MODUL AJAR KEARSIPAN _SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.pdf

11 MP

1. 1



MODUL AJAR
KOMPETENSI KEAHLIAN
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS

Penanganan surat/Mail Handling

A IDENTITAS MODUL
▪ Fase &Elemen F / PENGELOLAAN KEARSIPAN
▪ Capaian
Pem belajaran
Pada akhir Fase F peserta didik mampu memahami pengelolaan
administrasi umum mulai dari melaksanakan korespondensi
menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, menerapkan
penanganan surat (mail handling), memproses dokumen
perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas
(business travelling arrangement), serta melakukan pengelolaan
jadwal kegiatan pimpinan
(daily agenda).
▪ Jenjang Sekolah SMK
▪ Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
▪ Kelas XI Manajemen Perkantoran
▪ Alokasi Waktu 270 Menit (6 x @45 Menit) / 3 Kali Pertemuan

▪ Nama Penyusun Dra. Nur Ainiyah, MM
▪ Institusi SMK Negeri 1 Surabaya
▪ TahunPenyusunan 2024/2025

1. Profil Pelajar Pancasila o Beriman, Bertakwa, Kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan
Berakhlak Mulia
o Berkebinekaan Global
o Bergotong Royong
o Mandiri
o Bernalar Kritis
o Kreatif
2. Tema Profil Pelajar
Pancasila
o Gaya Hidup Berkelanjutan
Peserta didik memahami prosedur penanganan dokumen
yang dilakukan mulai dari awal penciptaan, sampai
dengan penyimpanan dokumen.
o Kearifan Lokal
Peserta didik melakukan pengamatan di lingkungan
sekolah dan sekitarnya, tentang prosedur penanganan
dokumen.
o Kebekerjaan
Peserta didik dapat membedakan prosedur penanganan
dokumen yang telah di pelajari, dengan yang ada di
dunia kerja melalui video pembelajaran.

2. 2

3. Target Peserta Didik o Peserta Didik Reguler/ Tipikal
4. Sarana dan Prasarana o Komputer/ Laptop, Handphone, LCD Proyektor
o Internet
o Media Pembelajaran (Video, Infografis)
o Lembar Kerja Peserta Didik (LKPD)
5. Model Pembelajaran o Model Pembelajaran
Discovery Inquiry, Problem Bases Learning (PBL),
Project Based Learning (PBL)
o Metode Pembelajaran
Ceramah, Diskusi Kelompok, Tanya Jawab, Tutor
Sebaya, Bermain Peran

1. Capaian Pembelajaran (CP)
a. Fase CP Fase F
b. CP Pada akhir Fase F peserta didik mampu memahami
pengelolaan administrasi umum mulai dari melaksanakan
korespondensi menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa
Inggris, menerapkan penanganan surat (mail handling),
memproses dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan
transportasi perjalanan dinas (business travelling
arrangement), serta melakukan pengelolaan jadwal kegiatan
pimpinan
(daily agenda).
2. Tujuan Pembelajaran Peserta didik mampu menerapkan penanganan surat masuk
3. Alur Tujuan
Pembelajaran
o Peserta didik mampu menjelaskan pengertian dan fungsi
surat atau dokumen
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur
penanganan surat masuk dan surat keluar dengan teliti
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur
penanganan surat masuk sistem buku agenda dengan teliti
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur
penanganan surat keluar sistem buku agenda dengan teliti
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur
penanganan surat masuk sistem kartu kendali dengan teliti
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur
penanganan surat keluar sistem kartu kendali dengan teliti
4. Asesmen o Asesmen Diagnostik
Daftar Pertanyaan (di awal pembelajaran)
o Asesmen Formatif
Penugasan, LKPD

3. 3

5. Pemahaman
Bermakna
Setelah peserta didik mengikuti aktivitas pembelajaran,
mendapatkan pemahaman tentang prosedur penanganan surat
masuk dan surat keluar sistem buku agenda, serta prosedur
penanganan surat masuk dan surat keluar sistem kartu kendali,
sehingga dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari
6. Pertanyaan Pemantik Mengapa peserta didik perlu memahami dan menguasai
penanganan surat masuk, baik penanganan sistembuku agenda
maupun sistem kartu kendali?
7. Kegiatan Pembelajaran
Langkah – langkah kegiatan pembelajaran adalah sebagai berikut:

a. Kegiatan Pendahuluan
Beriman, Bertakwa, Kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan Berakhlak Mulia
o Peserta didik menyiapkan kelas dan berdoa untuk memulai pembelajaran
o Peserta didik menjawab pertanyaan yang diberikan guru (Asesmen Diagnostik)
o eserta didik mempelajari materi dengan bersunggu-sungguh, sehingga dapat
memahami “Prosedur Penanganan Surat Masuk ”
o Peserta didik dapat memahami manfaat dan tujuan dari materi yang akan
dipelajari

4. 4




b. Kegiatan Inti
AKTIVITAS 1

Mandiri dan Bernalar Kritis
o Peserta didik diberikan motivasi dan rangsangan tentang materi yang akan
dipelajari dengan cara mengamati gambar, video, atau infografis, yang dapat
dikembangkan peserta didik tentang “Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem
Buku Agenda”
o Peserta didik merumuskan dan menentukan masalah, Apa saja Prosedur Surat
Masuk Surat Keluar Sistem Buku Agenda?
Bergotong Royong dan Bernalar Kritis
o Peserta didik melakukan pengumpulan data atau informasi dari berbagai sumber,
seperti buku paket, buku penunjang lainnya, ataupun internet dalam melakukan
pemecahan masalah melalui diskusi kelompok.
o Peserta didik melakukan pengolahan data atau informasi, dengan memeriksa
kesesuaian data yang dikumpulkan dengan rumusan masalah melalui diskusi
kelompok.
Bernalar Kritis dan Kreatif
o Peserta didik melakukan pembuktian dari setiap jawaban yang telah dirumuskan
dalam upaya pemecahan rumusan masalah, dengan mengisi Lembar Kerja
Peserta Didik (LKPD).
o Peserta didik mempresentasikan hasil diskusi kelompok di depan kelas, sehingga
peserta didik dapat saling menanggapi dan memberikan masukan.


AKTIVITAS 2


Mandiri dan Bernalar Kritis
o Peserta didik diberikan motivasi dan rangsangan tentang materi yang akan
dipelajari dengan cara mengamati gambar, video, atau infografis, yang dapat
dikembangkan peserta didik tentang “Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sistem Buku Agenda”
o Peserta didik merumuskan dan menentukan masalah, Apa saja Prosedur Surat
Masuk Surat Keluar Sistem Buku Agenda?
Bergotong Royong dan Bernalar Kritis
o Peserta didik melakukan pengumpulan data atau informasi dari berbagai sumber,
seperti buku paket, buku penunjang lainnya, ataupun internet dalam melakukan
pemecahan masalah melalui diskusi kelompok.
o Peserta didik melakukan pengolahan data atau informasi, dengan memeriksa
kesesuaian data yang dikumpulkan dengan rumusan masalah melalui diskusi
kelompok.

