a la base imponible el porcentaje de Iva (B27*C27)
●Total: Base imponible más importe de iva (C27+D27).
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74. PRACTICA: Factura2
●En el cuadro de los artículos, en la columna Total, habrá que insertar una
función donde multiplicaremos el valor que hay en la columna Unidad por el
valor que hay en la columna Precio de cada artículo.
●Luego en la celda a la derecha de Total a pagar habrá que insertar una función
que nos sume todos los totales.
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75. PRACTICA: Ventas
●Seleccionamos desde la celda B6 hasta la G10 e insertamos el diagrama.
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76. PRACTICA: Población
●En la celda C13 sumaremos el nº de hombre y en la celda D13 sumaremos el nº
de mujeres.
●Seleccionamos desde la celda B6 hasta la D11 e insertamos el diagrama. Luego
podremos hacer todos los cambios que se nos ocurran: 3D, cambiar la
superficie del diagrama,....
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77. PREVISUALIZACIÓN DE IMPRESIÓN
A la hora de imprimir un documento calc es fundamental usar la
PREVISUALIZACIÓN DE IMPRESIÓN que hayaremos en el menú ARCHIVO.
Con ello comprobaremos que la tabla o tablas que queremos imprimir, los datos que
necesitamos sacar efectivamente se imprimirán sin problemas en un folio.
Aparecerá la información tal como se va a imprimir y podrás visualizar una o
varias hojas del libro.
Mediante esta vista, podrás aumentar y reducir el tamaño de la
visualización en pantalla del documento actual, verlo a pantalla completa,
modificar los márgenes y cambiar el formato de página.
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78. Vamos a cambiar el formato de la página. Para ello pinchamos en Formato de
la página. Se abre una ventana con varias pestañas. Pinchamos en la pestaña Página
y en la Orientación seleccionamos Horizontal.
Luego nos vamos a la pestaña Cabecera y lo personalizamos pinchando en
Editar.
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79. Se abre otra ventana donde vamos a personalizar nuestro encabezamiento
borrando Hoja 1 y escribiendo Clasificación Equipos con negrita, azul y tamaña 14.
Luego hacemos lo mismo con Pie de página y ponemos el numero de página a
la derecha en tamaño 14 y en gris oscuro.
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