Modul Effective Communication for Employee

komunikasi efektif

1. EFFECTIVE COMMUNICATION & INTERPERSONAL SKILL Modul Basic Soft Skill Learning & Development Department Human Resources 2025

2. Pre Test bit.ly/PreTestEffectiveCommunicationRPX

3. TUJUAN PEMBELAJARAN Peserta dapat menerapkan komunikasi efektif dan membangun hubungan positif dalam lingkungan pekerjaan.

4. TUJUAN KHUSUS Mampu mencari informasi dengan menggunakan cara bertanya dan mendengarkan untuk memperoleh informasi sebanyak-banyaknya Mampu melakukan komunikasi dua arah dan menggunakan teknik komunikasi yang efekif kepada lawan bicara.

5. TOPIK PEMBAHASAN Topik 1 - Dasar Komunikasi Topik 2 – Mendengarkan & Bertanya Topik 3 – Komunikasi Efektif Topik 4 – Kemampuan Interpersonal

6. RUNDOWN PELATIHAN WAKTU SESI 09.00-09.30 Opening 09.30-10.00 Pre-Test 10.00-11.00 Topik 1: Dasar Komunikasi 11.00-12.00 Topik 2: Mendengarkan & Bertanya 12.00-13.00 Istirahat 13.00-15.30 Topik 3: Komunikasi Efektif 15.30-16.00 Ishoma 16.00-17.00 Topik 4: Kemampuan Interpersonal

7. TOPIK 1 DASAR KOMUNIKASI

8. "86 Persen Karyawan Menyebutkan Kurangnya Komunikasi & Ko laborasi sebagai Penyebab Kegagalan di Tempat Kerja " Fierce, Inc. Survey Data Exposes Poor Communication Between Decision Makers and Employees; Heavily Impacts Human Capital ROI

9. Aktivitas - Diskusi Hambatan komunikasi yang sering terjadi: 1. 2. 3. 4. 5. Bagaimana mengatasi hambatan-hambatan di atas?

10. HAMBATAN KOMUNIKASI Kendala bahasa dan budaya Kondisi fisik yang lelah/sakit Kondisi emosi yang negatif Kondisi pesan yang tidak lengkap Waktu yang tidak tepat Tempat yang tidak nyaman Kurang konsentrasi dan tidak fokus

11. APA ITU KOMUNIKASI?

12. KOMUNIKASI Suatu proses penyampaian pesan dari komunikator (sender) kepada komunikan (receiver) melalui media tertentu dengan maksud memberikan dampak kepada komunikan sesuai yang diinginkan komunikator. (Lasswell 1948)

13. KONSEP DASAR KOMUNIKASI Komunikasi sebagai aktivitas dasar manusia Komunikasi sebagai syarat terjadinya interaksi belajar Komunikasi dalam organisasi bertujuan agar tujuan organisasi bisa tercapai

14. “The biggest communication problem is we do not listen to understand. We listen to reply ” Stephen R Covey PRINSIP DASAR KOMUNIKASI

15. HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN Komunikasi dilakukan untuk mendapatkan respon sesuai harapan. Mengerti terlebih dahulu baru berusaha untuk dimengerti. Miliki sesuatu yang baik untuk dikatakan dan katakan dengan cara yang baik.

16. THE HUMAN CONNECTION IS THE KEY TO THE PERSONAL AND CAREER SUCCESS (Paul J.Meyer)

17. TOPIK 2 BERTANYA & MENDENGARKAN

18. TANTANGAN MENCARI INFORMASI DI ERA DIGITAL

19. “BANJIR” INFORMASI Ada begitu banyak informasi yang tersedia di era digital, sehingga sulit untuk memilah dan menentukan yang benar dan bermanfaat.

20. "Data Never Sleeps" adalah istilah yang menggambarkan bahwa data selalu ada dan terus mengalir, bahkan saat semua orang sedang tidur. Dalam konteks Indonesia, istilah ini menunjukkan bahwa setiap hari, jumlah data yang diterima, diteruskan, dan diolah di negara ini terus bertambah dan tersedia sepanjang waktu.

21. KEPERCAYAAN INFORMASI Beberapa informasi di internet tidak selalu dapat dipercayai, sehingga menimbulkan masalah dalam mengambil keputusan.

22. Direct Indirect Fact Assumption Use It Explore The Information Refinding Leave It Bertanya Mendengarkan

23. LISTENING VS HEARING Mendengar dan menyimak (listening) serta mendengarkan tanpa menyimak (hearing). Memusatkan perhatian tidak hanya pada isi pesan , tetapi juga pada cara penyampaian: penggunaan bahasa dan intonasi , serta bahasa tubuh si pembicara.

24. PENTINGNYA LISTENING Menemukan kebutuhan dan keinginan lawan bicara; Menentukan sikap perilaku lawan bicara; Mengerti emosi dan perasaan lawan bicara; Mengenali tindakan apa yang tepat untuk dilakukan.