5. 5

Bernalar Kritis dan Kreatif
o Peserta didik melakukan pembuktian dari setiap jawaban yang telah dirumuskan
dalam upaya pemecahan rumusan masalah, dengan mengisi Lembar Kerja
Peserta Didik LKPD.
o Peserta didik mempresentasikan hasil diskusi kelompok di depan kelas, sehingga
peserta didik dapat saling menanggapi dan memberikan masukan.

AKTIVITAS 3


Mandiri dan Bernalar Kritis
o Peserta didik diberikan motivasi dan rangsangan tentang materi yang akan
dipelajari dengan cara mengamati gambar, video, atau infografis, yang dapat
dikembangkan peserta didik tentang “Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem
Kartu Kendali”
o Peserta didik merumuskan dan menentukan masalah, Apa saja Prosedur Surat
Masuk Surat Keluar Sistem Buku Agenda?
Bergotong Royong dan Bernalar Kritis
o Peserta didik melakukan pengumpulan data atau informasi dari berbagai sumber,
seperti buku paket, buku penunjang lainnya, ataupun internet dalam melakukan
pemecahan masalah melalui diskusi kelompok.
o Peserta didik melakukan pengolahan data atau informasi, dengan memeriksa
kesesuaian data yang dikumpulkan dengan rumusan masalah melalui diskusi
kelompok.
Bernalar Kritis dan Kreatif
o Peserta didik melakukan pembuktian dari setiap jawaban yang telah dirumuskan
dalam upaya pemecahan rumusan masalah, dengan mengisi Lembar Kerja
Peserta Didik LKPD.
o Peserta didik mempresentasikan hasil diskusi kelompok di depan kelas, sehingga
peserta didik dapat saling menanggapi dan memberikan masukan.


AKTIVITAS 4

Mandiri dan Bernalar Kritis
o Peserta didik diberikan motivasi dan rangsangan tentang materi yang akan
dipelajari dengan cara mengamati gambar, video, atau infografis, yang dapat
dikembangkan peserta didik tentang “Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sistem Kartu Kendali”
o Peserta didik merumuskan dan menentukan masalah, Apa saja Prosedur Surat
Masuk Surat Keluar Sistem Buku Agenda?
Bergotong Royong dan Bernalar Kritis
o Peserta didik melakukan pengumpulan data atau informasi dari berbagai sumber,
seperti buku paket, buku penunjang lainnya, ataupun internet dalam melakukan
pemecahan masalah melalui diskusi kelompok.
o Peserta didik melakukan pengolahan data atau informasi, dengan memeriksa
kesesuaian data yang dikumpulkan dengan rumusan masalah melalui diskusi
kelompok.

6. 6

Bernalar Kritis dan Kreatif
o Peserta didik melakukan pembuktian dari setiap jawaban yang telah dirumuskan
dalam upaya pemecahan rumusan masalah, dengan mengisi Lembar Kerja
Peserta Didik LKPD.
o Peserta didik mempresentasikan hasil diskusi kelompok di depan kelas, sehingga
peserta didik dapat saling menanggapi dan memberikan masukan.


AKTIVITAS 5

Mandiri dan Bernalar Kritis
o Peserta didik diberikan motivasi dan rangsangan tentang materi yang akan
dipelajari dengan cara mengamati gambar, video, atau infografis, berkaitan
dengan portofolio.
Mandiri, Bernalar Kritis, dan Kreatif
o Peserta didik melakukan pengumpulan dokumen atau tugas-tugas yang telah
dikerjakan, mulai dari Aktivitas 1, Aktivitas 2, Aktivitas 3, dan Aktivitas 4.
o Peserta didik melakukan pengolahan dokumen atau tugas-tugas yang telah
dikerjakan, sehingga dapat dijadikan sebagai dokumen portofolio.


c. Kegiatan Penutup
Mandiri dan Bernalar Kritis
o Peserta didik melalui bimbingan guru dapat menarik kesimpulan tentang materi
yang telah dipelajari.
o Peserta didik mendengarkan informasi tentang materi yang akan dipelajari pada
pertemuan selanjutnya.
Beriman, Bertakwa, Kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan Berakhlak Mulia
o Peserta didik menyiapkan kelas dan berdoa untuk menutup kegiatan
pembelajaran.
8. Refleksi Peserta
Didik
o Apakah kalian dapat memahami pengelolaan surat ?
o Apakah kalian dapat menjelaskan pengelolaan surat
masuk ?
o Apakah ada hal-hal sulit yang ditemukan selama proses
pembelajaran berlangsung?
o Apa yang kalian lakukan pada saat menemui kesulitan
selama proses pembelajaran berlangsung?
9. Refleksi Pendidik o Guru melakukan penilaian terhadap tingkat pemahaman
peserta terkait dengan materi yang telah diberikan kepada
peserta didik.
o Guru melakukan penilaian terhadap LKPD yang telah
dikerjakan peserta didik.
o Guru melakukan evaluasi pembelajaran melalui portofolio
yang telah dikumpulkan peserta didik.

7. 7

1. Remedial
Apabila peserta didik belum mencapai Capaian Pembelajaran (CP), maka akan dilakukan
pembelajaran remedial. Kegiatan pembelajaran remedial bertujuan untuk memberikan kesempatan
peserta didik dalam upaya mencapai Capaian Pembelajaran (CP). Kegiatan pembelajaran remedial
dapat dilakukan sesuai dengan prosedur, diantaranya:
➢ Hasil penilaian
➢ Analisis hasil tes
➢ Klasifikasi peserta didik yang belum dan telah mencapai Capaian Pembelajaran (CP)
➢ Identifikasi kesulitan peserta didik dalam menjawab soal
➢ Metode pembelajaran remedial, seperti bimbingan secara individu, bimbingan secara
berkelompok, pembelajaran ulang, pemberian tugas, atau pemanfaatan tutor sebagaya, dan
pelaksanaan tes ulang.

2. Pengayaan
Apabila peserta didik sudah mencapai beberapa Capaian Pembelajaran (CP) dan ingin
melakukan penambahan Capaian Pembelajaran (CP), maka dilakukan pembelajaran pengayaan.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan peserta didik kesempatan dalam upaya memberikan
kesempatan peserta didik untuk mencapai seluruh Capaian Pembelajaran (CP).
Syarat-syarat peserta didik yang dapat mengikuti program pengayaan adalah mampu
belajar lebih cepat, menyimpan informasi lebih mudah, mampu berfikir mandiri, mampu berfikir
abstrak, dan sifat keingintahuannya tinggi. Kegiatan pembelajaran pengayaan dapat dilakukan
dengan cara pemecahan masalah, diantaranya:
➢ Belajar kelompok
➢ Belajar mandiri
➢ Tutor Sebaya
➢ Tes yang dapat dilakukan adalah Tes IQ, Wawancara, Pengamatan atau Observasi.

