Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

La preservación y conservación digital son procesos fundamentales dentro de la gestión documental. Su propósito es garantizar el acceso, la autenticidad y la permanencia de los documentos electrónicos frente a riesgos como la obsolescencia tecnológica, el deterioro físico de los soportes y la pérdida de información. De acuerdo con la Guía de Unidad 2 (2025), estas prácticas permiten mantener la memoria institucional y cultural en entornos digitales.

1. Wilderman Nieto Reyes Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística 2025 Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

2. Contenido Introducción Conservación digital Preservación vs Conservación Definiciones de autores Importancia de conservar información digital Objetivos de preservación y conservación Principios fundamentales Duración de soportes electrónicos Políticas de preservación digital Estrategias de corto plazo Estrategias de mediano plazo Estrategias alternativas Estrategias de largo plazo Riesgos Acciones de preservación digital Identificación y propósito de la digitalización Selección de formatos Problemas frecuentes Aspectos de seguridad Patrimonio digital Desafíos en Colombia Conclusiones Bibliografía

3. Introducción La preservación y conservación digital son procesos fundamentales dentro de la gestión documental. Su propósito es garantizar el acceso, la autenticidad y la permanencia de los documentos electrónicos frente a riesgos como la obsolescencia tecnológica, el deterioro físico de los soportes y la pérdida de información. De acuerdo con la Guía de Unidad 2 (2025), estas prácticas permiten mantener la memoria institucional y cultural en entornos digitales.

4. Conservación digital La conservación digital se refiere a las medidas preventivas y correctivas aplicadas a corto plazo sobre los documentos digitales. Incluye acciones como duplicación de soportes, renovación tecnológica y control de entornos físicos. El objetivo es evitar daños inmediatos o pérdida de acceso. Voutssás (2009).

5. Preservación vs Conservación Voutssás (2009) diferencia ambos conceptos: la conservación digital son acciones inmediatas y preventivas, mientras que la preservación digital comprende medidas a largo plazo que garantizan el acceso y uso de los documentos a través del tiempo. Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-ND

6. Definición de preservación digital Rangel (2020), en el Seminario del Sistema Nacional de Archivos (AGN), define la preservación digital como el conjunto de principios, normas y técnicas que aseguran que los documentos electrónicos puedan ser consultados, interpretados y utilizados en el futuro, sin importar los cambios tecnológicos.

7. ¿Por qué conservar información digital? Conservar información digital es vital por su valor administrativo, legal, cultural e informativo. Además, los documentos digitales facilitan la difusión a través de internet y permiten procesos de digitalización masiva que garantizan un mayor acceso a la información.

8. Objetivos de la preservación y conservación digital Según el 001 de 2024 – Archivo General de la Nación ✅ Garantizar la permanencia de los documentos digitales a largo plazo. 🔐 Preservar autenticidad e integridad como evidencia legal y administrativa. ⚠️ Reducir riesgos por obsolescencia tecnológica, fallos o desastres. 📂 Facilitar el acceso permanente y seguro a la información digital. 🖨️ Usar la digitalización como estrategia de conservación preventiva. 🚀 Fomentar innovación tecnológica en preservación documental. 🔄 Integrar al Sistema Integrado de Conservación (SIC) institucional.

9. Principios de preservación y conservación Barnard, Delgado & Voutssás (2014) establecen como principios: Permanencia: asegurar la duración de los documentos en el tiempo. Accesibilidad: garantizar el acceso continuo, independiente del entorno tecnológico.

10. Duración de soportes electrónicos El Instituto Canadiense de Conservación señala la vida útil estimada: CD-ROM: 50-100 años. DVD: 10-20 años. USB/Discos duros: duración variable. La obsolescencia tecnológica suele ser un riesgo mayor que el deterioro físico.

11. Política de preservación digital Según Rangel (2020), las políticas de preservación digital deben ser: Neutrales tecnológicamente. No prescriptivas. Adaptables a la realidad de cada institución. Estas políticas orientan las estrategias a mediano y largo plazo.

12. Estrategias de corto plazo Incluyen la conservación del entorno tecnológico, conversión de formatos básicos y renovación de soportes ( refreshing ). Son medidas inmediatas que reducen el riesgo de pérdida de acceso.

13. Estrategias de mediano plazo Se basan en procesos de migración a nuevos formatos y emulación de entornos tecnológicos obsoletos. Permiten prolongar el acceso sin depender de los sistemas originales. Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY -SA- NC

14. Estrategias alternativas Incluyen métodos no digitales, como la impresión en papel o sistemas híbridos que combinan digitalización y microfilmación. También se considera la preservación de contenidos en red como respaldo adicional.