25. Listening to help others (active/empathic listening) Listening to analyze and evaluate content Listening to retain content Listening to understand content Hearing Requires greatest expenditure of energy Requires least expenditure of energy LISTENING LEVEL Energy Involvement Scale TINGKAT LISTENING 1 2 3 4 5

26. TINGKAT LISTENING Level 1 Menunggu kesempatan untuk membicarakan agenda pribadi, daripada apa yang disampaikan orang lain Level 2 Memberikan tanggapan tentang diri sendiri dibanding orang lain Level 3 Memberi saran tanpa mencoba menggali kecocokan saran itu bagi pembicara Level 4 Mendengarkan dan mencoba menggali maksud pembicara lebih jauh. Level 5 Mendengarkan dan mencoba memahami maksud tersirat dari si pembicara

27. Level 1 Menunggu kesempatan untuk membicarakan agenda pribadi, daripada apa yang disampaikan orang lain. Pembicara : S aya rasa kita harus mengadakan pertemuan dengan stakeholder terlebih dahulu. Pendengar : Tapi kamu nonton bola tidak semalam? Level 2 Memberikan tanggapan tentang diri sendiri dibanding orang lain Pembicara : Saya mengikuti sebuah pelatihan kepemimpinan minggu lalu Pendengar : Oh saya juga pernah setahun yang lalu. Saya banyak belajar saat itu. TINGKAT LISTENING

28. Level 3 Memberi saran tanpa mencoba menggali kecocokan saran itu bagi pembicara. Pembicara : Manajer saya sangat pemarah Pendengar : Yang harus kamu lakukan adalah mengadu ke Dept. SDM Level 4 Mendengarkan dan mencoba menggali maksud pembicara lebih jauh. Pembicara : Saya menginginkan hal terbaik dari tim saya Pendengar : Apa maksud Anda? Level 5 Mendengarkan dan mencoba memahami maksud tersirat dari si pembicara. Pembicara : Saya ingin menulis buku tapi tidak pernah ada waktu Pendengar : Apakah permasalahannya tidak ada waktu atau karena hal lainnya? Pembicara : Sebetulnya saya takut buku saya tidak begitu bagus TINGKAT LISTENING

29. CARA Beri Perhatian Jangan Menginterupsi Berikan Respon Secara Cepat Jangan Berasumsi Kendalikan Emosi CARA ACTIVE LISTENING

30. TEKNIK BERTANYA

31. Pertanyaan Terbuka Pertanyaan Tertutup Apa yang bisa Anda lakukan? Apakah Anda bersedia melakukannya? Apa yang akan Anda kerjakan? Apakah Anda merasa terhambat? Apa dampaknya terhadap Anda? Pernahkan Anda mengalami hal ini? Siapa yang akan Anda hubungi? Berapa kali Anda ingin mengerjakannya? Kapan Anda menghubunginya? Kemana Anda akan pergi? Bagaimana perasaan Anda tentang hal ini? Siapakah yang Anda pilih sebagai Role Model? Apa yang menghentikan upaya Anda? Seberapa pentingnya hal ini bagi Anda? Pertanyaan Terbuka vs Tertutup (contoh)

32. Aktivitas Berpasang-pasangan, melakukan dialog dengan menggunakan pertanyaan terbuka dan tertutup. (cek insight yang didapatkan)

33. TOPIK 3 KOMUNIKASI EFEKTIF

34. KOMUNIKASI EFEKTIF Komunikasi yang tepat sasaran , berhasil guna, atau mencapai tujuan. Komunikasi dikatakan efektif jika informasi, pemikiran, atau pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami dengan baik , sehingga menciptakan kesamaan persepsi, mengubah perilaku, atau mendapatkan informasi (menjadi tahu/paham).

35. MANFAAT KOMUNIKASI EFEKTIF Memenuhi kebutuhan sebagai makhluk sosial. Saling memahami dengan orang lain. Menciptakan hubungan dengan orang lain.

36. Customer Internal LAWAN KOMUNIKASI PELANGGAN ANDA Customer Eksterna l

37. Cara berkomunikasi PRAKTIS & PERSUASIF Efektivitas & Lingkup informasi PADAT & FAKTUAL Kualitas Komunikasi JELAS UNSUR KOMUNIKASI EFEKTIF

38. R espect E mpathy A udible C larity H umble MEMBANGUN KOMUNIKASI EFEKTIF The 5 Inevitable Laws of Effective Communication (Hukum Komunikasi Efektif)

39. 01 Teknik Mengirim Pesan yang Efektif - Simpati 02 Teknik Menerima Pesan yang Efektif - Empati 04 Teknik Menggunakan Suara 03 Teknik Menggunakan Kata-Kata 05 Teknik Menggunakan Bahasa Tubuh TEKNIK KOMUNIKASI EFEKTIF