8. 8








L A M P I R A N

9. 9

LAMPIRAN I
BAHAN BACAAN PENDIDIK DAN PESERTA DIDIK


A. PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
1. Pengertian dan Fungsi Surat
Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan
penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Dalam
organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/
pejabat, baik secara intern maupun dengan pihak luar secara timbal balik.
Surat memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Wakil dari pengirim atau penulis
b. Bahan pembuktian
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
e. Bahan pengingat


2. Pola Penanganan Surat
a. Pola Sentralisasi
Pola sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat. Di
dalam kantor, ada bagian tata usaha atau sekretariat yang bertugas menangani administrasi dari
seluruh bagian di kantor tersebut, termasuk menangani surat keluar atau surat masuk. Pada bagian
ini mempunyai beberapa petugas, dan tiap petugas menangani satu bidang pekerjaan (juru), seperti
juru terima surat, juru catat, dan juru arsip.

b. Pola Desentralisasi
Pola desentralisasi adalah pola yang mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di
setiap bagian dari unit pada kantor, tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor
ini. Semua kegiatan adminstrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa
orang administrasi kantor pada tiap unit. Pola ini banyak diterapkan oleh perusahaan swasta,
karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.

3. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Kegiatan korespondensi atau surat-menyurat merupakan suatu hal yang tak dapat lepas
dalam kegiatan perkantoran. Besar kecilnya perusahaan dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat

10. 10

yang terdapat di perusahaan tersebut, baik surat-surat yang masuk maupun surat-surat yang keluar.
Jika surat-surat yang ditangani jumlahnya sangat banyak, bahkan mencapai ratusan surat setiap
harinya, hal tersebut menandakan bahwa kantor tersebut adalah perusahaan besar. Sementara itu,
jika yang ditangani hanya sedikit surat, berarti perusahaan tersebut relatif kecil.
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Menurut Ating Tedjasutisan dalam Joko Pramono
(2019: 47 – 48), prosedur pengelolan surat masuk hendaknya menggunakan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Penerimaan
b. Penyortiran
c. Pencatatan
d. Mengagendakan surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
f. Penyampaian surat masuk
g. Penyimpanan berkas surat masuk


4. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi atau kantor
kepada pihak lain, baik perserorangan, kelompok, maupun suatu lembaga. Surat yang baik dapat
memberikan citra yang baik pula bagi si pembuatnya. Surat keluar dapat disebabkan oleh tiga
faktor, antara lain:
a. Merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
b. Merupakan kebutuhan, misalnya untuk keperluan pelaksanaan kegiatan
c. Memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan dan surat edaran
Tahapan penanganan surat keluar yang baik hendaknya memperhatikan langkah-langkah
berikut:
a. Pembuatan konsep surat
b. Pengetikan
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
d. Penandatanganan
e. Pencatatan

11. 11

B. PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA
1. Pengertian Sistem Buku Agenda
Sistem buku agenda adalah sistem penanganan yang menggunakan buku agenda sebagai
sarana untuk memproses surat. Sistem buku agenda dapat juga diartikan sebagai sistem dalam
pencatatan surat dengan menggunakan buku untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu
tahun, yang mengelompokkan antara surat penting dan surat biasa. Buku agenda juga dipakai
sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file.
Ada 3 (tiga) jenis format buku agenda yang dapat digunakan, antara lain sebagai berikut:
a. Buku Agenda Tunggal
Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat, baik surat masuk
maupun surat keluar, dalam satu format yang sama.
Buku Agenda Tunggal
………………………………………..

No.
Tanggal
Terima/ Kirim
Tanggal dan
No. Surat
M/K
Dari/
Kepada
Perihal Lampiran
Kode
Arsip


Tabel 1. Format Buku Agenda Tunggal


b. Buku Agenda Kembar
Buku agenda kembar adalah buku yang hanya digunakan untuk mencatat surat masuk dan
surat keluar. Buku untuk mencatat surat masuk dipisahkan dengan buku untuk mencatat
surat keluar, dan format yang digunakan antara surat masuk dan surat keluar berbeda.
Buku Agenda Kembar (Surat Masuk)
………………………………………..

No.
Tanggal
Terima
Terima
Dari
Tanggal dan
No. Surat
Perihal Lampiran
Diteruskan
Kepada
Kode
Arsip


Tabel 2. Format Buku Agenda Kembar Surat Masuk

12. 12

Buku Agenda Kembar (Surat Keluar)
………………………………………..

No.
Nomor
Surat
Tanggal
Surat
Dikirim
Kepada
Perihal Lampiran
Kode
Arsip


Tabel 3. Format Buku Agenda Kembar Surat Keluar

c. Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat, baik surat
masuk maupun surat keluar. Pada buku agenda jenis ini, satu bagian halaman kiri
digunakan untuk mencatat surat masuk dan satu bagian halaman kanan digunakan untuk
mencatat surat keluar. Format yang digunakan pada buku agenda berpasangan sama seperti
format buku agenda kembar.
Sementara itu, format stempel agenda yang digunakan dalam sistem buku agenda adalah
sebagai berikut:







Tabel 4. Format Stempel Agenda
Dalam menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka diperlukan Lembar
Disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar
disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses
tindak lanjut dari surat yang diterima. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti
surat yang telah diterima harus mengikuti instruksi dari pimpinan.
Lembar disposisi digolongkan menjadi dua, antara lain sebagai berikut:
a. Disposisi langsung adalah disposisi yang ditulis langsung pada lembaran surat.
b. Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembaran disposisi tersendiri
yang sudah disiapkan.