15. Estrategias de largo plazo Rangel (2020) y el AGN mencionan diversas estrategias: • Refreshing . • Migración. • Emulación. • Museo tecnológico. • Replicación. • Analogización . • Arqueología digital. • Encapsulado. • Estandarización.

16. Riesgos de la preservación digital

17. Acciones de preservación digital Núcleo de Acciones de Preservación Digital 1️⃣ Gestión de almacenamiento e integridad Asegura la permanencia física y lógica de los documentos digitales. Controla la calidad de los soportes y sistemas de almacenamiento. Verifica la integridad mediante sumas de verificación ( checksums ). 2️⃣ Usuarios, derechos, seguridad y autenticidad Define perfiles de acceso y niveles de autorización. Protege la información contra alteraciones no autorizadas. Garantiza la autenticidad documental mediante firmas digitales y trazabilidad. 3️⃣ Gestión de metadatos Asocia información descriptiva, técnica y administrativa a cada documento. Facilita la recuperación, interpretación y preservación a largo plazo. Usa estándares como Dublin Core, PREMIS o METS. 4️⃣ Reportes de control y auditoría Monitorea el estado de los documentos y sistemas de preservación. Genera evidencias de cumplimiento normativo y técnico. Permite la trazabilidad de acciones sobre los archivos digitales.

18. Identificación y propósito de digitalización El proceso debe responder a dos preguntas: 1. ¿Qué documento tengo? (físico o analógico). 2. ¿Para qué se digitaliza? (preservación o difusión). Cada objetivo define los formatos y técnicas aplicables.

19. Elección del Formato a Digitalizar

20. Problemática en la Conservación Digital Según Rangel Palencia E. (2020) – AGN Características que generan riesgos: Dependencia tecnológica Requiere software, hardware y sistemas específicos para su consulta. Facilidad de modificación Los documentos digitales pueden ser alterados sin dejar rastro evidente. Virtualidad del soporte No están ligados a un soporte físico, lo que dificulta su percepción como patrimonio tangible.

21. Aspectos de seguridad La seguridad abarca: • Derechos de usuarios. • Autenticidad. • Integridad de la información. • Accesibilidad controlada. Se fundamenta en estándares como la ISO 27001.

22. Patrimonio digital La UNESCO (2003) define el patrimonio digital como recursos únicos de carácter cultural, científico, educativo o administrativo, en formato digital. Estos deben preservarse como parte de la memoria mundial.

23. Desafíos en Colombia Entre los principales desafíos están: • Falta de capacitación. • Limitaciones económicas. • Obsolescencia rápida de la tecnología. • Escasa cultura archivística digital. AGN (2022). Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY - NC -ND

24. Conclusiones La preservación digital requiere políticas sólidas, estrategias técnicas y acciones preventivas. Debe garantizar permanencia, autenticidad y accesibilidad. El éxito depende de la colaboración institucional, normativa y tecnológica.

25. Bibliografía Archivo General de la Nación. (2024). Guía de implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA V.16 [PDF]. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V16_Guia_SGDEA.pdf Archivo General de la Nación. (año). Fundamentos para la preservación a largo plazo [PDF]. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/FundamentosPreservacionLargoPlazo.pdf Acuerdo 6 de 2014, Archivo General de la Nación. (15 de octubre de 2014). Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000 . Archivo General de la Nación. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=61770 Barnard, A., Delgado, A., & Voutssás , J. (2014). Los archivos digitales: una visión integradora [PDF]. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. https://iibi.unam.mx/voutssasmt/documentos/archivos_digitales_3_corto.pdf International Organization for Standardization / International Electrotechnical Commission. (2022). ISO/IEC 27001:2022 — Information security, cybersecurity and privacy protection — Information security management systems — Requirements. https://www.iso.org/standard/27001 Observatorio Vasco de la Cultura. (2011, julio). Formatos de difusión y formatos de preservación de contenidos digitales (Cuaderno de Formación Kultura 2.0, nº 2). Gobierno Vasco / Kultura 2.0. https://www.euskadi.eus/contenidos/informacion/kultura2_0_prestakuntza/es_k20_form/adjuntos/cuaderno-DIG-52.pdf Rangel Palencia, E. L. (2020, 12 de noviembre). Conservación de información digital . Archivo General de la Nación. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Conservacion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf UNESCO; National Library of Australia. (2003). Guidelines for the preservation of digital heritage (CI.2003/WS/3). https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000130071_spa Voutssás , J. (2009). Factores tecnológicos, legales y documentales de la preservación documental digital. Investigación Bibliotecológica, 23 (49), 67–124