40. Meminta kesediaan mitra bicara Meningkatkan empati dan fokus pada tujuan Menghilangkan/ meminimalkan hambatan komunikasi Menunjukkan kesungguhan Menyampaikan dengan jelas langsung pada intinya, baru detail TEKNIK MENGIRIM PESAN YANG EFEKTIF

41. TEKNIK MENERIMA PESAN YANG EFEKTIF Menyingkirkan gangguan Memberikan perhatian penuh Tidak menginterupsi dan penilaian Mengulangi penjelasan Menyampaikan pendapat

42. Aktivitas - Roleplay Nama Komunikator Nama Observer Penilaian SangatBuruk Sangat Baik 1. Nilai Sebagai Pengirim Pesan - Teknik Simpati 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2. Nilai Sebagai Penerima Pesan - Teknik Empati 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

43. CARA MANUSIA BERKOMUNIKASI Saat mengirim pesan, optimalkan penggunaan kata-kata, suara dan bahasa tubuh.

44. Teknik Berkomunikasi

45. Albert Mehrabian

46. TEKNIK MENGIRIM PESAN YANG EFEKTIF Meminta kesediaan mitra bicara Meningkatkan empati dan focus pada tujuan Menghilangkan/ meminimalkan hambatan komunikasi Menunjukkan kesungguhan Menyampaikan dengan jelas langsung pada intinya, baru detail

47. TEKNIK MENERIMA PESAN YANG EFEKTIF Tidak menginterupsi dan penilaian Mengulangi penjelasan Menyampaikan pendapat Menyingkirkan gangguan Memberikan perhatian penuh

48. TEKNIK MENGGUNAKAN KATA-KATA / VERBAL Berikan informasi yang lengkap untuk menjawab pertanyaan “apa”, “mengapa”, “siapa”, “dimana”, “kapan”, “bagaimana” Berikan informasi mengenai alternatif solusi Gunakan bahasa positif Gunakan bahasa inspiratif

49. CONTOH VERBAL Nang ning nung ning nang ning nung Saya suka kamu Saya Marah

50. TEKNIK MENGGUNAKAN SUARA Nada Suara Nada rendah lebih dapat diterima secara pribadi dari pada nada tinggi. Nada tinggi dapat digunakan untuk menunjukkan antusiasme. Jeda Gunakan jeda untuk memberikan penekanan pada maksud utama dan informasi penting. Artikulasi Berbicaralah dengan artikulasi yang jelas. Kecepatan Suara Variasikan, secara umum lebih baik agak lambat dari pada terlalu cepat.

51. CONTOH VOICE Nang ning nung ning nang ning nung Saya suka kamu Saya Marah

52. TEKNIK MENGGUNAKAN BAHASA TUBUH Ekspresi Wajah: Senyum dan Otentik Badan & Tangan: Posisi Terbuka Tegak Condong ke Depan

53. CONTOH VISUAL Nang ning nung ning nang ning nung

54. CONTOH VISUAL Saya suka kamu

55. CONTOH VISUAL Saya Marah

56. TEKNIK MENGGUNAKAN KATA-KATA Berikan informasi yang lengkap untuk menjawab pertanyaan “apa”, “mengapa”, “siapa”, “dimana”, “kapan”, “bagaimana” (4W 1H) Berikan informasi mengenai alternatif solusi Gunakan bahasa positif & inspiratif

57. Mengubah Kata-kata Negatif Menjadi Kata-kata Positif

58. TEKNIK MENGGUNAKAN SUARA Nada Suara Nada rendah lebih dapat diterima secara pribadi dari pada nada tinggi. Nada tinggi dapat digunakan untuk menunjukkan antusiasme. Jeda Gunakan jeda untuk memberikan penekanan pada maksud utama dan informasi penting. Artikulasi Berbicaralah dengan artikulasi yang jelas. Kecepatan Suara Variasikan, secara umum lebih baik agak lambat dari pada terlalu cepat.

59. TEKNIK MENGGUNAKAN BAHASA TUBUH Ekspresi Wajah: Senyum dan Otentik Badan & Tangan: Posisi Terbuka Tegak Condong ke Depan

60. TOPIK 4 KEMAMPUAN INTERPERSONAL

61. INTERPERSONAL SKILL Interpersonal Skill atau keterampilan antarpribadi adalah kecakapan dalam berinteraksi dengan orang lain dan mengembangkannya untuk mencapai sasaran-sasaran pribadi. Keterampilan antarpribadi diterapkan untuk mengembangkan interaksi yang bersifat hubungan dan transaksional.

62. MENGAPA INTERPERSONAL? Menurut Robert Bolton, penulis buku People Skills, 80% orang yang gagal di tempat kerja mengalami kegagalan karena tidak mempunyai hubungan baik dengan orang lain.