STEMPEL AGENDA
Tanggal Diterima :
No. Agenda :
Tanggal Diterukan :
Tanda Tangan : (diisi dengan nama dan paraf yang mencatat surat atau agendaris)

13. 13

6
LEMBAR DISPOSISI
Tanggal dan nomor surat :
Dari :
Perihal :
Kepada Paraf dan Tanggal Disposisi Sifat
1. ………
2. ………
3. ………
o Harap dikonsep balasannya
o Harap dijawab
o Harap dibicarakan dengan saya
o Harap dipelajari dan berikan
tanggapan Saudara
o Harap diselesaikan
o Berikan catatan dan kembali
o …………………..
o Rahasia
o Penting
o Biasa
Tabel 5. Format Lembar Disposisi

14. 14

2. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Prosedur atau langkah - langkah penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah
sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh pihak-pihak yang biasanya bekerja di bagian depan
kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis. Apabila ada surat yang masuk, baik diantar
oleh petugas pos maupun oleh kurir, merekalah yang sering menerima surat. Saat ini, pengiriman
surat juga banyak dilakukan melalui surel (surat elektronik). Petugas administrasi harus mencetak
surat-surat tersebut dan memprosesnya bersamaan dengan surat-surat lain yang diterima melalui
kurir atau pos.
Kegiatan penerimaan surat masuk meliputi:
1) Pengumpulan surat masuk
2) Penghitungan jumlah surat masuk
3) Pemeriksaan ketepatan alamat si pengirim
4) Pengelompokkan surat atau dokumen berdasarkan jenisnya
5) Penandatanganan dan pemberian stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti bahwa surat
atau dokumen telah diterima
6) Membuka dan memeriksa keakuratan surel yang diterima melalui pengidentifikasian
lampiran surel sesuai prosedur perusahaan. Surat elektronik atau e-mail dibuka dan
diperiksa keakuratannya.

b. Penyortiran Surat
Setelah surat telah diterima, petugas pencatat surat menyortir surat yang diterima. Jika surat
tersebut ditujukan untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, surat tersebut dapat
langsung diberikan kepada alamat yang dituju. Apabila surat tersebut merupakan surat dinas yang
menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi, surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
Kegiatan penyortiran surat masuk meliputi:
1) Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi
2) Menggolongkan surat dinas berdasarkan tiga kategori, yaitu surat rahasia, surat penting,
dan surat biasa

c. Pencatatan Surat
Pencatatan surat dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka
dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting,

15. 15

atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah
diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume
surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Pencatatan ini juga memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicata, petugas membubuhkan
stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.
Kegiatan pencatatan surat meliputi:
1) Membuka, membaca, dan menandai pokok surat
2) Memeriksa lampiran, apakah sesuai atau tidak
3) Membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat pada stempel agenda
4) Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda


d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat dilakukan dengan menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan
dapat menuliskan instruksi, saran, atau tanggapannya pada lembar disposisi, serta menuliskan
nama pihak yang harus memproses surat tersebut.

e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, surat beserta
disposisinya kemudian diserahkan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang namanya
tertulis dalam lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat
tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat
surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, pihak yang menerima harus
menandatangani bukti penerima di buku ekspedisi intern.

No.
Urut
Tanggal dan
Nomor Surat
Perihal Surat Dari Penerima
Tanggal
Terima
Tanda
Tangan

Tabel 6. Buku Ekspedisi Intern

16. 16

Kegiatan penyampaian surat atau pendistribusian surat meliputi hal-hal berikut:
1) Surat yang disertai lembat disposisi dicatat ke dalam buku ekspedisi intern
2) Menggandakan surat apabila ada beberapa pihak yang ditunjuk oleh pimpinan dalam
lembar disposisi
3) Surat didistribusikan kepada yang bersangkutan dengan menggunakan buku ekspedisi
intern dan diparaf oleh pihak yang bersangkutan atau pihak penerima surat
Dalam mendistribusikan surat, usahakan untuk tidak membuat kesalahan. Berikut adalah
beberapa dampak buruk yang dapat diakibatkan oleh kesalahan dalam pendistribusian.
1) Surat tidak sampai kepada yang berkepentingan
2) Surat dapat hilang sehingga informasi yang ada di dalam surat juga akan hilang
3) Dapat menimbulkan kerugian organisasi jika diterima oleh orang yang tidak
bertanggungjawab
4) Proses penanganan surat menjadi lebih lama


f. Penyimpanan Surat
Setelah surat selesa diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau
sekretaris ke unit tata usaha atau sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, antara lain sistem subjek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, dan
sistem nomor.
Prosedur atau langkah-langkah penanganan surat masuk sistem buku agenda dapat
digambarkan melalui bagan berikut.




Gambar 1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
PENYIMPANAN
SURAT
PENYAMPAIAN
SURAT
PENGARAHAN
SURAT
PENERIMAAN
SURAT
PENYORTIRAN
SURAT
PENCATATAN
SURAT

17. 17

LEMBAR KONSEP SURAT
Disusun Oleh : ………………………..
Disetujui Oleh : ………………………..
Dikirim Oleh: ………………………..
Tgl …………………..
Tgl …………………..
Tgl …………………..
Paraf …………….
Paraf …………….
Paraf …………….
Keterangan : ………………………..………………………..………………………………
C. PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA
Prosedur atau langkah-langkah penanganan surat keluat sistem buku agenda antara lain
sebagai berikut.
1. Pembuata Konsep Surat
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Pembuatan surat dimulai dengan pembuatan
konsep secara tertulis di atas kertas. Pembuatan konsep secara manual bertujuan menghindari
kesalahan pengetikan yang sering kali terjadi saat mengetik surat tanpa konsep. Saat ini, kegiatan
pengetikan surat sudah menggunakan media yang lebih canggih, seperti komputer dan laptop,
sehingga kegiatan pengetikan dan pembuatan surat menjadi lebih mudah.
Pembuatan konsep dapat dilakukan dengan dua cara berikut.
a. Sentralisasi, yaitu dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi
persuratan
b. Desentralisasi, yaitu dibuat oleh tiap unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan
masing-masing. Pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh dua pihak berikut.
1) Atasan atau pemimpin
a) Konsep dibuat dan ditik sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia
b) Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik
c) Konsep dibuat secara garis besar
2) Orang yang ditunjuk (konseptor)
Pemimpin dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep
surat.



Nomor : Alamat yang dituju:
Lampiran :
Hal :
Isi Surat







Tabel 7. Format Lembar Konsep Surat

18. 18

2. Persetujuan Konsep Surat
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapatkan
persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat sudah sesuai atau perlu
diperbaiki. Jika konsep sudah mendapat persetujuan, pemimpin akan memberi tanda acc
(accepted/ telah disetujui) pada konsep tersebut.

3. Pencatatan Konsep Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pemimpin dicatat ke dalam buku
agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan mendapatkan nomor surat
dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

4. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan mempunyai nomor surat, dapat
diserajkan kepada juru tik untuk di tik dengan rapi, dan membuat sampul surat yang akan
digunakan

5. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersenit di cetak, jangan sampai ada
kesalahan pengetikan sekecil apapun walaupun hanya satu huruf sekali pun. Konseptor juga harus
memeriksa pengetikan tersebut sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu,
konseptor juga harus memberikan parafnya dengan pensil sebagai tanda surat sesuai dengan
konsep.

6. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai ditik dengan rapi, pejabat yang berwenang atau
bertanggungjawab terhadap surat tersebut dengan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

7. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, diberi cap dinas atau stempel
sebagai tanda keabsahan surat. Pemberian cap dinas atau stempel dibubuhkan di sebelah kiri
tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

19. 19

8. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan
aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar kedua disimpan sebagai arsip tanpa
dilipat karena akan disimpan dalam map atau folder di laci filiing cabinet. Melipat surat harus juga
perlu memperhatikan ukuran sampul yang akan digunaka.

9. Penyampaian Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke sampul yang telah disediakan dan
direkatkan dengan lem secara rapi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan
penyampulan surat, antara lain:
a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
b. Cantumkan nomor surat jika diperlukan
c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas atau stempel pada
sampul di sebelah kiri
d. Tempelkan perangko secepatnya


10. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan melalu empat cara antara lain sebagai berikut:
a. Melalui kurir
Pada pengiriman surat melalui kurir, seorang kurir atau petugas pengiriman ditugaskan
untuk mengantarkan surat secara langsung kepada pihak yang dituju. Saat menyerahkan
surat kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima sebagai
bukti bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.

No.
Urut
Tanggal
Kirim
Tanggal dan
Nomor Surat
Perihal
Ditujukan
Kepasa
Nama
Penerima
Tanda
Tangan

Tabel 8. Buku Ekspedisi Ekstern
b. Melalui pos
Pengiriman surat melalui pos dilakukan dengan mengantarkan surat secara langsung ke
kantor pos dan menggunakan buku ekspedisi ekstern yang nantinya akan diberi cap pos
setempat

20. 20

PENYAMPULAN
SURAT
PENGIRIMAN SURAT
MELIPAT SURAT
c. Melalui perusahaan jasa pengiriman
Surat yang dikirim melalui jasa pengiriman atau ekspedisi diserahkan kepada pihak
ekspedisi dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern. Dilakukan pencetakan bukti
pengiriman berupa resi yang nantinya dapat digunakan untuk melacak paket.
d. Melalui mesin faksimile
Faksimile adalah mesin yang dapat mengirimkan dan menerima tulisaj ataupun gambar
melalui saluran telepon.
e. Melalui surel (e-mail)
Pengiriman surat menggunakan internet merupakan pilihan pengiriman yang banyak
digunakan saat ini. Selain praktis dan mudah, mengirimkan e-mail (surat elektronik)
dianggap lebih cepat dan efisien, dengan memudahkan dalam melampirkan data
pendukung surat, seperti file gambar, foto, ataupun rekaman video

11. Penyimpanan Surat
Dalam pengiriman surat, keberadaan tembusan surat berfungsi sebagai arsip. Surat asli
dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar kedua dari surat tersebut
dapat dipergunakan sebagai arsip perusahaan pengiriman surat. Penyimpanan surat dapat
dilakukan dengan beberapa sistem, misalnya sistem abjad, sistem tanggal, sistem nomor, sistem
subjek, dan sistem wilayah.









Gambar 2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
PENANDATANGANAN
SURAT
PEMBERIAN CAP
DINAS
PEMERIKSAAN
PENGETIKAN
PENGETIKAN KONSEP
SURAT
PEMBUATAN
KONSEP SURAT
PERSETUJUAN
KONSEP SURAT
PENCATATAN
KONSEP SURAT
PENYIMPANAN
SURAT

21. 21

D. PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI
1. Pengertian dan Manfaat Kartu Kendali
Sistem kartu kendali disebut juga sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan sejak tahun
1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional RI (ANRI) bekerja sama dengan
Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang
volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
Kartu Kendali (KK) adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan
surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sistem kartu kendali
memerlukan pengelompokkan surat, antara lain surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.
Biasanya kartu kendali berukuran 10 x 15 cm dan terdiri dari 3 lembar. Untuk lembar 1 berwarna
kuning, lembar 2 berwarna hijau, dan lembar 3 berwarna merah.
Kartu kendali memiliki beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut:
a. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
b. Sebagai alat pelacak surat
c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi


2. Keuntungan Penggunaan Kartu Kendali
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut:
a. Lebih efisien
b. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia), karena lembarannya berbeda
c. Menghilangkan pencatatan yang berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip


3. Prosedur Penanganan Surat Masuk Penting
Pada penanganan surat masuk dengan sistem kartu kendali, penanganan surat dilakukan
terlebih dahulu oleh Unit Kearsipan, kemudian diteruskan ke Unit Tata Usaha, dan diteruskan ke
Uni Pengolah atau Uni Kerja terdiri atas staf administrasi kantor atau sekretaris, pimpinan dan
pelaksana.

22. 22

Langkah-langkah penanganan surat masuk penting menggunakan sistem kartu kendali
adalah sebagai berikut.
a. Penerimaan Surat
Dalam pelaksanaannya, suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat
keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini
dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan ssehingga unit
kearsipan selalu mengetahui pula hal yang telah dilaksanakan.
Tugas juru atau petugas penerima surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat masuk dari instansi lain, baik yang dikirim melalui kurir maupun pos
2) Meneliti kebenaran alamat surat
3) Menandatangani lembar pengantar surat, serta membubuhi cap atau stempel tanggal pada
sampul surat
4) Menyortir surat, antara surat yang boleh dibuka dan surat yang tidak boleh dibuka (surat
pribadi dan surat rahasia)
5) Menyerahkan surat masuk ke pencatat surat
6) Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimlan melalui kurir atau pos


b. Pencatatan Surat
Surat-surat yang diterima diklasifikasikan lagi oleh pencatat surat. Surat pribadi dan surat
rahasia tidak boleh dibuka dan dibaca. Sementara itu, surat dinas harus dibuka dan dibaca,
kemudian diklasifikasikan ke dalam dua kategori, yaitu surat penting dan surat biasa. Kegiatan ini
sangat memerlukan ketelitian.
Tugas juru atau petugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Menentukan mana yang termasuk surat penting, surat biasa, surat rahasia, dan surat pribadi.
2) Mencatat surat penting di kartu kendali rangkap tiga, mencatat surat biasa di lembar
pengantar surat biasa rangkap dua, dan mencatat surat pribadi atau rahasia di lembar
pengantar surat rahasia rangkap dua
3) Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali
4) Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian kartu kendali I
diserahkan kepada penata arsip atau arsiparis
5) Menyatukan kartu kendali II dan III, serta surat dengan penjepit kertas, kemudian
meneruskannya ke pengarah surat

23. 23

Indeks : Tanggal
No. Urut
M/K
:
:
:
Kode
Isi Ringkas :
Lampiran : Tanggal Surat : No. Surat :
Dari :
Kepada :
Pengolah : Paraf :
Catatan :

Tabel 9. Format Kartu Kendali
Keterangan :
Indeks : Diisi indeks surat
Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal : Diisi tanggal diterima surat
No. Urut : Diisi nomor surat sesuai urutan kartu kendali surat masuk
M/K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Isi Ringkasan : Diisi uraian ringkas tentang isi surat
Lampiran : Diisi sesuai dengan jumlah lampiran pada surat
Dari : Diisi dengan keterangan instansi pengirim surat atau asal surat
Kepada : Diisi dengan keterangan mengenal alamat tujuan surat
Tanggal Surat : Diisi dengan tanggal pembuatan surat masuk atau keluar tersebut
No. Surat : Diisi dengan nomor surat masuk atau keluar tersebut
Pengolah : Diisi dengan keterangan unit kerja di instansi yang akan menangani surat tersebut
Paraf : Diisi paraf pengolah surat
Catatan : Diisi dengan keterangan tambahan terkait surat tersebut

c. Pengarahan dan Pengendalian
Petugas pengarah adalah pimpinan pada unit kearsipan, misalnya kepala tata usaha. Tugas
pengarah surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf pada kartu
kendali III sebagai bukti surat sudah diterima
2) Menentukan arah surat, yaitu kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan
3) Mencatat surat di buku ekspedisi intern
4) Mengambil kartu kendali II dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alt
pengendali surat. Seteleh satu tahun, kartu kendali II di jilid
5) Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah atau unit kerja atau
sekretaris

24. 24

6) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali
II dengan kartu kendali III
7) Menyerahkan surat yang telah selesai diproses ke penata arsip atau arsiparis, dan menukar
kartu kendali III dengan kartu kendali I

d. Penyampaian Surat ke Unit Pengolah
Unit pengolah terdiri ats tata usaha unit pengolah, pimpinan unit pengolah, dan pelaksana.
Berikut ini masing-masing tugasnya.
1) Tata Usaha Unit Pengolah
a) Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat
sudah diterima
b) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat beserta lembar disposisi
1 dan 2 serta kartu kendali III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah
c) Menerima kembali surat, kartu kendali II, serta lembar disposisi 1 dan 2 yang telah diisi
oleh pimpinan unit pengolah
d) Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat beserta dengan lembar disposisi
kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di lembar disposisi. Surat asli dan lembar
disposisi 2 disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar
disposisi 1 diteruskan ke pelaksana surat
e) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana jika surat tersebut sudah
selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah
menurun nilai gunanya (inaktif), surat beserta kartu kendali III diserahkan kepada
penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II sebagai bukti bahwa surat disimpan di
unit kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan Unit Pengolah
a) Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit
pengolah
b) Mengisi lembar disposisi 1 dan 2 untuk menindaklanjuti surat yang masuk
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, serta lembar disposisi 1 dan 2 kepada
tata usaha unit pengolah
3) Pelaksana
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi

25. 25

c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat
sudah selesai diproses atau ditindaklanjuti

e. Penyimpanan dan Penataan Arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) meliputi beberapa hal berikut:
1) Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak
kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali
I dengan kartu kendali III
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu


4. Prosedur Penanganan Surat Masuk Biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, surat tidak perlu di catat dalam kartu
kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat biasa tidak perlu cepat
disampaikan ke unit pengolah, tetapi menunggu satu atau dua hari sampai terkumpul agak banyak
karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar
surat biasa (rangkap dua).

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Pukul Penyampaian:
No. Urut Asal Surat Tanggal Nomor Isi Ringkas Keterangan

Jumlah : Tanggal : Pukul :
Diterima :
Tabel 10. Format Lembar Pengantar Surat Masuk Biasa

26. 26

Prosedur atau langkah-langkah penanganan surat masuk biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa adalah sebagai berikut.
a. Unit Kearsipan
1) Surat diterima oleh penerima surat, kemudian surat pengantarnya ditandatangani dan
dibubuhi cap atau stempel tanggal pada sampul surat, dan menyerahkan kepada
pencatat surat
2) Surat masuk biasanya dikumpulkan 1 atau 2 hari, setelah banyak baru kemudian surat
dicata dalam lembar pengantar surat biasa (rangkap 2). Setelah dicatat, surat-surat
tersebut disampaikan ke pengarah surat di unit tata usaha bersama lembar pengantarnya
b. Unit Tata Usaha
1) Pengarah surat di unit tata usaha menerima surat berikut lembar pengantarnya,
kemudian lembar pengantar surat biasa (lembar I dan lembar II) diperiksa
pengisiannya. Lembar pengantar I diambil dan disimpan oleh pengarah surat (TU)
2) Surat kemudian di catat dalam buku ekspedidi intern, lalu didistribusikan ke unit
pengolah atau unit kerja bersama lembar pengantar II.
c. Unit Pengolah
1) Unit pengolah penerima surat dan memaraf lembar pengantar surat biasa (lembar II),
selanjutnya lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah atau unit kerja atau
sekretaris
2) Surat-surat tersebut kemudian dilampiri dua lembar disposisi, dan diserahkan kepada
pimpinan
3) Unit pengolah atau unit kerja atau sekretaris menerima kembali surat dan dua lembar
disposisi yang telah diisi oleh pimpinan, kemudian menindaklanjuti surat sesuai
instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi
4) Tindak lanjut surat, antara lain: surat diedarkan, surat dibalas, dan surat disimpan.
Apabila surat harus diedarkan, gandakan surat terlebih dahulu agar pihak pelaksana
yang ditunjuk menerima salinan suratnya
5) Surat asli dan lembar disposisi II disimpan oleh unit pengolah, sedangkan salinan surat
dan lembar disposisi I diteruskan kepada pelaksana
6) Unit pengoalh atau unit kerja atau sekretaris menerima kembali surat dan lembar
dispisisi I dari pelaksanan bila surat tersebut telah selesai diproses

27. 27

5. Prosedur Penanganan Surat Masuk Rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca
surat. Jika ada pihak yang boleh mengetahui isi surat, itu pun hanya pada orang tertentu saja yang
sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Sebelum menyampaikan surat rahasia kepada pimpinan,
terdapat lembar pengantar surat rahasia yang harus diisi oleh petugas. Lembar pengantar surat
rahasia dibuat dalam dua rangkap, dan nantinya disampaikan bersamaan dengan surat.

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit : Tanggal : Pukul Penyampaian:
No. Urut Asal Surat Tanggal Nomor Isi Ringkas Keterangan

Jumlah : Tanggal : Pukul :
Diterima :
Tabel 11. Format Lembar Pengantar Surat Masuk Rahasia


Prosedur atau langkah-langkah penanganan surat masuk rahasia menggunakan kartu
kendali adalah sebagai berikut.
a. Unit Kearsipan
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat, kemudian menandatangani surat
pengantarnya dan membubuhi cap atau stempel tanggal pada sampul surat. Selanjutnya,
surat diserahkan kepada pencatat surat.
2) Tanpa membuka sampul atau amplop, pencatat surat mencatat ke dalam lembar
pengantar surat rahasia (rangkap dua). Surat kemudian diserahkan kepada pengarah
surat bersama lembar pengantarnya.
b. Unit Tata Usaha
1) Pengarah surat menerima surat, lalu memeriksa pengisian lembar pengantar surat
rahasia (lembar I dan II). Lembar pengantar I kemudian diambil dan disimpan oleh
pengarah surat atau tata usaha

28. 28

2) Surat dicatat dalam buku ekspedisi intern dan diteruskan kepada pimpinan unit
pengolah berikut lembar pengantar surat rahasia
c. Unit Pengolah
1) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar II
2) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan menyerahkan lembar pengantar surat
rahasia (lembar II) kepada staf administrasi kantor atau sekretaris untuk disimpan

E. PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM KARTU KENDALI
1. Penanganan Surat Keluar Penting
Prosedur atau langkah-langkah penanganan surat keluat penting menggunakan sistem
kartu kendali adalah sebagai berikut.
a. Unit Pengolah
Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan dan di unit pengolah,
asalkan kartu kendali I dan kartu kendali II diserahkan ke unit kearsipan sehingga unit kearsipan
selalu mengetahui apa yang telah diproses di init pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi tiga
kartu kendali, setelah itu kartu kendali I dan II diteruskan ke unit kearsipan untuk dikirimkan ke
alamat instansi. Tembusan surat beserta kartu kendali III disimpan di unit pengolah.

b. Pencatat Surat
Pencatat surat memiliki tugas sebagai berikut.
1) Menerima surat beserta tembusannya serta kartu kendali I dan II dari unit pengolah
2) Memberikan stempel pada surat
3) Meneruskan kartu kendali I ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu
kontrol.
4) Memberikan paraf pada kartu kendali II dan mengembalikan kepada unit pengolah
5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim ke alamat instansi


c. Pengarah Surat
Pengarah surat bertugas menangani surat keluar, yaitu menerima kartu kendali I dari
pencatat dan menyimpannya ke dala kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat
yang dikirimkan.

29. 29

d. Penata Arsip
Penata arsip bertugas menerima kartu kendali II dan menyimpannya dalam kotak kartu
kendali sebagai pengganti arsip yang masih ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit
pengolah sudah menurun nilai gunanya, arsip tersebut selanjutnya diserahkan kepada penata arsip
untuk disimpan. Sementara itu, kartu kendali II ditukar dengan kartu kendali III.

e. Ekspeditor/ Kurir
Ekspeditor atau kurir bertugas menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain
dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.

2. Penanganan Surat Keluar Biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti penanganan surat masuk biasa,
dengan menggunakan lembar pengantar surat biasa. Prosedur atau langkah-langkah penanganan
surat keluar biasa menggunakan sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
a. Unit Pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin yang sudah dibuat dalam 2 lembar
pengantar surat biasa. Kemudian surat asli dan tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit
kearsipan. Setelah itu, unit pengolah menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap
stempel tanggal oleh pencatat dan lembar pengantar surat biasa (lembar 2) untuk disimpan sebagai
tanda bahwa surat sudah dikirim ke alamat yang dituju.
b. Pencatat Surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan, dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan
2), memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat, dan mengembalikan lagi kepada unit
pengolah beserta lembar pengantar 2 sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirim. Surat
asli dikirim ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

3. Penanganan Surat Keluar Rahasia
Sama dengan penanganan surat masuk rahasia, penanganan surat keluar rahasia juga
menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Prosedur atau langkah-langkah penanganan surat
keluar rahasia menggunakan sistem kartu kendali adalah sebagai berikut.
a. Unit Pengolah
Surat rahasia dibuat sendiri oleh pemimpin unit pengolah atau dibuat oleh seseorang yang
ditunjuk langsung oleh pemimpin berikut tembusannya. Selanjutnya, dicatat langsung dalam
lembar pengantar surat rahasia, dan tembusan langsung disimpan.

30. 30

b. Pengarah Surat
Surat rahasia dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada
pengarah. Setelah itu, pengarah surat menyerahkan surat kepada ekspeditor untuk dikirim dan
menyerahkan lembar pengantar 1 kepada penata arsip dan lembar pengantar 2 kepada unit
pengolah.
Pada dasarnya, penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan
yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku
agenda atau kartu kendali sama-saa bertujuan mempermudah penanganan surat, memperjelas
prosedur, dan dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya.
Perbedaan antara penanganan surat sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dapat
dilihat pada tabel berikut.

No. Buku Agenda Kartu Kendali
1 Sistem pola lama Sistem pola baru
2 Pencatatan menggunakan buku agenda Pencatatan menggunakan kartu kendali
dan lembar pengantar
3 Penyampaian surat menggunakan buku
ekspedisi
Kartu kendali dan lembar pengantar
dapat sekaligus berfungsi sebagai buku
ekspedisi
4 Pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu
orang, karena hanya menggunakan buku
yang sama
Pencatatan dapat dilakukan beberapa
orang dalam waktu yang bersamaan,
karena menggunakan lembaran-lembaran
terpisah
Tabel 12. Format Lembar Pengantar Surat Masuk Rahasia

31. 31

LAMPIRAN II
Lembar Kerja Peserta Didik (LKPD)


LKPD-1 KEGIATAN MANDIRI

Mata Pelajaran : ................................
Nama : ................................
NIS : ................................
Kelas : ................................
Hari/ Tanggal : ................................

A. Topik
“Prosedur Penanganan Surat atau Dokumen”

B. Capaian Pembelajaran
Pada akhir Fase F, peserta didik mampu menjelaskan dasar-dasar prosedur penanganan
dokumen.

C. Tujuan Pembelajaran
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur penanganan surat masuk sistem buku
agenda dengan benar
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur penanganan surat keluar sistem buku
agenda dengan benar


D. Tempat Pengerjaan
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

No.
Prosedur Penanganan
Surat Masuk
Kegiatan
1 Penerimaan Surat a. …………………………………………………
b. …………………………………………………
c. …………………………………………………
d. …………………………………………………
e. …………………………………………………
………………………………………………
f. …………………………………………………
………………………………………………..
2 Penyortiran Surat a. …………………………………………………..
b. …………………………………………………..
…………………………………………………..

32. 32


3 Pencatatan Surat a. …………………………………………………
b. …………………………………………………..
c. …………………………………………………..
……………………………….
d. …………………………………………………..
4 Pengarahan Surat a. ………………………………………………….
b. …………………………………………………...
c. ……………………………………………………
d. …………………………………………………….
5 Penyampaian Surat a. …………………………………………………….
……………………………………………………..
b. ……………………………………………………..
……………………………………………………..
c. ……………………………………………………..
……………………………………………………..
6 Penyimpanan Surat a. ……………………………………………………..
……………………………………………………..
b. ……………………………………………………
…………………………………………………..

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

No.
Prosedur Penanganan
Surat Keluar
Penjelasan
1 Pembuatan Konsep
Surat
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
…………………………………………………
2 Persetujuan Konsep
Surat
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………
3 Pencatatan Konsep
Surat
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………

33. 33

4 Pengetikan Konsep
Surat
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………
5 Pemeriksaan Pengetikan ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………
6 Penandatangan Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………
7 Pemberian Cap/
Stempel
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
8 Melipat Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………
9 Penyampulan Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………
10 Pengiriman Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
11 Penyimpanan Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
……………………………………………………

34. 34

E. Sumber Informasi
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.......................................................................................................................................














-- SELAMAT BEKERJA --

35. 35

LKPD-2 KEGIATAN MANDIRI

Mata Pelajaran : ................................
Nama : ................................
NIS : ................................
Kelas : ................................
Hari/ Tanggal : ................................

A. Topik
“Prosedur Penanganan Surat atau Dokumen”


B. Capaian Pembelajaran
Pada akhir Fase E, peserta didik mampu menjelaskan dasar-dasar prosedur penanganan
dokumen.

C. Tujuan Pembelajaran
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur penanganan surat masuk sistem kartu
kendali dengan benar
o Peserta didik mampu mengidentifikasi prosedur penanganan surat keluar sistem kartu
kendali dengan benar


D. Tempat Pengerjaan
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
a. Prosedur Penanganan Surat Masuk Penting

No.
Prosedur Penanganan
Surat Masuk Penting
Penjelasan
1 Penerimaan Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………..
2 Pencatatan Surat ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..

36. 36

………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………..
3 Pengarahan dan
Pengendalian
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………..
4 Penyampaian Surat Ke
Unit Pengolah
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………..
5 Penyimpanan atau
Penataan Surat
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………..

b. Prosedur Penanganan Surat Masuk Biasa

No.
Prosedur Penanganan
Surat Masuk Biasa
Penjelasan
1 Unit Kearsipan a. …………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
b. …………………………………………………….
….…………………………………………………
……..………………………………………………
………..……………………………………………
2 Unit Tata Usaha a. ……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………..

37. 37

b. ……………………………………………………..
….………………………………………………….
……..………………………………………………
………..……………………………………………
……………………………………………………..
……………………………………………………
3 Unit Pengolah a. ….…………………………………………………
…………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………
b. ……………………………………………………
….………………………………………………
c. ……..………………………………………………
………..……………………………………………
……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………
d. ………..……………………………………………
……………………………………………………..
…………………………………………………….
e. ………..……………………………………………
……………………………………………………..
…………………………………………………….
f. ………..……………………………………………
……………………………………………………..
…………………………………………………….

c. Prosedur Penanganan Surat Masuk Rahasia

No.
Prosedur Penanganan
Surat Masuk Rahasia
Penjelasan
1 Unit Kearsipan ➢ …………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
➢ …………………………………………………….
….…………………………………………………
……..………………………………………………
………..……………………………………………
2 Unit Tata Usaha ➢ ……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………..
➢ ……………………………………………………..
….………………………………………………….
……..………………………………………………
………..……………………………………………

38. 38

3 Unit Pengolah ➢ ….…………………………………………………
…………………………………………………….
➢ …………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
……………………………………………..

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
a. Prosedur Penanganan Surat Keluar Penting

No.
Prosedur Penanganan
Surat Keluar Penting
Penjelasan
1 Unit Pengolah ➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
…………………………………………..
➢ ……………………………………………………..
…..…………………………………………………
……..………………………………………………
………..……………………………………………
…………..
➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
……..
➢ ……………………………………………………
…..…………………………………………………
……..
➢ ……………………………………………………
…..…………………………………………………
……..
2 Pencatat Surat ➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
➢ …………………………………………………..…
…..…………………………………………………
3 Pengarah Surat …………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…..…..……
4 Penata Arsip …………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………

39. 39

…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
5 Ekspeditor/ Kurir ………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..

b. Prosedur Penanganan Surat Keluar Biasa

No.
Prosedur Penanganan
Surat Keluar Biasa
Penjelasan
1 Unit Pengolah …………………………………………………………
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
..……………………………………………………..
2 Pencatat Surat …………………………………………………………
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
..……………………………………………………..


a. Prosedur Penanganan Surat Keluar Biasa

No.
Prosedur Penanganan
Surat Keluar Biasa
Penjelasan
1 Unit Pengolah …………………………………………………………
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
…………………………………………………………
..……………………………………………………
2 Pencatat Surat …………………………………………………………
…………………………………………………………
..………………………………………………………..
…………………………………………………………
..………………………………………………………

40. 40

E. Sumber Informasi
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.......................................................................................................................................














-- SELAMAT BEKERJA --

41. 41

GLOSSARIUM


Buku agenda berpasangan : buku yang digunakan untuk mencatat surat, baik surat
masuk maupun surat keluar. Pada bagian halaman kiri
digunakan untuk surat masuk dan pada bagian halaman
kanan untuk surat keluar
Buku agenda kembar : buku yang hanya digunakan untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar
Buku agenda tunggal : buku yang digunakan untuk mencatat surat, baik surat
masuk maupun surat keluar, dalam satu format yang sama
Buku ekspedisi ekstern. : Buku yang digunakan sebagai bukti penerimaan surat di
luar lingkungan kantor
Buku ekspedisi intern : buku yang digunakan sebagai bukti penerimaan surat di
dalam lingkungan kantor
Draft : konsep surat
Front office : pihak-pihak yang biasanya bekerja di bagian depan kantor
Kartu kendali : lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah
Lembar disposisi : lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima
Pola desentralisasi : pola yang mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan
di setiap bagian dari unit pada kantor, tidak ada unit tata
usaha atau sekretariat di lingkungan kantor ini
Pola sentralisasi : pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat
Sistem buku agenda : sistem penanganan yang menggunakan buku agenda
sebagai sarana untuk memproses surat
Surat : setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan
dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak
lain
Surat keluar : surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi atau
kantor kepada pihak lain, baik perserorangan, kelompok,
maupun suatu lembaga
Surat masuk : surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau
perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi

42. 42

DAFTAR PUSTAKA



Endang, Sri, R, dkk. 2018. Kearsipan. Jakarta. Penerbit Erlangga.

. 2009. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan.
Jamaluddin, 2019. Modul 2 Kearsipan. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Pramono, Joko. 2019. Kearsipan. Yogyakarta. Penerbit ANDI.
Ratnawati, Reny, dkk. 2016. SPM Administrasi Perkantoran. Penerbit Erlangga. Jakarta.
Susmanto, Daryo. 2018. Kearsipan. Bogor. Yudhistira.